加強(qiáng)支撐能力建設(shè)?促進(jìn)采購精益管理

許海明

摘 要 精益管理是通過優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和資源配置，強(qiáng)化細(xì)節(jié)及過程管控，不斷提升企業(yè)核心競爭力和創(chuàng)效能力的過程。國家對企業(yè)招標(biāo)管理的要求不斷提高，經(jīng)營壓力不斷加大，采購精益管理已經(jīng)成為企業(yè)降本增效，持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的助推器。本文從公司采購管理現(xiàn)狀出發(fā)，提出一系列精細(xì)化管理舉措，旨在不斷提高公司采購精益化管理水平。

關(guān)鍵詞 精益化 配額管理 陽光采購 物資積壓 信息化支撐

隨著企業(yè)管理精益化程度的需求不斷提高，采購管理精益化成為企業(yè)管理水平提升的重要方面，要求采購管理上下游人員及系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)都能做到高質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。采購部門為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，不斷創(chuàng)新采購模式、拓寬采購渠道、挖掘降本潛力，全員牢固樹立精益管理理念，通過一系列的治標(biāo)固本手段不斷提高采購管理的精益化水平。

一、現(xiàn)狀分析

（一）采購庫存管理不到位，長賬齡庫存積壓

一是采購需求管理較為粗放，采購目錄不完善，需求模糊不清，需求計(jì)劃與開支計(jì)劃脫節(jié)，導(dǎo)致庫存積壓問題嚴(yán)重。二是未建立有效的系統(tǒng)管控手段，采購上下游銜接不到位，不能跟蹤實(shí)現(xiàn)閉環(huán)監(jiān)控，物資使用跟蹤不到位，無法對積壓物資溯源，導(dǎo)致積壓物資不能跟蹤追責(zé)。

（二）需求采購流程較長，急缺物資供應(yīng)不足

一是未建立較為完善的應(yīng)急采購流程機(jī)制，明確緊缺物料的獨(dú)立目錄及配套的采購及供貨流程，導(dǎo)致正常流程采購不能滿足緊缺物資的使用需求。二是未建立高效的溝通機(jī)制，供應(yīng)鏈上下游環(huán)節(jié)溝通不暢，信息不對稱，導(dǎo)致采購過程中溝通成本過高，效率較低。

（三）采購執(zhí)行監(jiān)控不到位，訂單超配情況存在

一是對于采購訂單超配置、超配額執(zhí)行情況系統(tǒng)未能校驗(yàn)識(shí)別，導(dǎo)致部分物資采、購、控脫節(jié)，存在執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。二是供應(yīng)鏈系統(tǒng)與物流系統(tǒng)及財(cái)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)不到位，存在超額報(bào)銷、不匹配入庫的情況。

（四）職責(zé)定位不清晰，重視程度不夠

一是各個(gè)需求部門職責(zé)界限不清，部門間協(xié)同不暢，需求滾動(dòng)預(yù)測能力偏弱，需求數(shù)量、規(guī)格與執(zhí)行未完全統(tǒng)一，未建立完善的需求決策審批制度和流程。二是需求部門對采購需求管理認(rèn)識(shí)不足、重視不夠，需求提交不及時(shí)、不準(zhǔn)確、不全面，需求分布不均衡，往往年底采購需求扎堆，影響采購質(zhì)量。

二、管理舉措

（一）完善制度體系

“沒有規(guī)矩，不成方圓”，通過制度流程建設(shè)與優(yōu)化，建立實(shí)用、管用的制度流程，保障企業(yè)高效、規(guī)范運(yùn)作。以“制度無盲點(diǎn)、流程無斷點(diǎn)、監(jiān)督無漏點(diǎn)”為目標(biāo)，利用流程穿越、頭腦風(fēng)暴等手段，全面梳理現(xiàn)有采購、招投標(biāo)、供應(yīng)商、庫存等管理辦法及流程。實(shí)現(xiàn)從采購需求提出到采購實(shí)施、決策、簽約和訂單執(zhí)行的全流程管控，并推動(dòng)上游預(yù)算管控及下游倉儲(chǔ)管理的銜接，逐步優(yōu)化、規(guī)范質(zhì)量管理及供應(yīng)商管理機(jī)制，優(yōu)化需求分層、分級(jí)審批流程，訂單分層、分級(jí)審批流程及供應(yīng)商信息管理流程等。

