高校公共體育行政秘書的素養(yǎng)①

紀偉哲

（廈門理工學(xué)院體育部 福建廈門 361024）

高校公共體育行政秘書的素養(yǎng)①

紀偉哲

（廈門理工學(xué)院體育部 福建廈門 361024）

高校公共體育行政秘書在高校公體部門中所占據(jù)的位置越來越重要，需具備公共關(guān)系思維、專業(yè)知識技能、現(xiàn)代信息處理能力。才能更好地為高等院校公共體育部門乃至整個高校行政管理工作提供支持。探討高校公共體育行政秘書的素養(yǎng)培養(yǎng)，更有著極強的現(xiàn)實意義，可通過發(fā)揮高校教育功能、提供優(yōu)良信息環(huán)境、形成考核激勵制度進行培養(yǎng)。

公共體育 行政秘書 素養(yǎng)

Abstract： The position of public sports administrative secretaries in colleges and universities is becoming more and more important. It requires public relations thinking, professional knowledge skills and modern information processing ability. In order to better support the public sports department and the whole university administration.Literacy cultivation of university public sports administrative secretary, have extremely strong realistic meaning, it can play through the university education function, offer good information environment, the formation of assessment and incentive system to develop.

Key Words： Public sports; Executive secretary; Literacy

公共體育部屬于高等院校的重要組成部分之一，肩負著院校體育專業(yè)之外所有學(xué)生的體育教學(xué)內(nèi)容，該部門所牽連的范圍廣，并直接關(guān)系到高等院校培養(yǎng)出優(yōu)秀的高等人才的重任。行政秘書是公共體育的重要崗位，一方面要對領(lǐng)導(dǎo)平時行政事務(wù)工作加以協(xié)調(diào)，另一方面要處理好領(lǐng)導(dǎo)同體育教師間的各項工作。因此，探討高校公共體育行政秘書的素養(yǎng)及其培養(yǎng)途徑，更有著極強的現(xiàn)實意義。

1 高校公體行政秘書崗位的要求

高校是進行人才培養(yǎng)工作和知識創(chuàng)新工作的基地，由此也就決定了高校智力資源多、思想表現(xiàn)活、技術(shù)能力強等特點，這在宏觀上決定了高校公體行政秘書的高素質(zhì)要求。

首先，要有比較強烈的公共關(guān)系思維，并形成思維之下的相應(yīng)能力。因為公共體育部門涉及面很廣，學(xué)生更是包括在體育專業(yè)以外的所有院系之中，如此一來，在進行各項任務(wù)安排時，行政秘書所處理的事項也就相應(yīng)地既多且雜。公共體育部門行政秘書人員，一定要關(guān)注到各個部門協(xié)調(diào)工作的重要性，特別是注意在平時即同各個部門形成廣泛扎實的聯(lián)系。其次，要有相對充足的知識技能，公共體育部門行政秘書工作內(nèi)容較雜，相關(guān)人員不僅要在各項知識上豐富自我，同時尤其應(yīng)當注意體育、文秘以及教學(xué)管理幾個類別的知識深化。學(xué)校畢竟是教學(xué)之所，公共體育部門又有極為繁重的教學(xué)任務(wù)、排課任務(wù)、教師調(diào)課請假、各類教學(xué)資料留存任務(wù)等，這些都與行政秘書或多或少發(fā)生關(guān)聯(lián)，如果知識技能不充分，將無法勝任相應(yīng)工作。最后，行政秘書應(yīng)當有與時俱進的現(xiàn)代信息處理能力。公共體育部門行政管理工作，專業(yè)性強，秘書人員應(yīng)當對《學(xué)校體育工作條例》以及相應(yīng)的教育部門指導(dǎo)性文件熟稔掌握，同時還要對各類檔案信息加以分類處理，教職員工及學(xué)生信息動輒以千計，如果現(xiàn)代信息處理能力不熟練，則必然導(dǎo)致工作的費時、易錯，因此信息處理能力的提升應(yīng)當是現(xiàn)代行政秘書的必修功課。

2 提升高校公體行政秘書素養(yǎng)的意義

2.1 增強其信息處理水平

公體部門管理者在進行決策時，必然需要大量的數(shù)據(jù)支撐為幫助，而這些數(shù)據(jù)又多數(shù)是動態(tài)與復(fù)雜的。如果高校公體行政秘書業(yè)務(wù)素質(zhì)偏弱，那么其在處理海量數(shù)據(jù)信息時，便易于費時出錯，難以適應(yīng)信息化與網(wǎng)絡(luò)化時代的繁重任務(wù)。而增強公體行政秘書信息處理水平，則可以使其從繁重的平時事務(wù)里面解脫出來，集中更多精力去進行信息采集端的工作，從而做好初步的信息篩選與調(diào)用任務(wù)，這樣才更符合公體行政秘書的工作職能，盡最大可能協(xié)調(diào)公體領(lǐng)導(dǎo)與各個部門的關(guān)系。

