企業(yè)會計軟件及其應(yīng)用中存在的問題與對策

孟娟

摘要：目前，雖然我國企業(yè)會計軟件及其應(yīng)用已朝著數(shù)據(jù)集中管理、功能齊全規(guī)范、使用安全便利的方向發(fā)展，但還存在著數(shù)據(jù)庫管理滯后、軟件系統(tǒng)管理薄弱、內(nèi)控管理體系不健全和數(shù)據(jù)共享不到位等問題，需要通過強化數(shù)據(jù)庫和軟件系統(tǒng)管理、明確賬套主管的責(zé)任、啟用軟件憑證控制功能、利用權(quán)限控制功能細化分工、注重符合國家統(tǒng)一標準數(shù)據(jù)接口的研發(fā)應(yīng)用和加強會計憑證的自動審核功能等措施，全面提升企業(yè)會計軟件及其應(yīng)用水平。

關(guān)鍵詞：淺談；會計軟件；應(yīng)用；問題；對策

2013年12月6日，財政部發(fā)布了關(guān)于印發(fā)《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（以下簡稱“工作規(guī)范”）的通知（財會[2013]20號），對企業(yè)會計軟件的使用和管理工作提出了一系列規(guī)范化要求，并提出“工作規(guī)范施行前已經(jīng)投入使用的會計軟件不符合工作規(guī)范要求的，應(yīng)當自工作規(guī)范施行之日起3年內(nèi)進行升級完善，達到要求”的規(guī)定。按照上述要求，大多數(shù)企業(yè)對會計信息化工作進行自查和會計軟件的升級完善。但據(jù)筆者調(diào)查，目前在企業(yè)會計軟件及其應(yīng)用中仍然存在著一些問題，需要我們引起高度重視并加以解決。

一、企業(yè)會計軟件及其應(yīng)用中存在的問題

目前，我國企業(yè)會計軟件及其應(yīng)用已朝著數(shù)據(jù)集中管理、功能齊全規(guī)范、使用安全便利的方向發(fā)展，有力地推動了會計信息化的建設(shè)。但我們也應(yīng)看到，企業(yè)在會計軟件及其應(yīng)用中還存在著財務(wù)數(shù)據(jù)庫管理滯后、財務(wù)軟件系統(tǒng)管理薄弱、財務(wù)軟件內(nèi)控管理體系不健全和財務(wù)軟件數(shù)據(jù)共享不到位等問題。

（一）財務(wù)數(shù)據(jù)庫管理滯后問題

財務(wù)數(shù)據(jù)庫聚集了企業(yè)會計核算的全部信息，是會計核算的重要成果和電子文書。因此，加強對財務(wù)軟件支撐的sql server或oracle數(shù)據(jù)庫等的管理，不僅關(guān)系到會計信息的真實與否，也關(guān)系到企業(yè)財務(wù)的風(fēng)險問題。從財務(wù)數(shù)據(jù)庫的管理情況來看，主要存在以下問題：

一是個別單位數(shù)據(jù)庫的登錄名（用戶名）和密碼（口令）設(shè)置過于簡單或長期不更換密碼，致使數(shù)據(jù)庫的管理存在風(fēng)險。如sql serverql數(shù)據(jù)庫的登錄名一般為sa，個別單位的數(shù)據(jù)庫管理員為方便操作和記憶，往往將密碼設(shè)置為sa、1、123等數(shù)值，或者是個人的電話號碼、名稱拼音、生日日期等。這些密碼的設(shè)置，猶如形同虛設(shè)。

二是個別單位在財務(wù)數(shù)據(jù)庫的管理中，沒有建立數(shù)據(jù)庫的登錄人員與財務(wù)軟件的操作人員分離制約機制。因此，既是財務(wù)軟件的具體操作人員只要有了數(shù)據(jù)庫的登錄名和密碼就可以登陸到財務(wù)數(shù)據(jù)庫，進而可在數(shù)據(jù)庫中查找到如用友U8+憑證及明細表“gl_accvouch”等相關(guān)數(shù)據(jù)表，進行反記賬或修改憑證記錄等操作。而目前不少單位由于缺少數(shù)據(jù)庫的管理人員，加之單位會計人員少，往往單位的主辦會計就是財務(wù)數(shù)據(jù)庫的管理員，致使在會計核算前臺設(shè)置的各項控制功能在數(shù)據(jù)庫管理后臺得不到安全保障。

