淺談高等學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)效益

竇 磊

(青島工學(xué)院 山東 膠州 266300)

淺談高等學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)效益

竇 磊

(青島工學(xué)院 山東 膠州 266300)

隨著國家信息化程度的不斷提高，教育信息化勢在必行。本文結(jié)合本單位推廣辦公自動化的實際情況，闡述辦公自動化給高校帶來的直接效益和隱形效益。辦公自動化系統(tǒng)可顯著節(jié)約高校的辦公經(jīng)費，同時提高辦公效率和決策的科學(xué)性、準(zhǔn)確性及綜合管理水平。

教育信息化；經(jīng)濟(jì)效益；OA系統(tǒng)

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)代辦公方式發(fā)生了深刻的變革，如何提高辦公效率，發(fā)揮員工最大潛能，成為高校發(fā)展過程中面臨的重要問題。辦公自動化系統(tǒng)正是解決這一問題的有效途徑之一，它是信息革命的產(chǎn)物，也是社會信息化的標(biāo)志之一，它不僅節(jié)省了人們的辦公成本，提高了辦公效率和質(zhì)量，改善了辦公環(huán)境，更是將辦公業(yè)務(wù)從事務(wù)層進(jìn)入管理層，進(jìn)而輔助決策層，將行政辦公提高到一個嶄新的層次。

1 實施辦公自動化系統(tǒng)的必要性

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)將引發(fā)高等教育的巨大變革，高等學(xué)校要真正步入經(jīng)濟(jì).社會發(fā)展的中心舞臺，發(fā)揮“新世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展火車頭”的作用，就必須加快構(gòu)筑與現(xiàn)代化教育相適應(yīng)的信息化體系，確保教學(xué)、科研和社會服務(wù)三大功能的有效發(fā)揮，這是高校改革和發(fā)展的一項緊迫的戰(zhàn)略任務(wù)，也是高等教育現(xiàn)代化的必然選擇。

隨著國家信息化建設(shè)的整體推進(jìn)，政務(wù)信息化和學(xué)院信息化建設(shè)已呈現(xiàn)出良好的發(fā)展勢頭，而高等學(xué)校信息化建設(shè)相對要明顯滯后，信息資源建設(shè)比較匱乏，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)與合作。受主、客觀條件的限制，傳統(tǒng)的管理理念和思維方式嚴(yán)重制約了高等教育信息化的建設(shè)和發(fā)展。

高校管理體制的進(jìn)一步健全，管理職覺的進(jìn)一步明晰，為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要和信息化發(fā)展的要求，我們迫切需要加強(qiáng)辦公信息化的軟硬件建設(shè)，以提高辦公效率，增強(qiáng)部門協(xié)作，促進(jìn)高效溝通，這也是節(jié)約辦公費用，加強(qiáng)信息交流，提升競爭力的重要途徑和措施。

辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和師生人數(shù)的增長，是學(xué)校不斷發(fā)展的信號和標(biāo)志，而由此帶來的管理問題卻常常無法令學(xué)校的管理者保持樂觀。如何更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求及多校區(qū)管理的形勢，進(jìn)一步規(guī)范公文公務(wù)管理，建設(shè)節(jié)約型高校，加快政務(wù)信息化建設(shè)，提高政務(wù)工作效率和水平成了高校管理亟待解決的重要問題。為了高校管理方式的提高，引進(jìn)先進(jìn)高校管理理念的重要性逐漸引起了高校管理者的高度重視。作為知識創(chuàng)新和知識傳播主體的高等學(xué)校，應(yīng)該把信息管理作為促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的重要手段和戰(zhàn)略環(huán)節(jié)，將信息發(fā)展目標(biāo)與學(xué)校發(fā)展目標(biāo)有機(jī)結(jié)合起來.通過利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)對學(xué)校中各類信息資源進(jìn)行全面、科學(xué)、規(guī)范地管理，創(chuàng)新性地整合和集成，以達(dá)到管理業(yè)務(wù)流程的合理重組和管理職能的轉(zhuǎn)變.進(jìn)一步綜合集成各種互相聯(lián)系的管理功能，提高信息交流效率，促進(jìn)管理的科學(xué)化和民主化。

