高校網(wǎng)上報銷模式的實踐與探索

史淑霞　謝智勇

[摘要]隨著高校科研資金量的不斷增加和高校信息化的發(fā)展，網(wǎng)上報銷模式已經(jīng)被越來越多的高校接納并付諸實踐，相較于傳統(tǒng)報銷模式網(wǎng)上報銷減輕了高校財務人員的工作壓力，提高了財務核算效率和管理水平。但是在實踐中網(wǎng)上報銷模式還存在著一些問題有待進一步改進。

[關鍵詞]網(wǎng)上報銷模式；傳統(tǒng)報銷模式；數(shù)字簽名

[DOI]1013939/jcnkizgsc201734199

隨著國家對教育事業(yè)投入的增加和對科研經(jīng)費投入的逐年增長，高校的資金量不斷增加，高校財務報銷業(yè)務量成倍增長，財務人員工作壓力驟增。傳統(tǒng)的報銷模式已不能滿足日益增加的工作量，在這種情況下，網(wǎng)上報銷模式應運而生，并且已被越來越多的高校接納并付諸實踐。

1高校主要的傳統(tǒng)報銷模式概述

高校傳統(tǒng)的報銷模式主要包括排隊報銷模式、取號等候報銷模式和投遞式報銷模式。

排隊報銷模式是指報銷人員持事先整理簽批完畢的報銷單據(jù)到財務報賬大廳排隊等候報銷，財務人員根據(jù)報銷人員排隊的先后順序?qū)徍似鋱箐N單據(jù)，對符合規(guī)定的報銷單據(jù)進行賬務處理并付款給報銷人員。

為緩解排隊報銷模式下排隊混亂無序，報賬大廳擁擠等問題，有些高校引入了叫號機，報賬人員無須再站立排隊等候，只需在取號機取號后坐在座位上等候叫號報銷即可。

投遞式報銷模式下報銷人員無須在報賬大廳等候，只需要把事先整理簽批完畢的報銷單據(jù)投遞到財務部門的投遞箱，財務人員定時從投遞箱取出報銷單據(jù)進行審核，對符合規(guī)定的票據(jù)進行賬務處理并通過網(wǎng)上銀行付款給報銷人員。

2高校傳統(tǒng)報銷模式的現(xiàn)狀及不足

排隊報銷模式下因為報銷排隊人員很多，這種模式會耗費報銷人員的大量時間排隊等候，而且一旦報銷單據(jù)存在問題，下次報銷時又要重新排隊等候。另一方面財務人員面對眾多的報銷人員，不僅需要核算記賬，而且還要回答報銷人員的疑問。在這種環(huán)境下財務人員工作壓力和心理壓力都是非常大的，難免在服務態(tài)度上有些焦躁和情緒。由此產(chǎn)生報銷難的問題，也使得報銷人員對財務部門的意見非常大。

取號等候模式在一定程度上改善了報銷的秩序，但是并未縮短報銷人員的等候時間，也未減輕財務人員的工作量，也就是說該模式并未解決報賬難的問題。

投遞式報銷模式解決了報銷人員排隊等候問題，財務人員也可以在相對寬松的環(huán)境下工作。但是財務人員的工作量并沒有減輕，與以前面對的是人滿為患的報銷人員不同，投遞式報銷下財務人員面對的是成箱的報銷單據(jù)，由于沒有了排隊等候問題報銷人員投遞報銷單據(jù)會更頻繁導致財務人員的工作量增加。尤其是到了學期末和年末，由于投遞的單據(jù)過多，財務人員不得不加班加點來完成工作，很多時候幾個周末都要加班，使得財務人員身心俱疲，財務準確率也相應降低。

3網(wǎng)上報銷模式流程介紹

傳統(tǒng)報銷模式已不能滿足高校日益增長的業(yè)務量要求，需要一種新的模式來解決目前報銷中存在的問題。于是網(wǎng)上報銷模式應運而生，網(wǎng)上報銷模式的業(yè)務流程如下：