（二）財務(wù)軟件系統(tǒng)管理薄弱

本文所謂財務(wù)軟件的系統(tǒng)管理是指對財務(wù)軟件中的數(shù)據(jù)維護、賬套管理、權(quán)限設(shè)置等功能模塊的使用和管理。這些功能模塊是建立和規(guī)范業(yè)務(wù)流程、實施內(nèi)部控制的基石和源頭。只有財務(wù)軟件的系統(tǒng)管理比較規(guī)范，才能確保會計核算的規(guī)范和有序，才能為企業(yè)內(nèi)部控制起到積極的作用。但目前在財務(wù)軟件的系統(tǒng)管理上，還存在著以下問題：

一是各類財務(wù)軟件在“系統(tǒng)管理”模塊中都預(yù)置了“賬套建立、修改、引入和輸出”功能。但不少單位往往在建立賬套時就將主辦會計設(shè)置為“賬套主管”，擁有了這個“頭銜”，實際上就擁有了包括“出納簽字”、“審核憑證”在內(nèi)的使用財務(wù)軟件所有功能模塊的權(quán)限，這個權(quán)限給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了隱患。

二是個別單位的“系統(tǒng)管理”登錄名和密碼設(shè)置過于簡單或長期不修改。如用友U8+“系統(tǒng)管理”的登錄名一般為admin，個別單位對其密碼的設(shè)置除與上述數(shù)據(jù)庫的密碼設(shè)置“異曲同工”外，甚至還有沿用原默認值、不設(shè)置密碼的現(xiàn)象。這樣任何人都有可能進入到“系統(tǒng)管理”的“權(quán)限”設(shè)置中修改操作員的權(quán)限，致使財務(wù)軟件本身所具有的內(nèi)部控制功能得不到有效發(fā)揮。

（三）財務(wù)軟件內(nèi)控管理體系不健全

本文所謂財務(wù)軟件的內(nèi)控管理是指對財務(wù)軟件中的制單控制、憑證控制、憑證編號方式、預(yù)算控制和權(quán)限控制等功能模塊的使用和管理。這是最前沿、最基礎(chǔ)的內(nèi)部控制管理。但在實際操作中也存在著一些問題：

一是個別單位在憑證控制上沒有嚴格按照不相容職務(wù)分離的要求進行選項。如用友U8+軟件的“總賬”中預(yù)置了“選項”模塊，并在“憑證控制”欄預(yù)留了“制單人審核人允許為同一人”和“主管簽字以后不可以取消審核和出納簽字”的選項。在實際操作中，凡是賦予了“總賬─設(shè)置─選項”權(quán)限的操作人員，均可在此隨時選擇或不選擇上述某項控制措施。而個別單位為了會計業(yè)務(wù)的操作方便，竟然不按照有關(guān)要求選擇了第一項，卻不選第二項。

二是個別單位在憑證控制上沒有按照連續(xù)編號的要求進行選項。如用友U8+軟件在“總賬”的“選項─憑證控制”模塊中，預(yù)留了“自動填補憑證斷號”以及“系統(tǒng)編號”、“手工編號”等選項，并在“填制憑證─整理”中設(shè)置了“是否還需整理憑證斷號（是、否）”的提示。但個別單位卻不按照憑證連續(xù)編號的有關(guān)要求進行選擇，致使在憑證庫中還存在著憑證斷號的現(xiàn)象。

三是個別單位在權(quán)限控制上沒有啟用相關(guān)功能和模塊。如用友U8+軟件在“總賬”的“選項─權(quán)限控制”模塊中，預(yù)留了“制單權(quán)限控制到科目、制單權(quán)限控制到憑證類別、操作員進行金額權(quán)限控制、憑證審核控制到操作員、出納憑證必須經(jīng)由出納簽字、憑證必須經(jīng)由主管會計簽字”等選項，而不少單位按照系統(tǒng)默認值一直沒有選擇使用；而其模塊中預(yù)留的“允許修改、作廢他人填制的憑證、可查詢他人憑證”兩項系統(tǒng)默認的已選擇項目卻沒有修改。

（四）財務(wù)軟件數(shù)據(jù)共享不到位

本文所謂財務(wù)數(shù)據(jù)共享是指會計核算數(shù)據(jù)能被有關(guān)財務(wù)分析軟件、會計報表軟件和審計實施軟件所利用，這也是提高工作效率、強化會計監(jiān)督、審計監(jiān)督等的重要措施之一。目前，在財務(wù)數(shù)據(jù)共享上，主要存在以下問題：endprint

