高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的問題與對(duì)策

淡 珊

高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的問題與對(duì)策

淡 珊

隨著高校二級(jí)學(xué)院辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，各類教學(xué)檔案也逐年增加，教學(xué)檔案管理工作顯得尤為重要。教學(xué)檔案管理是對(duì)教學(xué)情況的保存與記錄,是教學(xué)和管理水平的重要標(biāo)志；但在教學(xué)檔案管理意識(shí)、管理隊(duì)伍以及管理手段上，都存在一些不足之處。本文針對(duì)以上問題，提出改進(jìn)意見，旨在提高二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理水平,從而全面提升二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理工作。

二級(jí)學(xué)院 教學(xué)檔案 管理 問題 對(duì)策

教學(xué)檔案是在教學(xué)過(guò)程中直接形成的，以文字材料、圖表、錄音、影像等形式存在，具有保存價(jià)值的教學(xué)文件和資料的總稱[1]。教學(xué)檔案真實(shí)地記錄了二級(jí)學(xué)院所有的教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理過(guò)程，是學(xué)院成長(zhǎng)與發(fā)展的真實(shí)記錄，具有歷史查證的效用與價(jià)值，同時(shí)也是高校檔案的有機(jī)組成部分。教學(xué)檔案管理工作是二級(jí)學(xué)院管理工作的重要組成部分，教學(xué)檔案管理的好壞是衡量二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志。

我院因歷史原因及學(xué)校整體規(guī)劃，經(jīng)歷了數(shù)學(xué)與數(shù)量經(jīng)濟(jì)學(xué)院、數(shù)學(xué)與統(tǒng)計(jì)學(xué)院、數(shù)學(xué)與經(jīng)濟(jì)學(xué)院三次大的調(diào)整，專業(yè)、師資隊(duì)伍、學(xué)生等相關(guān)教學(xué)檔案都有較大的變動(dòng)，教學(xué)檔案管理工作受到了一定的影響，以致給學(xué)院的教學(xué)考核、專業(yè)評(píng)估造成了一定影響。為提升二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理水平、有效地發(fā)揮教學(xué)檔案的價(jià)值，實(shí)施科學(xué)合理的教學(xué)檔案管理工作顯得尤為重要。本文基于對(duì)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的意義、現(xiàn)狀及問題的分析，探討了二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的策略及發(fā)展方向。

一、高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的意義

（一）教學(xué)檔案是教學(xué)管理工作的重要環(huán)節(jié)

高校二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案是在工作中形成的具有保存價(jià)值的材料，它是學(xué)院教職工在教學(xué)、科研、服務(wù)等工作過(guò)程中積累的原始資料，不僅是二級(jí)學(xué)院發(fā)展變化的見證，而且體現(xiàn)二級(jí)學(xué)院各個(gè)層面的工作及發(fā)展壯大的歷程[2]。教學(xué)檔案中記載著教學(xué)活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對(duì)其進(jìn)行分析研究，對(duì)于提高教學(xué)管理水平、制訂教學(xué)計(jì)劃和師資隊(duì)伍建設(shè)無(wú)疑是非常有益的。

學(xué)院要維護(hù)日常正常的教學(xué)秩序，就離不開日常教學(xué)檔案的收集和整理。每學(xué)期初的教材訂購(gòu)、課程安排表、授課計(jì)劃及開學(xué)教學(xué)檢查等，都需要教學(xué)檔案的支撐，才能高效合理的運(yùn)行；每學(xué)期期中的教學(xué)質(zhì)量檢查，也需要課程開設(shè)情況統(tǒng)計(jì)表、教師任課情況統(tǒng)計(jì)表、教師調(diào)課停課統(tǒng)計(jì)表、問題收集處理及反饋情況表、教研活動(dòng)統(tǒng)計(jì)表、教師聽課表、教師多媒體課件使用情況統(tǒng)計(jì)表、課程教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)度與教學(xué)實(shí)施情況、教師自查登記表等各類教學(xué)檔案，來(lái)體現(xiàn)本學(xué)期的教學(xué)工作痕跡；而每學(xué)期期末考試、每屆畢業(yè)生的畢業(yè)論文等教學(xué)檔案的整理歸檔，又是一個(gè)學(xué)期，乃至幾年師生教學(xué)活動(dòng)的記錄和憑證。

