事業(yè)單位檔案管理存在的問題探討

楊萍

摘 要：在這個信息爆炸的時代，信息在很多地方是最具有價值的東西。事業(yè)單位的檔案便是其中一項，所以事業(yè)單位的管理就顯得尤為重要。但是我國事業(yè)單位的管理還沒有到達盡善盡美的地步，所以本研究針對目前事業(yè)單位檔案管理過程中容易出現(xiàn)的問題進行了討論，并針對這些問題提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵字：事業(yè)單位；檔案管理；主要問題

自改革開放以來，我國事業(yè)單位不斷取得好成績，事業(yè)單位在選拔人才的時候主要依靠的就是檔案，但是目前我國事業(yè)單位的檔案管理并沒有走在世界的前列，這些問題阻礙了事業(yè)單位正常工作的進行。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案管理制度不健全

目前，由于我國的事業(yè)單位在南北各地分布不均，而且事業(yè)單位的基數(shù)比較大，在檔案管理制度上并沒有建立一個健全的規(guī)范的規(guī)章。在這樣的現(xiàn)狀下，各地的事業(yè)單位內(nèi)部都存在檔案管理工作雜亂散漫，很多檔案的標(biāo)題和標(biāo)號沒有進行明確的規(guī)范，很多檔案連卷內(nèi)目錄都沒有的現(xiàn)象。由于檔案管理的制度不健全，導(dǎo)致很多優(yōu)秀的資料無法完整的保存，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位的正常發(fā)展，甚至更為嚴(yán)重的是信息管理和檔案管理存在嚴(yán)重的脫節(jié)問題，檔案和信息失去了統(tǒng)一性將無法發(fā)揮其作用，事業(yè)單位也會因此停滯自己跟隨時代發(fā)展的腳步。

1.2 對檔案管理的重視程度不夠

人事檔案的管理工作是以看管，整理為主要內(nèi)容的工作，其內(nèi)部性、保密性的工作特征使這項工作減少了很多激情，所以很多一線的工作人員都不知道需要檔案管理工作者，在一些事業(yè)單位甚至是一些高層管理人員都沒有很重視檔案的管理。

但實際上，現(xiàn)在人們掌握的知識越來越健全，對工作的要求也越來越高，事業(yè)單位之間人才的流動也是日漸頻繁，選人單位往往依靠原部門的檔案對引進人才做出評估，但是檔案管理不認真很容易出現(xiàn)檔案信息缺失、失真的現(xiàn)象，給用人單位帶來了極大的麻煩。這種情況的出現(xiàn)往往是因為上層領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理不需要付出太多的精力，導(dǎo)致下層在執(zhí)行的時候認為只要檔案不丟失，不泄密即可，在思想上根本就不重視。

1.3 檔案管理員的基本素質(zhì)不過關(guān)

檔案管理員的基本素質(zhì)不過關(guān)與重視程度有一定的關(guān)聯(lián)，但是管理員的基本素質(zhì)不過關(guān)是檔案管理出現(xiàn)問題的客觀因素，在招募檔案管理的時候并沒有特別在意應(yīng)聘人員的科學(xué)素養(yǎng)，結(jié)果在入職之后他們對于檔案的標(biāo)題與標(biāo)號都不知道如何標(biāo)定，他們工作的主旨是只要檔案不發(fā)生意外即可，結(jié)果在后期需要調(diào)用檔案時發(fā)現(xiàn)需要從茫茫案卷中尋找自己所需要的檔案，導(dǎo)致工作進度大大受阻。部分事業(yè)單位還出現(xiàn)檔案管理員不及時打掃檔案室衛(wèi)生的現(xiàn)象，不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案對于周圍環(huán)境的衛(wèi)生都有一定的要求，大量的灰塵很容易給電腦帶來死機的危險，出現(xiàn)這這些情況的根本原因就是檔案管理員的基本素質(zhì)不過關(guān)。

1.4 檔案管理的信息化程度不夠

隨著信息時代的到來，越來越多的工作崗位需要計算機的協(xié)助。檔案的管理也需要現(xiàn)代化的管理，但是還是有很多事業(yè)單位沒有意識到計算機的重要性，企業(yè)內(nèi)的硬件設(shè)施遲遲沒有更新，一直依靠老舊的機器，檢索速度慢，維修費用高。更多的情況就是個人信息、檔案目錄輸入計算機，但實際在檢索的時候還是主要依靠人力尋找，紙質(zhì)版的檔案既不容易查詢也不容易保存，這樣造成了一定的人事檔案管理資源的浪費，還降低了檔案查詢的效率。

