淺談國(guó)有企業(yè)秘書(shū)工作的方式方法

羅宇

【摘要】許多國(guó)有企業(yè)發(fā)展外部形勢(shì)復(fù)雜多變，社會(huì)各界對(duì)國(guó)企關(guān)注度高，作為中樞機(jī)構(gòu)的辦公室秘書(shū)，必須注重工作的方式與方法，加強(qiáng)對(duì)外協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)，保證企業(yè)決策部署的貫徹落實(shí)和整體工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

【關(guān)鍵詞】國(guó)有企業(yè)；秘書(shū)工作；方式方法

當(dāng)前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活正在發(fā)生復(fù)雜而深刻的變化，國(guó)有企業(yè)也正在發(fā)生復(fù)雜和深刻的變革，不確定因素增多，做好秘書(shū)工作的難度明顯增大。從秘書(shū)工作自身來(lái)看，與日益發(fā)展變化的內(nèi)外部形勢(shì)相比，與企業(yè)日益復(fù)雜多變的決策需要相比，與各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層的高素質(zhì)和工作需要相比，秘書(shū)應(yīng)在認(rèn)識(shí)能力、知識(shí)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面繼續(xù)努力。

一、國(guó)企秘書(shū)工作面臨的形勢(shì)與挑戰(zhàn)

（一）企業(yè)外部宏觀政策環(huán)境變化。企業(yè)改革發(fā)展在短時(shí)間內(nèi)出現(xiàn)許多新情況、新問(wèn)題，一些已有決策、政策的實(shí)施周期變短，一些已有經(jīng)驗(yàn)、規(guī)律的推廣應(yīng)用面變窄，需要我們不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，適應(yīng)新形勢(shì)、新變化。

（二）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)歷知識(shí)水平較高。領(lǐng)導(dǎo)高學(xué)歷、高智商、年輕化、學(xué)者化的特點(diǎn)，決定了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)工作要求很高，為領(lǐng)導(dǎo)提供高質(zhì)量服務(wù)的難度加大。調(diào)查研究和文稿起草過(guò)程中需要考慮的因素變多，我們要在更大范圍內(nèi)、更廣闊的空間里、更高的層次上發(fā)現(xiàn)和解剖問(wèn)題，在謀劃發(fā)展方面發(fā)揮更為重要的作用。

（三）企業(yè)信息文字交流渠道變寬。通過(guò)報(bào)紙、電視、網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)等渠道獲取信息成本低廉而迅速，為領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，需要秘書(shū)人員掌握更全面、更詳細(xì)、更豐富的信息。封閉式的材料組織模式，以點(diǎn)帶面為主的信息調(diào)研方式，單向線(xiàn)性的督查督辦方式等，越來(lái)越難以反映企業(yè)紛繁復(fù)雜的變化情況，越來(lái)越難以滿(mǎn)足領(lǐng)導(dǎo)日益提高的工作要求。

二、國(guó)企秘書(shū)工作的幾點(diǎn)要求

（一）政治上要素質(zhì)過(guò)硬。秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，服務(wù)是秘書(shū)工作的基本特征，只有通過(guò)高質(zhì)量的服務(wù)才能體現(xiàn)秘書(shū)的價(jià)值，而要想服務(wù)好，就必須具備提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的政治素質(zhì)和能力。素質(zhì)和能力來(lái)源于學(xué)習(xí)。要通過(guò)持之以恒的學(xué)習(xí)，學(xué)會(huì)從政策上考慮問(wèn)題，從全局上觀察問(wèn)題，從事物的內(nèi)在聯(lián)系上分析問(wèn)題。

（二）工作要勤奮上進(jìn)。能夠到辦公室工作、在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，這本身就是領(lǐng)導(dǎo)的信任和組織的培養(yǎng)，因此做秘書(shū)工作沒(méi)有不勤奮工作的理由。秘書(shū)工作的性質(zhì)決定了秘書(shū)必須做到召之即來(lái)，任何時(shí)候都能以飽滿(mǎn)的熱情領(lǐng)受任務(wù)，執(zhí)行使命。所以懶人做不了秘書(shū)，秘書(shū)不能偷懶。

（三）辦事要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。秘書(shū)工作最忌浮躁，想當(dāng)然。工作失誤不單是秘書(shū)個(gè)人的問(wèn)題，也直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)的工作，有可能會(huì)打亂領(lǐng)導(dǎo)的工作秩序。因此，秘書(shū)要盡可能把問(wèn)題想在前面，辦事一絲不茍，不放過(guò)任何一個(gè)細(xì)節(jié)，不因事多而畏難，不因事小而不為，不因事繁而外推。

