淺談做好文秘工作促進檔案管理的重要性

仲莉

【摘要】檔案是過去工作和歷史的記錄，是歷史的真實憑證，是第一手的參考資料。無論企業(yè)規(guī)模大小，文檔數(shù)據(jù)對于企業(yè)經(jīng)營的重要性不言而喻。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，必然會日積月累產(chǎn)生大量有價值的文檔。做好文秘工作可使這些文檔為企業(yè)的有效運轉(zhuǎn)提供重要的借鑒和參考，也將是企業(yè)宣傳教育的生動素材。

【關(guān)鍵詞】文秘工作；真實憑證；檔案管理

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，有效整理企業(yè)的內(nèi)部資料，并通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進行挖掘分析，將會給企業(yè)創(chuàng)造巨大的利潤和財富。然而很多企業(yè)對于這些珍貴的歷史財富并沒有給予足夠的重視和有效的整理，一旦發(fā)生文檔丟失、機器損壞以及員工離職，甚至是某些人惡意刪除、誤刪除等行為，將會導致文檔數(shù)據(jù)的徹底丟失，有時候?qū)o企業(yè)造成不可挽回的重大損失。

文秘工作是以領(lǐng)導機關(guān)工作有效運轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為領(lǐng)導機關(guān)當好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。首先，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。其次，檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。再次，由于文秘人員工作的特殊性，在很大程度上更便于對各式文件資料及信息進行收集、分類，做好檔案歸卷的前期基礎(chǔ)性工作?！稒n案法》中明確規(guī)定：“文書部門立卷”的問題，主要是要求做好平時歸卷工作，關(guān)鍵在于“及時”兩字，對于檔案資料，要及時收集、及時分類，切忌拖拉積壓。

文秘部門要加強檔案管理，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的同步發(fā)展，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，應(yīng)從以下幾個方面入手。

一、文秘人員要提高對檔案收集工作重要性的認識

檔案工作的出發(fā)點和根本目的，就是收集齊全和科學管理檔案，最大限度地滿足工作需要。文秘工作的特殊性決定了比他人更容易接觸更多重要的檔案數(shù)據(jù)，文秘工作人員對檔案工作的重視程度關(guān)乎檔案的數(shù)量和質(zhì)量。豐富的檔案，能更好地發(fā)揮作用，為企業(yè)的發(fā)展充分提供利用職能。文秘工作者要不斷提高對檔案管理工作的重視程度，不斷提高檔案管理的科技含量，不斷加強自身的學習，努力掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，提高現(xiàn)代化管理形勢下的業(yè)務(wù)能力，不斷適應(yīng)信息化社會的需要。

二、加快檔案信息化建設(shè)，提高檔案工作現(xiàn)代化水平

隨著以互聯(lián)網(wǎng)和云計算為代表的網(wǎng)絡(luò)時代與大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理現(xiàn)狀已不能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展需要，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的中心向檔案管理信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移。只有改變傳統(tǒng)的檔案保管、利用、檢索方式，建立健全適合檔案的現(xiàn)代化管理模式，才能避免檔案管理工作脫離社會，避免檔案機構(gòu)變成純粹博物館式的收藏機構(gòu)。要加強基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，在建立科學的檢索體系方面下功夫。尤其要加強機讀目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，不斷適應(yīng)信息化、現(xiàn)代化管理的需要，實現(xiàn)從手工檢索向計算機檢索的全面過渡。

三、及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作

隨著檔案管理信息化的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的逐步推進，統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺整合檔案，最大限度實現(xiàn)信息資源共享成為必然的趨勢。文秘部門要主動介入本單位辦公自動化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導工作和決策服務(wù)的科學性和安全性。同時要在現(xiàn)有技術(shù)狀態(tài)下根據(jù)查閱需要，先選擇部分常用、珍貴的檔案進行掃描，使其能全文瀏覽；然后根據(jù)客觀的人力、物力和財力情況，有針對性、有計劃性、有重點性地逐步實現(xiàn)原有檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。

四、建立健全檔案管理的保障制度

制度建設(shè)是做好檔案工作的基礎(chǔ)。由于檔案材料形成的部門不同，形成的時間也不同，這就給及時、全面收集材料增加了難度。建立各項規(guī)章制度并保證其實施，是檔案工作得以順利進行的一項根本措施。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。只有不斷建立健全這些規(guī)章制度，才能最大限度地保障檔案的收集、整理、保管、利用各項工作順利進行，使檔案工作有章可循、逐步規(guī)范，走上良好的發(fā)展道路。

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，文秘人員如何以高度的職業(yè)責任感和敬業(yè)精神，與檔案管理工作規(guī)范銜接，實現(xiàn)真正意義上的“文檔一體化”，應(yīng)該是辦公自動化全面實現(xiàn)以后進行的一項重要課題。如果說在文檔一體化管理中，文件收集是基礎(chǔ)，規(guī)范整理是手段，綜合利用是目的，那么文秘人員就是連成這一先進管理程序的絲線，是一個非常重要而不可替代的環(huán)節(jié)。文秘工作人員對檔案工作要有高度的認識，不斷轉(zhuǎn)變思想觀念，持續(xù)改進檔案管理，積極為單位發(fā)展提供真實可靠的有用信息，使檔案管理工作在現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)的大潮中發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。endprint