信息時代文件管理的保密工作

朱莎玲

【摘 要】信息時代的顯著特征是信息資源的極大豐富，計算機(jī)的廣泛應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)，使得信息的收集和傳遞更加便捷。如何在確保安全保密的前提下最大限度發(fā)揮文件作為信息屬性的固有價值，是當(dāng)前文件管理人員需要認(rèn)真研究的課題。本文從加強(qiáng)文件管理人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)、樹立全員安全保密意識、健全保密制度，增加硬件建設(shè)投入等方面，探討在新形勢下做好文件保密工作的具體策略，希望能給同行提供一些參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】信息時代；文件；保密

隨著計算機(jī)的廣泛應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息的傳播更加方便、快捷。每天都會有大量的信息涌現(xiàn)。信息時代，對文件管理的保密工作提出了新的挑戰(zhàn)。筆者結(jié)合多年的文件管理工作實(shí)踐，提出從以下幾個方面入手，做好文件管理的保密工作。

1 加強(qiáng)文件管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，適應(yīng)信息時代文件管理工作的新要求

信息時代一個顯著的特征是借助計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)結(jié)，打開了傳統(tǒng)模式中的地域和時空限制，文件管理人員可以隨時隨地收集、整理文件資料，用戶也可以隨時隨地通過互聯(lián)網(wǎng)查閱相關(guān)文件資料。這些必然對文件管理人員提出了更高的要求。文件管理人員一方面要轉(zhuǎn)變觀念，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介的管理向著在傳功模式的基礎(chǔ)上兼具電子文件的管理的雙套模式轉(zhuǎn)變。紙質(zhì)文件需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化。計算機(jī)技能培訓(xùn)對文件管理人員成為當(dāng)務(wù)之急。首先是要掌握文件掃描、圖像處理、文字編輯等基本技能，以及電子郵件的收發(fā)與整理；其次是結(jié)合檔案專業(yè)知識，對文件進(jìn)行編目，以利于查閱檢索；第三，學(xué)會在計算機(jī)上調(diào)閱文件，以便提供更加方便快捷的服務(wù)。由于文件涉及到單位和國家的機(jī)密，在紙質(zhì)文件和電子信息處理和利用的過程中，文件泄密是所有工作人員始終必須高度警惕的事情。紙質(zhì)文件的簽收、發(fā)放、回收等可以通過文件管理人員嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行操作。電子文件的保密很大程度上需要技術(shù)防范。對電子文件也必須根據(jù)密級設(shè)定查閱人員的權(quán)限和保密期限。因此，電子文件加密技術(shù)以及權(quán)限設(shè)定也是文件管理的一項(xiàng)基本技能。所有這些技能都需要經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，反復(fù)模擬操作。

文件管理的信息化是時代發(fā)展的必然趨勢，工作人員的電子信息管理技能直接決定了單位信息化的程度。為了更好地幫助檔案管理人員熟悉文件信息化的特點(diǎn)、適應(yīng)信息化的工作環(huán)境，本單位要定期組織人員去信息化程度較高的外單位參觀，直觀地體驗(yàn)信息化管理工作的魅力，吸取寶貴的管理經(jīng)驗(yàn)。文件管理在社會快速發(fā)展的大環(huán)境中，也必須加快發(fā)展的步伐，每一位文件管理者都需要加強(qiáng)自身管理知識的進(jìn)修，提高自身的業(yè)務(wù)管理能力和綜合素質(zhì)，滿足信息化時代的要求。

2 普及保密知識，樹立全員保密意識

文件可以分為內(nèi)部文件和外來文件。內(nèi)部文件又可分為工作文件和管理文件。外來文件一般是上級主管部門簽發(fā)的文件和其他單位交流文件。所有的文件都是對單位發(fā)展有著重要價值的資料，單位的員工都要高度重視文件的保密工作，珍惜單位發(fā)展的成果，尤其是涉及到本單位的機(jī)密，如管理文件、科研專利、人事編制等，都不得隨意對外透露。文件管理人員是所有檔案的直接接觸者，在保密方面肩負(fù)著神圣的使命。首先要加強(qiáng)自身道德品質(zhì)的修煉，培養(yǎng)自己的良好的職業(yè)操守，做到工作之外的時間和場所對文件內(nèi)容守口如瓶。每天上班首先要檢查辦公室門鎖、窗有無異常，文件柜內(nèi)是否整齊有序。下班前需要對當(dāng)天調(diào)閱的文件進(jìn)行認(rèn)真核對和整理，確保文件完好無損。另外，文件管理人員需要提高網(wǎng)絡(luò)安全意識，對電腦加強(qiáng)對電子檔案調(diào)閱的監(jiān)督和管理，電腦連接上互聯(lián)網(wǎng)后，信息交流更加方便，但同時也會有大量的病毒侵入，每天需要對電腦進(jìn)行殺毒，防止木馬程序“盜竊”賬號密碼和資料。網(wǎng)絡(luò)用戶身份驗(yàn)證的方式需定期更新，杜絕用戶密碼被盜用的現(xiàn)象發(fā)生。文件加密密碼也要定期修改，從技術(shù)上防范黑客攻擊。

