檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改進(jìn)措施

摘要：檔案管理是企業(yè)單位發(fā)展中的重要環(huán)節(jié)，也是內(nèi)部管理不可或缺的部分。在社會現(xiàn)代化發(fā)展過程中，檔案管理也必須經(jīng)歷現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。但從目前檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展總體情況來說，還存在這樣那樣的問題。本文首先對檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題進(jìn)行分析，然后提出有效的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化 問題 改進(jìn)

在科技帶動下，特別是在計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等不斷普及的今天，自動化程度不斷提升。檔案管理工作在新時期必須緊跟歷史發(fā)展潮流，根據(jù)實(shí)際工作需要，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)?；诖耍訌?qiáng)對檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題及改進(jìn)措施的研究具有十分現(xiàn)實(shí)的意義。

一、檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題

（一）標(biāo)準(zhǔn)化程度低

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化還需要建立在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上。在具體檔案管理過程中，涉及較為復(fù)雜的內(nèi)容，但目前管理中尚存在管理混亂、松散等問題。由于一些歷史遺留問題，導(dǎo)致很多基層單位都是各自為政，加上管理水平參差不齊，給檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展造成很大的阻礙，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，檔案數(shù)據(jù)不夠完整，甚至出現(xiàn)各單位檔案建設(shè)重復(fù)問題，影響檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

（二）檔案管理人員素質(zhì)有待提升

在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化過程中，必須引入更加先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，而人員必須能夠掌握這些設(shè)備，這對人員素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要具備專業(yè)的管理知識，還應(yīng)該掌握現(xiàn)代化技術(shù)，具有一定的前瞻性。但是從目前的具體情況來說，檔案管理人員素質(zhì)相對偏低，一直沿用傳統(tǒng)的管理知識，不會自我學(xué)習(xí)，也無法滿足現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的需求。

（三）缺少充足的經(jīng)費(fèi)投入

檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展肯定需要大量的經(jīng)費(fèi)支持，但這也是阻礙檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的重要因素。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理不夠重視，在其發(fā)展中投入的精力、經(jīng)費(fèi)相對較少，無法購買現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備、無法支撐檔案管理人員培訓(xùn)，很多設(shè)備長時間不能更新，檔案室面積、環(huán)境等相對較差，無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展要求，現(xiàn)代化發(fā)展流于形式。

二、檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展策略

（一）重視檔案管理，提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

為了盡快提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度，必須建立一套完善可行的標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施方案，為檔案管理按照一定的秩序?qū)嵭刑峁┮罁?jù)。標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提，通過引入先進(jìn)的設(shè)備，還需要制定標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，為提升檔案管理效率、質(zhì)量提供保障，為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展打好基礎(chǔ)。

（二）不斷提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

人是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中最重要的因素，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須從改變?nèi)说乃枷胗^念入手?，F(xiàn)代化的檔案管理還需要建立在先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備的基礎(chǔ)上，管理人員必須清楚地認(rèn)識到這一點(diǎn)，主動地接受各類培訓(xùn)工作，提升整體技能與水平。

檔案管理人員不僅需要具備豐富的理論知識，具有較高的技術(shù)水平，還要具有前瞻意識，樹立為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展做出貢獻(xiàn)的責(zé)任心。當(dāng)然，必須對檔案管理人員進(jìn)行有效的選拔與培訓(xùn)，針對計算機(jī)和檔案管理設(shè)備運(yùn)用等方面知識進(jìn)行培訓(xùn)，可以通過多種培訓(xùn)方式，包括講座、集中培訓(xùn)、知識手冊方法等，還需要進(jìn)行嚴(yán)格的考核。只有通過相關(guān)培訓(xùn)才能勝任檔案管理工作，才能為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（三）增加對檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的資金投入

充足的資金是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、引入先進(jìn)設(shè)備以及教育培訓(xùn)的前提。各級領(lǐng)導(dǎo)必須明白檔案管理的重要性，將檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展納入到日常工作中去，加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)的資金、設(shè)備投入，重視檔案管理相關(guān)設(shè)施建設(shè)。例如，在檔案室建設(shè)時，應(yīng)該做好采光、通風(fēng)等，還要綜合考慮到防潮、安全等各方面因素，充分運(yùn)用計算機(jī)、監(jiān)控、空調(diào)、暖氣等設(shè)備，避免檔案文件損毀或丟失等問題。另外，引入先進(jìn)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，包括復(fù)印機(jī)、光盤刻錄機(jī)、計算機(jī)、多媒體播放設(shè)備等，發(fā)揮檔案信息處理、傳輸、檢索等一體化功能；引入更加穩(wěn)定的管理軟件系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

三、結(jié)語

通過上述分析可知，檔案管理現(xiàn)代化發(fā)生是檔案管理工作的必由之路，也是促進(jìn)檔案管理質(zhì)量與效率提升的重要途徑。針對目前檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題，必須加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，同時增加資金投入，引入先進(jìn)設(shè)備，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化早日實(shí)現(xiàn)，為現(xiàn)代化社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展貢獻(xiàn)更大的力量。

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（作者簡介：王健，男，本科，吉林省梨樹縣梨樹鎮(zhèn)計生站，中級，研究方向：檔案信息化管理）（責(zé)任編輯 劉冬楊）