電算化會計中的會計方法

趙俊圖 譚士東 / 北方機電工業(yè)學校

電算化會計中的會計方法

趙俊圖 譚士東 / 北方機電工業(yè)學校

在計算機之中，當采用增減記賬法填制記賬憑證之后，我們完全可以編寫一段簡短的程序?qū)⑵滢D(zhuǎn)換為借貸記賬法下的相應記賬憑證。電算化會計中，由于電子數(shù)據(jù)的修改在技術(shù)上可不留痕跡，因而更需要對留有痕跡予以強調(diào)。隨著表處理軟件功能的日益增強，各種產(chǎn)品成本的計算可望實現(xiàn)真正意義上的“頻道點播”。

電算化；會計；會計方法

一、電算會計中的借貸記賬法

在借貸記賬法中，借既可以表示增，也可以表示減，而貸既可以表示減，也可以表示增。盡管我國會計實務(wù)也曾一段時間對增減記賬法和收付記賬法情有獨鐘，但最終仍達成共識，采用了國際上通用的借貸記賬法。有人以會計軟件常以正、負號分別替代借、貸符號為由，企圖說服人們相信這一記賬法已經(jīng)難以勝任新形勢。應當注意的是，即使借、貸符號在數(shù)據(jù)庫中不采用“借”和“貸”加以表示，也并不表明借貸記賬法就可放棄。不可否認，在將借貸記賬憑證的發(fā)生額登錄到總賬之后，對于登賬后所結(jié)計的期末余額往往以正數(shù)表示借方余額，而以負數(shù)表示貸方余額，甚至在借貸庫文件中只設(shè)一個金額字段，在該字段中分別以正負號表示借貸方。但所有這些標記都沒能改變“有借必有貸，借貸必相等”的規(guī)則，其實質(zhì)仍然是借貸記賬法。這里的正、負號與增減記賬法的增減符號的屬性風馬牛不相及。

從長遠來看，隨著原始憑證的逐步電子化，記賬憑證的自動生成勢在必行，屆時，何種記賬方法使自動生成更可行，當然要根據(jù)其科學性而定。智能軟件的設(shè)計憑借的是科學的方法和嚴密的思維與推斷，而經(jīng)過了數(shù)百年磨練的借貸記賬法，無疑是未來智能專家設(shè)計會計軟件的最佳選擇。當然，一味否定增減記賬法的科學性也是錯誤的。在計算機之中，當采用增減記賬法填制記賬憑證之后，我們完全可以編寫一段簡短的程序?qū)⑵滢D(zhuǎn)換為借貸記賬法下的相應記賬憑證。其轉(zhuǎn)換的主要依據(jù)是各該科目的記賬符號與所屬科目類別。以從銀行提取現(xiàn)金為例，在增減記賬法下，增記“現(xiàn)金”，減記“銀行存款”?，F(xiàn)金和銀行存款都是資產(chǎn)類科目，對資產(chǎn)類科目，其增加就轉(zhuǎn)換為借，其減少就轉(zhuǎn)換為貸。依此，也可將借貸記賬法下的憑證轉(zhuǎn)換為增減法下的憑證。

二、反結(jié)賬、反記賬、取消審核

至今，尚有不少會計核算軟件設(shè)置“取消審核”“反記賬”、“反結(jié)賬”的功能。在實際工作中，這些設(shè)置的確給會計人員的會計處理帶來許多方便，盡管許多學者對此提出異議，但不少實務(wù)工作者卻對其依依不舍。有的學者甚至認為，在計算機特定的工作環(huán)境中，反記賬的作用不可替代。其理由是，在實際工作中存在大量錯誤的記賬憑證，如果不施行反記賬的做法，則將導致賬簿中存在大量無用的冗余信息，影響對會計信息的使用。

所謂電算化會計中反記賬，事實上也就是將一批原先已經(jīng)登錄到賬簿上的發(fā)生額從各該賬戶再予以扣減，使各該賬簿恢復至該批憑證登賬之前賬簿的發(fā)生額和余額狀態(tài)。毋庸置疑，沒有人會贊同手工會計下采用反記賬。對手工的賬簿記錄，為了保證其有案可稽，當其發(fā)生錯誤時，不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡，不準重新抄寫。同時，對兩種出錯情況的更正應當分別加以嚴格處理：一是登記賬簿時所發(fā)生的錯誤，應當將錯誤的文字或者數(shù)字劃紅線注銷，但必須使原有字跡仍可辨認；在實際工作中，由于記賬憑證出錯而導致賬簿記錄發(fā)生差錯時而發(fā)生。一般采用兩種方式進行相應的修改：一是紅字沖銷法，二是補充更正法。這些詳細而又具體的規(guī)定所強調(diào)的一點，那就是對出錯之處必需留有修改的痕跡。