整個(gè)學(xué)期的教學(xué)檔案，是學(xué)院教學(xué)管理人員和全體老師的教學(xué)、科研、服務(wù)等各項(xiàng)工作的真實(shí)體現(xiàn)，對(duì)提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量都具有重要作用。

（二）教學(xué)檔案是教學(xué)評(píng)估工作的重要材料

高校評(píng)估是國(guó)家對(duì)高校進(jìn)行宏觀管理的一種手段，是對(duì)高校進(jìn)行監(jiān)督和考核的主要形式。二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案是高校整體教學(xué)檔案建設(shè)的重要組成部分，教學(xué)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，體現(xiàn)著學(xué)校的教育教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平，它是評(píng)估的重要參考依據(jù)，是評(píng)估匯報(bào)材料的原始數(shù)據(jù)，教學(xué)檔案管理的優(yōu)劣很大程度上直接關(guān)系到評(píng)估的好壞。

2012年，在教育部對(duì)我校開展合格教學(xué)評(píng)估期間，學(xué)校及各二級(jí)學(xué)院對(duì)近年來(lái)各項(xiàng)教學(xué)檔案進(jìn)行了全面清理，特別是期末試卷、畢業(yè)論文等必查材料，我院也組織全體老師和部分學(xué)生，對(duì)期末試卷和畢業(yè)論文逐份檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題和不規(guī)范的細(xì)節(jié)一一整改，在最終的評(píng)估中，獲得了較好的成績(jī)。學(xué)院也以教學(xué)評(píng)估為契機(jī),，加強(qiáng)了教學(xué)檔案的規(guī)范化建設(shè)，使之更好地為教學(xué)、科研、管理服務(wù)，也將為2018年的審核式評(píng)估打下良好的基礎(chǔ)。

新思想指引新征程，新時(shí)代需要新氣象，新部署呼喚新作為。習(xí)近平總書記多次強(qiáng)調(diào)，培養(yǎng)什么樣的人、如何培養(yǎng)人以及為誰(shuí)培養(yǎng)人，這一命題是高等學(xué)校的根本問題。因此，要做好高校學(xué)生思想政治工作，必須全面落實(shí)立德樹人的根本任務(wù)，將思想政治工作貫穿于教學(xué)科研和學(xué)生管理中，增強(qiáng)吸引力、感染力和說(shuō)服力。

（三）教學(xué)檔案為教學(xué)管理提供幫助

教學(xué)檔案真實(shí)客觀地反映了教學(xué)情況，凝結(jié)著廣大教師從事教學(xué)活動(dòng)成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，記載了教師和教學(xué)管理人員在教學(xué)過(guò)程中不斷探索形成的最新教學(xué)研究成果。它收集了歷年的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)文件、各種類型的教學(xué)會(huì)議等，這些檔案可以為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策、開展各項(xiàng)工作提供比較詳盡的參考依據(jù)和咨詢材料。

二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案是一個(gè)學(xué)院教學(xué)活動(dòng)的一部歷史，它可以幫助人們了解學(xué)院的歷史，認(rèn)清現(xiàn)狀，開拓視野，預(yù)見未來(lái)，從中尋求二級(jí)學(xué)院，乃至學(xué)校發(fā)展的基本過(guò)程和規(guī)律，作出切實(shí)可行的科學(xué)決策，促進(jìn)學(xué)校工作的開展。

二、我院教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

（一）意識(shí)淡薄，對(duì)教學(xué)檔案重視不夠

從領(lǐng)導(dǎo)到普通教職員工往往只重視教學(xué)工作和其他管理工作，而對(duì)發(fā)展基礎(chǔ)之一的教學(xué)檔案的管理，不論在管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、現(xiàn)代化檔案管理?xiàng)l件的完善，還是專兼職人員的配置和培訓(xùn)方面，都沒有引起足夠的重視。

