淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

摘 要：隨著現(xiàn)代社會不斷發(fā)展，檔案管理工作在各個單位內(nèi)也有著越來越重要的地位，在保證社會穩(wěn)定良好發(fā)展方面發(fā)揮著十分重要的作用。在現(xiàn)代社會不斷發(fā)展的大形勢下，為能夠使檔案管理工作取得更加理想的效果，應當對檔案管理進一步規(guī)范，實現(xiàn)規(guī)范化檔案管理，進一步提升檔案管理工作質(zhì)量及水平，進而為單位更好發(fā)展奠定良好基礎，提供更好保障。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；策略

在當前社會不斷發(fā)展的形勢下，在檔案管理工作中對于管理水平及管理質(zhì)量也有著越來越高的要求，因而在實際工作中積極實現(xiàn)規(guī)范化檔案管理，從而進一步提升檔案管理科學性及合理性也就十分必要。作為檔案管理工作人員，在實際工作過程中應當對新形勢下檔案管理加強認識，并且應當積極探索及應用有效策略實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，使檔案管理能夠更好滿足社會需求及要求，促使其得以更好發(fā)展。下面就新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化進行分析。

1 新形勢下檔案管理規(guī)范化的必要性及重要意義

首先，在新形勢下檔案管理工作中，檔案管理規(guī)范化屬于必然要求。在當前社會政治、經(jīng)濟及環(huán)境均在不斷發(fā)生變化的形勢下，單位運行環(huán)境也發(fā)生了很大的變化，從而導致一系列的改變，若無法與當前各個方面變化較好適應，則對單位穩(wěn)定良好發(fā)展將會產(chǎn)生十分不利的影響。檔案資源作為單位內(nèi)部的一種重要資源，主要記錄單位發(fā)展歷程，具有十分重要的參考價值，通過規(guī)范化檔案管理工作可使單位對今后發(fā)展方向更加明確，可使單位發(fā)展中存在的問題得以較好解決，保證單位得以穩(wěn)定良好發(fā)展，因而檔案管理規(guī)劃化屬于企業(yè)發(fā)展必然要求。

其次，在單位強化自身管理方面，檔案管理規(guī)范化屬于具體體現(xiàn)。在當前單位各項管理工作過程中，檔案管理屬于重要組成部分，其主要就是對單位實際發(fā)展過中存在的各個方面問題實行歸檔整理，避免企業(yè)在實際發(fā)展過程出現(xiàn)偏差。另外，在單位文化創(chuàng)建方面，檔案管理也是十分重要的組成內(nèi)容，對于單位良好現(xiàn)象的樹立具有重要作用及意義，同時檔案資源也是各項工作開展的總結(jié)及依據(jù)，通過規(guī)范化檔案管理，可使單位內(nèi)部各個方面工作得以更加高效開展，對單位內(nèi)部自身管理水平的進一步提升十分有利。

再次，檔案管理對單位長期穩(wěn)定發(fā)展十分有利。在單位日常工作及實際運行過程中，單位管理工作屬于十分必要內(nèi)容及任務，而在現(xiàn)代單位管理中，檔案管理工作是一個重要的環(huán)節(jié)，通過回顧及整理單位內(nèi)部基本資料、發(fā)展歷程以及相關(guān)重要經(jīng)驗等，可使單位獲得豐富經(jīng)驗，同時還能夠獲取單位發(fā)展過程中的精髓內(nèi)容，這對企業(yè)長期穩(wěn)定良好發(fā)展起到了積極的促進作用，因而規(guī)范化檔案管理也就十分必要，可為單位可持續(xù)發(fā)展提供更好的理論依據(jù)[1]。

2 新形勢下檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理體系缺乏健全

在當前各個單位實際發(fā)展及運行過程中，單位內(nèi)部相關(guān)經(jīng)營體制及管理體制雖然得到不斷完善及創(chuàng)新，在較大程度上使經(jīng)營水平及管理水平均得到較大程度提升，然而在檔案管理工作方面仍未能夠得到較明顯進步及改善，相關(guān)檔案管理體系仍舊缺乏健全，并且較完善的檔案管理制度比較缺乏，從而導致檔案管理工作未能夠得到較好落實，未能夠使檔案管理規(guī)范化得以較好實現(xiàn)。在當前很多單位內(nèi)部的檔案管理工作過程中，仍選擇傳統(tǒng)落后檔案管理體系實施檔案管理工作，導致新形勢下檔案管理工作實際需求未能得到較好滿足，從而對檔案管理規(guī)范化的較好實現(xiàn)產(chǎn)生不良影響，對檔案管理工作效率的進一步提升造成阻礙，同時也會在一定程度上對單位整體良好發(fā)展造成不良影響。

2.2 檔案管理制度缺乏完善

在當前各個單位檔案管理工作中，另外比較普遍的一個問題就是相關(guān)檔案管理制度仍舊缺乏完善。就當前很多單位發(fā)展實際情況而言，很對單位及其內(nèi)部檔案管理部門并未能夠依據(jù)檔案管理實際情況制定專門管理制度，從而對于檔案管理工作的實際執(zhí)行及落實情況也就無法進行較好控制及約束，在有些檔案管理部門內(nèi)甚至未能夠在檔案管理工作方面指定相關(guān)負責人員，導致相關(guān)工作人員責任缺乏明確，這種情況的存在也會對檔案管理工作質(zhì)量及水平產(chǎn)生不良影響，造成檔案管理規(guī)范化無法實現(xiàn)。