2 辦公自動化系統(tǒng)的實施過程

學(xué)校成立網(wǎng)絡(luò)安全與校園信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌規(guī)劃學(xué)校的信息化建設(shè)工作，發(fā)動全校的力量，廣泛征集匯總各部門辦公自動化需求，撰寫《自動化辦公軟件系統(tǒng)項目申請書》，聯(lián)系OA廠家到我校進(jìn)行溝通交流。招投標(biāo)完成后，立即進(jìn)行軟硬件的安裝調(diào)試工作，匯總各部門信息管理員名單，并對各部門信息管理員進(jìn)行專項培訓(xùn)，整理導(dǎo)入各項基本材料(學(xué)院部門、人員、崗位、職務(wù)級別檔案、各部門電子公章、各部門領(lǐng)導(dǎo)電子簽名)，最后在測試半年后，學(xué)校OA正式上線。

3 辦公自動化系統(tǒng)的直接經(jīng)濟(jì)效益

結(jié)合我校引進(jìn)辦公自動化系統(tǒng)的實際情況，筆者認(rèn)為辦公自動化的直接經(jīng)濟(jì)效益主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

3.1 無紙化辦公降低了辦公成本

我校實施0A后，真正做到了無紙化辦公，僅辦公經(jīng)費一項，每年預(yù)計可節(jié)約管理費用近200萬元。日常往來函件，上級公文，各類傳真、賀電全部通過OA發(fā)送，既提高了傳遞速度，又節(jié)省了復(fù)印紙張。我校相繼出臺的《關(guān)于學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)正式上線運行的通知》、《關(guān)于學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)運行的補充說明》、《關(guān)于嚴(yán)肅學(xué)校行政審批事項的通知》等文件，規(guī)定凡可通過OA傳遞的內(nèi)部信息，一律通過OA傳遞，不再進(jìn)行復(fù)印。

建立電子圖書館、電子檔案館，電子圖書館與網(wǎng)上書城進(jìn)行合作，購買書籍網(wǎng)絡(luò)版，由員工提出購買需求，經(jīng)過審核批準(zhǔn)后，在網(wǎng)上下載提供電子圖書及服務(wù)，方便員工學(xué)習(xí)以及相關(guān)資料的摘錄；建立電子檔案管后，改變了單位內(nèi)部以往通過紙質(zhì)檔案盒存檔的方式，一律在網(wǎng)上進(jìn)行電子存檔，節(jié)省了經(jīng)費，提高了使用效率，方便員工查詢。

以往為提高合同會審、會簽的效率，往往同一份合同要復(fù)印十幾份，而有的合同頁數(shù)近百頁，造成極大浪費，實施OA后，可以上傳合同的網(wǎng)絡(luò)版，讓領(lǐng)導(dǎo)在網(wǎng)上集中會簽，實現(xiàn)了效率高、費用低的雙贏。

3.2 視頻會議系統(tǒng)縮減了會議開支

學(xué)校經(jīng)常需要召開各種會議，傳達(dá)方針政策，布置工作，交流經(jīng)驗。以前召開會議都得到指定會場集中，時間、交通安全、效率、費用都是需要考慮解決的問題，會后的層層傳達(dá)，不及時不準(zhǔn)確，效率不高。一旦發(fā)生突發(fā)事件，因領(lǐng)導(dǎo)不能及時溝通、決策滯后而造成損失。現(xiàn)在，視頻會議系統(tǒng)已經(jīng)在學(xué)校廣泛應(yīng)用，只要有條件召開視頻會議的，學(xué)校各部門都在使用。不僅減少了學(xué)校的會議成本，提高工作效率，而且達(dá)到比以往工作更直接、更快速、更高效的目的。

我校大型會議(教師代表大會、校務(wù)委員會、年度工作總結(jié)大會、民主生活會等)眾多，按保守計算,采用視頻會議系統(tǒng)一年開上述規(guī)模的會議10次，將節(jié)約直接會議費用約5萬元。同時，由于采用視頻會議系統(tǒng)召開會議,開會的費用不僅降低，更重要的是方便、及時,解決問題的能力和整個單位的工作效率將會大提高,由此節(jié)約的直接、間接費用和帶來的經(jīng)濟(jì)效益不低于20萬元。

3.3 通過OA系統(tǒng)的用車審批單等流程表單應(yīng)用，還大大節(jié)約了用車成本、通訊費用，辦公設(shè)備維護(hù)費用等支出。

4 辦公自動化投資的隱形經(jīng)濟(jì)效益

與直接經(jīng)濟(jì)效益相比，隱形經(jīng)濟(jì)效益或許沒有直接效益那么明顯。但隱形經(jīng)濟(jì)效益所帶來的成本節(jié)約和效率提高卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過直接效益。辦公自動化系統(tǒng)的隱形效益主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