在電算會計之中，記賬錯誤和記賬憑證填制錯誤仍然在所難免。雖然紅線注銷法在電算會計中難以操作，但對出錯的電子數(shù)據(jù)，卻不能不留下修改的痕跡。解決的辦法只有一個，保留錯誤電子數(shù)據(jù)，另作更改的記賬憑證，并據(jù)以登錄賬簿，換言之，要將正與誤兩張憑證同存于會計檔案之中，同時，其所登錄的正與誤兩處賬簿記錄并存于同一賬簿之中?！稌嫼怂丬浖竟δ芤?guī)范》第十八條也作出與上相同的規(guī)定：“發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字沖銷法或者補充憑證法進行更正；記賬憑證輸入時，紅字可用”－’號或者其他標記表示”。

由上可見，不管是手工會計，還是電算化會計，對出錯的修改均強調(diào)留有痕跡。事實上，電算化會計中，由于電子數(shù)據(jù)的修改在技術(shù)上可不留痕跡，因而更需要對留有痕跡予以強調(diào)。

三、產(chǎn)品成本計算方法是否改弦易轍

在成本核算過程中，由于各企業(yè)生產(chǎn)組織特點和生產(chǎn)工藝流程的不同，致使至今難有通用的成本核算軟件面市。首當其沖的是，定制式的生產(chǎn)方式及由此而形成的“適時生產(chǎn)控制”等生產(chǎn)理念和生產(chǎn)模式。在定制式生產(chǎn)情況下，按批量計算的分批法似可適用，然而，由于成本計算方法的選擇除了要考慮生產(chǎn)組織特點之外，還應當視企業(yè)的生產(chǎn)工藝流程而定，即使未來企業(yè)生產(chǎn)快捷，但其各自的生產(chǎn)工藝流程的差異卻永遠存在。無論是單步驟連續(xù)式生產(chǎn)。還是多步驟連續(xù)式生產(chǎn)，抑或是多步驟裝配式生產(chǎn)，都必須在這分批法前提之下再根據(jù)各自的生產(chǎn)工藝流程以及管理要求確定各車間、部門的成本計算方法。看來，傳統(tǒng)成本計算方法諸如逐步結(jié)轉(zhuǎn)分步法、平行結(jié)轉(zhuǎn)分步法等仍有其存在的必要，只是面對日新月異的外部環(huán)境，考慮如何將新酒裝入舊瓶而已。

成本信息細化也許是未來發(fā)展的趨勢。未來市場的競價、壓價的競爭使企業(yè)不得不從內(nèi)部挖掘潛力。在這一背景下，以作業(yè)成本管理與“成本企畫”為代表的兩大成本管理方法崛起并表現(xiàn)出卓越的成效，并以此為基礎(chǔ)，“作業(yè)量基準成本計算”和“目標成本計算”崛起而成為成本計算的生力軍，傳統(tǒng)的成本計算方法無論從其形式還是內(nèi)容都面臨著挑戰(zhàn)。例如，采用分批法雖然按產(chǎn)品生產(chǎn)周期計算產(chǎn)品成本計算最終產(chǎn)品，但借助于計算機的海量存儲的優(yōu)勢，將周期再分割成若干時間段（甚至以天為單位）進行明細計算、匯總與報告，無疑更能適應成本管理的需要。同時，以最終產(chǎn)品為計算對象也顯得粗糙與不適時宜，代之而起的則可能是細分至工序、半成品、在產(chǎn)品的成本計算，如此，生產(chǎn)費用在完工產(chǎn)品和在產(chǎn)品之間分配也必然要賦予新的內(nèi)容。

EXCEL表處理軟件在會計中的使用似乎給了我們許多的啟迪。財務(wù)會計報表上的各項信息，盡可以通過公式定義的方式對其取數(shù)來源詳加規(guī)定，繼而運行報表生成模塊，瞬間編制出所需的報表。從本質(zhì)上說，輔助生產(chǎn)費用分配、制造費用分配以及成本計算單等賬表數(shù)據(jù)都是一系列關(guān)系型二維數(shù)據(jù)，均可以使用EXCEL軟件定義、計算并生成用戶所需的成本信息。隨著表處理軟件功能的日益增強，各種產(chǎn)品成本的計算可望實現(xiàn)真正意義上的“頻道點播”。

[1]張光正．淺談電算化會計下的審計[J]．西部資源，2011．5．

[2]王朝俠．淺談電算化會計檔案的利用[J]．會計師，2011．12．

[3]]殷春霞．淺析會計電算化下的內(nèi)部控制[J]．時代報告：學術(shù)版，2011．8．