新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

呂曙

摘 要 伴隨我國檔案管理加快現(xiàn)代化發(fā)展步伐，在新形勢下檔案管理工作更復(fù)雜。只要保證每一項工作、每一個流程都更加規(guī)范化操作，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理目標(biāo)，使得檔案管理體系起到有效的作用。文章分析了在新形勢下檔案規(guī)范化管理遇到的問題，并且闡述了在新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的策略，希望促進(jìn)我國檔案管理工作的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞 新形勢 檔案管理 規(guī)范化對策

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.10.067

目前中國處在新時代背景下，現(xiàn)代化信息技術(shù)普遍運(yùn)用于社會的生產(chǎn)和生活中。特別在檔案管理工作方面，逐步在健全信息化管理體系。現(xiàn)代化信息技術(shù)給檔案管理工作帶來發(fā)展新機(jī)遇同時，仍然遇到了大量的問題。如何在新形勢下，加強(qiáng)檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化，這是值得我們研究的重大目標(biāo)。

1 在新形勢下檔案規(guī)范化管理遇到的問題

在新形勢下，為檔案管理工作注入了新活力，促使我國檔案管理工作取得了一定的成績。但是不容忽視的是，我們同時也遇到了一系列的挑戰(zhàn)性問題，導(dǎo)致檔案管理工作存在著很多的隱患，并不能適應(yīng)我國檔案事業(yè)改革發(fā)展的要求。

1.1 不重視檔案管理工作

在新形勢下，檔案管理工作的內(nèi)容比較多，具有一定的復(fù)雜性，對檔案管理者有了更嚴(yán)格的要求。加強(qiáng)檔案管理工作，保證檔案管理工作更加規(guī)范化具有重大的意義。但是據(jù)了解，有部分檔案單位管理者，還沒有意識到規(guī)范化管理的重要性，不僅還沒有編制完整的制度，規(guī)范和約束檔案管理工作，并且檔案管理方法存在一定的落后性，鑒于此情況下，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多的隱患，并不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。以此同時，大部分企業(yè)比較重企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，而忽略檔案管理工作，使得在檔案管理方面，投入力度嚴(yán)重缺乏，致使資源配置工作具有局限性，職工的責(zé)任心不強(qiáng)，并缺少健康進(jìn)取思想，檔案管理工作達(dá)不到新形勢創(chuàng)新的要求，經(jīng)常沿用以前的方式，檔桿管理工作難以規(guī)范化的發(fā)展。

1.2 檔案管理體系不健全

隨著社會和經(jīng)濟(jì)飛快的發(fā)展，促進(jìn)了國內(nèi)多數(shù)企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)的管理制度逐步的健全。然而關(guān)于企業(yè)檔案管理工作，依然缺乏健全的檔案管理制度，致使檔案管理者操作缺乏規(guī)范性，并且檔案管理工作在落實的時候不規(guī)范；相關(guān)資料顯示，目前有部分企業(yè)尚未針對已有的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，不符合在新形勢下檔案管理和運(yùn)用的要求，還是在使用過去的檔案管理體系，這樣導(dǎo)致檔案管理工作，發(fā)生激烈的矛盾，檔案管理工作效率降低，檔案管理工作很難實現(xiàn)規(guī)范化。

1.3 管理方法落后、信息化程度較低

目前我國的計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、現(xiàn)代化信息技術(shù)都得到飛速的發(fā)展，這些高科技廣泛運(yùn)用于人們的工作和生活中，在促進(jìn)社會發(fā)展中起到重要的作用。通過將先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，符合新形勢對檔桿管理工作的要求。但是現(xiàn)階段技術(shù)和管理有效地結(jié)合，仍然存在缺陷，還沒有創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)管理平臺，在檔案管理方面，信息化程度比較低，一般采用的檔案管理方法，就是紙制以及手工登記方法，導(dǎo)致檔案缺乏完整性和準(zhǔn)確性，不利于檔案的利用，降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還沒有構(gòu)成檔案和現(xiàn)代化技術(shù)結(jié)合的關(guān)系。具體的來說，目前國內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平明顯地上升，但是在檔案管理企業(yè)，由于受到了人為或外因素的影響，大多數(shù)企業(yè)還沒有將先進(jìn)的信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，難以使信息化技術(shù)起到突出的作用，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多的隱患，信息化以及規(guī)范化程度待提高，致使檔案管理工作產(chǎn)生低效化以及低質(zhì)量現(xiàn)象，不利于企業(yè)良好的發(fā)展。

