關(guān)于物資采購的集中管理和財務(wù)核算分析

趙祥蕓/貴州盤江煤層氣開發(fā)利用有限責(zé)任公司

關(guān)于物資采購的集中管理和財務(wù)核算分析

趙祥蕓/貴州盤江煤層氣開發(fā)利用有限責(zé)任公司

隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的飛速發(fā)展，企業(yè)之間的競爭越來越激烈，為了能在激烈的競爭中脫穎而出，各大企業(yè)通過各種各樣的管理模式來提高經(jīng)濟(jì)效益。而物資采購的集中管理工作和財務(wù)核算分析直接關(guān)系到企業(yè)的成本，更影響到企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。只有在日常工作中不斷規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)各個環(huán)節(jié)的控制管理，并進(jìn)行嚴(yán)格的財務(wù)核算工作，才能真正提高企業(yè)的市場競爭力，推動企業(yè)健康、穩(wěn)定、高效的發(fā)展。

物資采購；集中管理；財務(wù)核算；分析

引言

物資采購的集中管理就是為了生產(chǎn)所需而進(jìn)行集中采購，包括物資的儲備、控制、配送以使合理使用等等，通過科學(xué)的物資采購集中管理可以有效的降低企業(yè)的生產(chǎn)成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

一、物資采購集中管理和財務(wù)核算的重要意義

在我國信息化時代背景下，各企業(yè)為了能夠適應(yīng)新形勢下新的管理模式，提高企業(yè)的綜合競爭力，只有在不斷的發(fā)展中對物資采購進(jìn)行集中的管理和嚴(yán)格的財務(wù)核算，這樣才能讓企業(yè)的資金得以有效管控，經(jīng)濟(jì)效益得到有力的保障。

1.節(jié)約采購成本。

物資采購集中管理和財務(wù)核算是對企業(yè)物資采購成本最有效的管控方法，因為在企業(yè)正常的生產(chǎn)和運(yùn)營當(dāng)中，物資采購將是一筆非常大的開支和消耗，只有合理的進(jìn)行物資配置，降低采購頻率，才能有效的降低企業(yè)物資成本的增加，為企業(yè)的長效發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.控制流動資金。

從我國企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀來看，很多企業(yè)不能夠正常運(yùn)營的根本原因就是沒有流動資金可以使用，從而導(dǎo)致資金鏈不流通，而這些流動資金主要是由生產(chǎn)資金、儲備資金以及成本資金所構(gòu)成，尤其是企業(yè)的儲備資金更是保證企業(yè)正常運(yùn)營的關(guān)鍵，如果可以通過物資采購的集中管理，能夠有效的壓縮儲備資金的使用量，就等同于為企業(yè)創(chuàng)造更多的發(fā)展契機(jī)，讓企業(yè)進(jìn)入良性發(fā)展的軌道。

3.促進(jìn)企業(yè)長期發(fā)展。

如果不進(jìn)行有效的物資采購控制，就會使企業(yè)出現(xiàn)大量的物資浪費(fèi)，或盲目采購、物資積壓等等的現(xiàn)象，而這種現(xiàn)象不僅會造成企業(yè)資金的占用，而且還會讓企業(yè)陷入一個疲于管理的境地，而只有對企業(yè)物資采購進(jìn)行集中的管理與財務(wù)核算，才能有效的規(guī)避這種風(fēng)險的發(fā)生，促進(jìn)企業(yè)的長期、穩(wěn)定發(fā)展。

