淺論電子文件的保管

楊 慧 / 中國聯(lián)通天津市分公司

淺論電子文件的保管

楊 慧 / 中國聯(lián)通天津市分公司

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公領(lǐng)域的普及應(yīng)用，許多企事業(yè)單位相繼建立了局域網(wǎng)，實(shí)施了辦公自動(dòng)化，直接在計(jì)算機(jī)上擬寫、發(fā)送和接收文件材料，使得越來越多的文件、記錄、信息以數(shù)字的方式產(chǎn)生和存在，由此也產(chǎn)生了大量的電子文件。如何穩(wěn)定、可靠地保管這些記錄人類活動(dòng)的最直接、最真實(shí)和最原始的數(shù)字信息，保證它們的長期可讀性是擺在我們面前的嚴(yán)峻問題。本文從電子文件的特征，電子文件的產(chǎn)生背景，我國電子文件的管理現(xiàn)狀及企業(yè)電子文件的實(shí)現(xiàn)方式入手，對威脅電子文件保管的因素進(jìn)行了逐一分析，討論了緩解這一危機(jī)要采取的方法及技術(shù)策略，確保在保管期限中的電子文件保持其可用性、可存取性、可理解性，最后，提出了電子文件保管的管理措施。

電子文件；保管；措施

1.威脅電子文件保管的因素分析

1.1 技術(shù)進(jìn)步對文件可讀性的影響

比各種載體的腐壞更快的是技術(shù)的過時(shí)。大多數(shù)電子文件以編碼形式存在，需要特定的軟件來激活它們，這些程序（或者它們運(yùn)行的軟、硬件環(huán)境）一旦過時(shí)，依賴于它們的電子文件就會(huì)無法讀取。因此，技術(shù)淘汰要比載體的腐壞對電子文件的保存與存取，具有更大的威脅。

與紙質(zhì)文件、檔案相比，電子文件是以數(shù)字化信息形態(tài)存在的，平常在計(jì)算機(jī)顯示器或在打印硬拷貝上所見的只是電子文件的某種輸出形態(tài)，它在物理介質(zhì)上的存儲(chǔ)形態(tài)完全不同于其邏輯顯示，具體存儲(chǔ)方法依存儲(chǔ)介質(zhì)的特性而定。如在磁介質(zhì)上以一定的剩磁強(qiáng)度來表示，在光盤上是以1μm大小的凹坑來標(biāo)記的。為保證這些以數(shù)字化形態(tài)存儲(chǔ)的信息能夠被讀取、理解，必須依靠相應(yīng)的讀取、顯示等軟硬件設(shè)備，并保存相關(guān)參數(shù)，這就增加了文件保管的技術(shù)難度。

1.2 多樣化的格式對文件可讀性的影響

電子文件的數(shù)字化編碼記錄是人眼無法直接識(shí)讀的，也不能被人直接閱讀理解，如果表示信息內(nèi)容的數(shù)據(jù)以及與這些數(shù)據(jù)有關(guān)的信息不按一定規(guī)則進(jìn)行編排，則這些數(shù)據(jù)僅是一些無法讓人理解的字節(jié)流。因此，人們利用文件格式來表示數(shù)據(jù)在載體上的安排與布局。不同類型的文件一般都是用擴(kuò)展名來區(qū)別的，文件類型不同，意味著文件格式不同，在處理時(shí)所用到的軟件也不相同。

人們在日常事務(wù)處理中使用各種軟件形成了各種格式的文件，但某個(gè)軟件識(shí)別文件的能力是有限的，即同一軟件并非都可以讀出多種格式的文件，各種格式之間也常常是不兼容的。例如，.doc、.rft、.pdf、.tif、.jpg、.bmp 等。

可見，為了便于利用而開發(fā)出的各類軟件與多樣化的格式，在信息技術(shù)日新月異的環(huán)境中，已經(jīng)演變成為危及電子文件可讀的主要因素。

為此，如何保管與維護(hù)電子文件，使之信息內(nèi)容永遠(yuǎn)處于可用、可存取、可理解的狀態(tài)？如何利用先進(jìn)的技術(shù)、科學(xué)的管理、嚴(yán)密的制度維護(hù)電子文件的真實(shí)、可靠，保證電子文件存儲(chǔ)、傳輸過程的安全、保密以及如何提高工作人員的素質(zhì)等都是電子文件保管中必不可少的基本條件。