4.1 精確推送，信息上傳下達(dá)

OA系統(tǒng)可以幫助組織的領(lǐng)導(dǎo)把組織中的各項任務(wù)進(jìn)行細(xì)化分配到每個人，部門成員可以對自己服務(wù)任務(wù)的完成情況進(jìn)行回報和總結(jié)，領(lǐng)導(dǎo)通過表單的流程就可以很方便地了解任務(wù)的進(jìn)展?fàn)顩r和成員完成任務(wù)的具體質(zhì)量，并且可以對任務(wù)或成員給出階段性的建議和意見，指導(dǎo)下一步的工作任務(wù)的處理方案和步驟，達(dá)到上下級意見的高度統(tǒng)一。

4.2 審批高效，創(chuàng)造快節(jié)奏辦公環(huán)境

OA系統(tǒng)提供了從設(shè)計、應(yīng)用、優(yōu)化到門戶展現(xiàn)全方位的圖形化自定義，通過自定義規(guī)范、自定義表單、自定義流程、實現(xiàn)學(xué)校流程地圖的設(shè)計;通過個性化授權(quán)，可以將常用的流程推送的個人門戶，方便調(diào)用;通過規(guī)范、表單和流程的集成，可以使得員工運用制度和流程時免學(xué)習(xí);并且該模塊對學(xué)校的流程管理遵循PDCA管理法則，從發(fā)起流程到在辦監(jiān)控、辦結(jié)查閱和效率分析進(jìn)行閉環(huán)管理。

4.3 知識積累，防止人才流失加重知識流失

留住人才是組織管理者工作的重中之重，但無論多么優(yōu)秀的組織，人員流動必不可免，如何在人走之前將其經(jīng)驗知識最大限度地留在組織同樣是管理者需要考慮的問題。

OA系統(tǒng)提供了完整的文件檔案管理地圖，實現(xiàn)從個人文檔、項目文檔、互聯(lián)網(wǎng)文檔、單位檔案的全文件檔案鏈的采集、分類、授權(quán)、分享和管理，方便有權(quán)限的人在第一時間申請、查詢和使用。組織在發(fā)展過程中創(chuàng)造的各種文件、公文、報告、審批、知識、技術(shù)文檔、經(jīng)驗和閱歷等散落在員工的大腦、移動硬盤、電腦、紙質(zhì)文檔、檔案館里等，通過OA辦公自動化系統(tǒng)把這些隱形知識顯性化，對知識進(jìn)行進(jìn)一步的收集、分類、沉淀、授權(quán)、分享、學(xué)習(xí)和持續(xù)創(chuàng)新。

4.4 保留征求，防止推拉扯皮

以前學(xué)校都是采用紙張、口頭、電話來進(jìn)行工作交接和確認(rèn)，造成過一段時間后工作上“扯皮”的現(xiàn)象，現(xiàn)在通過OA系統(tǒng)，每一項工作都留下了“證據(jù)”，通過查看處理流程記錄，準(zhǔn)確查詢辦理時間、辦理意見等，出現(xiàn)問題，直接責(zé)任到人，責(zé)任到點。

5 結(jié)語

我校無紙化辦公系統(tǒng)上線以來，共制作業(yè)務(wù)流程表單80余項，涵蓋了學(xué)校所有的行政辦公業(yè)務(wù)，其中人均事務(wù)處理效率提高15%，團(tuán)隊組織溝通效率提高30%，組織學(xué)習(xí)能力提高20%，減少人力資源擴(kuò)張8%，團(tuán)隊計劃控制能力提高20%，辦公及通訊、差旅費節(jié)約15%，顯著地節(jié)約了學(xué)校的辦公經(jīng)費等行政支出，同時大大提高了學(xué)校的辦公效率和決策的科學(xué)性、準(zhǔn)確性及綜合管理水平。

[1] 王洪海.辦公自動化及應(yīng)用.中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)出版社，2011.

[2] 楊昭濤.信息化環(huán)境下教育均衡發(fā)展的探索和實踐.北京師范大學(xué)出版集團(tuán)，2013.

[3] 張進(jìn)寶.國際教育信息化發(fā)展報告(2014—2015).北京師范大學(xué)出版社，2016.

竇磊(1985-)，男，漢族，濰坊高密人，科員/助教，大學(xué)本科，青島工學(xué)院，網(wǎng)絡(luò)工程。

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1672-5832(2017)12-0284-02