信息化時(shí)代高校檔案管理工作的問題及策略

呂莎莎

摘要：隨著我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作必然會(huì)實(shí)現(xiàn)信息化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，對于全國高校來說也不例外，本文首先指出了我國高校當(dāng)前在檔案管理工作信息化發(fā)展中存在的主要問題，接著提出了針對性解決策略，希望對我國高校檔案管理工作的信息化發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化

我國當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，高校檔案管理工作只有與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，實(shí)現(xiàn)信息化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展才能推進(jìn)自身檔案管理工作的健康前行。高校檔案管理部門要充分利用校園網(wǎng)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

一、高校檔案管理信息化存在的不利因素

（一）基礎(chǔ)設(shè)施配置不科學(xué)

分析我國高校當(dāng)前檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況發(fā)現(xiàn)，還存在著較為明顯的不合理現(xiàn)象，一味強(qiáng)調(diào)軟硬件配置而不考慮自身實(shí)際情況，導(dǎo)致出現(xiàn)了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)情況。有時(shí)在收集到各種電子檔案后，又不具備處理電子檔案信息的工具與網(wǎng)絡(luò)，硬件與軟件設(shè)施與此不配套，嚴(yán)重阻礙了高校檔案管理工作的順利開展。

（二）不具備完善的管理制度

我國當(dāng)前很多高校在檔案管理工作中還沒有建立完善的電子化標(biāo)準(zhǔn)與管理制度，還主要依靠原來的管理人員應(yīng)用傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行整理，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作只針對校內(nèi)使用者提供服務(wù)，沒有兼顧到大量的社會(huì)使用人員。最近幾年，我國高校雖然也建立了大量的檔案管理法規(guī)制度，但依然存在著管理制度不完善現(xiàn)象。有的高校還沒有配置專門檔案管理人員，不能有效解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。查找檔案資料時(shí)存在著較為混亂的現(xiàn)象，借閱檔案資料不登記，長期借用不歸還，導(dǎo)致大量重要檔案資料丟失。

（三）不具備高素質(zhì)的檔案管理人員

有的高校檔案管理人員不具備較高的學(xué)歷與專業(yè)知識(shí)，年齡偏大，還主要以傳統(tǒng)管理模式為主，不能掌握現(xiàn)代化管理手段，不理解檔案信息化管理的重要性，嚴(yán)重缺少高素質(zhì)的檔案管理人才。

（四）不能主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源

第一，大量電子文件不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致大量文件流失；第二，沒有開展檔案數(shù)據(jù)庫與檔案網(wǎng)站建設(shè)；第三，不同高校應(yīng)用的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不同，相互間不能開展有效的交流，阻礙了高校檔案信息化建設(shè)的順利發(fā)展。

（五）不能主動(dòng)宣傳檔案管理工作

有的高校檔案管理部門過于保守、不具備市場競爭意識(shí)、不能主動(dòng)宣傳館藏內(nèi)容、不具備檔案管理的現(xiàn)代意識(shí)，固守自有的檔案資料不開放不開發(fā)，一味強(qiáng)調(diào)檔案內(nèi)容的保密，影響了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

（六）不具備良好的檔案保存環(huán)境

不具備良好的電子檔案保存環(huán)境，存在較為明顯的外來磁場，使大量磁性載體產(chǎn)生消磁現(xiàn)象，造成大量檔案數(shù)據(jù)的流失，一旦遭遇機(jī)器故障或人為操作失誤則會(huì)嚴(yán)重影響檔案資料完整。

二、提高高校檔案管理信息化水平的策略

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

只有具備高素質(zhì)的檔案管理工作人員，才能實(shí)現(xiàn)檔案的信息化發(fā)展。在招聘檔案管理人員時(shí)要重視考察其專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能。對現(xiàn)有管理人員開展形式多樣的培訓(xùn)與進(jìn)修活動(dòng)，使其及時(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念，掌握高超的現(xiàn)代管理技術(shù)。

（二）及時(shí)購置合理的信息化建設(shè)設(shè)施

第一，高校要根據(jù)自己的實(shí)際情況，引進(jìn)最為實(shí)用的技術(shù)設(shè)備。建設(shè)完善的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范化體系。實(shí)現(xiàn)電子文件的集中管理，做到校園網(wǎng)、校際網(wǎng)、檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)的互通互聯(lián)。第二，大力開發(fā)檔案信息資源，重視做好電子檔案信息的收集、整理與應(yīng)用。利用加大開發(fā)力度使檔案信息發(fā)揮更大的作用。

（三）有效保障電子檔案信息安全

高校還需意識(shí)到電子檔案信息安全的重要性，防止由于人為因素或病毒入侵造成檔案材料的遺失，第一，用于檔案管理的計(jì)算機(jī)全部安裝防火墻與殺毒軟件；第二，對關(guān)鍵計(jì)算機(jī)要安裝加固軟件，有效保障計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全；第三，定時(shí)檢測網(wǎng)絡(luò)的安全性，尤其是高校內(nèi)部局域網(wǎng)。

（四）樹立濃厚的服務(wù)意識(shí)

高校檔案管理工作要拓寬服務(wù)范圍，主動(dòng)為社會(huì)各界提供檔案信息服務(wù)。高校檔案管理部門在開發(fā)檔案信息的同時(shí)，有效發(fā)揮現(xiàn)代計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的作用，隨時(shí)掌握廣大用戶的真正需求，為廣大用戶提供針對性檔案信息服務(wù)。

（五）及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念

高校檔案管理工作要主動(dòng)實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，大力開發(fā)檔案信息資源。高校檔案管理人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變管理意識(shí)，樹立為社會(huì)各界服務(wù)的觀念。高校還需在學(xué)校發(fā)展規(guī)劃中引入檔案管理工作內(nèi)容，幫助檔案管理人員努力提高綜合素質(zhì)，在檔案管理工作中充分發(fā)揮主動(dòng)作用，敢于承擔(dān)檔案管理責(zé)任，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，逐步形成現(xiàn)代檔案管理意識(shí)。

（六）建立檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制

開發(fā)檔案資源的目的就是為了使其更好的為人民服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展是為了彰顯檔案信息的價(jià)值。因此高校檔案管理人員要致力于檔案信息的收集、整理工作，早日實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索自動(dòng)化。隨著我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作可以有效借助當(dāng)前成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，使其更好為教學(xué)工作、科研工作、管理工作提供高水平服務(wù)。檔案管理人員要利用與各部門的交流與溝通，及時(shí)掌握各有關(guān)部門對檔案信息的需求情況，努力提高服務(wù)水平。同時(shí)鼓勵(lì)各部門上交統(tǒng)一格式的電子文件材料，提高電子檔案管理建設(shè)水平。高校檔案館工作涉及方方面面的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展離不開各個(gè)部門的支持與配合，只有學(xué)校相關(guān)部門及時(shí)收集、整理、加工各種數(shù)字化材料并上交到檔案管理部門，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。因此高校必須要建立一套完善的檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制，要求領(lǐng)導(dǎo)對此給予高度重視，才能有效提高檔案管理信息化水平。

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