基于財務(wù)共享的高校管理會計信息化研究

◎陳莉

基于財務(wù)共享的高校管理會計信息化研究

◎陳莉

高校作為事業(yè)性單位，不以盈利為主要目的，這使得高校經(jīng)濟運作中缺乏相應(yīng)的激勵機制，高校管理會計的發(fā)展也因此處于比較滯后的狀態(tài)。而信息化技術(shù)在會計領(lǐng)域的滲透和發(fā)展，為高校管理會計發(fā)展提供了前所未有的機遇，如何利用信息技術(shù)加強高校財務(wù)數(shù)據(jù)的共享程度，提高高校管理會計工作水平，成為擺在高校面前的重要課題?；诖?，本文分析了財務(wù)共享對管理會計信息化的重要性，探討了財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)在高校管理會計信息化中的應(yīng)用，并提出了高校管理會計信息化的保障措施，以期為高校管理會計工作提供有益借鑒和參考。

隨著《財政部關(guān)于全面推進管理會計體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》的發(fā)布和實施，高校逐漸提高了對管理會計發(fā)展的重視程度，通過信息化建設(shè)為管理會計發(fā)展提供保障成為各大高校的一種共識，不同高校的管理會計信息化平臺也都在穩(wěn)步建設(shè)之中，有力推動了高校管理會計的發(fā)展。本文主要從財務(wù)共享的角度出發(fā)，對高校管理會計信息化問題展開論述和研究。

財務(wù)共享對管理會計信息化的重要性

促進管理會計發(fā)展。通過實施財務(wù)共享服務(wù)，有利于推動高校財務(wù)制度的統(tǒng)一化、規(guī)范化。在實現(xiàn)財務(wù)共享的過程中，需要集合多方面的人力物力，將大量財務(wù)會計人員從算賬、記賬等繁瑣事務(wù)中解脫出來，把精力集中到學(xué)校戰(zhàn)略決策、經(jīng)營管理、績效評價中，從而推動會計職能的轉(zhuǎn)變，尤其是向管理方向的轉(zhuǎn)變。從社會上的大型企業(yè)來看，很多大型企業(yè)已經(jīng)取消了內(nèi)部單位的財務(wù)部門，轉(zhuǎn)而建立功能齊全的財務(wù)共享服務(wù)中心，并制定健全的財務(wù)管理流程、實現(xiàn)了會計人員的集中化，逐漸引導(dǎo)財務(wù)人員深入基層單位，提供內(nèi)部控制、管理咨詢服務(wù)，效果良好。而高校管理雖然與企業(yè)有一定差別，但實際上也存在很多共通之處，因此，高校借鑒企業(yè)的做法實施財務(wù)共享，必然也會促進自身管理會計的規(guī)范化發(fā)展。

推動會計信息化建設(shè)。會計信息化是會計發(fā)展的必然趨勢，也是管理會計發(fā)展的大勢所趨。高校財務(wù)共享中心的建設(shè)，需要服務(wù)端、客戶端的分離，這就必須依靠網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計算機技術(shù)的支持，且無論是高校的財務(wù)管理，還是管理決策，還是核算業(yè)務(wù)，都要借助信息系統(tǒng)來完成，這就給會計信息化建設(shè)提供了發(fā)展的契機。目前，常用的信息化工具有會計基礎(chǔ)核算系統(tǒng)、財務(wù)輔助系統(tǒng)等，可以從各個方面、各個流程為管理會計的運行提供支撐，不但能提高財務(wù)會計的信息化水平，還能有效規(guī)避多種風(fēng)險。

高校管理會計信息化實現(xiàn)的方式——財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)

