試述如何將綜合辦公室管理工作做好

吳燕

【摘要】諸暨市暨陽街道綜合辦公室管理工作的開展正面臨新時期的挑戰(zhàn)，因此暨陽街道胡堅華推薦使用全新的管理理念與管理設(shè)備，摒棄傳統(tǒng)的管理模式，建立橫向辦公室管理體系，從而發(fā)揮綜合辦公室的作用，提高綜合辦公室管理工作的效果與質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】綜合辦公室；管理工作；理念；設(shè)備；規(guī)章制度

傳統(tǒng)的綜合辦公室管理工作模式及理念，已經(jīng)無法滿足新時期街道綜合辦公室管理工作的需求。因此，只有積極更新管理理念、提升辦公室管理人員綜合素質(zhì)，才有助于做好綜合辦公室管理工作。

一、暨陽街道綜合辦公室管理工作狀況

（一）管理理念和新形勢脫軌。受新形勢的影響，上級部門工作職能正在發(fā)生改變，這就直接對綜合辦公室造成了影響。例如，全新的辦公軟件需要管理人員學(xué)習(xí)新的技術(shù)知識等。當(dāng)前，綜合辦公室管理工作存在管理人員素質(zhì)理念落后、綜合能力不足等問題。受到傳統(tǒng)縱向管理體制影響，一個領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)管1—2個工作人員的模式已經(jīng)不再符合新形勢，取而代之的是橫向大量人才管理模式，但這給管理工作增加了難度。另外，綜合辦公室工作人員的工作、管理思維還沒有及時轉(zhuǎn)變，采用的縱向管理模式不僅降低了工作的效率，還影響了工作質(zhì)量。加上缺乏激勵及績效考核機制，因此員工工作積極性較低，影響了綜合辦公室管理工作的開展效率。

（二）辦公室管理人員專業(yè)綜合素質(zhì)不足。做好辦公軟件技術(shù)、溝通技巧、執(zhí)行能力、理解能力等提升，有助于完成各項管理工作。但是，暨陽街道綜合辦公室管理人員的年齡相對較大，對新知識、新技術(shù)缺乏學(xué)習(xí)的積極性，也無法及時接受新鮮事物，所以在新知識、技能的掌握與運用方面相對不足。因此，就使得綜合辦公室員工專業(yè)管理素質(zhì)出現(xiàn)不足。

（三）設(shè)備和觀念發(fā)展步伐失調(diào)。綜合辦公室管理工作設(shè)備對工作質(zhì)量產(chǎn)生了一定的影響作用。受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)、信息技術(shù)等的影響，如果辦公室管理工作設(shè)備更新?lián)Q代時代過緩，那么就會被時代的發(fā)展潮流席卷到海洋的深處，從而就會降低綜合辦公室工作的能力與水平。另外，當(dāng)前社會的辦公室管理發(fā)展觀念正在不斷進步，設(shè)備的更新與資金的投入也會受到設(shè)備資源管理觀念的影響，如果辦公室管理觀念落后，人們就會滿足于管理現(xiàn)狀，故步自封，影響綜合辦公室工作開展效果。

二、胡堅華推薦做好綜合辦公室管理工作的措施

（一）主動吸收、更新管理觀念。新時期涌現(xiàn)的全新事物與觀念已經(jīng)對社會的發(fā)展造成了極大的影響，因此綜合辦公室在開展管理工作的時候就應(yīng)該積極吸收全新的管理理念，摒棄落后的管理觀念，發(fā)揮綜合辦公室管理工作的實際作用，解決管理工作發(fā)展問題。通過更新管理觀念，有助于激發(fā)工作員工的積極性，活躍街道綜合辦公室工作的氛圍，建立良好的辦公室工作環(huán)境。因此，胡堅華認(rèn)為，街道綜合辦公室要基于本身發(fā)展?fàn)顩r，主動吸收橫向管理先進觀念，積極優(yōu)化自身的管理理念及工作模式，調(diào)動全員服務(wù)意識及工作積極性，從而做好綜合辦公室管理工作。

（二）建立健全綜合辦公室規(guī)章制度。首先，要基于日常工作制度出發(fā)，建立健全綜合辦公室規(guī)章制度。在工作管理中，要推行個人責(zé)任制，確定員工承擔(dān)的責(zé)任、職責(zé)與義務(wù)，將任務(wù)要求落到實處。另外，要為全員樹立“團隊合作”精神，鼓勵辦公室工作人員“互相幫助，共同進退”，從而提高工作效果。其次，制定合理的工作程序。根據(jù)崗位所對應(yīng)的職責(zé)要求，制定有針對性的規(guī)章管理辦事制度，確保工作的有序性。若綜合辦公室工作程序出現(xiàn)問題，就會增加工作的難度與復(fù)雜程度，這樣就會導(dǎo)致“事半功倍”的現(xiàn)象發(fā)生，這不僅會影響員工工作積極性，還會降低綜合辦公室綜合效率。因此可以把員工的日常表現(xiàn)與獎金、懲罰等結(jié)合在一起，實行獎懲機制，這樣與員工自身的利益結(jié)合在一起，員工就自然養(yǎng)成了自我監(jiān)督的意識，使規(guī)章制度的實施起到效果。最后，要激發(fā)綜合辦公室工作人員積極性，通過獎罰制度、績效薪酬制度的建立，激發(fā)員工工作的斗志與積極性，并且也可以對員工的工作行為與懈怠態(tài)度進行一定的整治。這有助于改善綜合辦公管理工作的質(zhì)量。

（三）對辦公室員工進行綜合培訓(xùn)。上級部門要為街道綜合辦公室工作人員提供培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的機會，向所有員工普及計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)的使用方法；安排專家教授傳授溝通、交流的工作技巧及現(xiàn)代管理理念與相關(guān)專業(yè)知識；及時讓員工樹立“終身學(xué)習(xí)”的意識。另外，要主動招聘應(yīng)屆大學(xué)生等補充綜合辦公室管理人才數(shù)量，從而全面提升街道綜合辦公室工作人員的整體專業(yè)綜合素質(zhì)，確保相關(guān)工作的順利開展。

（四）更新綜合辦公室設(shè)備。辦公室要按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置檔案庫房、閱覽室、檔案人員辦公室，做到庫房、閱覽室、辦公室三分開，按照有電腦，有檔案柜，有溫濕計，有防火、防潮、防高溫器材，有防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防光、防有害氣體、防蟲設(shè)施等“五有”要求，做好庫房的安全管理工作，并根據(jù)新時期管理理念，積極引進計算機設(shè)備、計算機軟件等，實現(xiàn)設(shè)備的更新?lián)Q代，滿足辦公室管理工作的實際需求。

三、結(jié)語

街道綜合辦公室承擔(dān)著重要的基層管理工作，所以要積極更新管理理念、提升全員綜合素質(zhì)水平等，才有助于提高綜合辦公室管理工作水平，發(fā)揮綜合辦公室的工作職能，為群眾提供更好的服務(wù)質(zhì)量。

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