高職院校教務(wù)檔案管理工作探究

【摘要】隨著社會(huì)事業(yè)的不斷進(jìn)步和人們物質(zhì)文化需求的不斷提升，強(qiáng)化高職院校教務(wù)檔案管理，日益成為提高教育教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要組成部分，如何做好高校教務(wù)檔案管理工作成為擺在高校教學(xué)管理工作中的一項(xiàng)現(xiàn)實(shí)問題。本文在認(rèn)識(shí)教務(wù)檔案管理的重要性、真實(shí)性的基礎(chǔ)上，客觀分析高職院校教務(wù)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，提出高職院校教務(wù)檔案管理工作的科學(xué)管理方法，為檔案管理人員的事業(yè)成就感、職業(yè)能力提供借鑒和參考，構(gòu)建服務(wù)教學(xué)、科研及學(xué)校發(fā)展的教務(wù)檔案管理平臺(tái)。

【關(guān)鍵詞】高職院校；教務(wù)檔案；管理服務(wù)

【中圖分類號(hào)】G717.24 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】2095-3089（2017）11-0106-02

一、正確發(fā)揮教務(wù)檔案作用

高職院校教務(wù)教學(xué)檔案建立和管理是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的重要組成部分，教學(xué)檔案的建立和管理能為學(xué)校的教學(xué)改革工作提供重要的參考資料。而在有效的檔案管理之余，還要注重提高教學(xué)檔案的利用度，這樣才能充分發(fā)揮教學(xué)檔案的價(jià)值以及教學(xué)檔案管理的意義。高職院校教務(wù)檔案記載和保存了學(xué)校教育教學(xué)的經(jīng)驗(yàn)和成果，反映了學(xué)?？傮w教育教學(xué)水平，是學(xué)校奮斗和發(fā)展的記錄。是師生員工在從事教育教學(xué)、教改科研、管理和開展各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，經(jīng)過檔案管理人員收集整理，形成對學(xué)校和社會(huì)有利用保存價(jià)值的各種不同形式的記錄資料，具有重要的憑證作用和重要的參考作用。

具體認(rèn)真做好兩方面的工作：一是將老師們撰寫總結(jié)材料中的精華部分，按類摘編形成專題材料；二是將老師們發(fā)表在全國各類期刊上的論文編成索引，供老師們檔案室查閱。以上兩方面工作，有力推動(dòng)學(xué)校優(yōu)良傳統(tǒng)的形成，促進(jìn)了具有特色的校風(fēng)和學(xué)風(fēng)的建設(shè)。開展檢查和監(jiān)督，提高教務(wù)管理水平，為高職院校師生服務(wù)為宗旨。學(xué)院教學(xué)督導(dǎo)和教學(xué)行政管理部門要注意檢查教學(xué)檔案的管理情況，評議檔案工作中的成績和不足，提出改進(jìn)意見，不斷提高檔案管理水平。同時(shí)，要按照有關(guān)部門的要求，積極開展檔案整改工作，以為教學(xué)第一線服務(wù)為宗旨，制訂具體措施與辦法，更好地做好這項(xiàng)工作，為學(xué)校師生服務(wù)為宗旨。

二、認(rèn)真做好教務(wù)檔案管理

（一）準(zhǔn)確把握高職院校檔案的構(gòu)成及特點(diǎn)

高職院校主要由以下幾方面構(gòu)成：

一是教育教學(xué)檔案。包括教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教材、課程表、考試試卷、考試成績、畢業(yè)生名冊、學(xué)籍管理等；

二是教師檔案。包括教案、教學(xué)鑒定、教學(xué)研究論文、教學(xué)總結(jié)材料等；

三是學(xué)生檔案。包括學(xué)籍卡、思想品德考核表、健康卡、學(xué)生成績卡、畢業(yè)自我鑒定、獎(jiǎng)懲情況以及紀(jì)律、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范登記表等。

高職院校檔案是高職院校教學(xué)管理實(shí)踐活動(dòng)全過程的真實(shí)記錄，具有以下特點(diǎn)。教務(wù)檔案承載著教育教學(xué)這一活動(dòng)的專業(yè)特點(diǎn)，具有專業(yè)性；以學(xué)期、學(xué)年、學(xué)屆的方式記載，周而復(fù)始，循環(huán)往復(fù)，按學(xué)期、學(xué)年安排教育全過程，始終與學(xué)生入學(xué)-學(xué)習(xí)-畢業(yè)這個(gè)周期性活動(dòng)相同步，具有周期性；教學(xué)材料來自不同的教學(xué)管理機(jī)構(gòu)和不同的教學(xué)層面，材料來源較為分散，具有分散性。

（二）有效保障高職院校檔案的收集整理

教務(wù)檔案內(nèi)容豐富，材料繁多，要提高檔案管理效率，必須使用科學(xué)化的管理方法。這就要求檔案管理工作做細(xì)做實(shí)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)文檔一體化管理。首先是教學(xué)案卷的歸檔存放。對各類檔案編目之后，分門別類，各年度、各學(xué)期每一類目的材料都有固定的排架位置。其次是建成各類數(shù)據(jù)庫。對在教學(xué)管理中產(chǎn)生的電子檔案進(jìn)行整理，使分散龐雜的檔案信息便于操作、便于檢索、便于查閱，為全面實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化創(chuàng)造條件，把價(jià)值高、利用率高的紙制檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。

