科研院所項(xiàng)目管理信息化需求研究與設(shè)計(jì)

丁磊

【摘 要】“本文以項(xiàng)目管理為出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合科研院所信息化系統(tǒng)的實(shí)際需求進(jìn)行分析和設(shè)計(jì)。符合科研院所的信息化發(fā)展需要，提高了工作和統(tǒng)計(jì)的效率，更可以為高層和管理部門的決策提供更充分、準(zhǔn)確、科學(xué)、合理的依據(jù)”。

【關(guān)鍵詞】項(xiàng)目；管理；信息化

0 引言

在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)環(huán)境下，各類項(xiàng)目信息錯(cuò)綜復(fù)雜，大量數(shù)據(jù)需要?jiǎng)討B(tài)的跟蹤與管理，想要提高管理水平和工作效率必須使用先進(jìn)的方法及工具，必須結(jié)合單位的性質(zhì)和實(shí)際需求，建設(shè)與現(xiàn)代化管理要求相適應(yīng)的信息化系統(tǒng)。

提到信息化系統(tǒng)，很多人都會(huì)自然而然的想到辦公自動(dòng)化OA，但是OA并不全面，他僅代表了公文流轉(zhuǎn)、信息交互，而不能體現(xiàn)與管理相關(guān)的人、財(cái)、物、科研等方面，不能直觀的進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和展示，更不能使單位高層和管理部門進(jìn)行階段總結(jié)，問(wèn)題梳理和統(tǒng)籌規(guī)劃。

真正符合現(xiàn)代化管理要求的信息化系統(tǒng)，不是單一的科研管理、人員管理、資產(chǎn)管理和財(cái)務(wù)管理的其中之一，而是一個(gè)高度集成的，可以覆蓋到單位管理各方面的系統(tǒng)，如果說(shuō)這個(gè)系統(tǒng)要以科研院所的核心為導(dǎo)向建立，那么它必然要建立在科研項(xiàng)目管理基礎(chǔ)上，由此一點(diǎn)突破，在不同階段進(jìn)行科研、人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)的對(duì)接，并能查詢和統(tǒng)計(jì)出各類相關(guān)數(shù)據(jù)。下面針對(duì)科研院所的項(xiàng)目管理模式為基礎(chǔ)，進(jìn)行了信息化系統(tǒng)的需求研究和分析。

1 系統(tǒng)的建設(shè)原則

（1）實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的流程化、過(guò)程的可視化、提高科研效率，保障科研管控體系，促使知識(shí)共享與技術(shù)沉淀。

（2）實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息的動(dòng)態(tài)采集，保證項(xiàng)目狀態(tài)信息、經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況等動(dòng)態(tài)信息的鮮活性。

（3）實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息的規(guī)范管理，建立項(xiàng)目檔案，完善評(píng)價(jià)體系。

（4）實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理流程的無(wú)紙化辦公，進(jìn)一步提高效率。

2 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

依據(jù)科研院所項(xiàng)目管理流程以及結(jié)合人事、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)等多方面的業(yè)務(wù)需求，信息化系統(tǒng)的功能應(yīng)該包括以下11個(gè)方面。（詳見圖1）

2.1 項(xiàng)目前期管理

此模塊是項(xiàng)目前期最初的數(shù)據(jù)管理，管理部門可以進(jìn)行指南發(fā)布，研發(fā)部門通過(guò)指南、市場(chǎng)調(diào)研、用戶需求或上級(jí)指令獲取到的需求信息進(jìn)行申報(bào)后，組織項(xiàng)目立項(xiàng)可行性評(píng)審，結(jié)果進(jìn)行上報(bào)、審批、歸檔。通過(guò)評(píng)審的項(xiàng)目由管理部門進(jìn)行批復(fù)，之后轉(zhuǎn)入項(xiàng)目實(shí)施階段。本模塊的主要由科研管理部門負(fù)責(zé)。

