ERP系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境下企業(yè)科研項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管理

張志洪

摘 要 在計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)快速發(fā)展的今天，ERP作為一種新的管理思想和手段被越來(lái)越多的應(yīng)用于企業(yè)中。ERP的成功實(shí)施能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)的動(dòng)態(tài)控制和各種資源的集成與優(yōu)化利用，幫助企業(yè)整合資源、提高效率，節(jié)約成本，最終提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。本文就企業(yè)如何結(jié)合自身的情況，正確地運(yùn)用ERP系統(tǒng)，全面提升企業(yè)科研項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管理水平進(jìn)行了初步探討。

關(guān)鍵詞 ERP系統(tǒng) 企業(yè)科研 項(xiàng)目管理

一、引言

在當(dāng)今時(shí)代，企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力愈來(lái)愈多地體現(xiàn)在科技研發(fā)能力的強(qiáng)弱上。提升企業(yè)的科技研發(fā)能力，可以為企業(yè)找到新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)和可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力，最終提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，因此科技研發(fā)工作在企業(yè)中的地位日益突出。從本企業(yè)近幾年的科研投入來(lái)看，不論是企業(yè)自籌資金的研發(fā)還是國(guó)家撥入資金的科研投入都是呈上升趨勢(shì)的。這對(duì)企業(yè)科研項(xiàng)目的管理也提出了更高、更細(xì)的要求。加之這兩年ERP管理系統(tǒng)在企業(yè)的推廣運(yùn)行，企業(yè)科研項(xiàng)目的各項(xiàng)管理都面臨著傳統(tǒng)與現(xiàn)代方法的連接、過渡及更替。因此，也暴露出了企業(yè)科研管理中的薄弱環(huán)節(jié)。筆者站在財(cái)務(wù)人員的角度，對(duì)科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出一些問題及解決方法。

二、ERP系統(tǒng)運(yùn)行下科研管理流程

第一，承研單位（車間或生產(chǎn)、環(huán)保等專業(yè)管理部門）根據(jù)單位生產(chǎn)管理需要提出研究課題，進(jìn)行可行性研究，提交立項(xiàng)報(bào)告和項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

第二，質(zhì)量技術(shù)部（主管科研工作）組織各相關(guān)專業(yè)人員，財(cái)務(wù)人員研究審核承研單位提交的立項(xiàng)報(bào)告，決定立項(xiàng)與否。

第三，承研單位與企業(yè)簽訂科研合同。

第四，承研單位開始科研工作，日常發(fā)生的費(fèi)用需要經(jīng)過承研單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字，然后再經(jīng)質(zhì)量技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，如果是大額的費(fèi)用（支付金額上萬(wàn)的），還需要遵照企業(yè)大額資金支付管理的其他規(guī)定，走相應(yīng)的審批流程。

第五，費(fèi)用由財(cái)會(huì)部審核、報(bào)銷支付、歸集，項(xiàng)目完成后，匯總提交項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用報(bào)告，并與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比分析，有特別重大變化的需要進(jìn)行說明。對(duì)于研制過程中形成的資產(chǎn)，會(huì)同資產(chǎn)管理專業(yè)部門進(jìn)行分類建賬管理。

第六，承研單位會(huì)同主管部門（質(zhì)量技術(shù)部）編制研究結(jié)題報(bào)告，上報(bào)科研成果（涉及專利的及時(shí)進(jìn)行申報(bào)）等。

三、企業(yè)科研項(xiàng)目的特點(diǎn)和管理難點(diǎn)

第一，創(chuàng)新性強(qiáng)。

第二，風(fēng)險(xiǎn)性高?？蒲许?xiàng)目客觀存在的高風(fēng)險(xiǎn)性只能是想方設(shè)法去降低，完全避免是不可能的。

第三，不確定性強(qiáng)?？蒲许?xiàng)目具有以上提到的創(chuàng)新性和高風(fēng)險(xiǎn)性，各種不確定因素增加了，沒有人能夠在項(xiàng)目進(jìn)入穩(wěn)定期前信誓旦旦地保證項(xiàng)目一定會(huì)在預(yù)期時(shí)間內(nèi)、在預(yù)定的人財(cái)物投入預(yù)算內(nèi)完成預(yù)定目標(biāo)。

