探析秘書工作的地位和職責(zé)

覃 偉

探析秘書工作的地位和職責(zé)

覃 偉

秘書工作具有很強(qiáng)的職能性和藝術(shù)性，一個(gè)好的秘書工作者要在自身的素質(zhì)培養(yǎng)上做到全面而細(xì)致。秘書之職在于參謀，古語(yǔ)說(shuō)：“謀事在人，成事在天”，成事者必先謀事。秘書的主要職能作用是助手、參謀。中央領(lǐng)導(dǎo)同志多次提倡秘書部門要充分發(fā)揮參謀助手作用。參謀工作的開展，是不斷發(fā)展變化的新形勢(shì)的需要，是領(lǐng)導(dǎo)工作努力提高科學(xué)化水平和效能的需要，是秘書部門職能自我完善的需要。各地秘書部門的實(shí)踐也說(shuō)明，做好參謀工作，是秘書工作有所突破的關(guān)鍵所在。參謀工作的突出地位，不是人為地推上去的，而是秘書部門的特殊地位與任務(wù)所決定的。

秘書職能 謀事 參謀工作

一、秘書工作的地位

秘書既是指秘書部門，又是指秘書工作人員。秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)中的一個(gè)綜合性的辦事機(jī)構(gòu)；秘書工作人員是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或者領(lǐng)導(dǎo)人的助手、參謀，輔佐領(lǐng)導(dǎo)人處理各項(xiàng)具體工作。秘書部門（秘書處、辦公室）在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)中處于中樞地位，它協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各部門之間的工作，溝通各部門之間的信息，調(diào)整和解決各部門之間發(fā)生的矛盾。同時(shí)，它要處理機(jī)關(guān)內(nèi)部的各種具體事務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)人員的各種日常事務(wù)工作。行政秘書專指國(guó)家行政機(jī)關(guān)的秘書或者秘書部門。負(fù)責(zé)政府機(jī)關(guān)秘書工作的，一般為所在機(jī)關(guān)的秘書長(zhǎng)或辦公廳（室），比如國(guó)務(wù)院秘書長(zhǎng)，省、市、縣人民政府的秘書長(zhǎng)、辦公廳（室），國(guó)家各部委的辦公廳，省府各廳局的辦公室等等。秘書、秘書部門在行政管理系統(tǒng)中尤其特別重要的地位。它一方面是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)人的助手、參謀，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握情況、獲取信息、進(jìn)行決策、處理問(wèn)題，分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)人大量的事務(wù)性工作，可以使領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人更能集中精力和時(shí)間去研究、處理更重大的問(wèn)題，進(jìn)行重大問(wèn)題的決策，有利于行政領(lǐng)導(dǎo)更正確、更有效地進(jìn)行工作。另一方面，它協(xié)調(diào)行政管理系統(tǒng)內(nèi)部關(guān)系，在不同層級(jí)的行政機(jī)關(guān)之間，在同一層級(jí)行政機(jī)關(guān)各部門之間氣紐帶作用，溝通情況、協(xié)調(diào)關(guān)系，有利于發(fā)揮行政機(jī)關(guān)的整體作用，提高行政效率。

二、秘書工作的主要職責(zé)

行政秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，擔(dān)負(fù)著重要的責(zé)任，他的職責(zé)是多方面的，主要有：

（一）協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)收集、掌握信息

領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的基本任務(wù)就是決策，決策的正確與否，直接影響到行政效率，是行政管理成敗的關(guān)鍵因素之一。決策的基礎(chǔ)是信息，信息的獲取是否及時(shí)、正確，信息反饋是否靈敏，都關(guān)系到?jīng)Q策是否正確，從而關(guān)系到管理是否有效。收集、掌握信息的方法有以下幾種：通過(guò)文件掌握信息；有目的的進(jìn)行調(diào)查研究；做好有關(guān)材料的信息統(tǒng)計(jì)工作；聽(tīng)取下屬部門和人員的 情況匯報(bào)；通過(guò)群眾來(lái)信來(lái)訪和接待有關(guān)單位和人員來(lái)聯(lián)系工作；有計(jì)劃地閱讀各種報(bào)刊雜志。

（二）協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，下達(dá)指令，檢查執(zhí)行情況

秘書或秘書部門在決策和下達(dá)指令工作中發(fā)揮重要的作用，他的主要任務(wù)是：協(xié)助有關(guān)職能部門，根據(jù)掌握的情況，研究并提出幾種可行的決策方案；在領(lǐng)導(dǎo)研究并確定決策后，要把計(jì)劃、規(guī)定、制度、措施以及決議等文件形成文字資料；通過(guò)會(huì)議或文件等形式，把領(lǐng)導(dǎo)的決策下達(dá)給所屬部門單位，責(zé)成他們研究執(zhí)行；檢查決策貫徹、執(zhí)行情況。

（三）做好文件、檔案的管理工作

文書事務(wù)是秘書工作中的經(jīng)常性的重要任務(wù)。文書包括命令、指令、決定、決議、指示、布告、通告、通知、通報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、批示批復(fù)、函電等等，它們是傳達(dá)、貫徹國(guó)家政策、法令和行政領(lǐng)導(dǎo)各種決策的書面材料，也是溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、知道工作的重要渠道。秘書的文書事務(wù)包括了起草文書、整理文書、大字、印刷、保管等具體工作。另外，檔案工作也是秘書的經(jīng)常性工作。

