淺談對工程項目檔案全過程管控的幾點見解

武大方

【摘要】近年來，隨著社會經濟的快速發(fā)展，我國工程建設項目呈現(xiàn)逐漸遞增趨勢。如何做好工程項目檔案全過程管控，確保工程項目檔案齊全完整規(guī)范，顯得尤為重要。本文從建設單位檔案管理角度出發(fā)，結合工程項目檔案全過程管控的重要性及管控現(xiàn)狀分析等內容，提出幾點見解，進行分析探討。

【關鍵詞】工程檔案；建設單位；檔案管理； 全過程管控

工程項目檔案是指經過鑒定、整理并歸檔的項目文件，包含建設項目在立項、審批、招投標、勘測、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。做好工程項目檔案全過程管控，是確保工程項目檔案齊全完整的必要措施，也是為建設單位后期改擴建、大小修等工作提供原始依據參考的基礎保障。

一、工程項目檔案全過程管控的重要性

工程項目檔案是建設項目工程質量的重要佐證材料，也是建設單位后期改擴建、大小修工作的重要原始依據參考。要確保工程項目檔案真實、齊全、完整、有效，才能做好工程項目檔案專項驗收及工程竣工驗收工作，進而將檔案管理工作運用到建設項目生產運營中去，使“死檔案”變成“活的企業(yè)財富”。如果沒有做好工程項目檔案全過程管控工作，極易出現(xiàn)項目文件保存不齊全、文件內容不符合歸檔要求等情形。尤其在項目尾工期間，隨著參建單位相關技術人員調離崗位參與其他新建工程，項目文件的收集和整改會更加復雜、困難，出現(xiàn)的“補做檔案”現(xiàn)象也不符合工程建設項目檔案真實性要求。

二、工程項目檔案全過程管控的現(xiàn)狀

雖然近年來政府及相關單位對于工程項目檔案管理工作開始重視，但部分項目參建單位還是會有“重工程進度、輕檔案管控”的思想，加之部分項目檔案管理人員業(yè)務水平有限，對項目檔案過程管控缺乏管理經驗，導致工程項目檔案在全過程管控方面還存在一些困難，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是項目前期階段建設單位沒有設立專門的檔案管理部門或機構，檔案管理職責權限劃分不清晰，導致各責任部門“各自為政”，前期管理性文件分散存放，極易丟失。二是項目施工階段各參建單位習慣性按照各自的經驗來自行制定表格形式及填報內容，忽視了行業(yè)是否出臺新的規(guī)范性文件及本工程項目文件格式要求。三是項目施工階段各參建單位對檔案管理分類歸檔整理規(guī)范理解有沖突，容易出現(xiàn)分類不準確的情形。比如隱蔽施工驗收記錄是單獨組卷還是作為檢驗批記錄的附件部分組卷的問題等。四是各參建單位資料員職責不清晰，部分參建單位為節(jié)約成本，招聘的資料員僅負責文件收發(fā)流轉、存放工作，后期的工程竣工檔案則由各專業(yè)專工進行整理、分類、移交工作，而建設單位檔案管理部門的檔案業(yè)務指導工作只停留在參建單位資料員層面，導致工程竣工檔案整理整體質量不高。五是部分項目工程參建單位“重工程進度、輕檔案管理”的思想還比較嚴重，導致工程項目文件的形成與項目施工進度不同步，工程竣工后出現(xiàn)“回憶錄”式補竣工文件或文件收集移交不完整等情形。

三、對工程項目檔案全過程管控的幾點見解

做好工程項目檔案的全過程管控工作，不僅是我們檔案管理人員的職責，我們還應當將各參建單位負責人及專工納入管控責任人范圍，把好工程項目檔案質量關。想做好工程項目檔案的全過程管控工作，要注重做好以下幾點：

一是建立健全工程項目檔案管理體系。在項目管理前期，劃分公司組織架構時即確定檔案管理職責部門或機構，并根據各部門職責劃分，設立檔案管理領導小組，確定各部門及各參建單位檔案管理三級網絡體系及人員名單并及時進行調整，建立工程項目檔案管理人員QQ群或者微信群，保持信息傳遞暢通。細化檔案管理職責劃分、文件收集范圍及歸檔要求，參與工程項目合同檔案條款內容編制工作，設立參建單位檔案保證金，制定檔案管理考核制度及檔案突發(fā)事件應急處理辦法、督促監(jiān)理單位根據行業(yè)規(guī)范及早制定監(jiān)理典表和單位工程匯總表、規(guī)范工程名稱及用詞等，確保檔案管理工作正常有序開展。

二是充實檔案管理人員隊伍。根據各部門和參建單位實際情況，設立專兼職檔案員并及時調整更新。積極了解各參建單位項目檔案管理流程，并組織參建單位各專業(yè)專工及資料員參加檔案專業(yè)培訓，積極了解檔案管理行業(yè)新動態(tài)、新規(guī)范。提高工程項目檔案管理人員整體業(yè)務能力。

三是加大檔案經費投入。工程建設初期，參建單位一般都是使用彩板房進行臨時辦公，辦公用房比較緊張的前提下，要優(yōu)先滿足檔案庫房需求，確保工程項目文件不出現(xiàn)亂堆亂放、丟失等情形，并積極做好檔案庫房“八防”工作。檔案信息化建設搭建方面，也應做好基建MIS系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接工作，方便今后檔案管理工作正常開展。檔案培訓方面，加大培訓經費投入，比如組織各參建單位資料員進行互查互學，并組織行業(yè)內檔案專家進行培訓指導等，提前打好工程竣工驗收檔案管理攻堅戰(zhàn)。

四是加強項目文件過程管控工作。做好檔案管理的“三納入”“四參加”“四同步”工作。檔案人員要積極參與工程周例會，了解工程整理施工進度，調動參建單位各專業(yè)專工及資料員對檔案管理的重視意識，定期組織檔案管理互查互學工作，對施工過程中形成的文件不符合檔案管理要求的，要及時組織各參建單位整改解決，未進行整改的，拒付工程進度款。在工程收尾階段，及時跟進參建單位檔案收集、整理進度情況，確保檔案收集齊全完整。

【參考文獻】

[1]火電建設項目文件收集及檔案整理規(guī)范DL/T241-2012.endprint