信息時代檔案管理現(xiàn)代化建設的思考

王超

摘 要：信息時代的檔案管理現(xiàn)代化建設最主要的內(nèi)容就是將原本的紙質(zhì)檔案向電子檔案進行轉(zhuǎn)化，并且合理利用電子檔案進行檔案的管理和應用工作。我國在電子檔案的轉(zhuǎn)化以及應用方面尚處在發(fā)展階段，與大部分發(fā)達國家的檔案管理方式而言我國的檔案管理方式還較為落后，為了適應信息時代檔案管理工作的要求對檔案管理進行信息化建設是極為必要的。不過就目前來看我國的檔案管理現(xiàn)代化建設還存在著諸多問題，無論是檔案管理人員的素質(zhì)還是對于信息化建設的認知亦或是硬件的配套都無法達到完全不如信息化時代的要求，本文將對信息時代檔案管理現(xiàn)代化建設進行深入分析，從而找到解決我國目前檔案管理現(xiàn)代化建設中存在問題的對策，從而助力我國檔案管理的快速發(fā)展。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；現(xiàn)代化；建設；思考

1 檔案管理現(xiàn)代化建設的重要性

在信息化時代檔案管理為了能夠符合時代潮流進行現(xiàn)代化建設是極為必要的。首先，檔案的介質(zhì)有原本的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化在這種情況下為了能夠提高電子檔案的利用效率那么通過互聯(lián)網(wǎng)技術對電子檔案進行應用就成為了最佳的應用方式之一，其次電子檔案的安全性必須由高素質(zhì)的電子檔案管理人員以及較為先進的網(wǎng)絡安全技術進行保證而無論是高素質(zhì)的電子檔案管理人員還是先進的網(wǎng)絡安全技術都需要依靠檔案管理的現(xiàn)代化建設來完成。因此，對于檔案管理而言只有其與時俱進進行現(xiàn)代化建設才能夠在最大程度上緊跟時代潮流更好地人民與國家服務。

2 檔案管理現(xiàn)代化建設存在的問題

2.1 缺少對檔案現(xiàn)代化建設的認知

檔案管理工作的重要性是不言而喻的，但是許多單位的領導并沒有意識到檔案工作的重要性，對于檔案管理的現(xiàn)代化建設也沒有深刻地認識，并沒有將檔案管理當做一項硬性工作任務，使得其并不重視檔案管理的現(xiàn)代化建設，這些領導大部分都認為檔案管理現(xiàn)代化建設工作只是一種輔助性的工作，沒有必要投入大量的時間與經(jīng)費來進行建設，因此導致很多單位在檔案管理現(xiàn)代化建設過程中始終有著消極怠工或者是得過且過的思想，從而沒有將檔案管理的現(xiàn)代化建設工作落在實處。部分單位領導的這種對檔案管理現(xiàn)代化建設認識的缺乏是導致目前檔案管理現(xiàn)代化建設缺少物質(zhì)基礎以及人力資源的最重要原因之一，加上有些檔案管理人員由于年齡較大對于新鮮事物的接受能力有限所以也本能地對現(xiàn)代化建設存在抵觸情緒，并且認為檔案工作就是簡單的抄寫和保管工作，對檔案管理工作的認識與現(xiàn)代管理發(fā)展已經(jīng)不相適應。

2.2 檔案管理工作存在不規(guī)范現(xiàn)象

由于目前我國的檔案管理工作正處在過渡時期，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存因此增加了檔案管理的難度。檔案管理人員要么是剛走出校園適應于電子檔案管理的大學生要么就是已經(jīng)從事多年紙質(zhì)檔案管理工作的檔案管理者，他們很難適應于目前紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的檔案管理模式。這就造成了他們在工作當中有著許多不規(guī)范現(xiàn)象，例如對于電子檔案的建立較為生疏，不會使用計算機為檔案建立目錄索引、案卷整理的質(zhì)量不高；關于案卷的目錄或者文件目錄的命名較為簡單和概括的籠統(tǒng)不細致；檔案內(nèi)容不科學，出現(xiàn)重復、錯誤以及漏掉等問題；檔案管理中使用的檢索工具與格式不統(tǒng)一；一些檔案內(nèi)容的字跡模糊，而且尚未進行修復，也未進行技術處理；一些工作人員身兼數(shù)職，在工作中投入的精力不足，嚴重影響到檔案管理的水平。

