新時期加強(qiáng)企業(yè)船舶產(chǎn)品檔案管理的策略探討

關(guān)華

【摘要】當(dāng)前國內(nèi)很多企業(yè)在思想上還存在著忽視船舶產(chǎn)品檔案管理工作的情況，未安排專職檔案管理人員，各項基礎(chǔ)設(shè)施不完善，未將檔案管理制度落到實處，給船舶產(chǎn)品檔案的利用帶來了不利影響。基于此，本文將簡述新時期加強(qiáng)企業(yè)船舶產(chǎn)品檔案管理的意義，并分析了船舶產(chǎn)品檔案管理中存在的問題，最后有針對性提出了解決的對策。

【關(guān)鍵詞】新時期；企業(yè)船舶產(chǎn)品；檔案管理

新時期，很多企業(yè)開始提高了對船舶產(chǎn)品檔案的重視程度，也設(shè)立了專門的檔案管理部門，安排專業(yè)檔案管理人員。不過從實際工作情況來看，檔案管理人員素質(zhì)與能力還未能達(dá)到規(guī)定要求，導(dǎo)致在船舶產(chǎn)品檔案管理中出現(xiàn)了很多問題，如珍貴的檔案資料收集、整理不及時，信息化管理水平不高等，為船舶產(chǎn)品檔案的利用帶來了不利影響。在信息時代背景下，企業(yè)應(yīng)該在思想上引起高度重視，增強(qiáng)資金投入力度，為船舶產(chǎn)品檔案管理工作創(chuàng)造更好的條件。

一、加強(qiáng)企業(yè)船舶產(chǎn)品檔案管理的意義

企業(yè)船舶產(chǎn)品檔案主要指在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的檔案，包括研制、設(shè)計、建造、試驗、鑒定、驗收、修理等方面的資料，以文字、圖表和聲像等方式進(jìn)行存儲，具備極高的參考與利用價值，能夠?qū)⑵髽I(yè)各項經(jīng)濟(jì)活動如實反映出來，對企業(yè)今后的發(fā)展有很大的促進(jìn)作用。在新時期背景下，企業(yè)要切實加強(qiáng)船舶產(chǎn)品檔案管理工作，盡快轉(zhuǎn)變檔案管理理念，不斷創(chuàng)新檔案管理方法，提升檔案管理的效率，為今后的利用奠定良好的基礎(chǔ)。只有這樣才能真正將船舶產(chǎn)品的價值體現(xiàn)出來，讓企業(yè)未來經(jīng)營活動有可靠參考依據(jù)，能夠在市場經(jīng)濟(jì)中不斷增強(qiáng)自身的競爭力。

二、企業(yè)船舶產(chǎn)品檔案管理存在的問題

（一）思想上缺乏足夠重視。很多企業(yè)對船舶產(chǎn)品檔案管理工作認(rèn)識存在偏差，沒有意識到這項工作的重要性，在實際工作中也未落到實處，不能發(fā)揮出船舶產(chǎn)品檔案應(yīng)有的價值。第一，只為應(yīng)付企業(yè)檔案驗收。對于企業(yè)船舶產(chǎn)品檔案管理工作而言，只有在檔案驗收的時候才會引起重視，在短時間內(nèi)集中開展工作，并獲得一定效果。不過在驗收結(jié)束后，就忽視了檔案管理工作，缺乏長期性與連續(xù)性。第二，一些領(lǐng)導(dǎo)在檔案綜合管理上參與度不夠，沒有真正意識到船舶產(chǎn)品檔案對促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的作用，導(dǎo)致這項工作有領(lǐng)導(dǎo)無計劃，雖然布置有任務(wù)，卻沒有真正落到實處。

（二）船舶產(chǎn)品檔案管理制度不完善?，F(xiàn)階段企業(yè)船舶產(chǎn)品檔案管理工作上還有很多不規(guī)范的地方，第一，未將檔案歸檔制度落到實處，歸檔的范圍與要求不明確。根據(jù)船舶產(chǎn)品檔案范圍與要求，相關(guān)文件、圖紙等紙質(zhì)材料要保證完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，要有清楚的線條與字跡，簽署要完備，能夠滿足長久保存的規(guī)定。不過從實際收集情況來看，制度如同虛設(shè)，很多有價值的船舶產(chǎn)品檔案收集不完整，整理也不及時。因為船舶產(chǎn)品產(chǎn)生的文件、圖紙等資料較多，相關(guān)設(shè)計人員也很多，一份圖紙從開始設(shè)計到完工出圖，需要圖紙設(shè)計、校對、審核和審定人員參與，簽署不能做到完備。圖紙進(jìn)入施工現(xiàn)場以后，通常影響因素眾多，會遇到臨時更改圖紙的情況，但是這些更改過的圖紙歸檔不及時，從而影響了圖紙的準(zhǔn)確性。對此需要企業(yè)盡快完善制度，對相關(guān)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范。