2.電子文件保管中的管理措施

2.1 建立電子文件全過程管理制度

電子文件從形成到開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清、制度不明、考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實(shí)性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，對保證電子文件原始性、真實(shí)性和完整性就顯得非常重要。如建立嚴(yán)格的歸檔制度，及時(shí)對電子文件進(jìn)行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔要求等都要明確無誤地作出規(guī)定；再如電子檔案的利用雖有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動(dòng)，也會(huì)給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此，必須建立電子文件的開發(fā)利用制度。

2.2 加強(qiáng)對電子文件制作和維護(hù)人員的管理

電子文件的產(chǎn)生，改變了紙質(zhì)檔案保管人員單一的社會(huì)關(guān)系。首先，電子文件保管人員和文件形成部門人員的關(guān)系密切了。由于電子文件的保管要貫穿在其整個(gè)生命周期的過程中，要保證電子文件的可存取性、可理解性以及原始性、真實(shí)性和完整性，檔案保管人員將比以往更需要得到文件形成者的支持和幫助。其次，電子文件保管人員將和計(jì)算機(jī)技術(shù)人員產(chǎn)生更多的互動(dòng)關(guān)系。電子文件保管人員不僅要能保證脫機(jī)載體的安全和延長其壽命，更重要的是要保證網(wǎng)上運(yùn)行正常、安全這些電子檔案的安全防范、系統(tǒng)運(yùn)行等維護(hù)工作單靠檔案人員已經(jīng)不可能完成，檔案人員將離不開計(jì)算機(jī)專家的指導(dǎo)和幫助。因此，加強(qiáng)對電子文件制作和維護(hù)人員的管理是十分必要的。首先要對參加電子文件制作和維護(hù)的人員進(jìn)行審查，禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)、沒有良好的工作作風(fēng)的人參加電子文件制作和維護(hù)工作。建立一套審查制度，嚴(yán)格把關(guān)，從源頭上保證電子文件原始性、真實(shí)性。此外，還要加強(qiáng)對電子文件制作和維護(hù)人員的管理、教育、培訓(xùn)，使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的技術(shù)水平，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的重要措施。

2.3 建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)

紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式特征就不會(huì)再發(fā)生變化，人們可從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實(shí)記錄可以證實(shí)電子文件的原始性和真實(shí)性。

2.4 電子文件保管工作提前進(jìn)入電子文件的運(yùn)行和管理

各國的檔案管理工作一般都是與文件管理工作分開進(jìn)行的。鑒于電子文件的特點(diǎn)，一些國家已開始采取措施，使電子文件管理的要求向前延伸到電子文件管理工作中。我國檔案工作主管部門也在積極尋求對策，把目前的公文辦理和檔案保管的分階段管理狀況，從對電子文件連續(xù)管理的角度統(tǒng)一起來，并提出符合檔案管理的原則要求。其中包括：從電子文件的形成、運(yùn)行到歸檔管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)；及時(shí)登記設(shè)備環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)等，以保證電子文件歸檔的質(zhì)量；生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔；對已歸檔的電子文件的管理，應(yīng)有嚴(yán)格的制度和有效的加密措施確保其信息的原始性、真實(shí)性和完整性；電子文件應(yīng)與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件或硬拷貝一同歸檔；定期把符合歸檔條件的電子文件信息聯(lián)機(jī)傳送，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上集中，并按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長期保存的脫機(jī)載體上；具有保密要求的電子文件，上網(wǎng)時(shí)必須符合國家或部門的有關(guān)規(guī)定，要有必要的安全保密措施。

2.5 加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文件的安全防護(hù)

做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文件的安全防護(hù)，一是要抓好信息存儲(chǔ)載體制成的材料問題。二是保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)體安全。三是要保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全可設(shè)定登錄限制，使用文件權(quán)限和文件屬性等。四是做好數(shù)據(jù)庫備份工作，保證信息安全。

3.結(jié)束語

綜上所述，電子文件的長期安全保管，不僅需要選擇良好的存儲(chǔ)載體，而且需要采取多種的技術(shù)手段，以保證其真實(shí)可靠性、長期可存取性與安全性；不但要進(jìn)行全過程的技術(shù)管理，而且要加強(qiáng)對檔案管理人員的思想和作風(fēng)教育。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，必將有更多新的、更加簡便可靠的保管手段出現(xiàn)，以確保電子文件的長期可用性和可存取性。

[1]馮惠玲，電子文件管理教程，中國人民大學(xué)出版社，2001年.

[2]徐義全，電子文件的特性與長期保存，縮微技術(shù)，1999年第4期.

[3]馮惠玲，保證電子文件的長久性，檔案學(xué)通訊，1998年第4期.

[4]金波，電子檔案文件的保護(hù)，檔案學(xué)通訊，1998年第5期.