檔案管理存在的問題及對策

傅軍華/平泉市發(fā)展改革局

檔案管理存在的問題及對策

傅軍華/平泉市發(fā)展改革局

目前，檔案管理仍存在一些問題問題，必須加以改進，強化檔案管理與日常工作的協(xié)調(diào)，提升檔案管理的信息化水平，提升檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。實行檔案的現(xiàn)代化管理策略，建立完善的現(xiàn)代化檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理的工作機制，建設現(xiàn)代化的檔案管理隊伍。

檔案；管理；問題；對策

建設具有現(xiàn)代化的檔案管理工作需要立足于管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升，檔案管理人員對檔案意識的強化，以及建立科學合理的檔案管理制度。目前，隨著計算機以及網(wǎng)絡技術(shù)的快速發(fā)展，大部分的企業(yè)實現(xiàn)了現(xiàn)代化的管理方式，既減輕了檔案管理人員的工作強度又提升了工作效率，使得檔案的管理方式隨著時代的發(fā)展獲得新突破。

一、檔案管理存在的問題

（一）檔案收集不全。只有檔案越全面才能夠為企業(yè)積累更多的發(fā)展資料，為企業(yè)各部分進行決策時能夠提供更細致的參考材料。但是，由于行政管理部門忽視檔案管理的重要性，導致檔案收集不全的現(xiàn)象非常嚴重。為了真實完整地收集檔案，滿足企業(yè)決策部門更全面的信息需求，必須要將檔案的資料在誕生之時就及時提交，由于大部分企業(yè)并沒有將檔案制度獨立出來，難以滿足資料整理的實際需求，所以影響了檔案管理工作的價值發(fā)揮。

（二）檔案收集過程不夠順暢。為保證檔案工作能夠發(fā)揮最大的價值，需要對檔案資料進行全面的信息收集與整理，需要檔案工作人員具有高度的職業(yè)敏感度。但是，目前大多數(shù)檔案管理的從業(yè)人員年齡較大，常年在檔案室工作的職員，由于自身的局限性缺乏對檔案管理工作的深刻認識，自身的職業(yè)能力有限，難以準確地捕捉與檔案收集有用的信息資源，導致了檔案管理工作的不順暢，甚至有部分員工會出現(xiàn)文件質(zhì)量或者是數(shù)量上的問題，為檔案收集管理工作的開展帶來障礙。

（三）檔案的應用效率低下。檔案的具體信息資源需要來自于企業(yè)的各個職能部門，而檔案的實際操作價值在于檔案的日常應用。但是目前由于企業(yè)在檔案的移交管理過程中存在漏洞，沒有任何專業(yè)性的部門對企業(yè)的運行進行監(jiān)督管理，行政部門檔案管理工作流于形式，工作質(zhì)量不高，導致檔案的信息收集與管理工作效率低下。與此同時，由于單位員工的流動性非常大，領(lǐng)導部門與基層員工對檔案的實際應用價值沒有深刻的了解，為檔案的日常應用埋下了潛在危機。

二、檔案管理工作的改進策略

（一）強化檔案管理與日常工作的協(xié)調(diào)。檔案的管理工作與日常的工作內(nèi)容具有緊密的聯(lián)系，文件是參與檔案工作的基礎，檔案是文件的最終歸宿。檔案管理人員做好文書的信息收集工作是參與檔案管理的前提條件，并且初級的文書收集工作直接決定了最終的檔案管理水平。所以，這就要求檔案管理人員一定要具備良好的文書收集意識，保證文件收集的真實性、完整性。與此同時，檔案管理人員需要加強與管理工作人員之間的聯(lián)系，積極做好檔案的保護以及統(tǒng)計工作。

（二）提升檔案管理的信息化水平。為強化企業(yè)的檔案管理工作水準，需要采用現(xiàn)代化的信息管理手段，大力加強計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡信息技術(shù)的應用力度，將一系列現(xiàn)代化的操作手段應用于檔案管理工作流程的各個環(huán)節(jié)。為實現(xiàn)信息化的檔案管理工作，首先需要重視檔案的數(shù)據(jù)建庫工作，促進數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一、規(guī)范，為實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的及時共享與信息開發(fā)打下堅實基礎。與此同時，需要對檔案的信息收集運用計算機來操作管理，提高檔案管理的自動化程度。