（三）未及時做好船舶產(chǎn)品檔案收集、整理工作。因為很多檔案管理人員對船舶產(chǎn)品檔案收集工作不重視，沒有及時做好相關(guān)文件材料的收集工作，從而導(dǎo)致很多重要文件資料出現(xiàn)損壞或丟失的問題。第一，缺乏規(guī)范的船舶產(chǎn)品檔案管理流程，各種文件資料隨意擺放，比較混亂，歸檔不及時。第二，缺乏科學(xué)的歸檔模式，需要存檔的資料數(shù)量較大，電子檔案收集、歸檔意識不強(qiáng)。第三，船舶產(chǎn)品檔案連續(xù)性與完整性不好，缺乏完整的文件資料，一些文件資料存在著斷章缺頁的情況。第四，船舶產(chǎn)品可靠性不強(qiáng)。檔案管理部門為了應(yīng)付上級檢查，一般模擬前幾年數(shù)據(jù)進(jìn)行評估，造成檔案文件歷史性和真實性受到影響。

（四）船舶產(chǎn)品檔案管理信息化水平不高。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還存在著忽視船舶產(chǎn)品檔案的情況，未真正意識到這項工作的重要性，在上面投入的資金也十分有限。從實際情況來看，一些船舶制造企業(yè)規(guī)模不大，在檔案管理中主要采取資料管理方式或只進(jìn)行了最基本的微機(jī)錄入，通過Excel表格形式來管理，手段不夠先進(jìn)，為檔案開發(fā)與利用帶來了不利影響。而對于規(guī)模較大的船舶制造企業(yè)而言，雖然應(yīng)用了專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，不過隨著網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，造船規(guī)模日益擴(kuò)大，已經(jīng)不能滿足當(dāng)前船舶產(chǎn)品檔案管理信息化發(fā)展要求。

（五）缺乏高素質(zhì)檔案管理人員。通常企業(yè)檔案管理人員待遇不高，船舶企業(yè)也一樣，人員流動比較頻繁，從而導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)知識與崗位技能存在很大差異。從現(xiàn)階段企業(yè)船舶產(chǎn)品檔案管理工作實際情況來看，很多檔案管理人員身兼數(shù)職或者是“半路出家”，未掌握足夠的專業(yè)檔案管理知識，普遍存在著學(xué)歷較低、年齡偏大等情況。此外，很多檔案管理人員缺乏歷史學(xué)、哲學(xué)、圖書館學(xué)、邏輯學(xué)、目錄學(xué)、情報信息學(xué)等與檔案專業(yè)相關(guān)的知識，也未掌握船舶專業(yè)知識、外語知識和計算機(jī)知識，這樣很難真正勝任船舶產(chǎn)品檔案管理工作的需求。

三、加強(qiáng)企業(yè)船舶產(chǎn)品檔案管理的對策

（一）做好檔案宣傳工作，提高重視程度。企業(yè)要重視加強(qiáng)船舶產(chǎn)品檔案管理工作，為今后的利用提供方便，這不僅需要檔案管理人員做好本職工作，還需要企業(yè)全體員工參與進(jìn)來，確保船舶產(chǎn)品檔案管理工作能夠順利開展。尤其是要生產(chǎn)、設(shè)計等部門員工參與進(jìn)來，提高其檔案意識，這樣船舶產(chǎn)品檔案收集才能完整，避免出現(xiàn)遺漏、丟失和損壞的問題，讓檔案有更高利用率，促進(jìn)企業(yè)效益不斷增加。對此，企業(yè)需要做好宣傳工作，讓全體員工都意識到船舶產(chǎn)品檔案的重要性。第一，增強(qiáng)宣傳內(nèi)容的說服力。企業(yè)要大力宣傳檔案法律法規(guī)及各項檔案規(guī)章制度，促使他們將其履行到位。而各項檔案規(guī)章制度是結(jié)合企業(yè)實際情況制定的，通過將其落到實處，能夠為檔案管理工作提供更好的指導(dǎo)。第二，做好檔案利用實例宣傳工作。也就是要加工提供利用的事例，形成生動、鮮活的檔案，體現(xiàn)出在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與管理中的價值與作用，讓人們產(chǎn)生深刻的印象，能夠讓員工對船舶產(chǎn)品檔案有一個全新的認(rèn)識。第三，企業(yè)要利用船舶產(chǎn)品檔案收集與提供利用的宣傳契機(jī)。對于檔案收集與提供利用而言，和圖紙設(shè)計部門設(shè)計人員有著密切的關(guān)系，對此檔案宣傳工作要利用這些有利時機(jī)，做好宣傳工作。在收集船舶產(chǎn)品檔案之前，要以文件、會議等形式，對檔案管理工作的重要性、相關(guān)法規(guī)制度和注意事項等進(jìn)行宣傳，確保能夠為實際工作提供指導(dǎo)，能夠在實踐中得到充分應(yīng)用。而在提供利用的環(huán)節(jié)上，在為檔案利用者提供服務(wù)的基礎(chǔ)上，有針對性開展宣傳工作，增強(qiáng)他們的感受，今后才能給予檔案管理工作更多的支持。endprint

