新時期做好基層檔案工作的思考

馮云蓉

摘 要 隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，對基層檔案工作越來越重視，對基層檔案工作提出了新的要求。本文簡要分析了基層檔案工作的現(xiàn)狀及存在的主要問題，提出了新時期做好基層檔案工作的路徑，以資參考。

關鍵詞 新時期 檔案工作 思考

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

基層單位的檔案管理是整個檔案工作的基礎，是國家全部檔案得以補充的源泉。當前，隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，特別是互聯(lián)網(wǎng)的廣泛使用，基層檔案工作也面臨著極大的挑戰(zhàn)。在新形勢下，如何做好基層檔案工作，是我們應該高度關注的課題。

1基層檔案工作的現(xiàn)狀分析

在現(xiàn)代信息高度發(fā)達的“互聯(lián)網(wǎng)+”、全球化時代，基層檔案工作不僅涉及到材料積累、人才調(diào)研、人事檔案等的分類，而且對個人和單位的長遠發(fā)展有非常重要的作用。目前，基層檔案工作存在很多的不足，主要表現(xiàn)在三個方面：一是人員素質(zhì)不高。部分檔案工作人員的技能和思維、管理手段還比較落后，停留在手工操作時代，業(yè)務水平相對滯后。第二是思想認識偏低。部分單位對檔案管理工作沒有給予足夠的重視，認為這個工作是簡單的，不需要動用很大的人力、物力、財力。三是設施設備陳舊。辦公設備沒有及時更新?lián)Q代，繼續(xù)使用以前老式機器，現(xiàn)代化辦公效率不高。

2基層檔案工作存在的主要問題

（1）思想意識不到位。一個單位檔案建設水平的高低，直接反映出領導對檔案工作的重視程度，檔案相關工作所需的人力、財力、物力就很難到位。近年來，通過《檔案法》的宣傳貫徹，基層領導的檔案意識有所加強，但檔案工作仍存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的情況，對日常有關檔案工作標準不認真貫徹，而影響了基層檔案工作的發(fā)展，影響了檔案質(zhì)量的規(guī)范和提高，也影響了檔案工作人員對檔案工作的積極性和進取心。

（2）人員隊伍不穩(wěn)定。由于體制的問題，機關檔案管理人員大部分是兼職，再加上檔案管理工作是一項勞神費心的苦差事，檔案崗位津貼又不到位，同時檔案業(yè)務素質(zhì)又要求高，很多人都不愿干，即使在崗，也一身多任，往往被中心工作或民生工程占去絕大部分時間，對檔案管理往往身有余而力不足，基本上沒有時間去管理或整理本部門大量的檔案資料，有時也只是應付而已。條件好的單位，直接送到縣級檔案館幫助整理歸檔；條件不好的，就只能任其自然，經(jīng)常存在幾年整理一次檔案的情況。同時，部分單位的檔案人員變動頻繁，導致檔案工作不能保持它的系統(tǒng)性和完整性。

（3）收集整理不齊全。由于檔案知識普及的不夠全面，部分工作人員認為只有上級來文，紅頭文件才是檔案，致使有些檔案不能被歸檔保存。檔案收集、整理的不齊全，不單單是檔案人員的問題，與其它業(yè)務人員關系極為密切。例如聲像檔案，部分單位在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，負責攝影、錄音的工作人員，認為拍完，錄完就算完成任務了，根本就沒想到歸檔。另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，由于全局觀念、檔案意識的缺乏，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發(fā)利用。

（4）檔案制度不健全。很多機關單位檔案的收集、保管、保護、借閱和保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴，檔案管理人員責任心不強，檔案資料收集不全，整理不及時，文件資料堆積如山，丟失嚴重；檔案管理混亂，致使其他干部或閑雜人員可以隨意進入檔案室查找資料和借閱檔案，借出的檔案又不履行任何手續(xù)，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向。

（5）基礎設施不完善?；A設施是保障，沒有一個合格的檔案室，檔案的安全保管、有效利用、功能發(fā)揮都是一句空話。部分基層單位的檔案室建設簡陋，基礎條件差，檔案柜陳舊老化，通風性能不好，安全措施沒落實，防蟲防霉設備不配套等；有些因受辦公條件的限制，沒建立綜合檔案室，而是與機關辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理；還有的只能叫雜物保管室，檔案室里的檔案沒有多少，雜物、舊物堆滿房間。

3新時期做好基層檔案工作的路徑

（1）增強服務意識，爭取領導重視。一要加大檔案宣傳力度。有的單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，為此，一方面要找準檔案工作與經(jīng)濟建設和社會發(fā)展的結(jié)合點，用工作效果的不可替代來爭取領導和社會重視；另一方面要善于主動爭取領導和有關部門的支持，采取有效的宣傳形式，讓更多的領導和部門了解、重視基層檔案工作。二要愛崗敬業(yè)，使領導滿意自己的工作。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。作為一名檔案工作人員，一定要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中樹立良好的形象。

（2）拓寬工作視野，實行綜合利用。一要增強責任感，提高管理意識。檔案工作要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、細心辦事的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的管理檔案的基本技能。檔案工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，不斷開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。二要不斷加強學習，掌握管理技能。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。為此，基層檔案工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡文化的綜合型檔案管理人才。三要利用現(xiàn)有資源，整理檔案。檔案記載著豐富的信息，是一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果，要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

（3）加強教育培訓，提高隊伍素質(zhì)。一要提高認識水平，強化繼續(xù)教育。要充分認識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認識當前檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高，要將檔案管理工作者的教育培訓列入重要的議事日程。二要加強制度建設，建立健全運行機制。要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度，使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓，檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務可由終身有效改為動態(tài)管理。這樣，便可以激發(fā)檔案工作者增強參加教育培訓的主動性和積極性。三要加強綜合培訓，提高業(yè)務水平。從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的開展教育培訓。堅持“學用結(jié)合，按需施教，重視實效”的方針，切實遵守學以致用的原則。要給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學習檔案專業(yè)知識的機會，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足。要普及相關學科知識。檔案工作融匯了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學等，檔案工作者的繼續(xù)教育應注重對相關科學知識的補充和更新。要強化現(xiàn)代科技知識的學習?，F(xiàn)代科學技術(shù)的廣泛應用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標志之一，檔案工作者應加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學習，并靈活運用到實際工作之中。四要建立獎懲機制，細化考核監(jiān)管。進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對他們進行《中華人民共和國檔案法》和國家有關檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領導體系，加強對檔案工作的領導、指導、檢查和考核，不斷提高基層檔案工作水平。endprint