文件是用來指導(dǎo)工作的，利用率非常高?；旧厦總€人都會使用到與自己工作內(nèi)容相關(guān)的文件。因此，保密工作并不只是某幾個文件管理人員的職責(zé)。文件管理人員不僅是單位檔案保密工作的具體執(zhí)行者，還承擔(dān)著整個單位保密工作的協(xié)調(diào)和統(tǒng)領(lǐng)工作。文件保密，人人有責(zé)。樹立全員保密意識是確保文件安全的關(guān)鍵。管理人員需要建立與文件保密有關(guān)的規(guī)章制度，編發(fā)國家保密法的有關(guān)條款，并組織全員學(xué)習(xí)。單位定期舉行保密知識競賽、辯論等等活動，普及保密法規(guī)。貫徹“檔案保密，人人有責(zé)”的理念，動員單位所有的人都參與到保密工作中來，成為保密工作的踐行者。以學(xué)校為例，文件管理人員結(jié)合保密法規(guī)和單位的具體現(xiàn)狀，制定出具有本單位特色的保密制度，報請學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批并執(zhí)行。保密制度不僅要有具體的辦法和措施，還要有明確的獎勵和懲罰條款。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要帶頭遵守和執(zhí)行保密制度，加強(qiáng)對關(guān)系到學(xué)校發(fā)展大計的核心文件的保管，并將最重要的文件及時交給檔案部門存檔管理。各二級單位設(shè)專人負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、整理和存管，杜絕重要文件隨意擺放甚至無人過問的現(xiàn)象。二級單位文件管理人員要服從學(xué)校相關(guān)職能部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和調(diào)配，定期將重要文件送學(xué)校檔案室留存。學(xué)校全體人員在調(diào)閱文件的過程中，都要牢固樹立保密意識，不得隨意復(fù)印、抄錄、拍攝等，在瀏覽電子檔案時保護(hù)好自己的用戶名和密碼，瀏覽結(jié)束后立即關(guān)閉瀏覽頁面，退出電子信息資源庫。

3 加強(qiáng)文件保密制度建設(shè)

文件保密與國家和單位的利益息息相關(guān)。保密工作是否能健康有序運(yùn)行，離不開保密制度建設(shè)。規(guī)章制度的出發(fā)點(diǎn)不是為了約束大家利用文件，而是為文件的利用提供行為指導(dǎo)。這就要求我們在制定規(guī)章制度時要更多地體現(xiàn)出具體的措施。讓文件資料在規(guī)章制度保駕護(hù)航下最大限度地得到安全利用。 文件保密制度建設(shè)可以從以下幾個方面入手。

1）健全文件收發(fā)制度。每個單位都要建立自己的文件臺賬，編制切合本單位具體工作實(shí)際的文件目錄。收到的每一份文件，首先都必須登記臺賬。發(fā)放文件有專門的簽收簿，每一份發(fā)出去的文件都在簽收簿上認(rèn)真登記，注明發(fā)放的部門和簽收人，需要回收的文件，必須嚴(yán)格對照簽收簿上的原始記錄回收。不得出現(xiàn)漏發(fā)、錯發(fā)、漏收等現(xiàn)象。endprint

2）完善文件傳閱制度。管理人員根據(jù)文件的來源和具體傳閱范圍做好登記，嚴(yán)格按照指定的傳閱范圍發(fā)放文件。機(jī)要文件的傳遞必須有專人負(fù)責(zé)，不得互相之間隨意傳遞。不需要知道機(jī)要文件內(nèi)容的人不得閱讀文件或打聽文件內(nèi)容。機(jī)要文件閱讀完畢應(yīng)及時返回給機(jī)要秘書存檔保管，對于機(jī)要文件精神的討論都只能在規(guī)定的傳閱范圍內(nèi)進(jìn)行，任何人都不得向無關(guān)人員透露文件內(nèi)容。機(jī)密文件原則上不得在外過夜。