（1）報銷人員登錄網(wǎng)上報銷界面進入網(wǎng)上報銷系統(tǒng)。報銷人員需要填寫報銷經(jīng)費的部門名稱、項目名稱，根據(jù)報銷單據(jù)的分類填寫報銷摘要與金額，由于系統(tǒng)預設了各個項目的預算額度和范圍，超出預算將無法錄入。最后填寫報銷經(jīng)費的支付方式和收款人員信息，支付方式包括對公支付和對私支付，如果是對私支付，需要填寫收款人員相關信息，財務系統(tǒng)與教工銀行卡號數(shù)據(jù)是相關聯(lián)的，如果是轉(zhuǎn)到教工銀行卡中只需要填寫教工號和聯(lián)系方式。如果報銷經(jīng)費將打入非學校教職工卡中，還需要填寫收款人的銀行賬號等信息。如果是對公支付，匯款給對方單位，需要填寫對方單位的戶名，開戶行、銀行賬號等信息。填寫好以上相關信息后報銷人員網(wǎng)上提交上述信息。

（2）報銷人員在網(wǎng)上提交信息后打印出的條形碼信息貼到裝有報銷單據(jù)的信封上，報銷人員在相關單據(jù)簽字審批完畢后將報銷單據(jù)裝到信封交到財務報賬大廳。

（3）財務人員掃描條形碼信息調(diào)出報銷人員提交的網(wǎng)上的報銷信息，對報銷單據(jù)進行審核，審核無誤則生成記賬憑證，如果存在問題則會通過短信平臺通知報銷人員進行修改。

（4）出納人員根據(jù)記賬憑證生成的付款信息進行付款，付款后短信平臺會通知收款人。

4網(wǎng)上報銷模式發(fā)展的必要性

41網(wǎng)上報銷模式與傳統(tǒng)報銷模式比較

網(wǎng)上報銷模式繼承了投遞式報銷模式下沒有報銷排隊等候問題，而且要求報銷人員事先自己在網(wǎng)上錄入報銷明細摘要和金額，然后將報銷原始單據(jù)送至財務報賬大廳相應位置即可，看似比投遞式報銷更復雜，因為增加了報銷人員網(wǎng)上錄入步驟，其實卻可以大大節(jié)省報銷單據(jù)等候處理時間，報銷人員可以更快收到報銷款項。因為網(wǎng)上報銷減少了財務人員手動錄入記賬憑證的繁重工作量，財務人員只需從財務系統(tǒng)審核報銷人員事先在網(wǎng)上錄入的報銷明細摘要和金額，如無誤就可以自動生成記賬憑證，然后對該記賬憑證進行審核，如有錯誤進行必要修改即可。網(wǎng)上報銷模式大大減少了財務人員錄入憑證時間，提高了財務準確率，也使財務人員有更多的時間從事財務管理工作。

42網(wǎng)上報銷模式的優(yōu)勢

（1）顯著提高了工作效率。網(wǎng)上報銷模式下，報賬人員可以合理安排時間在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)錄入報銷信息，如利用中午時間或下班時間，不再受財務工作時間的限制，使報銷師生有更多的完整時間從事科研、實驗和學習，不再被財務報賬被迫中斷工作學習。財務人員也因為網(wǎng)上報銷自動生產(chǎn)記賬憑證的功能大大減輕了錄入記賬憑證的繁重工作，由于無須二次錄入報賬金額和賬號信息，也減少了財務核算的差錯率，使得財務工作效率明顯提高。

（2）財務報銷流程更加優(yōu)化和透明。在網(wǎng)上報銷模式下將財務報銷制單錄入工作分解到各個報賬人員，由于每位報賬人員的報賬量不會很多，相對于以前財務人員集中大量地制單錄入，分配到各個報賬人員的錄入工作量其實很小，而且報賬人員可以在任意時間和地點完成錄入工作。在報賬人員錄入報賬信息的界面可以查詢到相關的財務報銷制度，使報賬人員對財務制度和審批權(quán)限不再是一知半解，財務制度也更加透明。報賬人員可還以在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)查到報銷流程進行到了哪一步，財務報銷流程更加透明。endprint

（3）有利于項目負責人加強對科研經(jīng)費的管理。網(wǎng)上報銷模式下預設了各項經(jīng)費的支出范圍和支出額度，超出范圍和額度將無法在網(wǎng)上錄入相關信息，這就避免了傳統(tǒng)報銷模式下超明細預算額度和超范圍的報銷問題，項目負責人可以更好地監(jiān)控和了解項目經(jīng)費的執(zhí)行情況，真正做到了預算的事前控制，使科研項目結(jié)題更加順利，同時也減少了財務調(diào)賬工作。