2.2 項(xiàng)目實(shí)施管理

此模塊包括項(xiàng)目實(shí)施的全周期管理和維護(hù)過(guò)程。包括任務(wù)下達(dá)，由前期模塊批復(fù)下達(dá)的項(xiàng)目會(huì)直接繼承到此模塊，之后編制項(xiàng)目任務(wù)基本信息和實(shí)施方案，內(nèi)容應(yīng)該涵蓋項(xiàng)目名稱、類別、負(fù)責(zé)人、承擔(dān)部門、任務(wù)來(lái)源、技術(shù)性能指標(biāo)、功能性要求、適用的法律法規(guī)要求、項(xiàng)目周期、經(jīng)費(fèi)投入、技術(shù)路線、人員及資產(chǎn)設(shè)備投入等信息，應(yīng)盡量詳細(xì)并與項(xiàng)目合同或任務(wù)書內(nèi)容相符；季度報(bào)告和中期檢查，這是對(duì)項(xiàng)目在一段周期內(nèi)可交付的成果、進(jìn)度和效果進(jìn)行收集、審查或檢查，系統(tǒng)中應(yīng)可設(shè)置提醒點(diǎn)，到了相應(yīng)時(shí)間點(diǎn)，應(yīng)能提醒項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行季度報(bào)告和檢查報(bào)告的填報(bào)，提醒科研管理部門開展審查和檢查工作；項(xiàng)目變更管理，在項(xiàng)目實(shí)施階段中，存在著各種不確定的客觀因素導(dǎo)致項(xiàng)目的信息需要修改，如：設(shè)計(jì)方案、技術(shù)參數(shù)、項(xiàng)目主要成員的變化、經(jīng)費(fèi)或進(jìn)度調(diào)整等，此時(shí)需要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)度，因此要對(duì)變更的內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審或者審批；項(xiàng)目驗(yàn)收管理，可分為驗(yàn)收申請(qǐng)和驗(yàn)收評(píng)審兩部分，驗(yàn)收申請(qǐng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向科研管理部門提出，同時(shí)提交編制的項(xiàng)目結(jié)題報(bào)告，科研管理部門審核后組織專家組對(duì)項(xiàng)目完成情況進(jìn)行驗(yàn)收評(píng)審，評(píng)審匯總出具專家意見，通過(guò)審批后確定該項(xiàng)目結(jié)題；結(jié)題歸檔管理，項(xiàng)目在通過(guò)驗(yàn)收之后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將項(xiàng)目全部的過(guò)程文檔進(jìn)行歸檔，如各類合同、檢測(cè)報(bào)告、研究報(bào)告、評(píng)審意見、會(huì)議記錄等；結(jié)題后的項(xiàng)目將轉(zhuǎn)入成果管理模塊。此外本模塊中還應(yīng)該包括進(jìn)度管理、階段評(píng)審、中止管理、項(xiàng)目設(shè)備信息和項(xiàng)目組成員信息等內(nèi)容。這些是對(duì)項(xiàng)目在整個(gè)實(shí)施過(guò)程的管理。本模塊的主要由科研管理部門負(fù)責(zé)。

2.3 合同管理

合同可分為項(xiàng)目合同、外協(xié)合同和其他合同。項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度基本上是以項(xiàng)目合同簽訂的實(shí)施進(jìn)度節(jié)點(diǎn)來(lái)對(duì)應(yīng)，所以項(xiàng)目執(zhí)行與合同關(guān)聯(lián)是必要的。合同管理的目的是通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助手段將合同信息結(jié)構(gòu)化、電子化，使得合同信息管理更加及時(shí)有效，統(tǒng)計(jì)分析更加方面靈活。最終使之成為考核和安排項(xiàng)目進(jìn)度的依據(jù)，促進(jìn)整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程的信息化管理。功能應(yīng)包括合同的申請(qǐng)、審批、變更及合同的臺(tái)賬管理，并能夠查詢合同與項(xiàng)目之間的關(guān)聯(lián)性。本模塊的主要由科研管理部門負(fù)責(zé)。

2.4 經(jīng)費(fèi)管理

經(jīng)費(fèi)管理是針對(duì)項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的經(jīng)費(fèi)信息進(jìn)行管理，經(jīng)費(fèi)管理依托于項(xiàng)目，包括全周期預(yù)算管理，是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行分類預(yù)算，形成的全周期預(yù)算計(jì)劃表；經(jīng)費(fèi)收入管理，是對(duì)項(xiàng)目相關(guān)收入情況的管理，對(duì)每一筆收入的款項(xiàng)進(jìn)行記錄；經(jīng)費(fèi)支出管理，主要針對(duì)項(xiàng)目過(guò)程中款項(xiàng)的支出進(jìn)行顯示，包括支出內(nèi)容、明細(xì)、支出時(shí)間等；經(jīng)費(fèi)使用管理，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用的總體情況進(jìn)行記錄，與預(yù)算和計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比，保證領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)查看經(jīng)費(fèi)的使用情況，方便管理部門對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)成本的統(tǒng)計(jì)和了解。本模塊的主要由財(cái)務(wù)、科研管理部門負(fù)責(zé)。