2.2 促進各方溝通與協(xié)調(diào)

高校公體行政秘書是公共體育部門的行政管理樞紐所在，其位置作用如何，對該部門的承啟、溝通、聯(lián)系與協(xié)調(diào)工作至關(guān)重要。若是站在縱向維度而言，高等院校公共體育部門行政秘書是學(xué)校管理者、各個部門直至所有師生的溝通橋梁，因此它一定要將承上啟下工作做好，讓上下交流渠道更加通暢。而如果站在橫向維度而言，它應(yīng)當將學(xué)校各有關(guān)職能部門的溝通聯(lián)系做好，及時進行信息協(xié)調(diào)。而無論是縱橫哪個維度，都需要行政秘書保證人際溝通的通暢性。培養(yǎng)提升高等院校行政秘書素質(zhì)的一個重要意義，也就在于從促進其各方溝通與協(xié)調(diào)能力的角度，使之盡最大可能發(fā)揮其本職優(yōu)勢，從而讓其工作表現(xiàn)出規(guī)范性與嚴密性。

2.3 增強輔助領(lǐng)導(dǎo)決策能力

在當今社會，高校公體行政秘書工作已經(jīng)遠非打字、整理文件、接打電話那么簡單，更主要的是可以給管理者提供必要的智力支持，也就是做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀工作，使管理者能在更短的時間內(nèi)給出科學(xué)合理決策，使相關(guān)體育管理工作的可行性研究更有價值。而值得注意的是，正確決策并非是一次就能決定下來的結(jié)果，往往需要在長期研究與磨練中形成，這同樣需要大量信息的處理，亦即需要行政秘書的重要輔助。

3 培高校公體行政秘書的途徑

3.1 將高校培養(yǎng)教育功能發(fā)揮出來

對于高等院校公共體育部門來說，具有高校幾乎所有的優(yōu)勢，即新思想傳播優(yōu)勢、人才聚集優(yōu)勢、科研項目研發(fā)優(yōu)勢等，特別是在信息資源方面，公共體育部門更有著其他部門難以比擬的強項，其中所涉及的師生資源完整、信息系統(tǒng)龐大，信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)達。正是因為這樣，高校公共體育部門可以借助其自身優(yōu)勢，給行政秘書以定期或者專項信息培訓(xùn)指導(dǎo)。在培訓(xùn)與指導(dǎo)過程中，首先需要注意培養(yǎng)目標的明確性，這方面是行政秘書素質(zhì)素養(yǎng)提升的出發(fā)點，另一方面也可以說是衡量一個行政秘書是否合格的重要標準。培養(yǎng)目標的明確性，不但要強調(diào)培訓(xùn)在內(nèi)容及方式上的規(guī)范性，同時還需要有明確的導(dǎo)向方法，使行政秘書可以依目標積極地努力追求。高校公共體育部門制定形成的培養(yǎng)目標大致可以包含下述幾方面的內(nèi)容。一是利用不同路徑及時且準確地取得信息。二是按照本部門行政秘書的實際工作需求，對利用不同手段取得的信息加以辨別，去偽存真，取其精華、去其糟粕，并對精華信息加以重新組合，為信息綜合利用做好前期準備。三是可以對各類信息創(chuàng)新性應(yīng)用，即在正確分析的前提下，提煉出與行政秘書工作相符的內(nèi)容，讓領(lǐng)導(dǎo)決策更加趨向合理。四是讓行政秘書能夠積極接觸各類與自身職業(yè)有關(guān)的新知識、新技能。

3.2 為素質(zhì)培養(yǎng)奠定優(yōu)良信息環(huán)境

優(yōu)良信息環(huán)境能夠保證高校公共體育行政秘書可以積極提升自身信息應(yīng)用素質(zhì)，從而讓秘書人員的工作能力更強。對此，高等院校需要在幾個角度做好優(yōu)良環(huán)境培養(yǎng)工作，首先，增加信息素質(zhì)必要性的宣傳工作力度，按照我國現(xiàn)階段高校發(fā)展建設(shè)實際情況，并結(jié)合社會整體環(huán)境趨勢，從不同角度對高等院校行政秘書進行相關(guān)宣傳教育，特別是強調(diào)信息技術(shù)的相關(guān)政策法規(guī)等，讓行政秘書可以隨時意識到自身素質(zhì)同信息社會的關(guān)聯(lián)。其次，學(xué)校要做好校園范圍內(nèi)的信息設(shè)施建設(shè)工作，從統(tǒng)籌規(guī)劃的角度，為行政秘書綜合素質(zhì)培養(yǎng)尤其是信息素質(zhì)培養(yǎng)奠定堅實的物質(zhì)與環(huán)境基礎(chǔ)。學(xué)校要從物資、場所、器材、技術(shù)等多個角度，促進信息技術(shù)與行政秘書工作的關(guān)聯(lián)性，以便讓信息技術(shù)真正步入到行政秘書工作中去，努力使行政秘書形成運用信息技術(shù)的基本能力素養(yǎng)。最后是建立形成信息更新制度，讓行政秘書自身素質(zhì)與信息技術(shù)外部環(huán)境得到同時提升。

