對學(xué)校檔案管理工作的探析

楊秋梅

摘 要：在學(xué)校日常管理工作中，學(xué)校檔案的管理對于學(xué)校的良性發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。學(xué)校提升對檔案管理工作的重視力度，不但能夠保障學(xué)校進(jìn)行有序的維護(hù)與管理工作，還能夠?yàn)閷W(xué)校的長足發(fā)展管理提供詳實(shí)的資料，也可以為學(xué)校進(jìn)行科研、教學(xué)以及人事管理提供客觀真實(shí)的參考資料，因此加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量與效率是當(dāng)下學(xué)校發(fā)展中的首要任務(wù)。本文針對現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作中存在的問題與弊端進(jìn)行深入的分析，并提出切實(shí)可行的改進(jìn)意見以促進(jìn)學(xué)校檔案工作的管理質(zhì)量與效果，從而保證我國學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量與管理質(zhì)量能夠更上一層樓。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理工作；探析

學(xué)校檔案是承載學(xué)校歷史活動的重要載體，是學(xué)校開展管理工作、教學(xué)活動、教育督導(dǎo)評估以及教育科研工作的重要素材與資料，其充分記錄了學(xué)校在發(fā)展經(jīng)營過程中形成的文字、數(shù)字、圖像等資料，成為剖析學(xué)校發(fā)展歷程以及制定學(xué)校戰(zhàn)略發(fā)展方針的重要依據(jù)。學(xué)校做好日常教學(xué)中的檔案管理工作是學(xué)校管理水平與教學(xué)素養(yǎng)的重要體現(xiàn)，同時夯實(shí)檔案管理工作還是有效推動學(xué)校的科研發(fā)展與進(jìn)步的重要素材，對于提升學(xué)校的綜合實(shí)力具有不容置喙的重要意義，為此在新形勢下做好檔案管理工作對于學(xué)校具有高度的戰(zhàn)略發(fā)展意義。

1 當(dāng)前學(xué)校檔案管理中存在的主要問題

1.1 學(xué)校缺乏對檔案工作的重視力度

很多學(xué)校在開展日常的教學(xué)活動與管理事物當(dāng)中，往往只重視科研、教學(xué)以及招生活動等活動，沒有充分意識到檔案管理工作對于學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展起到的重要作用，忽略了在開展日常教學(xué)活動中維護(hù)與建設(shè)學(xué)習(xí)檔案工作的機(jī)會，導(dǎo)致學(xué)校很多重要的財務(wù)信息、科研信息沒有被詳實(shí)的記錄在冊，并為后續(xù)的發(fā)展埋下了嚴(yán)重的隱患[1]。學(xué)校對檔案管理工作的投資力度也乏善可陳，很多學(xué)校沒有配備完善的檔案管理設(shè)施與相應(yīng)的檔案管理人員，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作在開展過程中暴露出后勁不足的狀態(tài)，同時在檔案資料維護(hù)工作中也缺乏有力的建設(shè)，導(dǎo)致檔案資料頻頻出現(xiàn)發(fā)霉、損毀以及丟失等現(xiàn)象。

1.2 學(xué)校檔案管理機(jī)制不健全

檔案管理機(jī)制是約束與強(qiáng)化學(xué)校檔案管理工作的重要機(jī)制，但是很多學(xué)校在開展檔案管理過程當(dāng)中，沒有建立完善的管理制度與責(zé)任體系，導(dǎo)致很多檔案管理人員不能明確自身的責(zé)權(quán)單位，一旦檔案管理工作中出現(xiàn)疏忽還會出現(xiàn)相互推諉的情況，這種情況對檔案管理工作的有序開展產(chǎn)生了嚴(yán)重的制約作用[2]。同時由于沒有完善的檔案管理機(jī)制進(jìn)行督促，很多教師與管理人員沒有形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理意識，其具體體現(xiàn)在當(dāng)有重要的檔案資料需要?dú)w檔時不能及時提交，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了一定的滯后性。同時學(xué)校檔案管理設(shè)備以及管理手段的落后也體現(xiàn)出學(xué)校檔案管理機(jī)制存在疏漏的問題，由于學(xué)校日常事項(xiàng)與活動眾多，只采用人工檔案管理的方式已經(jīng)不能契合學(xué)校的發(fā)展需求，不但暴露出工作效率低下的問題，檔案管理人員長期的機(jī)械性重復(fù)還會產(chǎn)生較高的錯誤率。

1.3 學(xué)校缺乏業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理人員

檔案管理人員是學(xué)校開展檔案管理工作的重要條件，有一定的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員則是決定學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量的重要因素。但是很多學(xué)校由于沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，對檔案工作持有工作性質(zhì)簡單一般人員操作的認(rèn)知，導(dǎo)致學(xué)校忽視了對檔案管理崗位上的人員選拔與培養(yǎng)力度，進(jìn)而出現(xiàn)了檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)良莠不齊的現(xiàn)象，同時由于缺乏對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)道德的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員對管理工作掉以輕心，在工作調(diào)動以及人員離崗時，沒有做好相應(yīng)的交接工作，進(jìn)而頻頻出現(xiàn)檔案遺失與記錄疏漏的弊端，影響了檔案管理工作穩(wěn)定的發(fā)展。