（二）強(qiáng)化系統(tǒng)支撐

信息化是流程固化、預(yù)警機(jī)制、管理分析的有力手段。首先，應(yīng)全面梳理現(xiàn)有的供應(yīng)鏈管理、合同管理、物流管理、ERP、報(bào)賬等系統(tǒng)間關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的一致性，打通并優(yōu)化系統(tǒng)接口功能，確保各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)在系統(tǒng)間全流程貫通進(jìn)行系統(tǒng)稽核校驗(yàn)，確保業(yè)務(wù)的全流程管控。其次，應(yīng)建立有效的預(yù)警機(jī)制，對于采購超預(yù)算、訂單超配置、超配額，庫存合理水平、報(bào)賬超合同等各類管控指標(biāo)進(jìn)行預(yù)警，為指標(biāo)管控提供有效支撐。最后，應(yīng)優(yōu)化現(xiàn)有系統(tǒng)的分析功能，根據(jù)管理需要設(shè)定分析指標(biāo)，定期展示自動(dòng)分析結(jié)果，不斷增強(qiáng)系統(tǒng)支撐能力。

（三）建立協(xié)同機(jī)制

建立有效的協(xié)同機(jī)制，將部門間、跨部門的業(yè)務(wù)流程有效銜接，能最大限度地提高工作效率。首先應(yīng)明確職責(zé)，需求部門應(yīng)確保提供需求配置、數(shù)量、使用時(shí)間的準(zhǔn)確性，采購部門應(yīng)根據(jù)需求單位要求在符合采購規(guī)范的前提下最大限度地滿足需求單位的采購需求，庫存管理部門應(yīng)及時(shí)將庫存情況反饋給需求單位及采購部門，確保物資供應(yīng)滿足生產(chǎn)需求。其次建立聯(lián)席會(huì)議制度，打破部門間的信息壁壘，建立需求部門及采購部門生產(chǎn)溝通聯(lián)席會(huì)議制度，貫穿供應(yīng)鏈上下游體系，各層級(jí)人員全部參與，通過暢所欲言、換位思考、補(bǔ)位意識(shí)，尋求問題落實(shí)的平衡點(diǎn)，解決各類實(shí)際問題。三是建立有效的監(jiān)督及考核機(jī)制，確保各單位各司其職。

（四）加強(qiáng)人員培訓(xùn)

通過建立健全以老帶新機(jī)制、合法合規(guī)自查學(xué)習(xí)機(jī)制，鍛造一支合法合規(guī)的專業(yè)采購隊(duì)伍。合理設(shè)置崗位形成制約，定期組織培訓(xùn)及案例學(xué)習(xí)，使得采購人員能與自身崗位工作相結(jié)合深入了解采購法律法規(guī)及實(shí)務(wù)合法合規(guī)操作。依托工會(huì)資源，舉辦“采購專業(yè)法規(guī)知識(shí)競賽”，做好招標(biāo)、采購相關(guān)法律法規(guī)以及公司相關(guān)管理制度宣貫工作，掀起采購相關(guān)人員學(xué)法、懂法、用法、守法的熱潮。同時(shí)，著力打造“陽光采購”工作體系，在有采購權(quán)的單位設(shè)置專業(yè)場所，對招投標(biāo)過程實(shí)施全程錄像存檔。

三、效果評(píng)價(jià)

