淺談如何做好照片檔案管理工作

摘 要：檔案的收集、整理、利用都是檔案管理工作中不可缺少的環(huán)節(jié)。對照片檔案而言，照片檔案的前期收集工作至關(guān)重要，可為照片檔案的下一步整理工作提供重要的信息。整理好的照片檔案能得到充分的查閱和利用，進而發(fā)揮照片的形象紀實作用，推進企事業(yè)單位更好地發(fā)展。本文結(jié)合個人工作實際就如何做好照片檔案管理工作進行了相關(guān)的探討。

關(guān)鍵詞：照片檔案；收集；整理；利用

照片是隨著科學技術(shù)的進步而誕生的一種新型的檔案載體類型，它以其特殊的載體形式，反映出悠久的歷史、重大的變革以及重要人物的歷史面貌，彌補了紙質(zhì)文字檔案的不足。由于辦公自動化的普及，新型信息介質(zhì)的出現(xiàn)，照片檔案日益增多，內(nèi)容日漸豐富。在實際工作中，如何做好照片檔案的管理工作也越來越重要。。

1 照片檔案的重要性

照片檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項工作中起著重要的作用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，照片成為社會生活重大 重要組成部分，它以其特殊的畫面載體形式，原始、真實、有效地記錄了不同時期企業(yè)管理的變化和發(fā)展。

2 如何做好照片檔案的管理工作

1、照片檔案的收集工作

照片形成過程復雜、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多，管理難度大。隨著數(shù)碼技術(shù)的普及，數(shù)字照片越來越多，管理方法發(fā)生了根本的變化。檔案工作應(yīng)應(yīng)與時俱進，順勢而上，提高檔案管理意識，增強業(yè)務(wù)能力。

（1）收集范圍

收集的照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。按照照片檔案收集要求，照片內(nèi)容主要包括：記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片；領(lǐng)導人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片；本單位組織或參加的重要外事活動的照片；記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片；本單位獲得各種榮譽的照片；其他具有保存價值的照片。

（2）收集時間

重大活動要隨時歸檔；日常活動要定期歸檔；階段性工作結(jié)束時整理歸檔。

（3）收集信息

收集信息環(huán)節(jié)的重要性顯而見之。辦公室應(yīng)設(shè)專兼職人員負責收集保管照片，較全面低記錄照片的各個要素，尤其是時、地、人、事這四個最基本的信息。必要時，還可提供事由的產(chǎn)生背景及重要影響等內(nèi)容。辦公室負責保管照片的人員應(yīng)提前把活動主題、時間、地點、領(lǐng)導主持、與會人員、攝影者、備注說明等要素制作成表格，在每一次歸檔時都按要求認真填寫照片信息，以免因照片信息不全而造成有價值的照片無法歸檔。

2、照片檔案的整理工作

（1）照片檔案的分類

在實際整理照片檔案過程中，主要將照片分為四大類：1、省市各級黨政領(lǐng)導、社會各界知名人士以及同行單位到本單位的活動照片（視察、參觀、座談等）。2、本單位主辦或協(xié)辦的各類學術(shù)培訓和講座。3、本單位主要職能活動和重要工作成果、重大榮譽的照片。4、本單位黨、團、工會組織活動形成的照片。

（2）照片檔案的編號

照片檔案的編號方式有幾種，其中以本單位使用萬維數(shù)字化檔案網(wǎng)上管理系統(tǒng)為例，則采用格式為：全宗號-目錄號-案卷號（冊號）-照片流水號。

（3）照片檔案的著錄

為更好地保管和利用照片檔案，在著錄過程中應(yīng)盡可能全面錄入照片的主要信息。這里的信息大部分來源于前期的照片信息收集工作，缺少了收集信息這一環(huán)節(jié)，無形中增加了照片檔案的著錄工作難度。以萬維數(shù)字化檔案網(wǎng)上管理系統(tǒng)為例，對入冊照片的題名、攝影者、攝影時間、地點、文字說明、載體類型、大小等項目都應(yīng)進行錄入。其中照片題名部分可參考以下格式：