（四）管理和處理群眾的來(lái)信來(lái)訪和接待工作

做好群眾的來(lái)信來(lái)訪工作，是密切行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)與群眾的聯(lián)系，聽(tīng)取群眾的意見(jiàn)和呼聲，改進(jìn)機(jī)關(guān)工作的重要環(huán)節(jié)。同時(shí)，群眾的來(lái)信來(lái)訪，又為我們帶來(lái)了大量信息，有利于國(guó)家的政策方針、領(lǐng)導(dǎo)決策的貫徹執(zhí)行；有利于了解下屬部門工作中取得的經(jīng)驗(yàn)和出現(xiàn)的問(wèn)題。秘書部門和秘書還要積極協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)接待各地來(lái)本單位洽談工作人員。

（五）做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作和組織工作

主要是：提供會(huì)議有關(guān)的各種情況和資料，對(duì)會(huì)議如何召開提出相應(yīng)的方案建議；撰寫會(huì)議文件初稿，處理各種會(huì)議文件；做好會(huì)務(wù)安排；認(rèn)真做好會(huì)議記錄，掌握會(huì)議情況；正確控制會(huì)議進(jìn)程，交流會(huì)議情況，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并貫徹他們的意見(jiàn)；組織好會(huì)議的宣布和貫徹好會(huì)議精神等內(nèi)容。

三、秘書工作的特點(diǎn)

秘書部門和秘書人員在行政管理中的地位及職責(zé)，決定了秘書工作有以下特點(diǎn)：

（一）輔助性

秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，秘書工作是行政管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它對(duì)行政領(lǐng)導(dǎo)起著輔助性的作用。秘書部門和秘書人員在處理任何問(wèn)題時(shí)，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決定和意圖來(lái)進(jìn)行，不能代替領(lǐng)導(dǎo)做出任何決定；提出各種方案、建議，必須經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的研究、討論，認(rèn)定后才能貫徹執(zhí)行；秘書工作本身的業(yè)務(wù)一般來(lái)說(shuō)都可以自行決定和辦理，但一些重大問(wèn)題同樣應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的審核后才能實(shí)施。

（二）服務(wù)性

秘書工作的基本出發(fā)點(diǎn)是為領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行工作時(shí)創(chuàng)造方便條件，以提高工作效率和工作質(zhì)量。秘書部門和秘書應(yīng)當(dāng)樹立“三服務(wù)”的思想，即為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為本機(jī)關(guān)各部門服務(wù)以及為基層單位服務(wù)的思想。其中主要是為行政機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理服務(wù)。為此，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是秘書工作的又一個(gè)重要特點(diǎn)。為了實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，秘書工作人員首先要努力做到準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃和意圖；其次，要了解、掌握服務(wù)對(duì)象的情況，即領(lǐng)導(dǎo)班子的工作分工、工作制度，每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人員的工作特點(diǎn)和規(guī)律等；其三，要熟悉本機(jī)關(guān)各職能部門的職責(zé)范圍及主要負(fù)責(zé)人；最后，要努力做好各項(xiàng)事務(wù)性的工作。

（三）復(fù)雜性

秘書工作處于樞紐地位，它的工作對(duì)象、內(nèi)容、方式都涉及到各方面。領(lǐng)導(dǎo)要抓的任何一項(xiàng)工作，都離不開秘書的協(xié)助。因而，秘書部門或秘書對(duì)每一方面的情況、問(wèn)題都應(yīng)了解，都要研究，并提出自己的意見(jiàn)供領(lǐng)導(dǎo)參考。秘書要處理和協(xié)調(diào)許多復(fù)雜機(jī)關(guān)、部門之間的矛盾、人際之間的矛盾，要與各種不同性格、不同要求的人打交道，無(wú)論工作性質(zhì)和工作對(duì)象都是復(fù)雜多樣的。有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)還會(huì)交辦一些特殊而緊迫的其他工作，秘書也應(yīng)該認(rèn)真對(duì)待。還要處理群眾的來(lái)信來(lái)訪和兄弟單位、下屬部門來(lái)機(jī)關(guān)聯(lián)系或者匯報(bào)的有關(guān)事宜?？傊?，秘書真如“萬(wàn)金油”，什么病都得治。這說(shuō)明秘書應(yīng)當(dāng)是“通才”，善于應(yīng)付各種局面，與各種不同的部門、人群接觸并處理好他們中的矛盾，解決他們的問(wèn)題。

（四）政策性

從秘書工作的性質(zhì)和職責(zé)來(lái)看，秘書工作的全部?jī)?nèi)容都和政策緊密聯(lián)系起來(lái)，秘書人員要經(jīng)常檢查本單位在實(shí)施管理中貫徹落實(shí)國(guó)家的方針、政策、法規(guī)、法令等情況，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，在制定決策處理文件過(guò)程中，必須和國(guó)家的政策、法令、上一級(jí)行政組織的決策保持一致；處理群眾的來(lái)信來(lái)訪大都是政策方面的問(wèn)題。因此，秘書人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)，理解黨和國(guó)家的方針、政策，加強(qiáng)政策觀念。

（作者單位：銅仁職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

覃偉（1980-），男，貴州德江人，銅仁職業(yè)技術(shù)學(xué)院教師，研究方向：漢語(yǔ)言文學(xué)。