高校檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的提升策略

李佳航

【摘 要】當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，高校檔案管理工作在高校信息決策中的作用日趨凸顯。如何發(fā)揮檔案管理工作在辦學(xué)發(fā)展中的作用，是當(dāng)前高校面臨的突出問題。因此，高校必須充分認(rèn)識提高檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的必要性，準(zhǔn)確把握高校檔案管理人員在職業(yè)素質(zhì)方面存在的問題，探索出優(yōu)化檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的策略，使高校真正建好檔案、管好檔案、用好檔案。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；職業(yè)素質(zhì)；提升策略

中圖分類號：C47 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1007-0125（2017）22-0175-02

一、提高高校檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的必要性

首先，提高高校檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，是高校職業(yè)道德建設(shè)的組成部分。高校職業(yè)道德建設(shè)是高校辦學(xué)發(fā)展的重要任務(wù)，高校職業(yè)道德建設(shè)狀況關(guān)系到學(xué)校整體風(fēng)氣和教學(xué)質(zhì)量的好壞。因此，高校要從整體上提高教職人員的職業(yè)道德水平，使全體教職人員做到愛崗敬業(yè)、誠實(shí)守信、辦事公道、服務(wù)學(xué)生、奉獻(xiàn)社會。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理工作在高校信息決策中的作用日益凸顯，高校檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)不僅關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量，而且關(guān)系到高校信息決策的水平。因此，提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，對于推進(jìn)高校職業(yè)道德建設(shè)是非常必要的。

其次，提高高校檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，是高校健康發(fā)展的客觀要求。隨著事業(yè)單位改革的深入推進(jìn)，使高校內(nèi)部收入差距日趨明顯。這就導(dǎo)致了檔案管理人員在思想意識和行為上存在的問題日趨突出。比如，在觀念上強(qiáng)調(diào)個人意識，追求個人利益和重視個人價(jià)值；在行為上，以自我為中心，用金錢來衡量自己工作的價(jià)值，把名和利作為工作的出發(fā)點(diǎn)；在思想上，缺乏敬業(yè)精神和無私奉獻(xiàn)的高尚品德，對自己的得與失斤斤計(jì)較；在業(yè)務(wù)上，缺乏鉆研業(yè)務(wù)的干勁，不思進(jìn)取，等等。這些現(xiàn)象和問題的存在，嚴(yán)重阻礙了高校辦學(xué)質(zhì)量的進(jìn)一步提升。因此，提高高校檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，不僅能夠使之確立愛崗敬業(yè)、誠實(shí)守信、不斷進(jìn)取、服務(wù)學(xué)校、奉獻(xiàn)社會的基本行為準(zhǔn)則，而且有利于部門形象的提升，使檔案管理在辦學(xué)發(fā)展中的作用更為有效地發(fā)揮出來。

再次，提高高校檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，是檔案管理技術(shù)進(jìn)步的客觀要求。信息時(shí)代，檔案的載體形式、種類、數(shù)量、用途和管理方式都會發(fā)生很大的變化，以互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)為代表的新的“書寫”技術(shù)、存貯技術(shù)和信息傳輸手段，在行政管理中將發(fā)揮越來越大的作用。這表明檔案文件的數(shù)量在日益增多，檔案載體正在從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和少量的聲像檔案向紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的方向發(fā)展。隨著時(shí)間的推移，電子檔案所占的比例會越來越多，這些都是傳統(tǒng)的檔案管理工作中所不曾遇到的問題。特別是進(jìn)入新世紀(jì)后，檔案的用途范圍也在不斷擴(kuò)大。信息時(shí)代為高校檔案管理工作帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，歸根結(jié)底是需要有能力、有知識來解決這些新問題、面對這些新挑戰(zhàn)、抓住這些新機(jī)遇的專業(yè)人才，因此，高校必須培養(yǎng)一支具有較高職業(yè)素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍。

二、高校檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)現(xiàn)狀

首先，高校檔案管理人員的文化水平偏低。以北華大學(xué)為例，雖然檔案管理人員不少，但是科班出身的高學(xué)歷人員不多，鮮有精通檔案管理業(yè)務(wù)者。就檔案管理人員的學(xué)歷構(gòu)成來看，其中研究生學(xué)歷占24.1%，本科學(xué)歷占40.7%，大專學(xué)歷占39.4%，大專以下占6.8%。這說明，高校檔案管理人員整體文化水平較低，表現(xiàn)為缺乏創(chuàng)新意識，理論水平不高、學(xué)術(shù)意識不強(qiáng)，很多高技術(shù)和現(xiàn)代化工具使用率不高，無法適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理工作的需要。