3）完善借閱和復(fù)制制度。文件借閱和復(fù)制對文件管理人員來說是一項(xiàng)常規(guī)工作，也是發(fā)揮文件價值的重要途徑。但文件的借閱和復(fù)制必須有嚴(yán)格的制度。文件的借閱范圍、借閱地點(diǎn)、借閱時間都必須有明確的規(guī)定。原則上，文件的借閱都必須在文件管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，確實(shí)因工作需要借出的文件，必須有嚴(yán)格的審批程序，并有具體的安全保密措施。抄錄和拍照都必須經(jīng)管理人員允許。文件的復(fù)制也必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批、由專職管理人員進(jìn)行操作。無論是抄錄、拍照，還是復(fù)制件，其秘密等級都應(yīng)視同原件，不僅在借閱本上登記，還應(yīng)要去借閱人員確保文件內(nèi)容的不泄露。

4）完善文件清理、銷毀制度。文件清理和銷毀是文件管理的重要內(nèi)容，我們每天都會面對大量的紙質(zhì)文件和電子文件，文件的利用價值和保密都有時效性。我們一方面在整理最新的文件，另一方面對原有的的文件必須進(jìn)行定期清理。對于已經(jīng)沒有利用價值的文件按照清理流程和銷毀流程及時處理。任何人不得隨意處置過期文件。文件的銷毀是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作。一份文件是否銷毀，首先要經(jīng)單位保密委員會討論決定，對于有檔案價值的，原件存放檔案室，所有的復(fù)印件都在指定地點(diǎn)銷毀。沒有保留價值的文件，經(jīng)保密委員會討論和領(lǐng)導(dǎo)審批后直接銷毀，并做好記錄。

5）完善獎懲制度。文件保密工作必須有嚴(yán)格的獎懲制度。保密工作，責(zé)任到人，建立全員考核機(jī)制。對于嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)單位利益的員工在年終考核上給予積極獎勵，而對于泄露機(jī)密的行為嚴(yán)懲不貸。為保證獎懲制度執(zhí)行公平公正，我們必須加強(qiáng)對文件保密工作的監(jiān)督檢查。檢查可以分為抽查和全面檢查。抽查可以每兩周一次，重點(diǎn)檢查各項(xiàng)制度的落實(shí)情況。每個月或者每個季度進(jìn)行一次全面檢查。檢查結(jié)果作為獎懲的依據(jù)。

4 加大文件管理硬件設(shè)施投入

為了提高文件保密管理的成效，適應(yīng)信息時代文件管理的特點(diǎn)，單位需要加大文件管理硬件設(shè)施的投入。單位檔案室承擔(dān)著整個單位的重要文件的存管。條件比較好的單位，可以建設(shè)獨(dú)棟樓房的檔案中心或檔案館，擴(kuò)大檔案庫的存儲空間，并且建有專門的機(jī)房，提供電子檔案的現(xiàn)場查閱服務(wù)。大多數(shù)單位的檔案室一般都是設(shè)立在行政辦公大樓里，檔案室地址的選擇要考慮防盜、防濕防潮等。檔案室的窗子都要加防護(hù)欄，檔案室第一道門采用雙門雙鎖。室內(nèi)主要部位安裝監(jiān)視器、報警器。檔案室應(yīng)為單位整個安防系統(tǒng)里24小時監(jiān)控的重點(diǎn)部位。并且根據(jù)消防部門的相關(guān)規(guī)定，安裝煙霧探測器，配備足夠數(shù)量的滅火器。為了存放絕密文件，還需要購置置密碼保險柜或帶有密碼鎖的柜架。單位還要加大對現(xiàn)代化的電子檔案庫房的投入和建設(shè)?，F(xiàn)代化的電子檔案庫房由專用服務(wù)器、專用計算機(jī)以及專用電子閱覽室等組成。專用服務(wù)器與互聯(lián)網(wǎng)之間的連接要安裝功能較強(qiáng)的防火墻，檔案室需要培養(yǎng)或引進(jìn)熟悉計算機(jī)安裝、調(diào)試和維護(hù)的人員，盡量避免臨時從外單位抽調(diào)人員處理涉密計算機(jī)的相關(guān)操作。電子閱覽室的計算機(jī)臺數(shù)，根據(jù)實(shí)際使用的情況進(jìn)行配備。單位各個部門設(shè)置專門的文件室，配置保密性高的文件柜和保險柜，機(jī)密文件都保存在保險柜里。安裝配置高的計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀以及碎紙機(jī)等。文件室提供備用電腦，供臨時查閱。

5 結(jié)束語

文件保密是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要單位全體成員的高度重視和積極參與，每個人都以主人翁的姿態(tài)去利用好文件，并捍衛(wèi)文件的安全，維護(hù)單位的利益。為適應(yīng)信息化對文件管理的要求，文件管理人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變思想觀念，更新知識結(jié)構(gòu)，大膽實(shí)踐，進(jìn)一步提高自身的文件保密方面的管理能力。

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