二、物資采購集中管理的方式和方法

1.集中采購。

傳統(tǒng)的采購方式具有很大的約束性，總是企業(yè)需要什么就購進(jìn)什么，是采用分散采購的方式進(jìn)行的。這種采購方式不僅浪費(fèi)時間，還浪費(fèi)了大量的人力。而在企業(yè)采用集中采購的方式以后，企業(yè)可以成立專門的物資采購機(jī)構(gòu)，對各部門所需的物資進(jìn)行集中的統(tǒng)計、分類和整理，然后再根據(jù)實際情況來制定合理的物資采購計劃，統(tǒng)一進(jìn)行價格的咨詢、質(zhì)量的對比以及供應(yīng)商信譽(yù)度的評價，最后選擇價格最低、最科學(xué)合理的采購方案去進(jìn)行集中采購。這種集中采購的管理模式可以在很大程度上節(jié)約人力、物力和財力，為企業(yè)節(jié)省大量的開支。

2.集中倉儲。

所有的企業(yè)都有自己的倉儲部門，只不過設(shè)置倉儲部門的方式不同，部分企業(yè)會在各個分部門內(nèi)部設(shè)置單獨的倉庫，方便自己進(jìn)行物資的領(lǐng)取和使用。但這種設(shè)置方式卻不便于集中管理，資金的占有量過大。于是集中倉儲的管理模式就輕松的取代了這些零碎的小倉庫。而這種集中倉儲的管理模式，不僅設(shè)置有物資驗收區(qū)、理貨區(qū)、儲存區(qū)、配貨區(qū)和辦公和管理區(qū)，還可以達(dá)到所有物資的共享，使采購流程變得清晰且易于管理。倉儲驗收區(qū)可以對所采購的物資進(jìn)行一一清點，而后分類再入庫。而倉儲理貨區(qū)則可以根據(jù)物資的用途來進(jìn)行分類存放。儲存區(qū)則是物資擺放的地方，倉儲部門的工作人員按照企業(yè)需要可以把整個倉儲空間劃分成不同的區(qū)域，并進(jìn)行明確的標(biāo)記，以便于物資領(lǐng)用的方便性和快捷性。配貨區(qū)是企業(yè)各部門進(jìn)行物資領(lǐng)用的區(qū)域，大家可以在配貨區(qū)完成物資的領(lǐng)用工作。物資辦公管理區(qū)是對整個倉儲部門進(jìn)行統(tǒng)一管理和控制的區(qū)域。比如說物資的退、換貨，補(bǔ)貨以及各種問題的處理和解決。進(jìn)行集中倉儲、集中管理的工作流程不僅便于物資的高效管理更縮短了物資采購及分配的過程，提高了物資流通的速度和效率。

3.集中配送。

改變傳統(tǒng)的部門自行領(lǐng)料模式，改為由倉儲部門的集中配送方式。倉儲部門可以根據(jù)各部門所報送的用料計劃，進(jìn)行合理的分類和集中的配送。這種管理模式可以有效的管理各部門物資濫用的情況，為企業(yè)節(jié)約成本。

4.集中結(jié)算。

集中結(jié)算的放式就是對企業(yè)各部門的物資采購資金進(jìn)行統(tǒng)一的核算和管理，這種結(jié)算方式，可以有效的控制企業(yè)在采購過程中所出現(xiàn)的人為控制價格現(xiàn)象，制止各種吃、拿、卡、要等不良現(xiàn)象的發(fā)生，而且還可以集中結(jié)算的方式建立合適的資金保障制度，促進(jìn)物資采購集中管理工作的順利進(jìn)行。

三、物資采購集中管理中的財務(wù)核算分析

財務(wù)核算是物資采購集中管理過程中極為重要的一個環(huán)節(jié)，采購的各個流程都離不開財務(wù)的核算工作。通過嚴(yán)格的財務(wù)核算、審查和監(jiān)督工作，可以有效地防止采購環(huán)節(jié)中出現(xiàn)貪污、受賄現(xiàn)象，保證采購過程的公平、公正和客觀性，提高采購效率，降低企業(yè)的生產(chǎn)成本。

