如何做好學(xué)?；n案管理工作

陳純穎

基建檔案是學(xué)校的寶貴財富，是學(xué)?；窘ㄔO(shè)工作的真實記錄和歷史憑證，也是今后對基礎(chǔ)工程進(jìn)行維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建和資產(chǎn)評估的依據(jù)。因此，學(xué)校檔案部門要重視基建檔案管理工作，把好質(zhì)量關(guān)，維護(hù)基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，不斷提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，為高等教育事業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)。但是，目前學(xué)?；n案管理過程中還存在諸多不利因素，如由于對基建檔案重要性認(rèn)識的缺乏，使得基建檔案在形成、積累、收集和整理的過程中不完整、不準(zhǔn)確、不規(guī)范，很難保障竣工檔案的質(zhì)量；基建檔案管理體制不完善，許多單位沒有建立基建檔案管理部門，基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全，沒有設(shè)立專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所，檔案質(zhì)量、安全得不到保障等。下面，筆者就如何做好學(xué)?；n案管理工作談?wù)勔灰阎姟?/p>

1 提高認(rèn)識

基建檔案管理工作是整個學(xué)校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部分，正確認(rèn)識基建檔案的重要性是提高基建檔案管理水平的關(guān)鍵和保證。因此，要加大基建檔案工作的學(xué)習(xí)宣傳力度。提高領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門及其工作人員對基建檔案重要性的認(rèn)識，使其支持、配合檔案部門有效開展工作。檔案部門和基建部門之間要培養(yǎng)良好、密切的協(xié)作關(guān)系，制定管理辦法，實行集中統(tǒng)一管理；檔案人員應(yīng)想辦法取得基建人員的信任，消除他們的心理障礙，使之能主動將竣工檔案交到檔案部門集中管理?；ü芾聿块T作為基建檔案的產(chǎn)生和使用部門，應(yīng)當(dāng)自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責(zé)任心和自覺性。應(yīng)有專門負(fù)責(zé)人分管檔案工作，并配備具有專業(yè)知識的專（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)基建文件材料的形成、收集、積累和歸檔工作。在具體工作中，注重加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)訓(xùn)練，加強(qiáng)科學(xué)管理，把基建檔案管理工作納入基建工程項目管理過程中，加強(qiáng)基建檔案的收集工作，確保立卷質(zhì)量，使各參建單位嚴(yán)格做好職責(zé)范圍內(nèi)的基建檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，把好質(zhì)量關(guān)。

2 規(guī)范管理

基建工程項目檔案管理質(zhì)量的好壞，關(guān)鍵在于管理制度是否健全、規(guī)范。因此，要進(jìn)一步完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案管理規(guī)章制度。首先，根據(jù)基建工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。其次，因基建檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)，應(yīng)將基建檔案工作納入日常管理工作中，對所有參建單位的檔案工作質(zhì)量進(jìn)行及時指導(dǎo)，要求檔案管理人員必須將工程前、中、后期的所有歸檔材料收集齊全。再次，規(guī)范工作流程，確保檔案的收集整理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，力求立卷檔案格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰；檔案整理要按工程項目組卷，時間先后為序，并妥善保管，確保不遺漏、不毀損；借閱登記手續(xù)要齊全，重要材料要備份，避免缺失，克服管理工作的無章可循、無據(jù)可依的混亂現(xiàn)象，使基建檔案進(jìn)入規(guī)范化、法制化軌道。

3 走信息化道路

1.建立電子圖紙管理系統(tǒng)。所有工程圖紙從設(shè)計方案到施工藍(lán)圖發(fā)放至現(xiàn)場開始，就全方位輸入計算機(jī)系統(tǒng)管理，每個項目都由檔案館派人員管理。2.電子圖紙的移交歸檔。可以采用兩種方案：一是要求設(shè)計單位提供電子版竣工圖紙，把設(shè)計變更完整地在圖紙上進(jìn)行反映，經(jīng)有關(guān)人員審核后轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)庫，以后供查詢使用；二是由施工單位配合，按照先前利用系統(tǒng)錄入的圖紙信息，在原來施工圖上編制竣工圖，同時采取在目錄上簽名蓋章（竣工圖章）再掃描的方法。這一步工作的實施，確保了圖紙的準(zhǔn)確性和紙質(zhì)圖紙向電子圖紙的順利轉(zhuǎn)化。尤其值得重視的是，基建檔案中的竣工圖紙要優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。將竣工圖紙檔案掃入計算機(jī)制成圖形文本，刻錄在光盤上，建成數(shù)據(jù)庫，為自動化檢索、提高檔案信息利用率和實現(xiàn)檔案資源共享服務(wù)。同時，在刻錄光盤前對掃描等形成的數(shù)字化圖形文本文件進(jìn)行檢查，保證最終的刻錄光盤無病毒、無自生文件等“雜質(zhì)”，最終刻錄光盤一式多套，分別用于校園網(wǎng)絡(luò)傳輸、檔案部門日常使用及留存?zhèn)洳榈?。還可要求施工相關(guān)單位在交付以上電子文檔同時，連同工程施工過程中拍攝的照片、攝像資料一起錄入計算機(jī)，方便以后使用。

4 培養(yǎng)高素質(zhì)人才

一要提高檔案人員的管理水平。除了要有較高的檔案基礎(chǔ)知識技能外，還要懂得基建方面的活動程序以及法規(guī)政策。檔案人員只有具備了這些知識技能，才能有效地把握檔案形成過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確保檔案質(zhì)量。二要加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，組織各參建單位檔案人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)基建檔案業(yè)務(wù)、管理理論和方法、網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)知識，掌握檔案整理立卷規(guī)范的操作方法，使工程人員了解基建檔案管理知識，檔案人員了解基建工程建設(shè)程序和基建專業(yè)知識，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，拓寬知識面。檔案人員還應(yīng)樹立服務(wù)第一的意識，提高基建檔案工作的責(zé)任感，為學(xué)校發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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[2]劉金存.論學(xué)校基建檔案建設(shè)與管理.揚州大學(xué)學(xué)報：高教研究版，2003.9

[3]傅毅.學(xué)?；n案管理應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)程同步.經(jīng)驗交流，2005.7