參觀類的題名：*年*月*日某領(lǐng)導一行*人到**（單位）參觀指導（圖為參觀**現(xiàn)場）

格式會議、活動類的題名：*年*月*日**（單位）在**（地方）召開**（會議）（圖為會議現(xiàn)場）

文字說明部分也不可忽視，它是對照片題名內(nèi)容的補充。大致可以從這幾個方面進行說明：照片中重要人物的職務(wù)、姓名、位置；活動主題；參加人員的數(shù)量、性質(zhì)、歸屬；活動的重要性和影響力；培訓內(nèi)容可以具體到課程名稱等等。

（4）照片檔案總說明的編寫

編寫照片檔案總說明時，可參照大事記的寫作方式，根據(jù)照片前期收集的信息，需要時可摘錄本單位的大事記內(nèi)容，對單張照片或組合照片進行總說明，具體交代清楚時間、地點、人物、事情即可。

（5）照片檔案標簽的制作

以萬維數(shù)字化檔案網(wǎng)上管理系統(tǒng)為例，系統(tǒng)自生成檔案標簽，包括題名、照片號、底片號、攝影者、時間、說明等信息。打印后只需裁剪、入冊便可。

3、照片檔案的數(shù)字化管理

隨著信息時代的來臨，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用已成必然趨勢。照片檔案的保管和利用都離不開數(shù)字化技術(shù)。在照片檔案底片已進行科學編號的前提下，有兩種有效的科學手段可對照片檔案實行數(shù)字化管理。方法一，利用大容量的專業(yè)移動硬盤對照片檔案進行備份保管；方法二，按照照片檔案的目錄號，把對應(yīng)的照片底片上傳到檔案管理系統(tǒng)中，既提高了照片檔案的利用率，又起到了檔案資源信息共享的效果。

4、照片檔案的查閱和利用

照片檔案的保存價值在于利用，只有積極開發(fā)照片檔案的利用價值，為社會提供各種有價值的信息資源，才能充分體現(xiàn)出照片的珍貴和檔案本身所具有的歷史價值。

（1）開展主動服務(wù)，樹立服務(wù)意識，在照片檔案的利用工作中，檔案管理員要盡心盡職，樹立主動服務(wù)意識，了解利用者需求，為利用者查找所需的各種照片檔案提供服務(wù)。

（2）照片檔案與文書檔案結(jié)合利用。在一些照片和文書中所反映的內(nèi)容和信息往往是同一事物或事件。照片檔案作為一種信息記錄，形式簡單、直觀，記錄真實迅速，畫面包含的信息量大且不受語言、國界的限制。但是單一的照片檔案所表達的內(nèi)容不夠全面、翔實，如能夠在提供照片檔案的同時，主動為利用者提供相關(guān)的文書檔案，即與相應(yīng)的文書檔案相結(jié)合，將會更好地提高利用價值。

（3）利用照片直觀、形象、真實的特點，編輯畫冊、舉辦圖片展，通過展示文化和歷史發(fā)展歷程，宣傳檔案工作。同時通過照片這個載體，讓員工回憶過去，放眼當下，展望未來，進而升華他們對集體的歸屬感和榮譽感。

3 結(jié)語

綜上所述，照片檔案是檔案管理工作的重要組成部分，做好照片檔案的收集、保管工作是整個照片檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)；積極主動地開展照片檔案利用工作是照片檔案管理的目的和根本。當前照片檔案工作在這兩方面都應(yīng)加強和完善，從而有效地推動照片檔案工作沿著正確的方向發(fā)展。

參考文獻

[1]照片檔案管理規(guī)范.GB/T.11821—89.

[2]安殿堂.提高照片檔案質(zhì)量和管理水平的幾點建議[DB/OL].甘肅檔案信息網(wǎng)，2012（8）

作者簡介

李元芳（1985-），女，漢族，廣東省，東莞市第七人民醫(yī)院，本科，研究方向：檔案管理。endprint