檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

韓 藝/保定市科技活動（咨詢）中心

檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

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信息化時代帶為我們帶來了太多的機遇和挑戰(zhàn)，為了檔案更好的管理，提高工作效率，同時降低或是避免因人工管理的帶來的錯誤，因此研發(fā)了這套基于數(shù)據(jù)加密的檔案信息管理系統(tǒng)。對檔案進行信息化管理是當前的科技和社會發(fā)展的必然要求，我們必須重視其檔案管理，根據(jù)實際情況制定出一個檔案信息化管理的總體規(guī)劃，建設(shè)好自己的檔案信息網(wǎng)站，使檔案信息化符合國內(nèi)外的標準，同時在原有的基礎(chǔ)上，積極探索新的管理方法，升華管理理念，這樣才能不斷提高效率，適應(yīng)時代發(fā)展。

檔案管理；系統(tǒng)設(shè)計；實現(xiàn)

1.導(dǎo)言

要想更好的保證建筑業(yè)檔案的有序性、真實性和完整性，就需要對其所涉及的內(nèi)容進行全面的考慮，以更好的設(shè)計系統(tǒng)中的性能和要點。因為建筑業(yè)檔案有較強的專業(yè)性和適應(yīng)性，采集和積聚都較為靈活，擴展性強且資料繁多，所以就要求其數(shù)據(jù)庫的處理性能強，以便于可以及時的對檔案所形成的數(shù)據(jù)進行分辨。在現(xiàn)如今這個數(shù)字化時代中，利用網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)對檔案管理系統(tǒng)進行設(shè)計以成為主流管理檔案的一種方式，而以往的檔案管理則作為輔助性工具，以對電子檔案進行補充和完善，以提高檔案的資源的利用率和管理水平。

2.檔案系統(tǒng)內(nèi)容的分析

對檔案所涉及到的內(nèi)容進行具體全面地分析是系統(tǒng)進行設(shè)計的首要環(huán)節(jié)，目的是為了明確系統(tǒng)設(shè)計的方向，也就是要清楚用戶的需求，應(yīng)具備怎樣的功能，以及設(shè)計過程中所要用到的工具及技術(shù)等。這一環(huán)節(jié)可以說是系統(tǒng)設(shè)計的開端，它是否全面具體不僅直接影響到系統(tǒng)內(nèi)部具體的設(shè)計，還關(guān)乎到與用戶需求的相符程度，所以，此環(huán)節(jié)的工作是極為重要且困難的。在此過程中，首先要及時地與用戶進行溝通，了解用戶所需，針對用戶所提出的要求進行科學(xué)全面的分析，并將其整理好作為重要需求文檔進行保存，以便于為下一步工作提供依據(jù)。對于建筑業(yè)的檔案管理系統(tǒng)來說，主要分為資料采集、整理、歸檔、檢驗、編號以及存儲、查閱等內(nèi)容。資料的采集就是對建筑中各項工程從施工到完工整個過程中相關(guān)文件和各項資料的收集和積聚。歸檔是在資料采集和積聚以后對其進行有序的整理，并將其交由檔案室進行歸檔，在歸檔之前要對資料的完整性和真實性進行審查，然后按照不同類別的資料進行分類整理、登記，最后將其列入檔案室保管。在保管后還要對檔案后期的查詢奠定基礎(chǔ)，要對檔案進行編號、編排目錄、設(shè)置查找工具等等，便于為日后查詢提供便利。