2.5 成果管理

成果管理模塊是對(duì)項(xiàng)目中產(chǎn)生的如樣機(jī)、軟件、專利、論文論著、軟件著作權(quán)、標(biāo)準(zhǔn)，包括獲獎(jiǎng)情況以及應(yīng)用于推廣情況等進(jìn)行管理，這些是科研項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的必然產(chǎn)物。應(yīng)實(shí)現(xiàn)成果鑒定的功能，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目成果的實(shí)際情況，將成果上報(bào)給科研管理部門申請(qǐng)成果鑒定，后者對(duì)于上報(bào)的內(nèi)容進(jìn)行審查，必要時(shí)進(jìn)行評(píng)審，鑒定完成后進(jìn)入成果臺(tái)賬，可對(duì)通過(guò)鑒定的成果進(jìn)行匯總。本模塊的主要由科研管理部門負(fù)責(zé)。

2.6 查詢統(tǒng)計(jì)

查詢統(tǒng)計(jì)模塊主要實(shí)現(xiàn)輔助高層領(lǐng)導(dǎo)和管理部門進(jìn)行項(xiàng)目、經(jīng)費(fèi)、資產(chǎn)、人事等綜合統(tǒng)計(jì)分析以及生成不定式報(bào)表時(shí)使用，即輔助參考數(shù)據(jù)信息，以便進(jìn)行決策分析。項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)可通過(guò)自定義的時(shí)間區(qū)間、經(jīng)費(fèi)區(qū)間以及級(jí)別、類型等信息進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)和分析，還可提供計(jì)劃與實(shí)際達(dá)成情況的分析表，并提示項(xiàng)目可控狀態(tài)；經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)是按不同范圍分析經(jīng)費(fèi)的使用情況，通過(guò)預(yù)算和實(shí)際支出情況對(duì)比得出實(shí)際經(jīng)費(fèi)執(zhí)行率或以往的執(zhí)行情況；資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)可分析每一類設(shè)備的使用率等信息；人事統(tǒng)計(jì)可分析每位研發(fā)人員周期內(nèi)承擔(dān)項(xiàng)目等信息；以上功能須能以柱形圖、曲線圖、分布圖等圖表的形式直觀展現(xiàn)。但在實(shí)際使用過(guò)程中，存在更多的可能性，因此系統(tǒng)需要進(jìn)行更靈活的設(shè)計(jì)以滿足不同的查詢統(tǒng)計(jì)需要。不定式報(bào)表是在系統(tǒng)實(shí)際使用過(guò)程中，操作者依據(jù)當(dāng)時(shí)的需求，將項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施、驗(yàn)收、成果管理等過(guò)程中的不同字段和不同需求進(jìn)行表單提取。本模塊的主要由科研、經(jīng)費(fèi)、資產(chǎn)、人事等管理部門負(fù)責(zé)。endprint

2.7 資產(chǎn)管理

資產(chǎn)包括檢驗(yàn)檢測(cè)設(shè)備、辦公設(shè)備等，依托于項(xiàng)目中可管理和查看正在用于項(xiàng)目中的資產(chǎn)明錄，以及目前閑置的資產(chǎn)設(shè)備等，本模塊輔助項(xiàng)目研發(fā)環(huán)節(jié)的統(tǒng)籌規(guī)劃和調(diào)度，并且由項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)購(gòu)置的設(shè)備儀器需要由此進(jìn)行固定資產(chǎn)的審批和入庫(kù)工作。本模塊的主要由資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)。

2.8 評(píng)審管理

網(wǎng)絡(luò)評(píng)審管理模塊實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目評(píng)審和人事評(píng)審的網(wǎng)絡(luò)化和智能化。并完成科研院所內(nèi)、外專家信息的統(tǒng)一管理，可按專家的職稱和專業(yè)領(lǐng)域等進(jìn)行劃分，并可對(duì)專家的每一次評(píng)審效果進(jìn)行評(píng)分標(biāo)注，從而對(duì)專家的能力進(jìn)行等級(jí)劃分。管理部門可在此進(jìn)行評(píng)審信息的發(fā)布、評(píng)審形式的編制、專家的選取、評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定。針對(duì)每一次評(píng)審，都會(huì)將所有的專家意見進(jìn)行匯總歸納，每位專家的意見會(huì)逐一列出，系統(tǒng)還會(huì)根據(jù)專家打分和設(shè)定的核算公式將評(píng)分進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和判斷此項(xiàng)評(píng)審是否通過(guò)。以此完成項(xiàng)目立項(xiàng)、檢查、合同、變更、結(jié)項(xiàng)、人事等方面的評(píng)審活動(dòng)。本模塊的主要由科研、經(jīng)費(fèi)、人事等管理部門負(fù)責(zé)。