三、做好企業(yè)秘書(shū)工作的具體方式方法

（一）找準(zhǔn)角色定位，充分發(fā)揮參謀助手作用。深入調(diào)查研究。高度關(guān)注與企業(yè)發(fā)展、員工利益緊密相關(guān)的重點(diǎn)、熱點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題，深入基層一線(xiàn)開(kāi)展調(diào)研，撰寫(xiě)高水平的調(diào)研報(bào)告，及時(shí)反映基層和員工群眾的真實(shí)情況、建議和意見(jiàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要參考。抓好材料起草。文字材料水平高低是衡量辦公室工作優(yōu)劣的重要標(biāo)準(zhǔn)。以領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意、基層認(rèn)同和具有針對(duì)性、指導(dǎo)性為目標(biāo)，在構(gòu)思上推陳出新，在語(yǔ)言上吐故納新，仔細(xì)推敲，反復(fù)修改，保證辦公室起草的每一篇材料都是有思想的精品。強(qiáng)化信息工作。不斷完善信息溝通傳遞機(jī)制，健全信息報(bào)送網(wǎng)絡(luò)，充分挖掘信息資源，總結(jié)提煉各單位的特色和亮點(diǎn)，善于捕捉員工群眾關(guān)注的熱點(diǎn)，及時(shí)跟蹤、準(zhǔn)確把握、充分反映企業(yè)發(fā)展的總體狀況和各項(xiàng)重點(diǎn)工作的進(jìn)展情況。

（二）圍繞重點(diǎn)工作，強(qiáng)化綜合協(xié)調(diào)功能。加強(qiáng)督查督辦。把企業(yè)年度確定的和每一階段確定的重點(diǎn)工作，以及黨委會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)碰頭會(huì)所確定的事項(xiàng)，作為辦公室跟蹤督查催辦的重點(diǎn)，切實(shí)加強(qiáng)督辦檢查，確保及時(shí)落實(shí)到位。做好公文運(yùn)轉(zhuǎn)工作。嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和要求，認(rèn)真審核報(bào)送的公文和流轉(zhuǎn)的文件，重點(diǎn)對(duì)政策的符合性、文字的準(zhǔn)確性、格式的規(guī)范性進(jìn)行把關(guān)。跟蹤公文運(yùn)轉(zhuǎn)，及時(shí)催辦，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的規(guī)范有序、高效無(wú)誤。做好機(jī)要保密工作。學(xué)習(xí)、吃透保密相關(guān)法律法規(guī)，切實(shí)增強(qiáng)保密意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)文件資料和涉密移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)的管理，嚴(yán)格按照規(guī)定統(tǒng)一清理涉密載體，強(qiáng)化涉密計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防范和保密管理，確保國(guó)家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的絕對(duì)安全。

（三）樹(shù)立精品意識(shí)，提高服務(wù)保障能力。加強(qiáng)重大活動(dòng)、會(huì)議的組織協(xié)調(diào)工作。現(xiàn)在，一些國(guó)企發(fā)展很快，關(guān)心企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)單位以及社會(huì)各界很多，企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)和協(xié)調(diào)工作也非常多，對(duì)重大活動(dòng)和會(huì)議必須超前謀劃，周密安排，精心組織，明確責(zé)任，狠抓落實(shí)，確保不出差錯(cuò)。加強(qiáng)機(jī)關(guān)事務(wù)和接待管理。機(jī)關(guān)事務(wù)工作要以保障機(jī)關(guān)高效運(yùn)轉(zhuǎn)為目標(biāo)，在提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率上下功夫，及時(shí)為各部門(mén)排憂(yōu)解難。接待工作非常重要，關(guān)系著企業(yè)的形象，要本著熱情、周到、節(jié)約、得體的原則做好。加強(qiáng)公共關(guān)系工作。一些國(guó)企承擔(dān)著經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)三大責(zé)任，與社會(huì)各界的關(guān)系十分密切，也離不開(kāi)各方面的支持和理解。辦公室秘書(shū)要正確地協(xié)調(diào)、處理好與用戶(hù)、供應(yīng)商、政府、社區(qū)、媒體等關(guān)系，構(gòu)建企業(yè)與相關(guān)方良性互動(dòng)的格局。

綜上所述，企業(yè)辦公室秘書(shū)肩負(fù)著決策參謀的重要職責(zé)，只有緊緊圍繞中心工作，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀，把“想得早、想得深、想得全、想得遠(yuǎn)”作為追求的目標(biāo)，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性和預(yù)見(jiàn)性，才能不斷提高科學(xué)參謀、以文輔政的水平。

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