高校財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)簡介。財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)是高校財務(wù)系統(tǒng)的重要組成部分，可用于處理高校教職工的日常借款、報銷等內(nèi)部往來業(yè)務(wù)，同時可以對報銷標準、費用預(yù)算、借款余額、欠款日期等進行控制和把關(guān)。通過使用財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)，有助于高校及時處理內(nèi)部欠款，監(jiān)督資金使用狀況，實現(xiàn)對各項財務(wù)費用的事前計劃與事中控制，同時可以為今后開展分析考核活動提供可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。目前高校使用比較多的財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)是ERP-U8財務(wù)管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)由專業(yè)財務(wù)軟件公司為學(xué)校量身打造，基于微軟Silverlight4.0開發(fā)，其最大特點是功能全面、設(shè)計周到、使用方便，能夠?qū)崿F(xiàn)以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的分布式數(shù)據(jù)應(yīng)用，不管用戶身在何處，只要有一個瀏覽器，就能進行遠程登陸和即時操作。該財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的維護成本低廉，無需學(xué)校投入較多的建設(shè)管理資金，并且非常適合高?！敖y(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的運作模式，利用該系統(tǒng)的信息共享、綜合分析及遠程應(yīng)用功能，能夠很方便地對高校財務(wù)進行集中式管理與遠程監(jiān)控。

財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)的關(guān)系。高校財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)不但要具有基本的業(yè)務(wù)處理與數(shù)據(jù)分析模塊，同時要具備一定的擴展功能，能夠與其他系統(tǒng)進行對接，如與總賬系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、網(wǎng)上銀行系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)等其他財務(wù)管理系統(tǒng)建立接口，具體如下圖所示：

財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的主要功能。高校財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)具有以下功能：

圖1 財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)與其他財務(wù)管理系統(tǒng)的關(guān)系

一是借款業(yè)務(wù)處理。如采集、審核借款數(shù)據(jù)；對借款實施預(yù)算控制；提供幾種不同的借款方式，以及借款信用控制等后續(xù)處理方式。

二是報銷業(yè)務(wù)處理。系統(tǒng)應(yīng)支持多種報銷業(yè)務(wù)的處理，包括收入、支出報銷單；單張報銷單（或借款單）對應(yīng)多張借款單（或報銷單）；報銷單沖抵借款；轉(zhuǎn)賬與現(xiàn)金支出；根據(jù)預(yù)算控制報銷標準進行報銷控制等。

三是控制借款信用。系統(tǒng)可以根據(jù)不同部門及人員的職位級別，分別為其設(shè)定不同的信用等級，對其借款金額、筆數(shù)、日期等進行有效控制，同時，系統(tǒng)可以自動統(tǒng)計得出借款報銷一覽表，并通過多種方式查詢借款或支出狀況。

四是在線填單、審批及劃撥款項。在互聯(lián)網(wǎng)的支持下，財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)不但要滿足本地使用需求，也要支持各種在線活動，如在網(wǎng)上進行遠程填單，并由相關(guān)人員在線進行審批，從而滿足報賬業(yè)務(wù)的實時處理需求。同時，也可以將財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)與網(wǎng)上銀行相對接，直接通過網(wǎng)絡(luò)進行款項劃撥，這樣一來就無需占用大量的日常備用金，有效提升高校資金的使用效率。

五是開展費用控制活動。通過財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)對借款費用進行預(yù)算控制，在借款發(fā)生之前就提前做好費用控制的準備，從而實現(xiàn)費用的事前控制效果。同時，應(yīng)對報銷費用進行事中管理控制，在報銷時嚴格依據(jù)不同費用的報銷標準及相關(guān)預(yù)算要求開展控制活動，確保費用報銷的科學(xué)性、合理性。此外，還應(yīng)提供各項費用數(shù)據(jù)的實時查詢功能，如在一開始錄入費用數(shù)據(jù)時，即可通過查詢獲取“預(yù)算控制項目+口徑+指標的預(yù)算數(shù)、預(yù)算執(zhí)行數(shù)、預(yù)算剩余數(shù)”等相關(guān)控費信息，為預(yù)算審批提供依據(jù)，保證預(yù)算管理工作的規(guī)范開展。

