檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略分析

摘 要：隨著我國信息技術(shù)不斷發(fā)展，推動了我國各個行業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。檔案管理工作與企業(yè)單位實(shí)際發(fā)展息息相關(guān)，為了能夠加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，我們必須要對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能夠充分發(fā)揮檔案資源的積極作用。通過融入數(shù)字化技術(shù)，推動檔案管理工作朝向數(shù)字化方向發(fā)展，從而提高檔案管理質(zhì)量和效率?；诖?，本文重點(diǎn)探究檔案數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容，提出檔案管理現(xiàn)存問題，進(jìn)而分析加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；發(fā)展策略；建設(shè)內(nèi)容

對于任何企業(yè)單位來說，加強(qiáng)檔案管理工作都至關(guān)重要。企業(yè)單位作為市場的重要組成部分，對推動我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著重要意義。從另一方面說，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)之間的競爭愈演愈烈，而檔案信息主要是企業(yè)單位發(fā)展過程的記載，其中的內(nèi)容對推動企業(yè)發(fā)展、加強(qiáng)日常管理質(zhì)量有著重要意義?？梢姡瑸榱四軌蛱岣邫n案科學(xué)化管理水平，我們必須要融入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子化、數(shù)字化管理模式，加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量與效率。雖然很多企業(yè)已經(jīng)在檔案管理中加入了計算機(jī)等配套設(shè)施，但僅僅是將紙質(zhì)文檔內(nèi)容轉(zhuǎn)移到了計算機(jī)當(dāng)中，該種管理方法無法發(fā)揮出實(shí)質(zhì)性作用，在檔案管理中依然會出現(xiàn)很多問題。

1 企業(yè)單位在檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

1.1 對數(shù)字化管理模式缺乏認(rèn)識

很多企業(yè)單位對數(shù)字化檔案管理模式缺乏重視，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理模式發(fā)展止步不前，這就無法充分發(fā)揮檔案資源的價值。同時，檔案信息作為企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，如果無法提高檔案信息的利用率，會白白浪費(fèi)企業(yè)資源，使得檔案管理工作流于表面。很多很多管理人員認(rèn)為檔案管理非常繁瑣，在紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)上，還要將檔案信息輸入到計算機(jī)中，導(dǎo)致管理人員在工作上不夠積極性。這些問題都會在很大程度上影響檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程。

1.2 工作人員的綜合素質(zhì)有待提高

隨著我國各行各業(yè)都融入了數(shù)字化檔案管理模式，但是數(shù)字化檔案管理模式對管理人員的專業(yè)素質(zhì)有著一定要求。隨著檔案信息化程度不斷提高，但是管理人員的綜合素質(zhì)卻止步不前，很多檔案管理人員甚至不具備數(shù)字化業(yè)務(wù)技術(shù)和專業(yè)技能，無法熟練操作Word、Excel等軟件。管理人員在輸入信息過程中，速度慢、輸入出錯等問題屢見不鮮，甚至很多老員工不會操作計算機(jī)，這些問題都會嚴(yán)重影響檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

1.3 檔案管理制度不夠完善

制度作為開展檔案管理工作的基礎(chǔ)，如果企業(yè)單位檔案管理工作缺乏制度支持，會導(dǎo)致檔案管理工作缺乏規(guī)范性。雖然很多企業(yè)單位針對數(shù)字化管理模式提出了制度方案，但是制度內(nèi)容依然非常傳統(tǒng)，導(dǎo)致管理工作和制度相脫節(jié)，無法提高檔案管理質(zhì)量和效率。再者，數(shù)字化檔案管理模式也要有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案作為存根，這就需要才用數(shù)字化管理和傳統(tǒng)管理相結(jié)合的形式，但是在實(shí)際工作當(dāng)中卻非常難以做到。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟硬件結(jié)合是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，支撐著檔案信息資源利用與開發(fā)工作。硬件包括服務(wù)器、計算機(jī)、打印機(jī)等工具；軟件主要是信息化平臺，在事業(yè)單位系統(tǒng)化平臺中增加檔案管理模塊，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享，提高檔案資源的利用率。

2.2 數(shù)字資源建設(shè)

在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，由于會涉及到媒體庫、檔案資源庫等，這就需要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的整體性和統(tǒng)一性，提高數(shù)字化檔案管理質(zhì)量，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，將傳統(tǒng)管理形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理形式。這樣即可利用網(wǎng)絡(luò)平臺提高檔案信息資源利用率，增加檔案信息資源管理類型。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

為了能夠保證檔案數(shù)字化建設(shè)符合預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，必須要不斷強(qiáng)化檔案信息管理力度，規(guī)范檔案管理流程，包括的檔案資源查詢、應(yīng)用、管理、分類、權(quán)限設(shè)定等，這些內(nèi)容必須要做出明確的規(guī)定，特別是一些非公開檔案資源需要設(shè)立專有權(quán)限，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理目標(biāo)。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展的有效策略