檔案管理人員素質(zhì)低下的問題在民辦高校表現(xiàn)得更為突出。在長春大學(xué)旅游學(xué)院只有專職檔案管理人員兩人（資產(chǎn)管理處一人、校長辦公室一人），其中一人只經(jīng)過簡短的培訓(xùn)即上崗，另一人自上崗至今未曾經(jīng)過任何培訓(xùn)，僅僅通過師徒式的傳授就上崗了。在其他高校專職檔案管理人員當(dāng)中，未受過專業(yè)培訓(xùn)的占40%，接受過基礎(chǔ)培訓(xùn)的占50%，畢業(yè)于檔案管理專業(yè)、受過系統(tǒng)教育的不足10%，即絕大多數(shù)檔案管理人員都是“半路出家”，這就導(dǎo)致了高校檔案人員的職業(yè)素質(zhì)不是短期內(nèi)能夠得到迅速提升的。

其次，高校檔案管理人員的外語知識水平普遍較低，多數(shù)檔案管理人員缺乏基本的外語讀寫能力，因此涉及外文檔案的時(shí)候，或者手足無措，或者需要借助翻譯來進(jìn)行，使學(xué)校的很多外文檔案無法得到有效利用。特別是一些涉密檔案，由于檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)不高，使泄密風(fēng)險(xiǎn)大增。隨著信息化時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)改變了檔案的存儲和讀寫方式，這就要求檔案管理者必須不斷提高信息化技能。但是以北華大學(xué)為代表的地方高校，由于檔案管理者知識結(jié)構(gòu)老化，導(dǎo)致檔案管理工作長期處于低水平徘徊狀態(tài)。由此可見，高校必須下大力氣提高檔案管理者的職業(yè)素質(zhì)。

三、提高高校檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的思路

首先，高校要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使之盡快熟悉、適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)。高校要（下接第177頁）從自身實(shí)際出發(fā)，積極開展檔案管理人員的培訓(xùn)和交流工作，可以定期去兄弟院校進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，使其專業(yè)素質(zhì)在學(xué)習(xí)中得到有效提升?；诖?，高校要組織檔案管理人員開展在職進(jìn)修，擴(kuò)大崗位培訓(xùn)的范圍和內(nèi)容，使之在掌握理論知識的同時(shí)提高職業(yè)道德水平。高校特別要扎實(shí)開展檔案管理人員的保密教育工作，做到不該看的不看、不該記的不記、不該聽的不聽。2017年秋季開學(xué)伊始，齊齊哈爾大學(xué)以校史館面向全校開放為契機(jī)，加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，在開展專業(yè)技能培訓(xùn)的同時(shí)，選送一批年富力強(qiáng)的檔案管理人員進(jìn)修檔案管理專業(yè)研究生的課程，極大拓展了檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升空間。不僅如此，齊齊哈爾大學(xué)檔案館、校史館每年組織形式多樣的學(xué)習(xí)實(shí)踐活動，敢于直面問題、敢于揭短，形成了人人熟知檔案、人人善用檔案的良好態(tài)勢。

其次，高校要建立健全競爭機(jī)制，建立有效的激勵機(jī)制。在高校內(nèi)部，由于檔案管理工作看起來不如教學(xué)、科研工作重要，導(dǎo)致了檔案管理人員工作熱情不高，其潛能沒有充分發(fā)揮。因此，高校要采取有力措施改變這一狀況，采取競爭上崗的方式，建立競爭機(jī)制，使檔案管理人員產(chǎn)生危機(jī)感、緊迫感，不斷激勵檔案管理人員“自發(fā)、自覺地去學(xué)習(xí)新知識、新技能，不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)?！备咝Ｒe極推進(jìn)分配制度改革，在職稱評定和業(yè)務(wù)考核過程中向檔案管理人員傾斜，調(diào)度其工作的積極性。對那些業(yè)務(wù)成績突出、職業(yè)素質(zhì)高的年輕檔案管理人才，學(xué)校主管部門要采取低職高聘的方式大膽提拔任用。高校要想方設(shè)法為檔案管理人員提供更為廣闊的發(fā)展空間，最大限度提供拴心留人的環(huán)境，唯有如此才能真正提高檔案管理工作的質(zhì)量。

再次，高校要采取有效措施，提高檔案管理人員自我提高的意識。要提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，應(yīng)采取走出去的辦法，與地方圖書館、博物館開展學(xué)習(xí)交流活動。2017年秋季學(xué)期伊始，齊齊哈爾大學(xué)組織檔案館、學(xué)校辦公室的檔案管理人員到齊齊哈爾市檔案館開展交流活動。為了達(dá)到相互促進(jìn)、相互提高的目的，雙方聯(lián)合舉辦了崗位技能比賽，高校與地方檔案管理人員同臺競技，相互取長補(bǔ)短，極大地激發(fā)了高校檔案管理人員提升職業(yè)技能的意識，使之充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，認(rèn)識到自身職業(yè)素質(zhì)的高低關(guān)系到學(xué)校未來的發(fā)展。

對于處于辦學(xué)發(fā)展關(guān)鍵期的高校而言，如何提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，是有效發(fā)揮檔案作用的關(guān)鍵。因此，高校要下大力氣將檔案管理工作的重心轉(zhuǎn)移到依靠科學(xué)技術(shù)進(jìn)步和提高檔案管理人員的素質(zhì)上來，唯有如此才能真正建好檔案、管好檔案、用好檔案。

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