淺談文書檔案管理信息的電子化應用的優(yōu)越性

周玉環(huán)

【摘要】利用電子化應用，使檔案信息達到準確性、完整性、高效性和安全性，是目前新的課題和研究方向。本文將文書檔案管理工作分為兩個大的階段，分別探討其中電子化應用的途徑、優(yōu)勢，在此基礎(chǔ)上綜合分析電子化應用需要改進的地方，以更好地規(guī)范電子化應用管理行為，順應信息化時代電子應用的趨勢，促使管理更加便捷和高效。

【關(guān)鍵詞】電子化應用；文書檔案；信息；管理；優(yōu)越性

文書檔案是社會發(fā)展史的重要記載載體，社會組織進行的各類管理活動均被其記載下來。本文將從文書檔案管理信息的兩大階段著手，在明確優(yōu)越性的前提下，發(fā)現(xiàn)問題，尋找解決措施。

一、收集的優(yōu)越性

收集信息和保存信息是檔案管理的關(guān)鍵。保證信息來源的廣泛性、全面性和準確性是必不可少的，在此基礎(chǔ)上對信息采用科學、安全的手段進行保存。通過對將其轉(zhuǎn)化為電子化，使以往繁多的紙質(zhì)文件得到轉(zhuǎn)化，將其變?yōu)楦鞣N數(shù)據(jù)存儲在電子設(shè)備中，從而實現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上和各種終端設(shè)備上的儲存。與以往的儲存方式相比，這種儲存方式更加高效、靈活和便捷。

（一）顯著提升信息收集工作效率。電子化手段的應用，能有效拓寬信息來源，通過互聯(lián)網(wǎng)進行全方位搜索，輕松地獲得足夠多的信息來源，減緩工作人員各處走訪的難度，保證信息收集的多樣性、豐富性和全面性。同時電子化應用還能降低因收集信息而產(chǎn)生的各種成本，使收集的速度明顯提升。

（二）提高環(huán)保水平。此管理模式下，紙張使用數(shù)量得到降低，資源得到節(jié)約，響應大環(huán)境下的環(huán)保要求。

（三）降低保管難度，提高保管安全度。紙質(zhì)文書檔案的保管，尤其是長期保管，對環(huán)境有嚴格的要求，比如要避免蟲蛀和潮濕，要避免高溫和較大濕度，否則紙張會發(fā)生化學反應從而被腐蝕。工作人員在翻看時，難免會因大意和粗心導致知識材料破損。電子化的信息只要科學、安全地保存，即便多次頻繁使用也不存在磨損的可能，不用花費人力物力財力為其搭建適合保存的空間和各種條件?？傮w而言，文書檔案管理信息電子化有著容易儲存和保管、安全穩(wěn)定、占用空間小、容易保持完好、可以長期保存等各種優(yōu)勢。

二、整理的優(yōu)越性

文書檔案信息完成收集保存階段的工作之后，將開始進行整理工作，并最終達到文書檔案信息的完美應用。整理工作需要分類，然后創(chuàng)建索引信息方便查找與統(tǒng)計。在這一階段中，合理、科學地分類，多元化、全方位地建立索引信息，都需要借助電子化應用才能更好完成。此時，電子化應用的重要性和必要性得到了更深層次的體現(xiàn)。

（一）整理工作高效。由于檔案種類和數(shù)量都十分龐大，數(shù)據(jù)和信息也十分繁瑣，在對其進行整理時容易出現(xiàn)錯誤。以往此項工作全人工完成，需要大量人員手工進行分類整理，不僅耗費巨大的人力成本和時間成本，更因劃分標準個人理解的差異造成整個分類管理工作成果不盡如人意?，F(xiàn)在通過電子化應用，計算機會嚴格執(zhí)行分類標準，高速運轉(zhuǎn)得出分類整理結(jié)果，基本能夠保證結(jié)果準確無誤，節(jié)約了更多的時間。

（二）提升安全性。在人工傳輸中，檔案存在毀損滅失的風險，此外傳輸信息的速度并不及時。通過電子方式傳遞文書檔案，避免了檔案在傳輸中可能丟失和可能損壞的風險，不僅高效而且安全，基本不需要時間成本，只要有網(wǎng)絡(luò)的支持，這種傳輸隨時可以進行。科技化的應用使得文書管理的效率得到突飛猛進的提升，具有重大意義。

（三）資源共享。在沒有電子化應用的時代，大規(guī)模的、全面的資源共享是難以達成的，即便是小范圍內(nèi)的資源共享也是需要花費較高成本，因此資源浪費問題普遍存在，沒有好的途徑能夠解決。電子化應用的出現(xiàn)使得大規(guī)模大面積的資源共享成為可能，甚至變?yōu)槌B(tài)。這種高效便捷的資源共享更加適應現(xiàn)代社會所要求的快節(jié)奏、高知識吞吐量以及多元化吸收信息。利用電子化應用，構(gòu)建一個縱橫交錯的豐富的信息集合體，在這一信息集合體上合理組織各種查找、檢索、利用工具，使人們可以從各個角度、方位，以各種方式進行信息的搜索，各種資源可以通過網(wǎng)絡(luò)實時傳輸，促使檔案管理更加高效，減少了中間環(huán)節(jié)，資源得到了更加優(yōu)化的利用。

三、需改進問題

無論對于傳統(tǒng)的管理方式，還是新形勢下的電子化管理方式，安全性始終是一個最根本、最關(guān)鍵的問題。電子化的應用，雖然提供了諸多的便捷，但其中也存在著各種不確定因素，安全性存在一定的弊端，這種不確定性是可以避免的。在其中，可以構(gòu)建防火墻，利用可以篩選數(shù)據(jù)信息，從而察覺惡意攻擊行為。加密軟件的合理運用可以保護重要文件防止流失。定時并嚴格對其中存在的病毒進行查殺，將其中存在的病毒和風險及時清除。在此之前，需要通過備份來保護檔案中的相關(guān)信息。人員管理制度限制權(quán)限不同的人員接觸到不同等級的信息，最大程度保證信息安全。

四、結(jié)束語

電子化應用可謂大勢所趨，隨著時間的推移，上文所提到的現(xiàn)階段文書檔案管理信息電子化應用的問題，終將得以解決。文書檔案管理信息的電子化應用會更加突顯其難以替代的優(yōu)越性，引領(lǐng)人們充分享受電子化應用帶來的不可思議的便捷。

【參考文獻】

[1]劉萌.文書與檔案管理[M].沿海企業(yè)與科技，北京：子工業(yè)出版社，2014（8）.

[2]趙琦.信息電子化在文書檔案管理應用中面臨的挑戰(zhàn)及對策[J].科學與財富，2017（4）：418

[3]楊紅英.淺談電子文件的歸檔管理工作[J].辦公室業(yè)務，2013（9s）：78.

[4]張巖.淺談文印工作中電子文檔的安全問題[J].改革與開放，2016（13）：62-63.endprint