2.9 人員管理

人員管理包括人才資源的基本信息，對(duì)科研人員進(jìn)行分類，如所學(xué)專業(yè)、現(xiàn)從事專業(yè)等，姓名、所屬部門、基本介紹、職務(wù)職稱、主持和參與項(xiàng)目情況、獎(jiǎng)懲情況等等。本模塊的主要由人事管理部門負(fù)責(zé)。

2.10 綜合管理平臺(tái)

此模塊是對(duì)日常和綜合性事物進(jìn)行管理的模塊，處理上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的階段性、系統(tǒng)性和臨時(shí)性日常任務(wù)和安排，系統(tǒng)對(duì)這些信息進(jìn)行記錄和管理，系統(tǒng)通過(guò)任務(wù)分配、回復(fù)任務(wù)完成情況等方式實(shí)現(xiàn)，必要時(shí)可進(jìn)行匯總，可成為工作量核算的重要因素，就廣義上來(lái)講這個(gè)模塊更像是傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)。其功能還應(yīng)包括政策法規(guī)和辦法標(biāo)準(zhǔn)的管理、學(xué)術(shù)活動(dòng)的管理、通知和消息平臺(tái)，個(gè)人工作平臺(tái)、備忘錄、共享下載中心等。本模塊適用于所有系統(tǒng)用戶。

2.11 審批流程

嵌入于項(xiàng)目前期管理、項(xiàng)目實(shí)施管理、合同管理、經(jīng)費(fèi)管理、成果管理等模塊，對(duì)于申報(bào)立項(xiàng)、任務(wù)下達(dá)、變更、驗(yàn)收、各類評(píng)審、結(jié)項(xiàng)、歸檔等里程碑環(huán)節(jié)和重要節(jié)點(diǎn)進(jìn)行網(wǎng)上審批的流程。審批流程應(yīng)依照項(xiàng)目負(fù)責(zé)人-研發(fā)部門負(fù)責(zé)人-相關(guān)管理部門-高層領(lǐng)導(dǎo)的順序進(jìn)行。

3 系統(tǒng)的用戶部署設(shè)計(jì)

系統(tǒng)的使用者應(yīng)為多級(jí)用戶，不同的用戶擁有不同的權(quán)限，可以在系統(tǒng)中對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行不同類型的信息查詢、統(tǒng)計(jì)和管理，應(yīng)按照以下權(quán)限進(jìn)行劃分。

（1）高層領(lǐng)導(dǎo)：所有信息的查詢和統(tǒng)計(jì)；

（2）管理部門：對(duì)涉及到的科研、財(cái)務(wù)、人事、資產(chǎn)信息進(jìn)行管理；

（3）研發(fā)部門領(lǐng)導(dǎo)：對(duì)本部門的各項(xiàng)信息全面管理；

（4）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目進(jìn)行全面管理；

（5）一般研發(fā)人員：查看自己參與的項(xiàng)目情況。

4 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)以上需求研究和分析，此信息化系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目前期階段、實(shí)施階段、驗(yàn)收結(jié)題階段、成果轉(zhuǎn)化階段的全過(guò)程信息化管理，可全面掌握項(xiàng)目的各類信息，如項(xiàng)目概況、計(jì)劃進(jìn)展、費(fèi)用執(zhí)行、成果統(tǒng)計(jì)、設(shè)備資產(chǎn)和人員投入等信息。是結(jié)合科研院所信息化管理的實(shí)際需求，利用現(xiàn)代信息科技手段設(shè)計(jì)的技術(shù)先進(jìn)、功能完善的管理系統(tǒng)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的數(shù)據(jù)采集提高了審核工作的全面性、及時(shí)性和準(zhǔn)確性。最終實(shí)現(xiàn)工作管理的現(xiàn)代化、程序的規(guī)范化和信息采集的動(dòng)態(tài)化，為科研院所高層和管理部門的決策提供更加充分、準(zhǔn)確、科學(xué)及合理的依據(jù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]戚安邦.《項(xiàng)目管理學(xué)》第二版，科學(xué)出版社，2012.12.01.

[2]白思俊.《項(xiàng)目管理案例教程》第2版，機(jī)械工業(yè)出版社，2009.02.01.endprint