采購精益化管理是貫徹落實(shí)公司戰(zhàn)略，提升公司管理水平最有效、最直接的抓手。通過加強(qiáng)制度建設(shè)，強(qiáng)化末梢管理，加強(qiáng)制度流程建設(shè)與優(yōu)化，健全“陽光操作”手段，加強(qiáng)采購全流程的精細(xì)化、規(guī)范化、制度化，建立了一套“陽光采購”工作體系。

一是建立和完善需求管理職責(zé)制度，形成完善的分層級(jí)的采購精益管理制度要求，明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)責(zé)任部門與責(zé)任界面，確保各部門“車同軌、書同文、行同倫”。完善訂單管理，明確采購結(jié)果執(zhí)行和訂單管理階段各部門職責(zé)界面，建立分層分級(jí)的審批制度和流程。通過優(yōu)化質(zhì)量管理，使得產(chǎn)品入庫、施工現(xiàn)場及驗(yàn)收交付環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理得到提升。通過規(guī)范采購業(yè)務(wù)各流程和環(huán)節(jié)，常態(tài)化地開展采購流程穿越，建立業(yè)務(wù)流程優(yōu)化機(jī)制，不斷完善采購全業(yè)務(wù)流程，將需求決策、訂單審批、質(zhì)量追蹤等能力嵌入流程，實(shí)現(xiàn)管理要求與業(yè)務(wù)流程的有機(jī)融合，形成標(biāo)準(zhǔn)化成果和指導(dǎo)意見。

二是通過創(chuàng)新管理手段，滿足了緊缺物資供給。完善的體系流程及系統(tǒng)支撐，建立物資采購綠色通道，有效地將權(quán)力上移，通過多維度聯(lián)動(dòng)及彈性化的措施，有效壓縮安全庫存閥值，加快庫存周轉(zhuǎn)，同時(shí)確保緊缺物資的及時(shí)供應(yīng)。建立管理管控預(yù)警體系，從靜態(tài)預(yù)警向動(dòng)態(tài)預(yù)警轉(zhuǎn)變，從單一預(yù)警向多維預(yù)警轉(zhuǎn)變，全方位監(jiān)控需求與供給的平衡，滿足不同層級(jí)的管理需要。

三是通過打造“陽光采購”工作體系，推進(jìn)采購“陽光化操作”。按要求對招投標(biāo)過程進(jìn)行錄像并存檔，實(shí)現(xiàn)采購的“陽光化操作”，隨時(shí)可以抽查監(jiān)督錄音、錄像，通過大數(shù)據(jù)分析等手段，促進(jìn)采購招投標(biāo)過程合法合規(guī)，嚴(yán)防末梢環(huán)節(jié)管控不嚴(yán)、“小鬼當(dāng)家”等微腐敗問題。

四是通過深化完善信息系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目立項(xiàng)、采購結(jié)果、庫存管理、報(bào)賬等信息的同步，通過統(tǒng)一的采購目錄權(quán)限控制實(shí)現(xiàn)越級(jí)采購管控。完善采購項(xiàng)目電子文檔檢查流程與功能，實(shí)現(xiàn)尋源過程的電子文件集中存檔。實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈管理全流程貫通，實(shí)現(xiàn)了與預(yù)算、工建、合同、報(bào)賬、ERP等主要資源系統(tǒng)的互通，通過“五縱六橫”的流程貫通，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。

參考文獻(xiàn)

[1] 曹曉巍.“精益管理”在采購中的應(yīng)用[J].經(jīng)濟(jì)期刊，2015（3）：69-71.

[2] 趙嘉賢.采購管理在供應(yīng)鏈體系中的作用和影響[J].市場周刊：理論研究，2007（8）：17-18.

[3] 趙林度.供應(yīng)鏈與物流管理理論與實(shí)務(wù)[M].機(jī)械工業(yè)出版社，2003.

[4] 胡建波.供應(yīng)鏈管理實(shí)務(wù)[M].西南財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社，2013.

[5] 翟光明.采購與供應(yīng)鏈管理[M].中國物資出版社，2009.endprint