（二）健全船舶產(chǎn)品檔案管理制度。船舶產(chǎn)品檔案涉及內(nèi)容眾多，事項比較復(fù)雜，是一項嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎陂_展船舶產(chǎn)品檔案管理工作的時候，需要嚴(yán)格落實各項規(guī)章制度。對此，企業(yè)要結(jié)合自身實際情況，建立完善的船舶產(chǎn)品檔案管理制度，主要包括檔案的收集、鑒別歸檔、保密保管、查閱等管理制度，這樣檔案管理人員在開展工作的時候，才能真正有章可循、有法可依。檔案管理人員要提高自己的責(zé)任心，在細(xì)節(jié)處做好船舶產(chǎn)品檔案管理工作，落實相關(guān)規(guī)章制度，讓檔案管理工作更加科學(xué)化與制度化，為今后檔案的利用提供便利。

（三）加強(qiáng)船舶產(chǎn)品檔案收集、整理工作。在企業(yè)船舶產(chǎn)品檔案管理工作中，需要重點做好檔案的收集與整理工作，保證檔案資料的完整性和真實性。對此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與圖紙設(shè)計部門所有涉及人員要增強(qiáng)檔案意識，時刻注意收集與完善檔案材料，尤其是及時收集一些高價值的檔案資料，避免出現(xiàn)丟失的情況，這樣企業(yè)的利益才不會受損。為提升船舶產(chǎn)品檔案管理工作水平，需要從以下幾方面做好檔案收集與整理工作。第一，設(shè)計部門和檔案部門領(lǐng)導(dǎo)要統(tǒng)一思想，盡快形成共識，明確各自的檔案歸檔范圍，要通過文件的形式進(jìn)行下發(fā)，讓其有更強(qiáng)的約束力。為將歸檔范圍明確下來，需要從企業(yè)自身實際情況出發(fā)，需要將可能形成的檔案詳細(xì)列舉出來，讓歸檔范圍更加全面，同時按照工作中出現(xiàn)的問題，及時修改與補(bǔ)充，不斷進(jìn)行完善。第二，檔案管理人員要主動和生產(chǎn)技術(shù)人員加強(qiáng)聯(lián)系，及時掌握企業(yè)各項生產(chǎn)活動的具體情況，確保第一時間收集產(chǎn)生的高價值檔案資料。第三，不斷對檔案收集網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行完善，督促各方人員主動收集、整理與自己業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料，提升船舶產(chǎn)品檔案收集的齊全性，經(jīng)整理后盡快妥善保存。

（四）提升船舶產(chǎn)品檔案信息化管理水平。當(dāng)前船舶制造企業(yè)高度重視檔案信息化工作，通過提升檔案管理信息化水平，讓檔案信息資源得到共享，為利用提供方便。為有效共享檔案信息資源，需要將傳統(tǒng)介質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，可以通過數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等，把紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)圖紙和文件數(shù)字化?，F(xiàn)在一些規(guī)模較大的船舶制作企業(yè)出圖方式主要以企業(yè)設(shè)計軟件電腦出圖為主，這些都是珍貴的電子檔案，在施工現(xiàn)場臨時更改信息以后，需要及時在電子圖上更新，在圖紙收集過程中把好關(guān)，提升電子文檔的準(zhǔn)確性。

（五）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。企業(yè)要重視人力資源建設(shè)工作，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)技能，為船舶產(chǎn)品檔案管理工作奠定良好的人才基礎(chǔ)。在進(jìn)入信息時代以后，科學(xué)技術(shù)被應(yīng)用到社會各個層面，企業(yè)也要引起重視，定期開展對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們學(xué)習(xí)到先進(jìn)的信息技術(shù)知識，這樣才能提升船舶產(chǎn)品檔案管理工作效率。同時企業(yè)還要培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新精神、責(zé)任意識，督促他們加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握更多檔案學(xué)理論知識，尤其是懂得一些專業(yè)英語知識，這是由于很多客戶是外籍人員，產(chǎn)品圖紙有很多的英文標(biāo)識。這樣才能滿足新時期船舶產(chǎn)品檔案管理工作的需求，推動企業(yè)健康、長遠(yuǎn)發(fā)展。

四、結(jié)語

總之，新時期企業(yè)要充分認(rèn)識到船舶產(chǎn)品檔案管理工作的重要性，認(rèn)清現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題，盡快采取有效的解決措施，提升船舶產(chǎn)品檔案管理工作的效率，為最大限度發(fā)揮出檔案應(yīng)有價值創(chuàng)造條件。對此，企業(yè)要做好宣傳工作，提升領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的重視程度，并建立起完善的檔案管理制度，不斷增強(qiáng)資金投入，將各種現(xiàn)代化設(shè)備配置齊全，為船舶產(chǎn)品檔案管理工作順利開展創(chuàng)造條件。同時還要做好人才培養(yǎng)工作，從整體上提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力，讓船舶產(chǎn)品檔案管理工作更加有序、規(guī)范開展。

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