辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理

閆軍慧

摘 要：為提高醫(yī)院管理效率，國(guó)內(nèi)各級(jí)醫(yī)院開(kāi)始將自動(dòng)化技術(shù)引入到了內(nèi)部管理工作之中，醫(yī)院內(nèi)部辦公變得更加智能、高效，而檔案管理作為醫(yī)院管理工作主要內(nèi)容之一，自然也隨之發(fā)生了相應(yīng)的改變，開(kāi)始朝自動(dòng)化模式發(fā)展。通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案管理自動(dòng)化模式運(yùn)用現(xiàn)狀的分析，探索出辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作正確開(kāi)展方式，希望能夠?qū)︶t(yī)院檔案管理水平提升，帶來(lái)一定啟示。

關(guān)鍵詞：電子儲(chǔ)存文件；辦公自動(dòng)化；醫(yī)院檔案管理；網(wǎng)絡(luò)安全

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理工作仍然處于調(diào)整階段，為保證醫(yī)院運(yùn)營(yíng)穩(wěn)定性，醫(yī)院需要對(duì)檔案管理工作予以高度關(guān)注，并要明確辦公自動(dòng)化環(huán)境中，正確解決檔案管理工作問(wèn)題的方式方法，以確保檔案所含價(jià)值能夠得到完全性體現(xiàn)。就目前情況而言，醫(yī)院檔案管理主要有文件保密性差、自動(dòng)化水平低以及管理團(tuán)隊(duì)有待提高等方面的問(wèn)題，為制定出合理的問(wèn)題解決措施，我們首先應(yīng)對(duì)檔案管理問(wèn)題產(chǎn)生原因，展開(kāi)深度剖析。

1 辦公自動(dòng)化環(huán)境中，醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 電子存儲(chǔ)文件保密性有待提高

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行發(fā)展的同時(shí)，盜密技術(shù)也隨之得到了提升，導(dǎo)致電子存儲(chǔ)文件保密性以及安全性都受到了直接的影響，醫(yī)院檔案電子文件也是如此。在自動(dòng)化背景中，部分意愿電子檔案存在著被盜用以及被篡改等方面的問(wèn)題，致使電子文件優(yōu)勢(shì)無(wú)法得到完全性發(fā)揮，醫(yī)院對(duì)電子檔案信心也發(fā)生了一定程度的動(dòng)搖，并不利于檔案電子化模式的推廣。同時(shí)由于醫(yī)院檔案特殊性，電子病歷中包含著大量的醫(yī)患隱私，一旦內(nèi)容泄露，會(huì)產(chǎn)生極為嚴(yán)重的后果。

1.2 檔案管理自動(dòng)化水平有待提高

雖然國(guó)內(nèi)各級(jí)醫(yī)院都引進(jìn)了大量的自動(dòng)化設(shè)備與技術(shù)，但就整體而言，還是存在著自動(dòng)化水平較低的問(wèn)題，沒(méi)有達(dá)到對(duì)自動(dòng)化技術(shù)功能進(jìn)行深度探究的目標(biāo)，直接增加了檔案管理工作的難度。而這一問(wèn)題主要是因?yàn)檐浖\(yùn)用水平不足、自動(dòng)化資金投入較少以及軟件開(kāi)發(fā)能力較弱等因素所造成的，醫(yī)院需要按照實(shí)際情況，制定出相應(yīng)的問(wèn)題優(yōu)化措施。

1.3 檔案管理工作有待完善

管理工作是保證自動(dòng)化技術(shù)在檔案管理進(jìn)行運(yùn)用的基礎(chǔ)與前提，但現(xiàn)階段部分醫(yī)院的管理工作還是存在著一些問(wèn)題，有待提高。通過(guò)研究可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)存管理問(wèn)題主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，管理人員專業(yè)性有待提升。管理人員是管理工作主要執(zhí)行者，與工作開(kāi)展質(zhì)量有著直接關(guān)聯(lián)，如果管理人員自動(dòng)化技術(shù)水平相對(duì)不足，就會(huì)對(duì)檔案信息采集以及整理等工作的開(kāi)展，形成直接影響；第二，醫(yī)院紙質(zhì)檔案規(guī)模較大，對(duì)其進(jìn)行定期整理與分類工作的難度較大，這也是管理人員需要面臨的一項(xiàng)挑戰(zhàn)。

2 管理工作優(yōu)化建議

2.1 強(qiáng)化管理意識(shí)，提高管理工作水平

管理意識(shí)強(qiáng)弱程度會(huì)對(duì)最終管理工作行程直接影響，因此醫(yī)院應(yīng)從強(qiáng)化檔案管理人員意識(shí)入手，對(duì)自動(dòng)化檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化。醫(yī)院管理者要對(duì)檔案管理工作予以高度重視，并要以身作則樹(shù)立起正確的檔案管理意識(shí)。同時(shí)應(yīng)加大對(duì)檔案管理價(jià)值的研究力度，并要對(duì)研究結(jié)果進(jìn)行大力宣傳，要真正將檔案管理意識(shí)融入到個(gè)人思想之中，確保人員檔案管理意識(shí)水平，以便為自動(dòng)化環(huán)境中的檔案管理工作開(kāi)展，奠定良好基礎(chǔ)。