第四，較難控制項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度和資金的執(zhí)行進(jìn)度?？蒲许?xiàng)目的進(jìn)度不像工程項(xiàng)目那樣可以控制得較為準(zhǔn)確。在信息化時(shí)代，越來(lái)越多的企業(yè)采取了ERP管理系統(tǒng)來(lái)規(guī)范項(xiàng)目管理流程，但是企業(yè)的ERP管理系統(tǒng)更多地適用于可控性較好的工程項(xiàng)目，對(duì)不確定性較強(qiáng)的科研項(xiàng)目則需要更靈活的信息化系統(tǒng)進(jìn)行管理。很多科研項(xiàng)目具有技術(shù)難度高、項(xiàng)目周期長(zhǎng)、資金額度大等特點(diǎn)，在具體執(zhí)行過程中，需要技術(shù)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等多個(gè)部門協(xié)同合作才能完成，而在具體執(zhí)行過程中，又缺少統(tǒng)一的信息系統(tǒng)可以跨部門、按進(jìn)度對(duì)資金進(jìn)行剛性管理，所以導(dǎo)致部分項(xiàng)目資金執(zhí)行不到位，管理難度較大。

四、新系統(tǒng)下本企業(yè)科研管理流程中的薄弱環(huán)節(jié)

（一）預(yù)算控制部分ERP系統(tǒng)中未啟用自動(dòng)控制

因?yàn)榭蒲薪?jīng)費(fèi)預(yù)算控制模塊還沒有在ERP系統(tǒng)中啟用自動(dòng)控制，預(yù)算的形成和控制都是系統(tǒng)外的工作?？蒲腥藛T和財(cái)務(wù)人員理解的偏差，導(dǎo)致實(shí)際工作中的預(yù)算編制和實(shí)際決算出現(xiàn)不一致，影響財(cái)務(wù)的結(jié)比分析結(jié)果。

（二）項(xiàng)目分類不同，經(jīng)費(fèi)核算明細(xì)存在一定的差異，容易造成混淆

本企業(yè)的科研項(xiàng)目，按照歸口管理部門和經(jīng)費(fèi)來(lái)源不同分為五類，不同類別的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)在核算明細(xì)上有一定的差異，導(dǎo)致實(shí)際費(fèi)用發(fā)生、歸集過程中容易混淆，以至于編制決算時(shí)常常需要再查證調(diào)整，影響工作效率和準(zhǔn)確率。

五、對(duì)企業(yè)在ERP系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境下科研項(xiàng)目管理工作的建議

ERP系統(tǒng)的引入和實(shí)施對(duì)企業(yè)來(lái)說是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，對(duì)企業(yè)ERP系統(tǒng)管理涉及的方方面面進(jìn)行有效的計(jì)劃、組織、管理和監(jiān)控，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期目標(biāo)和效果，為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益，是企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。筆者從自己的實(shí)際工作出發(fā)，對(duì)中核建中核燃料元件有限公司目前的科研項(xiàng)目管理提出以下建議：

（一）建立健全科研管理信息化平臺(tái)，完善科研經(jīng)費(fèi)管理制度

正確利用現(xiàn)存ERP系統(tǒng)開發(fā)建立的數(shù)據(jù)庫(kù)，使之服務(wù)于整個(gè)科研生產(chǎn)過程，從項(xiàng)目管理的申請(qǐng)立項(xiàng)、編制預(yù)算和日常事務(wù)的執(zhí)行管理，到項(xiàng)目決算的完善等，實(shí)現(xiàn)科研管理的有機(jī)整合。專業(yè)人員應(yīng)該依照運(yùn)行的實(shí)際狀況以及科研經(jīng)費(fèi)的不同渠道，制定一套適合自身發(fā)展的經(jīng)費(fèi)管理方法，注重國(guó)家現(xiàn)有優(yōu)惠政策以及法律、法規(guī)的制度，制定合適的方案。

（二）對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)，建立健全科研經(jīng)費(fèi)管理體系

克服原有財(cái)務(wù)核算軟件中會(huì)計(jì)科目下輔助臺(tái)賬不能準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)，依靠人為判斷修改，造成會(huì)計(jì)明細(xì)歸集混亂的現(xiàn)狀。財(cái)務(wù)人員應(yīng)該不斷改進(jìn)科研核算體系，以滿足科研項(xiàng)目特點(diǎn)的需求，建立科研項(xiàng)目專項(xiàng)成本核算，形成會(huì)計(jì)科目、輔助臺(tái)賬、預(yù)算明細(xì)三位一體的形式，在三重限制下，使會(huì)計(jì)信息在科研報(bào)表中完整體現(xiàn)。