基于財務(wù)共享的高校管理會計信息化的保障措施

提高會計信息安全性。在高校管理會計信息化中引入財務(wù)共享模式，一方面為高校管理會計工作帶來了巨大方便，另一方面也不可避免地帶來了一些信息安全隱患，因此，必須重視高校管理會計的信息安全建設(shè)，保障信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性。首先，要嚴格控制信息數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，對于部分涉及學(xué)院機密的重要數(shù)據(jù)文件，只允許特定人員在校內(nèi)進行訪問，不能隨意共享和使用。其次，應(yīng)組織相關(guān)數(shù)據(jù)使用人員參加信息安全培訓(xùn)活動，提高其信息風(fēng)險意識，防止因操作不當或人為故意而引發(fā)的信息安全事故。

加強與現(xiàn)有會計信息系統(tǒng)的整合對接。管理會計信息化是一項耗資較大的工程，鑒于國內(nèi)高校普遍有一定的會計信息化基礎(chǔ)，如很多高校都有自己的ERP管理系統(tǒng)，因此在開展基于財務(wù)共享的管理會計信息化建設(shè)時，要注意加強與現(xiàn)有會計系統(tǒng)的整合對接，確保與現(xiàn)有系統(tǒng)彼此兼容，這樣就可以利用現(xiàn)有系統(tǒng)進行財務(wù)數(shù)據(jù)采集活動或獲取其他方面的業(yè)務(wù)支持，有效加快管理會計信息化的建設(shè)進程。

注重管理會計信息化人才培養(yǎng)。目前，我國的會計人才隊伍存在明顯的結(jié)構(gòu)失衡問題，傳統(tǒng)核算型人才過多，但高級管理型會計人才缺口較大，這一問題在高校會計隊伍中的表現(xiàn)也很突出。對此，高校應(yīng)從兩方面著手：在會計人才的引進方面，應(yīng)注意引進科班畢業(yè)的，兼具信息化技術(shù)、會計技術(shù)的人才，并且完善崗前培訓(xùn)流程，使其盡快適應(yīng)、融入高校管理會計崗位，尤其是要掌握財務(wù)共享的相關(guān)知識，這樣的人才多了，高校的會計隊伍自然就壯大了。另一方面，要加強對現(xiàn)有會計人員的培養(yǎng)，使其從傳統(tǒng)核算型向綜合管理型轉(zhuǎn)變，逐步適應(yīng)財務(wù)共享模式下的會計工作，運用會計工具為高校發(fā)展建言獻策，促進高校的健康發(fā)展。

引進先進云計算技術(shù)。高校對云計算的應(yīng)用，一般有以下步驟：一是引入云計算平臺，建立財務(wù)共享中心，然后根據(jù)自身需求向云計算服務(wù)供應(yīng)商購買服務(wù)，由云計算服務(wù)供應(yīng)商負責系統(tǒng)安裝、維護，與傳統(tǒng)的信息化建設(shè)相比，這種方式可以極大地降低建設(shè)費用；二是高校借助云計算平臺建立財務(wù)共享中心后，實現(xiàn)核算共享、戰(zhàn)略決策支持、業(yè)務(wù)支持等財務(wù)管理職能，并且借助云計算的介入功能與高?？蛻簟y行相鏈接，實現(xiàn)內(nèi)部、外部的協(xié)同，最終貫通財務(wù)會計的各個環(huán)節(jié)，促進高校財務(wù)管理的不斷優(yōu)化。此外，云計算支持下的財務(wù)共享中心，必將進一步提升高校財務(wù)會計人員的工作效率，實現(xiàn)對高校各項業(yè)務(wù)的支持與輔助，促進高校的不斷發(fā)展。

隨著會計理論的不斷發(fā)展，會計的主要職能逐漸由反映與監(jiān)督向管理與服務(wù)轉(zhuǎn)變，管理會計在高校會計工作的重要性日益突顯。新形勢下，高校要樹立財務(wù)共享理念，積極建設(shè)具有財務(wù)共享特色的管理會計信息平臺，不斷提高高校管理會計工作水平，為高校領(lǐng)導(dǎo)的決策、管理提供有力支持。

（作者單位：西北工業(yè)大學(xué)明德學(xué)院）