1.4 檔案管理員素質(zhì)參差不齊

在新形勢下，要求檔案管理工作更加規(guī)范化和信息化，所以對檔案管理員，有了更嚴(yán)格的要求。不僅要檔案管理員具備專業(yè)化知識，還要求掌握現(xiàn)代化技術(shù)。但是現(xiàn)階段檔案管理員的素質(zhì)參差不齊，有部分專業(yè)化程度較低，特別是計算機(jī)的應(yīng)用和先進(jìn)管理軟件的應(yīng)用，有一些檔案管理員還沒有掌握，只是歸納和整理相關(guān)檔案資料，缺乏自主地采集檔案資料的認(rèn)識，并且檔案管理人員缺少培訓(xùn)，知識和技能難更新，導(dǎo)致有部分檔案管理者無法突破傳統(tǒng)管理模式的束縛，從而不能很好地適應(yīng)信息化和規(guī)范化檔案管理工作的需求。

2 在新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的策略

2.1 重視檔案管理工作的規(guī)范化

對于檔案單位的領(lǐng)導(dǎo)者而言，他們應(yīng)及時更新理念，充分地認(rèn)識到檔案管理工作的重要性以及必要性。首先單位領(lǐng)導(dǎo)者要明白檔案規(guī)范化管理的作用以及意義，在檔案管理工作中，合理的分配規(guī)范化檔案管理的人力、設(shè)備以及財力等資源，從而為企業(yè)更好更快的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)，幫助企業(yè)獲得更大的市場競爭力。具體的來說，作為檔案單位領(lǐng)導(dǎo)者，不僅要重視檔案管理工作的規(guī)范化，還要求在檔案管理工作方面，加大投入力度。例如說，在檔案管理工作過程中，對那些運(yùn)作時間長，經(jīng)常要維修、并且較落后的計算機(jī)，有必要進(jìn)行淘汰掉，對計算機(jī)進(jìn)行更換或者是更新，增加全新型具有良好性能的計算機(jī)，同時要安裝最正版、最新出、較有名的信息管理軟件。另外在檔案單位內(nèi)部，還可以設(shè)立維修部門，招收具備專業(yè)化計算機(jī)知識和技能的人員，定期對計算機(jī)設(shè)備展開檢修和保養(yǎng)，對軟件實時更新、對病毒進(jìn)行查殺，以此保證檔案管理工作更加規(guī)范化和信息化。

2.2 健全檔案管理體系

從客觀的視野來分析，在新形勢下開展檔案管理工作，要求在各方面采取有效的處理，不可以存在任何的隱患。從縱觀全局的角度分析，檔案管理工作經(jīng)常產(chǎn)生諸多的問題，少不了相關(guān)規(guī)章制度的影響。所以在檔案管理工作中，不僅要構(gòu)建完善的檔案管理體系，還應(yīng)當(dāng)針對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新和改革，從不同的方面處理好健全檔案管理制度的問題，彌補(bǔ)制度存在的一些不足之處，本質(zhì)上改善檔案管理工作的質(zhì)量。首先是細(xì)節(jié)方面的制度，有必要堅持貫徹落實。我國人口數(shù)量大，所以檔案的數(shù)量也很大。鑒于此狀況下，全部的檔案，都應(yīng)當(dāng)健全細(xì)節(jié)管理工作，包含了編號處理工作、錄入處理工作、取出管理工作、轉(zhuǎn)移處理工作等。在進(jìn)行每一項工作的時候，都需求進(jìn)行具體的記錄，而且將相關(guān)的責(zé)任落實到負(fù)責(zé)人，讓檔案管理員清晰自己的職責(zé)，防止存在模糊問題。其次是整體方面的制度。目前的檔案管理工作，已經(jīng)獲得了廣大人們?nèi)罕姷年P(guān)注，不論是哪一個方面發(fā)生了問題，必然會構(gòu)成一定的影響。只有對檔案管理制度進(jìn)行階段性更新和改革，對制度內(nèi)容結(jié)構(gòu)加大優(yōu)化和彌補(bǔ)力度，才可以確保檔案管理工作的規(guī)范化開展，實現(xiàn)有據(jù)可依的目的，最后創(chuàng)造出很高的社會價值。endprint