一是財務(wù)軟件所提供的符合國家統(tǒng)一標準的數(shù)據(jù)接口，還難以滿足會計監(jiān)督的需要。工作規(guī)范第十二條指出：“會計軟件應(yīng)當具有符合國家統(tǒng)一標準的數(shù)據(jù)接口，滿足外部會計監(jiān)督需要”。但至今仍有部分財務(wù)軟件沒有提供國家統(tǒng)一標準的數(shù)據(jù)接口，或提供的數(shù)據(jù)接口不符合有關(guān)標準或使用不方便。如使用用友U8+中的“系統(tǒng)服務(wù)/工具/審計接口（GB/24589.1）”輸出的數(shù)據(jù)，在現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)2011版的“符合國家標準數(shù)據(jù)”（GB/T 24589.1-2010，企業(yè)）采集轉(zhuǎn)換中提示“不是標準企業(yè)文件夾”。又如雖然用友U8+的“系統(tǒng)服務(wù)/工具/中有“財政部報表接口”、UFO報表中有“其他財務(wù)軟件數(shù)據(jù)”導(dǎo)出功能，但由于使用起來比較復(fù)雜，真正應(yīng)用于財政部─久其報表管理軟件等的用戶很少。

二是各類財務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫中的相同內(nèi)容字段名稱不統(tǒng)一，給財務(wù)分析和監(jiān)督帶來了不便。從財務(wù)數(shù)據(jù)庫的專利和安全角度看，各類財務(wù)軟件都可以自行決定數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)表及其字段的命名，但目前無論是不同軟件開發(fā)商、還是同一軟件開發(fā)商開發(fā)的不同產(chǎn)品的財務(wù)軟件其數(shù)據(jù)庫中相同內(nèi)容的字段名稱都不盡相同。如用友U8+中科目檔案表的名稱為code、科目編碼的名稱為ccode；而用友A++政府資源規(guī)劃系統(tǒng)中科目檔案表和科目編碼字段的名稱卻分別為gl_coa_acc、acc_code。不同財務(wù)數(shù)據(jù)庫字段命名的雜亂，不僅給數(shù)據(jù)采集整理分析工作帶來了困難，也增加軟件開發(fā)商的研制成本。

二、強化企業(yè)會計軟件及其應(yīng)用的有關(guān)對策和建議

《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》（以下簡稱基本規(guī)范）和工作規(guī)范的頒布，不僅給企業(yè)會計信息化建設(shè)提出了明確的要求，也給企業(yè)會計軟件的開發(fā)和應(yīng)用指明了方向，我們應(yīng)貫徹落實好這兩個“規(guī)范”文件。下面，本人針對上述有關(guān)問題，提出以下對策和建議：

一是要強化財務(wù)數(shù)據(jù)庫和軟件系統(tǒng)管理。要嚴格按照基本規(guī)范第二十八條“不相容職務(wù)分離控制要求企業(yè)全面系統(tǒng)地分析、梳理業(yè)務(wù)流程中所涉及的不相容職務(wù)，實施相應(yīng)的分離措施，形成各司其職、各負其責(zé)、相互制約的工作機制”的規(guī)定，認真梳理不相容職務(wù)，管理好系統(tǒng)登陸人員和密碼，切實做到財務(wù)數(shù)據(jù)庫和軟件系統(tǒng)（后臺）管理人員與財務(wù)軟件（前臺）應(yīng)用人員職責(zé)分離，即凡是具有“填制憑證、出納簽字、審核憑證”等其中任一項操作權(quán)限的人員，都不得設(shè)置為財務(wù)數(shù)據(jù)庫和軟件系統(tǒng)管理的登錄人員。并建立密碼定期更換制度，以簽訂《責(zé)任書》等形式強化密碼管理。對會計人員較少的單位，建議將財務(wù)數(shù)據(jù)庫和軟件系統(tǒng)管理以《委托書》的形式交由本單位信息部門或軟件服務(wù)商進行管理。

二是要強化賬套主管的責(zé)任和分工。賬套主管可以擁有賬套修改、備份、引入、輸出和操作員權(quán)限設(shè)置以及制單控制、憑證控制、權(quán)限控制等權(quán)限，但不允許具有日常填制憑證、出納簽字、審核憑證等其中任一項操作權(quán)限，切實做到賬套主管與一般業(yè)務(wù)操作人員職責(zé)分離。建議將財務(wù)軟件應(yīng)用平臺中的制單控制、憑證控制、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)權(quán)限控制設(shè)置、數(shù)據(jù)權(quán)限分配、金額權(quán)限分配、功能權(quán)限轉(zhuǎn)授等選項和功能，移植到“系統(tǒng)管理”模塊中，由“賬套主管”進行日常統(tǒng)一維護。