3.3 形成針對性考核激勵制度

高等院校公共體育部門需要將本部門行政秘書工作人員個人素質(zhì)同其崗位資格、薪酬待遇考核結(jié)合起來，并建立形成從素質(zhì)提升到工作績效再到個人待遇整體聯(lián)系的激勵機制?？梢哉f，這種機制是真正提高高等院校公共體育行政秘書個人素質(zhì)素養(yǎng)的核心方式。學(xué)校要利用制定形成一整套與現(xiàn)代社會背景、學(xué)?，F(xiàn)實情況相統(tǒng)一績效考核評價系統(tǒng)的辦法，借助精神與物質(zhì)雙重獎勵、職稱與職務(wù)雙重把關(guān)的輔助，充分調(diào)動行政秘書素質(zhì)素養(yǎng)提升的潛能，使其更主動地投入到相關(guān)工作中來。反之，對于那些素質(zhì)素養(yǎng)表現(xiàn)偏弱，難以與公共體育部門工作相協(xié)調(diào)的行政秘書，則要按照計劃進行重點培養(yǎng)，或者有步驟地使之分流轉(zhuǎn)崗?？傊@種針對性較強，同時又能嚴格執(zhí)行的考核激勵制度，無形中可以給行政秘書素質(zhì)素養(yǎng)提升以推動作用，使之在大環(huán)境的促使下必須進行自身知識與技能的變革。

3.4 實施嚴格化培訓(xùn)制度

高等院校必須制定形成包括公共體育行政秘書在內(nèi)的秘書群體素質(zhì)素養(yǎng)培訓(xùn)制度，要計劃鮮明、重點突出地對學(xué)校行政秘書加以培養(yǎng)培訓(xùn)，特別是要增加對行政秘書崗前培訓(xùn)，使其在上崗之后能夠迅速進入到工作狀態(tài)。公共體育部門行政秘書在上崗之前，不但要廣泛接觸高等教育學(xué)、教育心理學(xué)、行政管理學(xué)，還有秘書、文書方面的專業(yè)知識，同時還要關(guān)注公共體育部門的專業(yè)內(nèi)容，如體育教育、體育心理等。而當行政秘書正式進入到工作崗位以后，學(xué)校管理部門還需要鼓勵他們利用報考電大或者函授的形式，為自身素質(zhì)素養(yǎng)提高再做努力。而學(xué)校亦應(yīng)主動、適時開辦與之相對應(yīng)的培訓(xùn)班，鼓勵行政秘書投入到教育培訓(xùn)活動中來。與此同時，要特別強調(diào)行政秘書參加在職的學(xué)術(shù)交流活動，并在交流之后撰寫相關(guān)學(xué)術(shù)論文，以理論水平的提升促進其實踐能力的進步。另外，高校在針對公共體育行政秘書的培養(yǎng)過程中，所形成的各項培訓(xùn)制度不應(yīng)當是一成不變的，而是要按照時代發(fā)展與學(xué)校實際情況的改變，對各項培訓(xùn)制度加以隨時更新，以達到內(nèi)容的系統(tǒng)性、多樣性，特別是時代性要求。相信只要在嚴格培養(yǎng)培訓(xùn)制度的影響下，高校公共體育行政秘書的自身素養(yǎng)定能有一個穩(wěn)定而扎實的進步。

4 結(jié)語

在當前知識變革的時代，高校公共體育行政秘書在高校公體部門中所占據(jù)的位置越來越重要，行政秘書只有持續(xù)更新自身素質(zhì)，盡一切可能掌握更多的管理知識，同時在溝通技巧上強化自身能力，積極以勤奮、高效、敬業(yè)、務(wù)實的原則要求自己，才能更好地為高等院校公共體育部門乃至整個高校行政管理工作提供支持。

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G462

A

2095-2813(2017)09(a)-0122-03

10.16655/j.cnki.2095-2813.2017.25.122

紀偉哲(1988，12—)，男，漢族，福建廈門人，本科，研究實習(xí)員，研究方向：高校體育行政管理。