2.3 檔案管理方法及措施仍較落后

在現(xiàn)代化檔案管理工作中，運用現(xiàn)代化科學技術(shù)實施檔案管理工作屬于具體要求，也是必然發(fā)展趨勢。在當前社會信息技術(shù)及計算機技術(shù)不斷發(fā)展的大形勢下，檔案管理工作也受到很大程度影響，然而就檔案管理工作實際情況而言，相關(guān)管理方法及管理手段仍舊比較落后，在實際管理工作中所運用相關(guān)信息化管理方法也缺乏規(guī)范，在檔案信息資源管理方面，并未能夠構(gòu)建相關(guān)合理網(wǎng)絡管理平臺，檔案信息化管理水平仍舊比較落后。就實際情況而言，很多單位仍選擇手工登記及紙質(zhì)管理模式，管理效率較低，對管理規(guī)范規(guī)范化實現(xiàn)十分不利[1-2]。

3 新形勢下檔案管理規(guī)范化有效途徑及策略

3.1 進一步完善檔案管理體系

在新形勢下檔案管理工作過程中，為能夠使檔案管理規(guī)范化得以更好實現(xiàn)，十分重要的一點就是應當健全并完善檔案管理體系，從而保證檔案管理工作能夠得以更好落實，并且在檔案管理體系完善過程中應當認真對待。在檔案管理工作實際開展過程中，對于所有檔案收集、整理以及記錄情況均應當保證詳細記錄，以便在今后能夠更好進行查證。另外，在單位檔案管理過程中，為能夠?qū)Ω鞣N不同類型檔案實行合理區(qū)分以及合理管理，應當檔案信息資源實行分列集中處理，從而使檔案管理能夠更好實現(xiàn)規(guī)范化、有序化及科學化，在此基礎上使檔案管理工作效率能夠得以有效提升，使其能夠與新形勢下檔案管理工作實際需求相適應，使檔案管理規(guī)范化能夠得以更好實現(xiàn)。

3.2 進一步完善檔案管理工作制度

在新形勢下檔案管理工作中，為能夠使檔案管理規(guī)劃化得以更好實現(xiàn)，還應當注意進一步完善檔案管理工作相關(guān)規(guī)章制度，這一點也是檔案管理規(guī)范化得以較好實現(xiàn)的前提。對于檔案管理規(guī)章制度而言，其功能主要就是對檔案管理工作實行合理指導，并且實行有效約束，從而保證檔案管理工作人員能夠?qū)ψ陨砺氊熂叭蝿崭用鞔_，在此基礎上才能夠保證自身管理水平能夠得以有效提升，這也是對相關(guān)規(guī)章制度進行完善的必然需求及要求。在對檔案管理規(guī)章制度實行完善過程中，應當保證其能夠?qū)n案管理工作進行較好規(guī)范，還應當保證檔案管理規(guī)章制度具有較強可操作性，能夠在實際檔案管理工作中得以較好落實，還應當保證具體一定實際價值，從而才能更好服務于檔案管理工作。此外，在檔案管理規(guī)章制度構(gòu)建及完善過程中，還應當注意與單位內(nèi)部實際情況相結(jié)合，在此基礎上才能夠保證相關(guān)規(guī)章制度更加符合單位內(nèi)部實際情況，才能夠使規(guī)章制度更加具有針對性，從而使規(guī)章制度作用能夠得到更加發(fā)揮，為檔案管理工作的更好開展奠定更加理想的基礎，提供更好保障。

3.3 提升檔案管理技術(shù)水平

在現(xiàn)代社會不斷快速發(fā)展的大形勢下，利用傳統(tǒng)方式及方法開展檔案管理工作已經(jīng)無法滿足實際需求，無法使檔案管理水平得以提升，也無法使檔案管理規(guī)范化得以較好實現(xiàn)，這主要是由于檔案種類比較多，其實際管理工作有很大差異存在，也就無法使規(guī)范化管理得以較好實現(xiàn)。對于傳統(tǒng)檔案管理方式而言，通常情況下都是通過人工方式實施管理，在實際工作過程中往往需要較好較多人力及物力，并且很難提供充足資源支持。所以，在實際檔案管理工作過程中，應當對現(xiàn)代化管理方式進行應用，在實際管理工作中融入計算機信息技術(shù)，從而使檔案管理規(guī)范化能夠得以較好實現(xiàn)，并且使其得以較好發(fā)展。在檔案管理工作過程中，現(xiàn)代化科學技術(shù)的應用可使檔案管理工作效率得以有效提升，但是在引入新技術(shù)的同時還應當對安全性加強管理，使檔案管理規(guī)范性及保密性能夠得以有效提升，使檔案管理工作中所發(fā)生遺失及泄露情況能夠得以有效減少。為能夠使檔案管理安全性得到保證，應當注意構(gòu)建保密系統(tǒng)，對于電子檔案管理系統(tǒng)應當定期實行維護，保證其使用期間各個方面功能均能夠?qū)Τ浞职l(fā)揮，進而使檔案管理安全性能夠得到更好保證[2-3]。

4 結(jié)語

在當前檔案管理工作實際開展過程中，檔案管理規(guī)劃化已經(jīng)成為必然要求及必然需求，因而積極實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化也就十分必要。在實際檔案管理工作過程中，相關(guān)工作人員應當在充分檔案管理現(xiàn)狀的基礎上，選擇有效途徑及策略積極實現(xiàn)檔案管理規(guī)劃化，以促進檔案管理工作得以更好發(fā)展。

參考文獻

[1]崔文謙.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].辦公室業(yè)務，2017，（14）：141.[2017-09-30].

[2]王靜倫.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化探討[J].黑龍江史志，2015，（09）：154.[2017-09-30].

[3]連紅宇.探究新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化策略[J].辦公室業(yè)務，2015，（07）：59.[2017-09-30].

作者簡介

沈銅興（1975-），男，漢族，福建省長汀縣，本科，館員（檔案）研究方向：檔案管理。endprint