2 提高事業(yè)單位檔案管理的措施

2.1 建立健全的檔案管理制度

事業(yè)單位在社會主義建設(shè)過程中發(fā)揮著舉足若輕的作用，想要解決目前檔案管理的問題，首先就要建立健全檔案管理工作制度，利用科學(xué)的手段，對現(xiàn)在事業(yè)單位的基本情況進行統(tǒng)計后有針對性的調(diào)整。以國家頒布的檔案管理法則為中心，根據(jù)各地的實際情況創(chuàng)造出適合自己情況的規(guī)章制度，但是核心的部分在全國范圍內(nèi)應(yīng)該是一致的，方便今后工作調(diào)動時不會因檔案的審核存在太大差異而導(dǎo)致調(diào)動不便。

2.2 提高單位內(nèi)所有人對檔案管理的重視

想要提高事業(yè)單位的檔案管理不僅僅需要外部的規(guī)章制度來限制單位內(nèi)所有人的行為，還需要大家從心里可以真正將檔案管理提到一定的高度才可以。首先是單位的領(lǐng)導(dǎo)要重視干部人事檔案理工作，可以建立日常巡視小組，對檔案存放的地方不定期不定時的檢查，對于不認真工作的人員及時清理出去，還可以對檔案管理人員的工作進行績效記錄，每半年進行一次考核，推進檔案的管理工作向科學(xué)化、制度化發(fā)展。檔案的管理人員應(yīng)該認識到自己工作的重要性，在平時的工作中兢兢業(yè)業(yè)，不放松、不懈怠，干好自己的本職工作，不僅僅是依靠外界的因素來促使自己提高認識，自身的思想境界也應(yīng)該提高。

2.3 提高檔案管理者的素質(zhì)

事業(yè)單位的主管在招募檔案管理者的時候就應(yīng)該考察好他們的專業(yè)基礎(chǔ)，檔案的管理者也是需要知道檔案在保存的時候的注意事項的，主管不應(yīng)該為了貪圖一點小便宜就招聘一些年紀(jì)大的退休人員，相反，如果聘請專業(yè)的人才管理檔案，在后期檔案調(diào)配的效率很高完全可以節(jié)省出更多的資源。還要對招聘進來的管理人員 進行相關(guān)的培訓(xùn)，確保他們可以了解到最前進的檔案保存手法和知識。

2.4 加強檔案信息化的建設(shè)

對于單位事業(yè)檔案的信息化建設(shè)是時代進步的要求，也是今后的檔案管理的必然趨勢，事業(yè)單位必須認識到檔案信息化建設(shè)的重要性。信息資源庫是存放所有檔案的總稱，其作用就是整合各種信息，方便單位的調(diào)用，將先進的科學(xué)技術(shù)運用到檔案管理中可以實現(xiàn)提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。在進行信息化的建設(shè)過程中，要充分發(fā)揮計算機的智能作用，利用網(wǎng)絡(luò)完善檔案數(shù)據(jù)，保證檔案信息的準(zhǔn)確和真實。同時信息化的檔案不再是單一的工作表現(xiàn)以及個人信息，職工在工作中參與的重大活動和在活動中的表現(xiàn)都將利用計算機記錄在檔案信息中，這樣可以更加全面地反映職工的情況，使事業(yè)單位的檔案可以得到最大化的使用。

3 結(jié)語

在這個信息占據(jù)著重要地位的時代，事業(yè)單位的檔案作為信息的一部分應(yīng)該受到足夠的重視，雖然目前事業(yè)單位的檔案管理還有著各種各樣的問題，但是只要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人可以提高自己的重視，將檔案管理人員的素質(zhì)提高上來，保證各項工作可以順利進行，最后將檔案管理逐步實現(xiàn)信息化管理，這樣事業(yè)單位的檔案管理便走向了一條正確的道路，事業(yè)單位的工作效率也會因此越來越高。

參考文獻

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