三是要啟用財務(wù)軟件憑證控制的有關(guān)功能。首先，要確保不相容職務(wù)嚴格分離。不建議在憑證控制選項中選擇“制單人審核人允許為同一人”和不選擇“主管簽字以后不可以取消審核和出納簽字”項目。同時，必須在權(quán)限控制選項中選擇“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”和“憑證必須經(jīng)由主管會計簽字”項目。其次，要確保記賬憑證的連續(xù)編號。不僅要通過會計軟件提供的不可逆記賬功能來確保對同類已記賬憑證的連續(xù)編號，更應(yīng)加強對日常填制、作廢和整理憑證的管理，確保在日常填制憑證環(huán)節(jié)記賬憑證不斷號。不建議在憑證控制選項中選擇“手工編號”和不選擇“自動填補憑證斷號”項目。

同時，軟件使用單位要全面了解和掌握財務(wù)軟件的各項功能和模塊，并結(jié)合本單位財務(wù)風(fēng)險控制的需要，啟用相關(guān)功能和模塊，切不可不假思索的全部沿用系統(tǒng)默認值。

四是要利用權(quán)限控制功能細化權(quán)限和分工。首先，軟件供應(yīng)商應(yīng)嚴格按照工作規(guī)范第二十條“軟件供應(yīng)商應(yīng)當就如何通過會計軟件開展會計監(jiān)督工作，提供專門教程和相關(guān)資料”的要求，認真履行培訓(xùn)和服務(wù)職責(zé)。其次，軟件使用單位要結(jié)合本單位會計業(yè)務(wù)分工和權(quán)限設(shè)置，全面啟用權(quán)限控制選項中的“制單權(quán)限控制到科目、制單權(quán)限控制到憑證類別、操作員進行金額權(quán)限控制、憑證審核控制到操作員”以及權(quán)限設(shè)置中的“數(shù)據(jù)權(quán)限分配、金額權(quán)限分配、功能權(quán)限轉(zhuǎn)授”等功能，最大限度地強化財務(wù)風(fēng)險控制。

五是要注重符合國家統(tǒng)一標準的數(shù)據(jù)接口研發(fā)應(yīng)用。財務(wù)軟件開發(fā)商要以滿足外部會計監(jiān)督的需要為宗旨，認真研發(fā)符合國家統(tǒng)一標準的數(shù)據(jù)接口，使數(shù)據(jù)接口朝著統(tǒng)一規(guī)范、使用便捷的方向發(fā)展，成為財政部報表軟件和現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)等最有利的工具。鑒于各類財務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫相同內(nèi)容字段名稱不統(tǒng)一的現(xiàn)實，建議逐步統(tǒng)一科目檔案表、憑證及明細表等主要數(shù)據(jù)表的相同字段名稱，為數(shù)據(jù)采集分析和降低軟件研發(fā)成本打好基礎(chǔ)。

六是要加強會計憑證的自動審核功能。工作規(guī)范第三十二條指出：“對于信息系統(tǒng)自動生成、且具有明晰審核規(guī)則的會計憑證，可以將審核規(guī)則嵌入會計軟件，由計算機自動審核”。建議不僅要注重對信息系統(tǒng)自動生成的會計憑證審核功能研發(fā)，更要注重對人工填制的會計憑證審核功能的研發(fā)。如可根據(jù)中央八項規(guī)定等，在對“憑證摘要”審核中可對錄入“禮品、禮金”等關(guān)鍵詞予以提醒或拒絕；又如在對“憑證摘要”和“借方金額”的同時審核中可對“憑證摘要”錄入為“油料、勞務(wù)”等關(guān)鍵詞、且“借方金額”為千元以上整數(shù)金額的分錄予以提醒或拒絕，即把一些明顯違反有關(guān)規(guī)定或不符合常規(guī)的事項也納入計算機自動審核范圍，不僅有利于適時提醒相關(guān)會計人員，也有利于進一步完善內(nèi)部控制制度。

（作者單位：無錫市建設(shè)發(fā)展投資有限公司計劃財務(wù)部）endprint