1.制定合理的物資采購計劃。

企業(yè)的各個部門根據(jù)自己的實際要求來填寫物資采購計劃單，交給物資采購部門。而當(dāng)部門提出這樣的采購申請以后，采購部門就可以按照大家的物資申請需求，再結(jié)合物資的預(yù)算計劃、庫存數(shù)量、存量指標(biāo)，來開具詳細(xì)的物資采購明細(xì)單，明細(xì)單上一定要標(biāo)注清楚物資的名稱、規(guī)格、所需采購的數(shù)量以及使用的時間、注意事項等等，這樣不僅便于采購，更有利于財務(wù)部門的審查，當(dāng)物資采購計劃完成以后，需要經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)之后，才能再進(jìn)行財務(wù)部門資金額度的審批。因此，財務(wù)核算工作是物資采購工作開始的關(guān)鍵。

2.做好采購前的準(zhǔn)備工作。

當(dāng)上級的采購審批下來之后，便可進(jìn)行物資采購前的準(zhǔn)備工作，比如說物資價格的查詢、與供應(yīng)商價格的商談等等，這樣在做好采購前的準(zhǔn)備之后，才可以進(jìn)行采購合同的擬定，財務(wù)部門負(fù)責(zé)對物資采購合同中的金額及付款方式進(jìn)行嚴(yán)格的審核。另外，物資采購合同擬定好以后，有必要讓法律事務(wù)部門進(jìn)行會審，以保證合同條款符合法律條例，受法律保護(hù)，避免因為與法律法規(guī)相沖突，而引起不必要的法律糾紛，影響企業(yè)的聲譽(yù)和效益。

3.對物資采購過程進(jìn)行全面審核。

物資采購成功辦理入庫之后，所有的手續(xù)基本已經(jīng)齊全，這時財務(wù)部門需要對其所收到的采購單據(jù)進(jìn)行仔細(xì)的檢查和核實，確保所采購的物資已經(jīng)安全入庫，保證采購物資及采購單據(jù)、憑證等等的齊全性。

4.物資的領(lǐng)用及盤查環(huán)節(jié)。

企業(yè)在進(jìn)行物資領(lǐng)用時，必須要求出具領(lǐng)料單據(jù)，而且領(lǐng)料單上必須要有相關(guān)人員以及主管領(lǐng)導(dǎo)的簽字，這樣才能到倉儲部門領(lǐng)取到相應(yīng)的物資。并且這份領(lǐng)料單據(jù)至少要一式三聯(lián)：一聯(lián)留取存根、一聯(lián)交到倉儲部、一聯(lián)送給財務(wù)部門。這樣到了月底的時候倉儲部門把采購數(shù)量及庫有數(shù)量進(jìn)行核對，并將數(shù)據(jù)報到財務(wù)部，財務(wù)部門就可以依據(jù)票據(jù)信息對倉儲入庫以及領(lǐng)料情況進(jìn)行核查和盤點，直到對所有數(shù)據(jù)都確認(rèn)無誤之后，才能進(jìn)行物資采購的成本核算，做到賬實相符。

5.物資采購報銷入賬。

根據(jù)物資采購管理中所簽訂合同的規(guī)定，只要進(jìn)行物資采購就需要由財務(wù)部門為其付款。也就是說采購部門進(jìn)行物資采購供貨之后，供應(yīng)商必須給采購人員開具采購發(fā)票，而財務(wù)部門只有見到采購發(fā)票、購貨計劃以及入庫單據(jù)之后才能進(jìn)行核算、入賬和付款。另外，各項單據(jù)需要由相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字，方可生效，而財務(wù)部門需要嚴(yán)格把控的環(huán)節(jié)就是要保證所有單據(jù)的齊全性和規(guī)范性。

四、結(jié)束語

要想提高企業(yè)競爭力，就必須從物資采購的集中管理和財務(wù)核算入手，加強(qiáng)物資采購環(huán)節(jié)的管控，提高財務(wù)核算過程的控制力度，這樣才能有效的提高資金使用效率，推動企業(yè)的良性循環(huán)和高效發(fā)展。

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