（三）在ERP系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)科研成本預(yù)算、控制、決算和分析全過程

完善ERP系統(tǒng)內(nèi)預(yù)算模塊的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目預(yù)算的系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)化控制，可以形成經(jīng)費(fèi)預(yù)算、計(jì)劃、執(zhí)行、控制、分析的一體化、系統(tǒng)化。項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管理從預(yù)算開始就深度參與，按項(xiàng)目分類正確預(yù)算各項(xiàng)會(huì)計(jì)明細(xì)科目的內(nèi)容，科研經(jīng)費(fèi)的支出嚴(yán)格執(zhí)行正確的審批流程，有效督促承研單位按預(yù)算按進(jìn)度準(zhǔn)確、及時(shí)地執(zhí)行項(xiàng)目資金計(jì)劃。項(xiàng)目完成后，及時(shí)形成項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)決算，進(jìn)行預(yù)決算的全面對(duì)比分析，及時(shí)找到導(dǎo)致實(shí)際與預(yù)算成本差異的原因，并及時(shí)采取合適的解決措施，有效避免項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)執(zhí)行控制過程中因某些因素導(dǎo)致實(shí)際發(fā)生與預(yù)算不符，影響項(xiàng)目的執(zhí)行效果和決算效率的現(xiàn)象。endprint

（四）加強(qiáng)對(duì)科研人員及科研管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)多部門協(xié)同能力

由于科研項(xiàng)目特有的創(chuàng)新性、風(fēng)險(xiǎn)性、不確定性等特點(diǎn)和管理難點(diǎn)，需要很多部門的參與，如中核建中核燃料元件有限公司贊譽(yù)科研管理流程的就有質(zhì)量技術(shù)部、承研的生產(chǎn)單位、經(jīng)營(yíng)管理部、財(cái)務(wù)部等部門，因此部門之間的溝通和協(xié)調(diào)就變得更加頻繁和重要。

作為財(cái)務(wù)部門，為了合法、合規(guī)、合理地管好、用好科研資金，做好項(xiàng)目決算工作，全面、真實(shí)、及時(shí)、準(zhǔn)確地反映科研成果，就必須在工作中加強(qiáng)項(xiàng)目的專業(yè)學(xué)習(xí)，積極與科研專業(yè)人員溝通，掌握項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度。對(duì)于他們?cè)谪?cái)務(wù)指標(biāo)理解上的偏差，可以通過培訓(xùn)等方式予以統(tǒng)一，從源頭上防止預(yù)算與決算在會(huì)計(jì)科目核算上產(chǎn)生的偏差。

部門間信息的及時(shí)溝通可以讓項(xiàng)目執(zhí)行過程中的問題被及時(shí)發(fā)現(xiàn)并有效消除，大大提高項(xiàng)目執(zhí)行效率和研制的成功率。

六、ERP系統(tǒng)應(yīng)用效果

企業(yè)借助ERP系統(tǒng)的實(shí)施把各環(huán)節(jié)的“圍墻”推翻，確定合理的系統(tǒng)，該形式有助于加快信息傳遞，消除信息孤島，降低內(nèi)部科研風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步推動(dòng)科研發(fā)展。ERP系統(tǒng)是企業(yè)有效的防護(hù)工具，在數(shù)據(jù)管理和業(yè)務(wù)流程方面展現(xiàn)出了卓越的功能，為企業(yè)內(nèi)部控制管理以及科研管理提供了有力的支持。ERP項(xiàng)目實(shí)施對(duì)公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生了積極而深遠(yuǎn)的影響，通過科學(xué)診斷管理現(xiàn)狀，優(yōu)化、重組了全新的業(yè)務(wù)流程；進(jìn)一步規(guī)范了企業(yè)基礎(chǔ)科研管理工作；進(jìn)行管理變革，實(shí)現(xiàn)了從分散到集約、粗放到精細(xì)、隨意到標(biāo)準(zhǔn)的管理提升；員工的思維方式和管理理念發(fā)生變化，將成為推動(dòng)企業(yè)科研管理變化與管理持續(xù)提升的重要原動(dòng)力。

七、結(jié)語(yǔ)

提高企業(yè)科研管理能力的途徑有很多，本文僅從科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理的角度出發(fā)進(jìn)行了一些淺顯的探討，希望能夠得到廣大科研項(xiàng)目管理工作者的指導(dǎo)和斧正。

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