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方法，實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新

想要全面發(fā)揮數(shù)字化檔案的積極作用，我們必須要加強(qiáng)管理方法和管理理念上的融合，避免二者出現(xiàn)相互脫節(jié)的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度，樹立科學(xué)、合理的管理理念，這樣才能夠為后續(xù)工作奠定基礎(chǔ)。由于思維決定著行動，這就需要檔案管理人員必須要摒棄傳統(tǒng)的檔案管理思想，構(gòu)建科學(xué)化管理模式，以數(shù)字化平臺作為基礎(chǔ)，加強(qiáng)對檔案管理數(shù)字化建設(shè)的投入力度，充分發(fā)揮檔案管理軟硬件的積極優(yōu)勢，提高檔案資源的利用率和共享性，對于重點(diǎn)的檔案進(jìn)行標(biāo)注，這樣才能夠在檔案檢索過程中突出重點(diǎn)。同時，需要保障數(shù)字化管理平臺的綜合性，要求數(shù)字化平臺中具有數(shù)據(jù)庫、檢索窗口、反饋窗口等模塊，這樣工作人員不需要到檔案管理室查詢檔案信息，而是通過檔案管理平臺直接檢索文件，大大提高了檔案應(yīng)用效率。

3.2 完善檔案管理制度，加強(qiáng)制度的實(shí)時性

為了能夠全面規(guī)范檔案管理工作，要求檔案管理部門和上級領(lǐng)導(dǎo)能夠針對信息化管理模式制定相應(yīng)的管理制度和流程標(biāo)準(zhǔn)。首先，想要從根本上加強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性，必須要從法律角度制定相關(guān)制度，保障管理制度在法律允許的范圍內(nèi)；其次，要結(jié)合企業(yè)單位實(shí)際的發(fā)展?fàn)顩r，要求能夠按照規(guī)章制度流程開展相關(guān)的工作，這樣才能夠進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，讓管理工作有章可循，如果企業(yè)單位經(jīng)營模式出現(xiàn)變化，則需要對檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整；最后，構(gòu)建完善的獎罰制度，如果管理人員沒有按照規(guī)章制度開展管理工作，需要給予一定的懲罰，如果一個月之內(nèi)管理工作良好，給予一定的獎勵，這樣才能夠發(fā)揮管理人員的積極性。

3.3 引入先進(jìn)的設(shè)備

為了能夠提高檔案管理質(zhì)量和效率，需要根據(jù)實(shí)際情況引入先進(jìn)的設(shè)備和管理技術(shù)。通過構(gòu)建完善的共享機(jī)制，提高檔案的信息共享范圍，提高檔案資源的利用率，避免檔案資源應(yīng)用僅僅局限在某個領(lǐng)域，要讓檔案資源變更具價值、更加系統(tǒng)、更加便捷。同時，為了能夠避免人為因素的影響，例如檔案信息輸入錯誤、漏輸?shù)惹闆r，可以采購一個文字掃描儀，在電腦上下載掃描儀的驅(qū)動軟件，再將儀器插入電腦U口中，即可對檔案內(nèi)容進(jìn)行掃描錄入，效率非?？?。但也需要管理人員對輸入內(nèi)容進(jìn)行檢查，避免出現(xiàn)文字錯誤問題。

3.4 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)工作

檔案管理人員作為檔案管理中的主體，工作人員的專業(yè)素質(zhì)會直接影響到檔案管理質(zhì)量。這就需要結(jié)合檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，對檔案管理人員進(jìn)行全面培訓(xùn)，要求培訓(xùn)體系包括制度培訓(xùn)、計算機(jī)培訓(xùn)、專業(yè)培訓(xùn)、法律培訓(xùn)、道德培訓(xùn)等， 這樣才能夠全面提高管理人員的綜合能力，特別是一些管理軟件操作，包括應(yīng)用平臺、Excel、Word等，并保障管理人員操作的規(guī)范性。同時，要構(gòu)建考核制度，要求管理人員培訓(xùn)合格之后再上崗，保證其綜合能力能夠符合數(shù)字化檔案管理需求。

4 結(jié)束語

綜上所述，在檔案數(shù)字化管理模式下，需要以科學(xué)的理論作為基礎(chǔ)，從而通過科學(xué)化手段創(chuàng)新管理模式，不斷提高檔案管理的科學(xué)化水平，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、科學(xué)化、制度化、規(guī)范化管理。提高檔案資源的服務(wù)性、便利性、效率性，這樣才能夠提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

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作者簡介

周秀含（1989-），女，吉林省長春市人，漢，檔案管理專業(yè)研究實(shí)習(xí)員，本科，研究方向：檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略分析。endprint