檔案材料的歸檔等必須由管理人員再三督促，教師往往為應(yīng)付差事臨時(shí)突擊、草率整理，有的檔案材料無(wú)落款、無(wú)日期、無(wú)單位蓋章，沒有說(shuō)服力，造成檔案材料不齊全、不完整、質(zhì)量不高。還有的老師錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案工作與我無(wú)關(guān)，沒有認(rèn)識(shí)到自己的工作對(duì)學(xué)院及學(xué)校知識(shí)積累和開發(fā)利用的作用[3]。他們只是認(rèn)為檔案工作就是把自己工作中積累的材料簡(jiǎn)單地整理，也是自己的額外工作，而沒有認(rèn)識(shí)到這是自己工作中所積累的經(jīng)驗(yàn)，平時(shí)整理完整對(duì)自己的科研項(xiàng)目和教學(xué)改革有很大的幫助。只有到了學(xué)院進(jìn)行評(píng)估檢查時(shí)才臨時(shí)突擊，應(yīng)付了事。有些教師對(duì)檔案的歸檔有抵觸心理，認(rèn)為教案、科研成果、聽課記錄等是屬于自己的東西，應(yīng)該自己保管，不應(yīng)該交到學(xué)院保管。還有的人為了查閱方便，常把經(jīng)手的材料據(jù)為己有，這樣給檔案的收集增加了難度。

（二）隊(duì)伍不穩(wěn)定，分工不明確

要做好教學(xué)檔案管理工作，需要一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的專兼職檔案工作隊(duì)伍。但目前多數(shù)二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理由教學(xué)秘書兼任，他們大多數(shù)未接受過(guò)專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，主要精力集中于教學(xué)管理和日常事務(wù)，檔案意識(shí)和檔案管理水平不高，缺乏檔案工作者必備的基本理論知識(shí)和專業(yè)技能，在實(shí)踐中必然會(huì)使歸檔文件材料的質(zhì)量難以保證。有的兼職檔案員工作積極性不高，工作中敷衍了事，思想上認(rèn)為該工作可有可無(wú)，所以沒能真正履行其職責(zé)。這客觀上對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案歸檔工作造成很大影響。

（三）教學(xué)檔案材料管理手段落后，數(shù)字信息化水平偏低

如今是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的時(shí)代，這對(duì)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)?？墒悄壳岸鄶?shù)二級(jí)學(xué)院檔案管理現(xiàn)代化手段還處于起步階段，計(jì)算機(jī)教學(xué)檔案管理還局限在目錄檢索上，利用率還很低，檔案管理還未能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，導(dǎo)致檔案管理效率低下，不能適應(yīng)高校本科教學(xué)評(píng)估工作方便快捷的檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息的要求。同時(shí)由于現(xiàn)代化水平不高，檔案的文件及目錄文件的重要內(nèi)容未能錄入計(jì)算機(jī)，增加了檔案檢索的難度，致使檔案利用耗時(shí)長(zhǎng)、查準(zhǔn)率與查全率較低，難以適應(yīng)現(xiàn)代教學(xué)和教育事業(yè)發(fā)展的需求。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大、層次的提高，生成的教學(xué)檔案數(shù)量成倍增加，如果不利用現(xiàn)代化手段，就很難適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的新要求。

三、教學(xué)檔案管理工作的對(duì)策及發(fā)展方向

（一）提高認(rèn)識(shí)，完善制度

提高領(lǐng)導(dǎo)、教師和檔案管理員的檔案管理意識(shí)。首先，二級(jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視教學(xué)檔案的管理工作，盡量配備專業(yè)的專職人員負(fù)責(zé)，并保持管理人員的相對(duì)穩(wěn)定，即使在人員調(diào)整時(shí)也要做好人員更換時(shí)的銜接工作，確保教學(xué)檔案的完整性和延續(xù)性[4]。其次，強(qiáng)化教學(xué)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，要求專任教師積極配合和支持檔案管理人員的工作，從根本上改變教學(xué)檔案管理的不利局面。