3. 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的設(shè)計

我們對存于本檔案管理系統(tǒng)的用戶表、單位表、以及文件表這三個表進行了定義。檔案局內(nèi)部工作人員的個人信息被記錄于用戶表之中，當前只具有用戶名、密碼等屬性。在對該系統(tǒng)進行使用之前，工作人員必須對用戶名以及密碼進行填寫來登錄系統(tǒng)，驗證身份并取得文件管理權(quán)限。本系統(tǒng)之中，我們進行身份驗證時所使用的是用戶表以及ASP的Session對象。在正常登錄時，session對于對應(yīng)的用戶名會使用一個變量進行保存；在對管理頁面進行非法請求時，將檢查出session對象中的用戶名變量是空的，頁面就會被強制轉(zhuǎn)為登錄頁面進行強制登錄，這樣系統(tǒng)的安全就能夠得到保障[1]。目前只有單位名稱以及單位聯(lián)系方式等屬性被記錄在單位表中的發(fā)文單位的基本信息里。管理單位的基本信息，能夠使數(shù)據(jù)庫中多余數(shù)據(jù)的數(shù)量得以減少，而且最少的操作就能夠?qū)挝恍畔⑦M行更新，這對于擴充單位信息也十分有利。在相關(guān)文件記錄中的文件屬性，除一般屬性之外，還有一些不可忽略的重要屬性。特殊文件屬不管是加密的還是公開的，相關(guān)標注文件是文本的還是圖形格式的。浩如煙海的館藏文件存在于檔案局之中，如果對這些文件都以文本方式進行記錄，這將是一項耗時費事的工程，對文件進行掃描，然后把掃描所得圖形提交到數(shù)據(jù)庫，這一過程節(jié)省了大量時間?？墒窍鄳?yīng)的問題也產(chǎn)生了，那就是怎么使格式不同的兩種文件在數(shù)據(jù)庫中得到統(tǒng)一。我們通過把一個“文件路徑”屬性添加到文件表之中來解決這個問題。針對文本文件，可以在一個磁盤文件中對文件主體內(nèi)容進行存儲，把這個文本文件的路徑存儲于數(shù)據(jù)庫里；針對圖形格式的文件，把存在于文件之中的圖形文件以磁盤文件的形式進行保存，然后再另創(chuàng)一個磁盤文件，在這個磁盤文件里，依據(jù)提交順序?qū)D片的路徑進行記錄，并把這個磁盤文件的路徑記錄于數(shù)據(jù)庫，為保文件名不重復(fù)，要用對數(shù)據(jù)進行提交時服務(wù)器的系統(tǒng)時間來命名磁盤文件。

4.檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計

借組ASP動態(tài)網(wǎng)頁檔案管理系統(tǒng)所具有的各項功能得以實現(xiàn)，一系列動態(tài)網(wǎng)頁對整個系統(tǒng)進行了構(gòu)成，系統(tǒng)同后臺數(shù)據(jù)庫、檔案管理者、以及檔案用戶之間的交流互動是依靠動態(tài)網(wǎng)頁達成的，以此對單位管理、文件管理的功能予以實現(xiàn)。對身份進行驗證之后，管理員就能夠進入到管理頁面中。對記錄進行的添加、修改或者刪除等構(gòu)成了管理的具體操作。添加、修改的頁面大致相同，區(qū)別是數(shù)據(jù)控件在添加頁面里默認是空值，而在修改頁面里則具有初始值，所以，可以在一個頁面里對頁面進行添加或者修改，要利用URL后面的查詢字符串區(qū)分所引用的頁面。為確保提交的數(shù)據(jù)是既完整又安全的，要在提交頁面之前先驗證客戶端。為避免出現(xiàn)重復(fù)記錄現(xiàn)象，將數(shù)據(jù)提交到服務(wù)器之后還要驗證服務(wù)器端。

對圖形文件進行添加時有需要特別注意的問題，因為對于文件中所具有的圖片數(shù)量不能事先知曉，即對上傳到頁面的文件控件的數(shù)量不能予以固定。另外對于客戶端的驗證也是一個問題。利用服務(wù)器端腳本來對客戶端腳本進行生成這個辦法對上面的問題加以解決。進入添加圖形文件頁面之前，首先把文件中圖片數(shù)量的數(shù)據(jù)提交給服務(wù)器，服務(wù)器把這個數(shù)據(jù)作為依據(jù)，對數(shù)量相應(yīng)的文件上傳控件進行動態(tài)生成，客戶端驗證碼可以利用ASP的Response對象的write方法進行輸出。專門的文件上傳組件可以被用于上傳文件，也可以使用程序把圖片信息從提交的數(shù)據(jù)里提取出來。修改圖形文件這一功能在文件管理之中非常不易實現(xiàn)。對圖形文件進行修改既要求重新上傳圖片也要對之前的圖片予以顯示。因為不能夠確定圖片的尺寸和數(shù)量，導(dǎo)致頁面可能會出現(xiàn)一些混亂，所以，該項目對于圖形文件不能修改只可刪除。

5.結(jié)論

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計算機科學(xué)日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應(yīng)用的一部分,使用計算機對學(xué)生檔案信息進行管理,具有著手工管理所無法比擬的優(yōu)點.例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優(yōu)點能夠極大地提高學(xué)生檔案管理的效率,也是企業(yè)的科學(xué)化、正規(guī)化管理,與世界接軌的重要條件。

[1]吳競?cè)A, 陳根才. 基于三層結(jié)構(gòu)模式的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計及實現(xiàn)[J]. 計算機應(yīng)用, 2000, 20(8):63-65.

[2]謝海洋, 王保忠. 基于Web技術(shù)的電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J]. 檔案學(xué)研究, 2005(1):34-37.

[3]陳超, 梁興建, 邱玲. 基于RFID物聯(lián)網(wǎng)的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[J]. 四川理工學(xué)院學(xué)報(自科版), 2011, 24(6):671-673.