2.2 完善網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，保證電子文件安全

針對(duì)電子存儲(chǔ)文件相關(guān)問(wèn)題，醫(yī)院應(yīng)聘請(qǐng)專業(yè)人士或與專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，仔細(xì)分析出醫(yī)院目前存在的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題以及相應(yīng)隱患，并要結(jié)合醫(yī)院工作特點(diǎn)，對(duì)檔案信息真實(shí)性與客觀性進(jìn)行強(qiáng)化。為此，醫(yī)院需要設(shè)置內(nèi)部安全管理系統(tǒng)，要保證電子檔案信息安全性與完整性，不僅要對(duì)防火墻以及加密網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行使用，同時(shí)還應(yīng)醫(yī)院工作流程與等級(jí)，對(duì)各級(jí)工作人員權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，以降低惡意篡改以及其他方面安全問(wèn)題的發(fā)生。同時(shí)醫(yī)院需要對(duì)醫(yī)患病例以及其他重點(diǎn)檔案實(shí)施加密，要對(duì)文件查閱以及運(yùn)用權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，要降低無(wú)關(guān)人員接觸檔案的概率。此外還應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管系統(tǒng)進(jìn)行增強(qiáng)，要以科學(xué)化監(jiān)控模式，對(duì)檔案信息系統(tǒng)以及醫(yī)院內(nèi)容網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行管理，以確保可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)不法分子訪問(wèn)行為，最大限度對(duì)文件安全性進(jìn)行保證。

2.3 完善人員配置，保證工作順利開(kāi)展

醫(yī)院需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行合理挑選，要不斷對(duì)檔案管理人員配置進(jìn)行優(yōu)化，不僅要定期開(kāi)展專業(yè)性培訓(xùn)，確保管理人員可以掌握更多高效的自動(dòng)化技術(shù)與檔案管理技術(shù)，以保證整體檔案工作開(kāi)展質(zhì)量，同時(shí)要實(shí)施輪流式檔案管理值班模式，應(yīng)保證管理人員可以按照安排，輪流對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，以保證各種檔案管理工作的開(kāi)展質(zhì)量。此外，醫(yī)院還應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)挑選，要對(duì)人員專業(yè)能力、責(zé)任心以及其他相關(guān)技能、素養(yǎng)進(jìn)行考察，以便從源頭起，保證檔案人員管理團(tuán)隊(duì)水平。

2.4 統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理工作

為保證檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性與規(guī)范性，醫(yī)院一方面要對(duì)電子檔案以及文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一。一般文書(shū)管理前期工作并不屬于檔案部門范疇，檔案部門只會(huì)對(duì)其后期管理與整理進(jìn)行負(fù)責(zé)，在實(shí)施統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)之后，兩項(xiàng)工作會(huì)更加密切，會(huì)達(dá)到相互配合的模式，能夠?yàn)獒t(yī)院管理工作提供更好地服務(wù)；另一方面要對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一與規(guī)范，要明確在辦公自動(dòng)化背景下，檔案管理需要通過(guò)設(shè)置管理標(biāo)準(zhǔn)與流程的方式，對(duì)工作人員行為進(jìn)行規(guī)范與引導(dǎo)，以達(dá)到對(duì)電子檔案管理效率進(jìn)行強(qiáng)化的目標(biāo)。

此外為解決紙質(zhì)檔案工作量較大的問(wèn)題，檔案管理人員需要通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用，按照一定順序?qū)堎|(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)與內(nèi)容錄入，并設(shè)置關(guān)鍵詞搜索模式。當(dāng)合理處理之后，只要電子信息能夠與紙質(zhì)檔案保持一致，管理人員便可以輕松完成紙質(zhì)檔案搜索與管理，會(huì)切實(shí)提升檔案管理工作效率。

2.5 優(yōu)化檔案系統(tǒng)，提升自動(dòng)化水平

在對(duì)檔案管理自動(dòng)化水平進(jìn)行提升過(guò)程中，各級(jí)醫(yī)院應(yīng)對(duì)自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)展開(kāi)全面研究，要明確該系統(tǒng)所存在的各項(xiàng)功能與操作方式，并在此基礎(chǔ)上，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)與合理運(yùn)用，確保系統(tǒng)具有的功能可以得到妥善運(yùn)用。同時(shí)要提高資金投入量，要對(duì)系統(tǒng)性價(jià)比以及兼容性進(jìn)行不斷優(yōu)化，保證系統(tǒng)可以在達(dá)到客戶相應(yīng)要求的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)文件管理與運(yùn)轉(zhuǎn)一體化模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高效化系統(tǒng)辦公模式，成功帶動(dòng)電子檔案發(fā)展。此外還應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案管理信息系統(tǒng)，創(chuàng)建檔案信息共享平臺(tái)，以達(dá)到切實(shí)提高檔案信息利用率，保證檔案信息價(jià)值挖掘質(zhì)量的管理效果。

3 結(jié)束語(yǔ)

為妥善改善自動(dòng)化環(huán)境中，醫(yī)院檔案管理工作所存在的問(wèn)題，各級(jí)醫(yī)院應(yīng)對(duì)各項(xiàng)問(wèn)題進(jìn)行正視，要按照設(shè)計(jì)檔案管理需要，對(duì)自動(dòng)化檔案管理模式進(jìn)行不斷調(diào)整，要結(jié)合醫(yī)院自動(dòng)化人員以及人員綜合能力水平，通過(guò)完善管理意識(shí)以及網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管等手段，切實(shí)解決檔案管理問(wèn)題，進(jìn)而制定出理想化醫(yī)院檔案管理意識(shí)，確保醫(yī)院檔案管理水平的有效提升，以達(dá)到成功帶動(dòng)醫(yī)院發(fā)展的目標(biāo)。

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