如何做好機(jī)關(guān)檔案管理工作

傅軍華/平泉市發(fā)展改革局

如何做好機(jī)關(guān)檔案管理工作

傅軍華/平泉市發(fā)展改革局

要做好機(jī)關(guān)檔案管理工作，必須規(guī)范公文的處理及把好公文的形成關(guān)，從檔案整理及公文的評(píng)估分類(lèi)做起，完善公文材料及做好資料收集工作，加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化及依法規(guī)范管理，提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)及業(yè)務(wù)素質(zhì)。

檔案；管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作，有利于提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，在新形勢(shì)下，如何使機(jī)關(guān)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，已成為機(jī)關(guān)檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好的一項(xiàng)新課題。

一、必須規(guī)范公文的處理及把好公文的形成關(guān)

公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門(mén)各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)職能部門(mén)起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。由于各職能部門(mén)寫(xiě)作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件質(zhì)量也就大不一樣。我局在公文擬制過(guò)程中存在的問(wèn)題主要反映在以下幾個(gè)方面：

1.文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分，一文請(qǐng)示多件事情，生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等。

2.附件標(biāo)識(shí)混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí)，也不在附件名稱(chēng)前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào)，行文程序混亂。

3.主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確。公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

4.數(shù)字及數(shù)量單位使用不規(guī)范。同一份公文內(nèi)的數(shù)字出現(xiàn)有大寫(xiě)的和小寫(xiě)的，而數(shù)量單位則有的寫(xiě)噸、有的寫(xiě)公斤、也有的寫(xiě)成斤等。

5.行文方式處理不當(dāng)。有的下行文本應(yīng)由部門(mén)制定貫徹實(shí)施方案通知下屬單位，而用轉(zhuǎn)發(fā)直接通知下屬單位，造成下屬單位不知如何執(zhí)行。

6.資料管理分散。部分職能部門(mén)為了使用方便，將應(yīng)統(tǒng)一歸檔、集中保管的檔案資料分散保管，利用檔案的人員在借閱檔案后沒(méi)有及時(shí)歸還檔案部門(mén)，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全、材料分散，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。

針對(duì)上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室的檔案管理人員，平時(shí)有必要參與對(duì)各部門(mén)呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句，數(shù)字及數(shù)量單位的使用以及行文方式等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)盡快與提供初稿的部門(mén)進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問(wèn)題都解決在核稿階段，決不能將問(wèn)題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

二、必須從檔案整理及公文的評(píng)估分類(lèi)做起

評(píng)估工作對(duì)文書(shū)人員是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書(shū)人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。在日常工作中，很多檔案工作人員兼任秘書(shū)工作，因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類(lèi)。我局在整理檔案過(guò)程中，已經(jīng)形成了一套較科學(xué)的歸檔方法，具有較強(qiáng)的規(guī)律性，即年度―組織機(jī)構(gòu)―內(nèi)容，但在實(shí)際工作中，文秘人員不應(yīng)該拘泥于傳統(tǒng)的整理歸類(lèi)思路，但也不應(yīng)該隨意更改，要結(jié)合單位的具體發(fā)展實(shí)際，嚴(yán)格依照檔案管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)范和要求，進(jìn)行科學(xué)地創(chuàng)新，不斷提高單位的檔案管理水平，盡量做到查找簡(jiǎn)便、快捷。

三、必須完善公文材料及做好資料收集工作

文書(shū)部門(mén)在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來(lái)文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手：

1.檔案整理工作必須從平時(shí)做起。對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用。因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

2.檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對(duì)于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，初步做好檔案入庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

四、必須加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化及依法規(guī)范管理

要做好檔案工作，必須建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。有了切實(shí)可行的規(guī)章制度，才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，《檔案管理制度》《檔案保密制度》《檔案借閱利用制度》《檔案銷(xiāo)毀制度》等等規(guī)章制度都在不斷完善，這些制度涉及到檔案的收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、保管、利用、銷(xiāo)毀等各個(gè)方面，明確了檔案的管理范圍、管理原則和管理方法，使得檔案管理工作做到有章可循?！稒n案法》的頒布和實(shí)施，為依法管理檔案工作提供了依據(jù)。自覺(jué)遵守《檔案法》，明確檔案工作者的權(quán)力、義務(wù)和責(zé)任，加強(qiáng)檔案法制建設(shè)、依法治檔，是做好檔案工作的一個(gè)重要方面。

五、必須提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)及業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理水平如何以及檔案服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)劣，直接取決于檔案的管理人員。因此，檔案管理人員的整體素質(zhì)如何，是做好檔案管理工作和保證檔案服務(wù)質(zhì)量的決定因素。檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量。因此，檔案管理人員除了具備良好的政治素質(zhì)、道德素質(zhì)外，還應(yīng)具備精明強(qiáng)干的業(yè)務(wù)素質(zhì)，具體可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

1.對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)。要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門(mén)的工作程序和繁瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書(shū)工作流程更加科學(xué)化、合理化。

2.要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平常化。因此，務(wù)必要按照規(guī)定的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。

3.要不斷提高自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專(zhuān)業(yè)書(shū)籍，《檔案管理學(xué)》《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時(shí)查閱，真正做到邊工作、邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書(shū)工作，因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)的評(píng)估歸類(lèi)。

[1]馬朝吉．論機(jī)關(guān)檔案文書(shū)的管理[J]．檔案學(xué)通訊．2005（5）：8～11

[2]王兆潔．檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化[J]．浙江檔案．2004（1）：36～37