（4）通過報銷信息的公開，加強財務監(jiān)督。在網(wǎng)上報銷模式下，經(jīng)過授權(quán)的各個人員可以通過網(wǎng)上報賬系統(tǒng)實時查詢、調(diào)閱、對比各種報銷信息。通過報銷信息的共享，建立多部門、多用戶、各級領導廣泛參與的監(jiān)督格局，使高校的財務管理和會計核的規(guī)范性和透明度得到有效增強，財務事項得到有效監(jiān)督。

5高校網(wǎng)上報銷模式現(xiàn)行使用概況

隨著高校財務工作量的不斷加大和高校財務信息化建設的發(fā)展，已經(jīng)有越來越多的高校開始實行網(wǎng)上報銷。圖1、圖2、圖3分別是南開大學、西南交通大學、蘇州大學的網(wǎng)上報銷流程。

從圖1可以看出南開大學的網(wǎng)上自助報銷模式是指報銷人員登錄報銷系統(tǒng)填寫報銷內(nèi)容、金額等信息并提交，打印出報銷確認單，然后是由相關負責人對報銷單據(jù)簽字后投遞至報銷大廳。財務人員根據(jù)報銷確認單自動生成記賬憑證，對報銷票據(jù)和自動生成的記賬憑證摘要科目等進行審核，審核通過后由出納人員將報銷款通過網(wǎng)銀支付打入銀行卡或?qū)Ψ綄~戶中。

但是南開大學的網(wǎng)上報銷模式還存在一些不足，王娜在《高校財務投遞式報銷與網(wǎng)上自助報銷模式比較研究》中指出南開大學網(wǎng)上自助報銷模式的不足主要包括以下幾個方面，首先網(wǎng)銀支付范圍僅限于本校教職工，在校學生和一些臨時聘用人員無法進行網(wǎng)銀支付，而且網(wǎng)銀支付只是對應一家銀行的銀行卡，使得支付受到限制。其次短信平臺發(fā)送短信不智能，需要手動輸入對方號碼和短信內(nèi)容，耗用時間較多。

圖2是西南交通大學無等候報賬系統(tǒng)流程圖，西南交通大學從2012年3月開始試點推行無等候報賬系統(tǒng)，其核心同網(wǎng)上報賬系統(tǒng)一致，由報賬人員在網(wǎng)上填寫預約報銷申請然后將報銷單據(jù)及預約單送至財務報賬大廳，財務人員在規(guī)定的時間內(nèi)給予報銷并通過網(wǎng)銀支付。根據(jù)梁霽寧等在《基于用戶體驗的高校無等候報賬系統(tǒng)實踐》中的介紹，西南交通大學的無等候報賬系統(tǒng)是綜合考慮了項目負責人、實際報賬人和財務人員的需求而開發(fā)設計的。其中項目負責人可以全面查看經(jīng)費使用情況、預算執(zhí)行情況、經(jīng)費往來情況，并可以設定一名經(jīng)費管理人員和多名經(jīng)辦人員。報賬人員經(jīng)過項目負責人或管理人的授權(quán)后可以登錄財務報賬系統(tǒng)進行財務報銷信息填寫、打印報銷預約單、將報銷單據(jù)和預約單送至財務處，報賬人員完成以上步驟后，還可以通過查看預約物流模塊查詢報銷業(yè)務處理情況。財務人員可以直接從網(wǎng)上報賬系統(tǒng)提取報銷信息加工，減少了錄入的工作量，提高了財務工作效率，另外財務報銷的無現(xiàn)金支付解決了資金流量大、風險因素多、監(jiān)管漏洞多等問題，同時也減輕了現(xiàn)金出納的工作強度和壓力。推行網(wǎng)上報賬系統(tǒng)后西南交通大學根據(jù)師生意見對系統(tǒng)及時地進行了升級和優(yōu)化，如對差旅費報銷進行細化設計，自動根據(jù)職務級別計算出差補助等，使報銷系統(tǒng)操作更加簡單快捷。

