新時(shí)期人事檔案管理規(guī)范化的探究

陶俊光

【摘要】加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，不僅有利于對(duì)人力資源的進(jìn)一步開發(fā)，且能同時(shí)滿足時(shí)代對(duì)單位人力資源管理的要求。對(duì)此，作為單位領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)對(duì)單位的人事檔案管理工作給予足夠重視，進(jìn)而促進(jìn)單位的人事檔案管理工作逐步往規(guī)范化的方向發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；規(guī)范化；管理

當(dāng)前，我國(guó)無(wú)論是行政事業(yè)單位或是私人企業(yè)，其領(lǐng)導(dǎo)者普遍未對(duì)單位的人事檔案管理工作給予足夠重視，因而管理不規(guī)范的情況也較為突出，進(jìn)而使得單位的人事檔案管理工作難以充分發(fā)揮其作用，以至于嚴(yán)重影響了單位的人事管理水平。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，在各行各業(yè)都有了長(zhǎng)足發(fā)展的情況下，人事檔案管理工作的重要性也在不斷凸顯，對(duì)此，單位應(yīng)務(wù)必努力提升自身的工作規(guī)范化水平，以此為提高自身的人事管理水平提供有效支撐。

一、行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的意義

建立規(guī)范化的人事檔案管理體系，不僅可為行政事業(yè)單位日常行政事業(yè)的管理工作提供資料，且有利于高素質(zhì)人才隊(duì)伍的建成。具體分析如下：

（一）為日常管理提供資料。在行政事業(yè)單位的人事檔案中，詳細(xì)記錄著單位職工的各方面信息，包括職工的經(jīng)歷、學(xué)習(xí)、職稱、職務(wù)以及社會(huì)關(guān)系等各方面情況，而這些信息不僅能為員工的培訓(xùn)、績(jī)效考核以及社保辦理提供各種原始材料，且通過對(duì)這些人事檔案資料的深度分析，還將有利于維護(hù)單位日常管理工作的有序開展，從而促進(jìn)單位的有效發(fā)展。

（二）為隊(duì)伍建設(shè)提供依據(jù)。一直以來(lái)，構(gòu)建能力突出、結(jié)構(gòu)合理的員工隊(duì)伍都是行政事業(yè)單位人事管理的工作重點(diǎn)，而通過查閱人事檔案，可方便調(diào)查人員對(duì)員工履歷展開分析，進(jìn)而將最終的評(píng)價(jià)結(jié)果作為員工晉升的可靠依據(jù)，以此避免隊(duì)伍建設(shè)缺少方向性。

二、新時(shí)期人事檔案管理規(guī)范化的策略

（一）端正單位人事檔案管理工作的態(tài)度，充實(shí)人事檔案內(nèi)容。作為單位人事檔案管理人員，應(yīng)務(wù)必端正自身的工作態(tài)度，進(jìn)而在面對(duì)日常的人事管理工作時(shí)，做到對(duì)人事檔案資料的及時(shí)整理與收集。與此同時(shí)，單位人事檔案管理人員，其所收集的人事鑒別表，也應(yīng)務(wù)必以事實(shí)為依據(jù)，以確保檔案資料的真實(shí)性。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，現(xiàn)代人事檔案管理工作也應(yīng)逐步往信息化的方向發(fā)展，對(duì)此，作為單位人事檔案管理人員，應(yīng)積極采用現(xiàn)代信息化的管理手段，一方面可切實(shí)提升檔案資源的運(yùn)用效率，另一方面則能確保檔案的安全性與保密性。而在建立檔案人才資料庫(kù)時(shí)，應(yīng)將具有專業(yè)技能資格證書的職工分類錄入人才庫(kù)中，以切實(shí)發(fā)揮人事檔案管理的作用，并為單位領(lǐng)導(dǎo)制定人才使用策略提供可靠依據(jù)。此外，單位的人事檔案信息收集范圍也應(yīng)隨之得以有效拓寬，如除了要將員工個(gè)人的職業(yè)能力以及其職業(yè)道德水平均設(shè)置為檔案收集重點(diǎn)外，連同員工的個(gè)人成績(jī)、優(yōu)缺點(diǎn)以及違紀(jì)材料等情況一并收集，從而為用人單位提供參考并進(jìn)一步規(guī)范認(rèn)識(shí)檔案管理。最后，針對(duì)此前便已存在的個(gè)人檔案資料，單位應(yīng)主動(dòng)對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充與完善，之后再進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔，以確保認(rèn)識(shí)檔案材料的完整。

（二）真實(shí)準(zhǔn)確是人事檔案管理規(guī)范化的前提條件。作為單位人事檔案管理人員，首先應(yīng)務(wù)必清楚掌握人事檔案資料的收集范圍與條件。與此同時(shí)，針對(duì)哪些材料必須入檔，而哪些材料可選擇性入檔等均應(yīng)做到心中有數(shù)，以避免人事檔案資料搜集工作盲目開展。其次則是針對(duì)入檔材料的真實(shí)性應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，并針對(duì)其中可能造成誤解的材料進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范，如針對(duì)出生年月，便應(yīng)當(dāng)注明是公歷或農(nóng)歷，而關(guān)于崗位調(diào)動(dòng)，則需重點(diǎn)查看是否存在手續(xù)不全的情況。唯有從源頭上嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，方可確保入檔材料的安全與真實(shí)，進(jìn)而確保人事檔案信息的準(zhǔn)確性與權(quán)威性，從而為員工檔案的管理提供可靠依據(jù)。

（三）健全制度是人事檔案管理規(guī)范化的根本保證。任何工作與制度的最終落實(shí)終究在人。因此，為確保單位的人事檔案管理工作逐步往規(guī)范化的方向發(fā)展。作為單位管理者，除了需認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》，以領(lǐng)會(huì)其精神外，尚需根據(jù)該精神并結(jié)合本單位的實(shí)際情況來(lái)制定科學(xué)、合理的人事檔案管理制度，一方面可對(duì)相關(guān)工作人員的日常工作行為起到一定的約束作用，另一方面則能進(jìn)一步確保單位人事管理各項(xiàng)工作的有效落實(shí)，以滿足時(shí)代賦予單位人事管理工作的要求。

（四）信息化是人事檔案管理規(guī)范化的必然趨勢(shì)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)也已全面步入信息化時(shí)代，在此新的時(shí)代背景下，單位的人事檔案管理工作也應(yīng)逐步往信息化的方向發(fā)展。如利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備將人事檔案資料錄入計(jì)算機(jī)，后經(jīng)相關(guān)技術(shù)將其轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，一方面可確保員工信息的實(shí)效性、真實(shí)性與準(zhǔn)確性，且通過建立檔案管理局域網(wǎng)，還將實(shí)現(xiàn)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，進(jìn)而提升檔案的利用效率，以滿足社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制對(duì)人事檔案管理的新要求。

（五）注重人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。關(guān)于單位人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。首先，單位應(yīng)在用人制度方面予以完善，如要求相關(guān)工作人員必須持證上崗等。其次則是合理配置人才并重視高素質(zhì)人才的引進(jìn)。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，當(dāng)前企業(yè)的人員配置已越趨年輕化，因而同時(shí)也應(yīng)注重對(duì)員工的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，以提升其服務(wù)水平與意識(shí)。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，新時(shí)代背景下的單位人事檔案管理也應(yīng)開拓思維方式，并積極利用先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)，以培養(yǎng)出高素質(zhì)的管理人才，進(jìn)而在提升人事檔案信息利用效率與管理水平的同時(shí)促進(jìn)單位的全面發(fā)展。

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