同時(shí)，認(rèn)真做好教務(wù)檔案的及時(shí)收集、整理歸檔工作。例如，學(xué)校從外校聘請專家，召開學(xué)術(shù)交流會(huì)，對交流的圖片、文字資料等要及時(shí)進(jìn)行整理、歸檔、存放。如果只單純地用幾個(gè)字記錄這件事，就失去了原始資料的完整性，不利于以后做參考。

（三）著力提高檔案管理人員素質(zhì)

教務(wù)檔案管理人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系到檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)劣。作為一名合格的教務(wù)檔案管理工作者，一方面，要不斷加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，時(shí)刻與黨中央保持高度一致，努力提高政治理論素質(zhì)；另一方面，要積極參加檔案管理技術(shù)方面的專業(yè)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，為努力做好檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)；三是注重提升個(gè)人修養(yǎng)，培養(yǎng)自己的敬業(yè)精神、事業(yè)心和責(zé)任感，努力把檔案管理工作做好，做精。

三、努力實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案目標(biāo)

（一）建立檔案管理體制，落實(shí)教學(xué)檔案管理責(zé)任制

建立管理體制，落實(shí)教務(wù)檔案責(zé)任制。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，高職院校應(yīng)設(shè)立綜合檔案室（館），由專職檔案人員負(fù)責(zé)，各教學(xué)系及職能處室應(yīng)有一名負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并視情況配備專（兼）職檔案工作人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理和移交工作。有關(guān)檔案規(guī)章、教學(xué)評估、課程建設(shè)、專業(yè)設(shè)置等方面的文件，應(yīng)由院級檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)；各教學(xué)系部只保管上述方面同本部門有關(guān)的教學(xué)檔案以及課程檔案、學(xué)生考試試卷、畢業(yè)論文等數(shù)量較大的材料。同時(shí)，學(xué)院各部門要根據(jù)自己的管理范圍，制定相應(yīng)的檔案管理制度。教務(wù)處根據(jù)每個(gè)工作人員的崗位職責(zé)，確定與之有關(guān)的檔案資料收集管理責(zé)任制，并要求每學(xué)期結(jié)束前將此工作細(xì)化，從制度上保證教務(wù)檔案長期有效地收集和保存。做好教務(wù)檔案工作，不僅僅是教務(wù)檔案管理人員的事情，應(yīng)該進(jìn)行全面動(dòng)員，使各院系充分認(rèn)識(shí)到教務(wù)檔案的重要性，每學(xué)期結(jié)束要將分散存在的檔案材料收集起來，統(tǒng)一管理，并且要對檔案管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，以強(qiáng)化其檔案管理技能。

從制度上保證教務(wù)檔案長期有效地收集和保存。

（二）開展檢查和監(jiān)督，提高管理水平，服務(wù)師生

教學(xué)督導(dǎo)和教學(xué)行政管理部門要注重檢查教學(xué)檔案的管理情況，評議檔案工作中的成績和不足，提出改進(jìn)意見，不斷提高檔案管理水平。同時(shí)，按照有關(guān)部門的要求，積極開展檔案整改工作，以為教學(xué)第一線服務(wù)為宗旨，制訂具體措施與辦法，更好地做好這項(xiàng)工作，為學(xué)校師生服務(wù)。

（三）深化教務(wù)檔案的開發(fā)利用，應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)手段

教務(wù)檔案管理者要更新觀念、從封閉的管理機(jī)制走出來，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)，深化教務(wù)檔案的開發(fā)應(yīng)用。搭建綜合教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)字化校園平臺(tái)，力求多角度、深層次、全方位地開發(fā)利用，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，師生可以在任何一臺(tái)電腦上查閱到自己權(quán)限內(nèi)可以查閱的檔案信息，方便師生檢索和查詢檔案資料，利于查全、查準(zhǔn)。使檔案資源在保密范圍之外高效、無時(shí)空限制地得到共享，更好地服務(wù)學(xué)校建設(shè)。

（四）高度重視檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

組織檔案工作人員學(xué)習(xí)政策法規(guī)、基礎(chǔ)理論知識(shí)，掌握相應(yīng)的理論、技術(shù)、方法，不斷提高檔案工作技能。一是具備從全局高度科學(xué)對待教務(wù)檔案工作的眼界和意識(shí)，自覺把本職工作納入全校發(fā)展的整體和全局規(guī)劃之中；二是具備信息化專業(yè)知識(shí)和能力，全面加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的信息化培訓(xùn)，將電子文檔（轉(zhuǎn)下頁）（接上頁）歸檔、檔案數(shù)字化加工等技術(shù)納入培訓(xùn)內(nèi)容。

高度重視檔案管理工作人員的再教育。學(xué)校綜合檔案室應(yīng)經(jīng)常組織各院系檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案基礎(chǔ)知識(shí)，了解相關(guān)政策，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，提高檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化，為高職院校教育教學(xué)提供更好地服務(wù)。

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作者簡介：譚慧，女，恩施職業(yè)技術(shù)學(xué)院。研究方向：檔案管理。endprint