2.3 優(yōu)化檔案管理的方法和技術(shù)

在新形勢下，企業(yè)檔案管理工作加快了發(fā)展的步伐，過去的檔案管理技術(shù)和方法，已經(jīng)難以符合規(guī)范化檔案管理的要求，特別遇到差異性明顯、類型多樣化、形狀不統(tǒng)一的紙制檔案資料，要想實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，具有一定的難度，過去落后的人工管理方法，不僅要投入了大量的精力和時間，而且有可能效果卻不佳。鑒于此，通過將先進(jìn)的新興電子技術(shù)和信息化技術(shù)，有效運(yùn)用到檔案管理工作中，使得計算機(jī)操作檔案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我們注意，在檔案管理工作過程中，使用先進(jìn)的科技，即便獲得較大的機(jī)遇，同樣會面臨極大挑戰(zhàn)。首先要加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的實效性，在檔案管理員努力下，了解新形勢下檔案管理工作具體的要求和存在的問題，將管理和技術(shù)有效地結(jié)合，研發(fā)出符合企業(yè)實際需求的信息化和現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，從而使現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中起到有效的作用。與此同時，將現(xiàn)代化技術(shù)融入到檔案管理工作時，要十分重視安全防范工作，保證檔案具有規(guī)范性和保密性，避免檔案由于技術(shù)工具使用不合理，而發(fā)生檔案泄漏或者丟失的現(xiàn)象。所以還需要強(qiáng)化加密系統(tǒng)建設(shè)，對于電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行定期性檢查，對電子檔案具有的登陸功能加以完善，保證電子檔案更具安全性。除此之外，在提升單子檔案信息化水平的時候，應(yīng)當(dāng)擯棄過去人工管理方法，可以給各份資料創(chuàng)建一個電子檔案，例如針對全部人工記錄資料，通過用掃描儀，將資料掃入到計算機(jī)里面，進(jìn)而生成電子檔案，并且保證日后錄入檔案都是以電子檔案為主，通過相關(guān)檔案管理軟件，把全部檔案資料根據(jù)類型和時間實施歸檔好，還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建專業(yè)的電子檔案目錄，便于日后查找和翻閱，提高檔案查找的效率，節(jié)約人力的時間的投入，進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2.4 培養(yǎng)檔案管理者的素質(zhì)

在新形勢下，要求檔案管理工作更加規(guī)范化。由于檔案管理工作的內(nèi)容比較多，信息量比較大，管理具有復(fù)雜性和難度，對檔案管理工作人員要求比較高，作為一名檔案管理者，一定要具備良好的綜合素質(zhì)。但是據(jù)了解，目前企業(yè)檔案管理工作人員的素質(zhì)良莠不齊，有些檔案管理員并沒有達(dá)到相關(guān)崗位的要求，特別是不擅長運(yùn)用信息化技術(shù)。所以說，有必要培養(yǎng)檔案管理者的整體素質(zhì)，企業(yè)可以了解市場環(huán)境，結(jié)合檔案管理者的具體情況，從而制定出培訓(xùn)計劃，并且針對性加強(qiáng)培訓(xùn)教育，幫助他們豐富檔案管理知識，提高他們運(yùn)用信息化技術(shù)的水平，并且規(guī)范檔案管理員的行為，增強(qiáng)他們的責(zé)任心，從而提高檔案管理工作的效率，保證多項檔案管理工作更加規(guī)范化進(jìn)行。

3 總結(jié)

在新形勢下，企業(yè)的檔案管理工作獲得了一定的發(fā)展機(jī)遇，同時受到諸多因素的影響，也存在極大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式，已經(jīng)不能適應(yīng)信息化和現(xiàn)代化管理的要求，要求檔案管理工作更加規(guī)范化。這就要檔案單位充分地意識到檔案管理工作的作用，結(jié)合企業(yè)的實情，構(gòu)建完善的檔案管理體系，通過先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，提升檔案管理的信息化水平，并且做好人才培養(yǎng)工作，從而推動檔案管理工作的規(guī)范化。

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