少先隊輔導(dǎo)員怎樣歸檔整理工作資料

浙江省湖州市長興縣少先隊副總輔導(dǎo)員 王曉冬

少先隊輔導(dǎo)員怎樣歸檔整理工作資料

浙江省湖州市長興縣少先隊副總輔導(dǎo)員 王曉冬

每學(xué)年結(jié)束，少先隊輔導(dǎo)員都有一項很重要的工作要做，那就是工作資料檔案的整理與存檔。

有些少先隊輔導(dǎo)員由于平時沒有科學(xué)管理工作資料和活動素材的習(xí)慣，常會在迎接期末各類檢查

時手忙腳亂。為避免這種狀況的出現(xiàn)，少先隊輔導(dǎo)員要在日常工作中，養(yǎng)成科學(xué)合理地歸檔整理工作資料的習(xí)慣，并逐步實現(xiàn)少先隊檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化。

加強少先隊檔案的管理，既是少先隊工作的重要內(nèi)容，也是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。

為了便于日常查找與歸檔有關(guān)資料，我建議輔導(dǎo)員們不妨先從以下幾個方面入手：（以下所述主要是電腦資料的存檔，整理書面檔案時也可借鑒下列做法。）

一、文字資料的整理方法

1.按大類別分文件夾存放，以字母開頭。

輔導(dǎo)員可將工作資料按少先隊組織建設(shè)、陣地建設(shè)、常項工作、特色活動、各類記錄、活動宣傳等幾大類來區(qū)分，并以字母開頭命名（如下圖），分別建立文件夾，并規(guī)范排序，資料就能快速找到。

2.在各類文件夾下設(shè)置子文件夾，將資料按年份存放。

比如，打開“主題活動類”文件夾后的子文件夾，可以看到，歷年的主題活動都按年份順序歸類，并分文件夾存放。輔導(dǎo)員可以用這種方法，將同一大類下的資料按年份再歸類。這樣，一年下來，所有主題活動都在其中。此外，還有兩個方法，輔導(dǎo)員可以把每項活動的方案、照片放在一起，歸類放置，也可以把活動照片單獨放置。

3.給單個文檔命名要加上時間代碼。

輔導(dǎo)員在給單個文檔命名時，要加上存檔的時間或活動舉辦的時間（如下圖所示），這種命名方式特別適合信息稿這種類型的文件。這樣，即使是多年以后，輔導(dǎo)員也可迅速地查找到某個資料。當(dāng)輔導(dǎo)員找不到所需的活動資料時，只要記得是何年何月開展的活動或創(chuàng)建的文檔，再搜索“文件名”，就可以找到所需資料。如果是隊員的稿件，則需將作文紙、信紙貼在與其相同大小的紙上，用鋼筆或簽字筆寫好說明文字。

二、照片文件的整理方法

在日?；顒又?，輔導(dǎo)員經(jīng)常用手機或數(shù)碼相機拍攝照片。如果僅僅是存檔記錄，就不需要單張存放,可將它們粘貼在A4紙上。每次活動后將四到六張照片粘貼在一張紙上，這樣一目了然，便于查找。

每年年終，輔導(dǎo)員可打印一本活動照片集，裝訂好后存放在檔案室，也可以在隊室里展示重要活動的圖片檔案。

三、隊員作品的整理方法

少先隊大隊在開展手抄報、小制作、繪畫作品等征集活動后，除要保存部分優(yōu)秀作品外，輔導(dǎo)員還可把隊員們的投稿作品（非電子稿類）拍成照片存檔。少先隊大隊部保存的紙質(zhì)稿可能會發(fā)黃或遺失，但用這種方法保管的作品會清晰且色澤鮮明。

輔導(dǎo)員通過以上方法保存日常工作中的活動資料，在每一學(xué)年結(jié)束后，還要刪除重復(fù)資料或補充遺漏資料。除保存原始作品外，輔導(dǎo)員還可將電子資料進(jìn)行書面保存。具體可參考以下檔案管理要點：

1.規(guī)范。統(tǒng)一用A4紙打印電子資料。

2.完整。輔導(dǎo)員要及時整理資料，確保每項檔案的完整，每學(xué)年裝訂一次。

3.準(zhǔn)確。輔導(dǎo)員要確保檔案準(zhǔn)確無誤。

4.及時?；顒咏Y(jié)束后，輔導(dǎo)員要盡快將活動內(nèi)容寫成文字資料。不能將資料隨便亂放，以防遺失。輔導(dǎo)員還要及時將活動檔案按種類、名稱、級別等分類，進(jìn)行初步整理并分冊放置，待學(xué)年結(jié)束后裝訂成冊。

5.全面。凡是活動資料，如大會的議程、相關(guān)人員的發(fā)言稿件以及一些必要的參考材料等，輔導(dǎo)員都應(yīng)一并放進(jìn)檔案盒，以便真實、客觀地反映和記錄活動的整體情況。

6.排序。輔導(dǎo)員要將一學(xué)年的資料按種類、內(nèi)容、時間進(jìn)行統(tǒng)一排序，并編排頁碼。

7.裝冊。輔導(dǎo)員要在整理好的資料首頁附目錄并加封皮，然后裝訂成冊，并分別裝入相應(yīng)的檔案盒內(nèi)。

8.成檔。輔導(dǎo)員要在檔案盒上標(biāo)明檔案的分類名稱，并寫清需保存的年限等，在末頁上寫清立卷人和立卷時間，以便查找。

（欄目編輯 王曉穎）