2.3 檔案室中硬件基礎較差

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管并不需要太多的專業(yè)電子設備，而電子檔案管理則需要計算機以及計算機網(wǎng)絡的配合，目前我國許多檔案室的硬件基礎較差很多檔案室的電腦硬件落后且沒有相關的網(wǎng)絡安全防護，導致電子檔案管理的安全性和效率性受到了嚴重影響。還有許多檔案室較為狹小且潮濕對于檔案保管影響較大。部分紙質(zhì)檔案 因為投入經(jīng)費不足，管理設備不齊全，很容易導致檔案材料在儲藏過程中出現(xiàn)霉變、蛀蟲等現(xiàn)象，嚴重影響到檔案的美觀性、整潔性以及完整性，環(huán)境設施的落后成為檔案管理現(xiàn)代化建設的重要瓶頸問題。

3 解決目前檔案管理現(xiàn)代建設中存在問題的對策

3.1 對檔案管理現(xiàn)代化建設的重要性進行宣傳

想要進行檔案管理現(xiàn)代化建設首選就要讓相關單位領導明白檔案管理現(xiàn)代化的重要性，要讓他們清楚地認識到檔案管理的現(xiàn)代化是一件極為重要的工作而不是一向可有可無的雞肋工作。只有相關領導明白了檔案管理現(xiàn)代化建設的重要性才能夠自覺引導和組織加強檔案管理現(xiàn)代化的建設。增強責任感，更積極主動的投入精力和經(jīng)費，加強檔案管理現(xiàn)代化的建設。

3.2 檔案管理現(xiàn)代化建設統(tǒng)一規(guī)劃，實現(xiàn)全面協(xié)調(diào)發(fā)展

關于檔案管理現(xiàn)代化建設，主要內(nèi)容包括思想觀念、管理手段、硬件配套、服務方式以及工作人員的綜合素質(zhì)能力等多方面的內(nèi)容。因此在建設過程中，要統(tǒng)一規(guī)劃，實現(xiàn)這些方面的協(xié)調(diào)發(fā)展。此外，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設的目標，不僅需要各級單位領導的支持與重視，內(nèi)部各個部門工作人員之間的緊密配合，而且還要以來同級黨委與政府以及相關部門對工作的支持和幫助。因此，這項工作屬于一個復雜和系統(tǒng)的大工程。因此，檔案管理現(xiàn)代化建設一定要以本地區(qū)、本行業(yè)以及本單位的實際情況相結(jié)合，從全局現(xiàn)狀統(tǒng)一規(guī)劃制定發(fā)展戰(zhàn)略，實現(xiàn)全面協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.3 加強對檔案管理現(xiàn)代化建設中標準與規(guī)范的要求

沒有規(guī)矩不成方圓，對于檔案管理現(xiàn)代化建設而言建立和規(guī)范管理流程以及管理方法是十分重要的，應當說拿出一套切實可行的現(xiàn)代化檔案管理規(guī)范是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設的重要條件之一。因此，在檔案管理的過程中首先要規(guī)范現(xiàn)代化檔案管理的各類行為，例如對電子檔案管理時注意信息的安全不將外來U盤、硬盤直接與電子檔案存儲電腦連接、不輕易使用電子檔案管理系統(tǒng)中的電腦進行非工作的瀏覽和下載等等。

4 結(jié)束語

檔案管理現(xiàn)代化建設在已經(jīng)到來的信息化時代中是有著重要意義的，檔案管理單位應當充分重視檔案管理現(xiàn)代化建設工作的開展，從而確保我國的檔案管理工作能夠與時俱進，為我國的發(fā)展發(fā)揮出更大的作用。

參考文獻

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