（三）提升檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。為保障和提升檔案管理工作的業(yè)務水準與操作質(zhì)量，需要重視對管理人員業(yè)務素質(zhì)的提升，要有一支高素質(zhì)的工作人員作為組織工作的重要保障。所以，企業(yè)單位需要強化對檔案管理工作人員的思想指導與意識管理，為工作人員及時了解國家檔案管理的規(guī)章制度，在信息政策的了解中提高工作人員的思想意識與信息敏感度。與此同時，在對檔案管理人員專業(yè)技能的提升中增強工作人員的責任感與使命感，在對檔案管理工作的技能提升中強化該項工作的應用價值。

三、檔案的現(xiàn)代化管理策略

（一）建立完善的現(xiàn)代化檔案管理制度。保障檔案管理行之有效的前提條件就是建立規(guī)范的檔案管理制度，規(guī)范化的制度建設是保障管理工作有據(jù)可依的重要條件，科學合理的制度建設加上專業(yè)化的操作管理技巧，能夠?qū)⑽臅男畔⑹占c檔案管理工作開展得更加有條不紊。為建立現(xiàn)代化的檔案管理制度，首先需要廢除以往不科學的，陳舊落后的，對于充分提升管理效率沒有幫助的操作方式，需要結(jié)合企業(yè)檔案管理的實際情況建立有利于企業(yè)結(jié)構(gòu)獲得提升的管理體系，在去偽存真中保障企業(yè)檔案管理制度操作的靈活性與科學性。在對不良制度的改善中積極結(jié)合富有時代特色的管理理念，在新舊操作方式的接洽、協(xié)調(diào)中建立嚴密的管理體系。

（二）創(chuàng)新檔案管理的工作機制。豐富檔案的信息資料需要收集大量的信息資源，對企業(yè)的事業(yè)單位，高校的科學研究都具有重要的參考意義。在創(chuàng)新檔案管理的工作機制時需要強化組織的自我管理機制，主要的工作內(nèi)容需要對企業(yè)或者是該部門制定科學合理的階段性目標，在對檔案管理的操作流程與實際運用中提升工作質(zhì)量。其次，需要強化組織企業(yè)的自我參與機制。將檔案的信息應用發(fā)展為部門開展工作的重要協(xié)助內(nèi)容，積極主動地參與到部門組織的日常管理中。最后，改善檔案管理工作機制需要注意的是對互動協(xié)調(diào)機制的重視。加強檔案管理工作與操作部門之間的協(xié)調(diào)關(guān)系，在良好的雙向互動中提升部門之間的鏈接作用。

（三）建設現(xiàn)代化的檔案管理隊伍?，F(xiàn)代化的檔案管理工作需要建立在具有現(xiàn)代化素質(zhì)的操作隊伍之上，在最大限度內(nèi)滿足檔案現(xiàn)代化的信息管理需求。為提升檔案管理隊伍的質(zhì)量要求，需要建立完善合理的人才選拔機制，對具有檔案管理工作經(jīng)驗或者專業(yè)素質(zhì)非常高的人員采取擇優(yōu)錄取，對于職業(yè)技能不夠突出的現(xiàn)有工作人員進行必要的職業(yè)培訓，開展定期的職業(yè)講座或者職業(yè)宣講課，在優(yōu)秀經(jīng)驗與管理理念的學習中強化工作人員的檔案管理意識，在定期的職業(yè)培訓中提升工作人員的職業(yè)技能，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予必要的物質(zhì)獎勵，在爭創(chuàng)先進的氛圍中建立和諧的工作氛圍與學習環(huán)境。

四、結(jié)語

綜上所述，在新時期的信息時代背景下，對檔案管理提出了更高的要求與挑戰(zhàn)，需要企業(yè)管理人員或者部門負責人強化對檔案管理的操作意識，采用科技化的手段和優(yōu)秀的管理理念參與檔案的日常整理，在對資源的有效收集與整理中提升其應有價值，為事業(yè)單位或者企業(yè)部門提供必要的信息支撐。

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