2 改善學(xué)校檔案管理工作的有效措施

2.1 加大對檔案管理工作的重視力度

學(xué)校為了切實(shí)提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，首先需要在認(rèn)知層面上提升對檔案管理工作的認(rèn)知程度，通過深刻了解檔案對于學(xué)校制定戰(zhàn)略發(fā)展方針以及開展科研工作的重要性，從而自上而下的加強(qiáng)對檔案管理工作的重視力度[3]。為了保證檔案管理工作能夠有條不紊的進(jìn)行下去，學(xué)校還需要建立科學(xué)完善的管理制度為檔案管理工作提供明確的發(fā)展方向與操作流程，通過這樣的方式保證檔案管理工作有據(jù)可依，同時為了顯著提升檔案管理工作的效率，需要明確檔案管理部分的責(zé)權(quán)范圍，通過界定每一位檔案管理人員的細(xì)化責(zé)任的方式，建立完善的問題追查機(jī)制，保證檔案管理工作能夠高質(zhì)高效完成。同時通過在學(xué)校內(nèi)部宣傳強(qiáng)調(diào)檔案管理工作重要性的方式，強(qiáng)化教師人員與管理人員提交檔案資料的速率，以保證檔案資料管理的客觀性以及實(shí)時性。同時為了保證檔案管理工作與時俱進(jìn)，學(xué)校還需要加大對檔案管理工作的投資力度，推動檔案管理設(shè)施更新、人員招納以及開展日常管理工作的完善力度，并充分做好檔案資料的防火、防盜、以及防潮防蛀工作，保證資料的完整性，為學(xué)校的穩(wěn)定有序發(fā)展奠定夯實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及信息化的管理水平

學(xué)校檔案管理工作流程與方法對于保證檔案管理工作的科學(xué)性以及有效性具有至關(guān)重要的作用。為此檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程當(dāng)中需要依據(jù)信息論、系統(tǒng)論以及控制論為指導(dǎo)原則開展檔案管理與組織工作，在遵循檔案管理工作的客觀基礎(chǔ)規(guī)律之上，通過高效的管理機(jī)構(gòu)、科學(xué)化的管理方式、信息化的管理媒介、標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程保證檔案工作有條不紊的進(jìn)行下去[4]。同時，做好檔案管理的有關(guān)技術(shù)工作，通過運(yùn)用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、聲像技術(shù)以及微縮技術(shù)等對種類多樣、數(shù)量龐雜的檔案信息資料進(jìn)行查找、整理、分類、記錄以及存儲、傳遞并存檔存儲，通過標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、信息化的操作流程來保證檔案管理的客觀性與科學(xué)性，在減輕檔案管理人員工作強(qiáng)度的基礎(chǔ)之上，提升檔案管理的精確性，同時借助信息技術(shù)形成電子檔案，方便檔案的輸入、調(diào)用、修改以及維護(hù)，并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時傳播與共享，有效提升學(xué)校檔案管理的效率與質(zhì)量。

2.3 加強(qiáng)檔案管理人員的選拔與培訓(xùn)

檔案人員對于學(xué)校順利開展檔案具有至關(guān)重要的作用。學(xué)校想要建設(shè)一支具有較強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)道德的檔案管理隊(duì)伍，首先需要面向社會進(jìn)行招聘，選擇具有一定理論基礎(chǔ)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員提升學(xué)校管理隊(duì)伍的基本實(shí)力，當(dāng)檔案人員步入檔案管理崗位之后，學(xué)校需要定期開展培訓(xùn)工作來不斷提升檔案管理人員的技能素養(yǎng)與實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，保證檔案管理人員能夠不斷的與時俱進(jìn)，同時還要加強(qiáng)檔案管理人員操作現(xiàn)代化以及信息化的辦公設(shè)備的能力，使檔案管理人員通過熟練操作計(jì)算機(jī)設(shè)備提升檔案管理工作的效率與精確性。為了激發(fā)檔案管理人員的主觀能動性，需要建立獎懲有度的激勵制度，提升檔案管理人員整體的工作積極性。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著學(xué)校教學(xué)、科研工作的不斷發(fā)展與改革，作為承載與記錄學(xué)?；顒有畔⒌臋n案管理工作凸顯出越來越重要的作用，為了切實(shí)加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量與效率，學(xué)校需要建立完善的檔案管理制度保證檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行下去，同時不斷加大對檔案硬件與軟件設(shè)施的投資力度，為檔案管理工作創(chuàng)建現(xiàn)代化、信息化的辦公條件，同時加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，通過這樣的方式提升學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

參考文獻(xiàn)

[1]秦鳳萍.學(xué)校檔案管理工作中電子檔案的應(yīng)用探析[J].蘭臺世界，2016，24：69-71.

[2]陳劍.學(xué)校檔案管理工作改善途徑探析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2014，05：82-83.

[3]盧云豐.當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作存在的問題與對策探析[J].中國管理信息化，2014，05：114.

[4]呂玲.探析中等衛(wèi)生職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的重要性及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，09：85.endprint