與此同時(shí)，學(xué)校還可依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合二級(jí)學(xué)院實(shí)際情況，建立完善教學(xué)檔案規(guī)章制度，明確教學(xué)檔案的內(nèi)容和各教師的責(zé)任，由各二級(jí)學(xué)院分管教學(xué)的副院長(zhǎng)主管教學(xué)檔案管理工作，配備工作認(rèn)真、并有奉獻(xiàn)精神的專兼職檔案員。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)落實(shí)二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員或者兼職檔案管理人員的待遇、并形成制度，從制度上支予以保證，從而為更好地進(jìn)行教學(xué)檔案建設(shè)和管理服務(wù)。

（二）加大投入，優(yōu)化隊(duì)伍

各高校對(duì)學(xué)校的發(fā)展和教學(xué)管理改革投入大量的資金，而對(duì)各二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的資金投入非常之少。為規(guī)范教學(xué)檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，更好地為二級(jí)學(xué)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，學(xué)校應(yīng)加大對(duì)教學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入。

同時(shí)，為提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，使其端正思想認(rèn)識(shí)和提高專業(yè)水平，二級(jí)學(xué)院應(yīng)加大力度提高教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。如通過(guò)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案知識(shí)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或安排到省、市舉辦的檔案培訓(xùn)班學(xué)習(xí)，或到其他高校參觀學(xué)習(xí)等方式，由經(jīng)驗(yàn)豐富的專職檔案工作人員結(jié)合具體檔案進(jìn)行講解和操作輔導(dǎo)，使之對(duì)檔案材料的形成過(guò)程、分類、歸檔管理利用等環(huán)節(jié)有更直觀的認(rèn)識(shí)，使檔案管理人員的素養(yǎng)盡快達(dá)標(biāo)，從而更好地服務(wù)于二級(jí)學(xué)院的教學(xué)與管理。

（三）利用信息化手段開展教學(xué)檔案管理工作

隨著網(wǎng)絡(luò)和科技的快速發(fā)展，高校的教學(xué)檔案也應(yīng)跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，傳統(tǒng)的檔案管理方式信息共享程度較低，信息處理的靈活性、時(shí)效性、準(zhǔn)確性已經(jīng)不能滿足當(dāng)前教學(xué)檔案管理的需求。隨著學(xué)校信息化水平的不斷提高，高校二級(jí)學(xué)院也應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，在教學(xué)檔案管理工作中加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高信息化水平，不斷創(chuàng)新教學(xué)檔案管理模式，提高二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理水平[5]。依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將現(xiàn)代信息技術(shù)與教學(xué)檔案管理相結(jié)合，變革傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理。

目前，各高校的數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，加強(qiáng)并推動(dòng)了教學(xué)檔案和資料管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。例如，現(xiàn)在高校實(shí)行的數(shù)字化校園信息平臺(tái)，全校師生可以隨時(shí)進(jìn)入學(xué)分制系統(tǒng)查詢成績(jī)、課表、課程安排和考試安排等信息，而且這些信息都是永久的保存。因此我們應(yīng)加大力度建設(shè)校園信息平臺(tái)，將更多地教學(xué)檔案錄入校園網(wǎng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)良好的、快速的檔案管理，并為教師和學(xué)生提高資源共享服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作越來(lái)越重要，提高教學(xué)檔案管理水平是提高教學(xué)水平的重要保障。新形勢(shì)下，二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作面臨眾多挑戰(zhàn)，因此要對(duì)教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，采取各種措施來(lái)提高教學(xué)檔案管理水平。

[1]許珍花,許素芬．高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問題與應(yīng)對(duì)策略[J]．管理觀察,2016(3)

[2]王雅新．高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀分析[J]． 經(jīng)營(yíng)管理者,2016(22)

[3]荊振勤,賈樹梅．論高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理中存在的問題與對(duì)策[J]．晉中學(xué)院學(xué)報(bào),2010(6)

[4]胡艷芳．高校學(xué)院檔案管理工作問題研究[J]．思想戰(zhàn)線,2013(S2)．

[5]王亞麗．淺談高校教學(xué)檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策[J]．楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2009(4)．

（作者單位：湖北第二師范學(xué)院數(shù)學(xué)與經(jīng)濟(jì)學(xué)院）

淡珊（1982-），女，湖北枝江人，碩士，助教，研究方向：檔案管理。