圖3是蘇州大學網(wǎng)上預約報賬流程，由于過于追求財務人員習慣的精細化核算填寫，報賬人員網(wǎng)上填寫手續(xù)復雜，蘇州大學在系統(tǒng)推行初期并沒有達到預期效果。蔣彩萍在《高校網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)的優(yōu)化與設想——以蘇州大學為例》中介紹了蘇州大學從以下幾方面對網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)地進行了優(yōu)化調(diào)整，一是預約界面的優(yōu)化調(diào)整，包括對差旅費報銷省去了與做賬無關的過于制度化的設計，采用了簡潔明了的日常報銷格式設計；對費用項提示信息關于制度、文件規(guī)定術(shù)語的通俗化表述，對財務規(guī)定簡潔明了的詮釋，突出強調(diào)費用填寫的具體事項，易于報賬人理解；對提示操作步驟頁面進行了合并與剪裁優(yōu)化，減少了過多的操作步驟，縮短預約報賬操作時間。二是費用類歸類整理與細化設計，將會計科目按照日常報銷費用名稱歸類呈現(xiàn)，方便報賬人選擇，通過優(yōu)化使報賬人能準確填寫報賬費用項，也使導入的智能憑證更加規(guī)范。

通過以上三所高校的網(wǎng)上報銷實施情況可以看出雖然各個高校的網(wǎng)上報銷具體流程不盡相同，但是核心思想是一致的，基本解決了報銷排隊難問題和財務人員手工錄入記賬憑證工作量大問題。各個高校的網(wǎng)上報銷模式存在的具體問題雖然不盡相同，但是有三個問題共同存在，一是網(wǎng)上報銷模塊沒有與其他財務模塊相關聯(lián)。二是報銷簽批問題，因為高校一般實行嚴格的多層審批經(jīng)費制度，所以一份報銷單據(jù)可能會需要幾個部門或領導簽字，有時報銷人員需要往返多次才能把所有簽字簽好。三是依然沒有解決財務工作人員審核原始報銷單據(jù)的巨大的工作量，對原始報銷單據(jù)的審核比記賬憑證錄入的工作量可能還要更大一些，因為不僅需要審核原始單據(jù)的合法合規(guī)合理性，還要計算核算金額的正確與否，尤其是對于金額較小票據(jù)較多的情況，比如報銷出租車費，上百張出租車單據(jù)的核算確實是一個不小的工作量。

6網(wǎng)上報銷模式設計的幾點建議

（1）將網(wǎng)上報銷系統(tǒng)模塊與其他財務系統(tǒng)模塊相關聯(lián)，進一步提高財務工作效率。如將報銷系統(tǒng)模塊與收入系統(tǒng)模塊相關聯(lián)，收入系統(tǒng)模塊的設計是為了方便勞務報酬費用發(fā)放，比如加班費、助研費、外聘人員勞務費等的發(fā)放。設計該模塊時可要求發(fā)放部門同其他報銷一樣要求報銷人員先在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)錄入發(fā)放費用的項目、金額、人員等信息，然后將相關發(fā)放單據(jù)提供到財務部門，財務人員對單據(jù)和網(wǎng)上錄入的信息進行審核，審核無誤后進行發(fā)放，然后自動生成記賬憑證，該模塊實行可有效減輕費用發(fā)放人員和記賬人員的手工錄入工作量。再如將網(wǎng)上報銷系統(tǒng)模塊與科研系統(tǒng)模塊相關聯(lián)，報銷系統(tǒng)可以利用科研系統(tǒng)對科研項目支出范圍和明細預算金額的設定，對科研項目的報銷范圍和金額進行控制，報銷系統(tǒng)模塊不用再對這些科研項目的報銷范圍和金額進行設定，避免了重復工作。

（2）使用數(shù)字簽名解決報銷簽批難的問題。數(shù)字簽名是目前電子商務和電子政務中比較成熟的技術(shù)，今后高校在建設財務相關數(shù)字簽名時可以結(jié)合數(shù)字化校園建設，采取統(tǒng)一身份驗證、CA證書管理等方式實現(xiàn)財務方面的數(shù)字簽名功能。

（3）對于原始報銷單據(jù)數(shù)量太多的問題目前只能靠規(guī)范報銷單據(jù)的整理來消減輕財務人員核算的工作量。但是未來隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息系統(tǒng)也逐漸向智能化、無紙化發(fā)展，電子化原始單據(jù)的使用必將越來越頻繁，而且電子化原始單據(jù)從網(wǎng)上接收后能夠自動確認和轉(zhuǎn)化成記賬憑證，不僅減輕財務人員的工作量，而且會大大增強財務核算和管理的速度和效率。

參考文獻：

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