完善醫(yī)院電子檔案登記備份工作 推進(jìn)智慧檔案建設(shè)

文/浙江舟山醫(yī)院 徐淑異

完善醫(yī)院電子檔案登記備份工作 推進(jìn)智慧檔案建設(shè)

文/浙江舟山醫(yī)院 徐淑異

本文通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案登記備份范圍、程序及存在問(wèn)題的分析，提出推進(jìn)智慧檔案建設(shè)的對(duì)策，使醫(yī)院電子檔案更好地服務(wù)大眾、服務(wù)民生。

電子檔案；登記備份；智慧檔案

推進(jìn)智慧檔案建設(shè)是浙江省2017年強(qiáng)化檔案公共服務(wù)能力建設(shè)的重要內(nèi)容，完善檔案登記備份工作是增強(qiáng)老百姓利用檔案的有力舉措。因此，我們要在如何規(guī)范電子檔案登記備份上下功夫，在檔案數(shù)據(jù)開放共享示范工程基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)、向社會(huì)開放以及方便快捷查閱利用檔案數(shù)據(jù)等方面加以思考。

一、登記備份范圍

包括電子公文、數(shù)字化成果、醫(yī)療業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及其他電子文件等。

1.電子公文：綜合職能活動(dòng)通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成的電子文件（包括公文、圖表及相關(guān)元數(shù)據(jù)和機(jī)讀目錄）。

2.數(shù)字化成果：永久、長(zhǎng)期保存的檔案數(shù)字化掃描形成的機(jī)讀目錄和數(shù)字化成果；對(duì)信息系統(tǒng)備份的數(shù)字檔案，保障信息系統(tǒng)安全運(yùn)行。

3.醫(yī)療業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，由HIS，LIS，PACS、CR、DR和醫(yī)生工作站4大系統(tǒng)形成的電子病歷、健康檔案、出生證明、各類影像圖片等。HIS（信息系統(tǒng)），包含患者就診信息、醫(yī)囑處方、醫(yī)療費(fèi)用、查詢資料、系統(tǒng)運(yùn)行等醫(yī)療業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，包含財(cái)物、報(bào)表等信息。LIS（檢驗(yàn)系統(tǒng)），包含門急診、住院患者的檢驗(yàn)及手工信息。實(shí)現(xiàn)從申請(qǐng)—標(biāo)本收集—送檢—核收—檢測(cè)—審核—確認(rèn)—結(jié)果反饋全過(guò)程監(jiān)控，并自動(dòng)記錄操作者及操作時(shí)間。PACS、CR、DR（醫(yī)學(xué)影像系統(tǒng)），圖像存儲(chǔ)與傳輸系統(tǒng)是醫(yī)療儀器如CT、MR、X線、B超、電子內(nèi)鏡、病理切片等產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)圖像信息。醫(yī)生工作站是病歷書寫—瀏覽—打印—醫(yī)囑—質(zhì)控—查詢統(tǒng)計(jì)于一體的綜合工作平臺(tái)，大大減輕醫(yī)生工作量，便于查詢利用。

4.其他電子文件是除以上三項(xiàng)外，列入登記備份范圍的CAD、音視頻、數(shù)碼照片等電子文件。醫(yī)院信息系統(tǒng)建立在Windows2000操作平臺(tái)上，現(xiàn)有多臺(tái)運(yùn)行服務(wù)器，系統(tǒng)在運(yùn)行服務(wù)器時(shí)作本地?cái)?shù)據(jù)存儲(chǔ)，并在指定時(shí)間通過(guò)批處理命令將數(shù)據(jù)備份。

二、操作程序與時(shí)間要求

（一）操作程序。1.前期準(zhǔn)備包括環(huán)境配置、數(shù)字化處理和數(shù)據(jù)整理等。環(huán)境配置：配備專用備份服務(wù)器和TB級(jí)磁帶機(jī)，采用高性能四核處理器，2G以上內(nèi)存，TB級(jí)磁帶機(jī)，雙千兆網(wǎng)卡，高速光盤刻錄機(jī)，安裝Windows2003Server操作系統(tǒng)、Nero等數(shù)據(jù)刻錄軟件及浙江檔案登記打包系統(tǒng)軟件。數(shù)字化處理：實(shí)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，紙質(zhì)檔案掃描采用彩色模式，分辨率150dpi以上，以多頁(yè)或單頁(yè)TIFF格式保存（同一批次備份只能選LZW壓縮或不壓縮）。存儲(chǔ)載體、目錄、全文及掛接關(guān)系都符合本區(qū)域標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)不屬于進(jìn)館范圍的紙質(zhì)檔案，報(bào)批后按以上要求保存，正本與定稿一并掃描。數(shù)據(jù)整理：醫(yī)療業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)?？捎胑xp、dump數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)出命令導(dǎo)出成dmp文件，拷貝或傳輸?shù)絺浞莘?wù)器。文件服務(wù)器數(shù)據(jù)與信息系統(tǒng)、醫(yī)療數(shù)據(jù)，如PDF文件拷貝到備份服務(wù)器或磁帶上。2.數(shù)據(jù)備份采用“浙江檔案登記打包系統(tǒng)”工具存儲(chǔ)在備份服務(wù)器上。一是建立移交批次號(hào)（J157-2015-001全宗號(hào)-年度號(hào)-批次號(hào)），填寫備份表；創(chuàng)建備份載體包，填寫備份載體目錄表。第一批次備份是數(shù)字化成果和醫(yī)療數(shù)據(jù)，分別建立備份載體包。其中數(shù)字化成果按文件形成時(shí)間劃分，可單獨(dú)建立4GB大小備份載體包（DVD光盤）。醫(yī)療數(shù)據(jù)可建立備份載體包（CD或DVD光盤）。建立備份載體包并填寫目錄表后，應(yīng)用ZIP格式壓縮軟件對(duì)該備份載體包內(nèi)容整體打包，并將實(shí)體數(shù)據(jù)包輸出到指定目錄下，工具會(huì)自動(dòng)生成數(shù)字摘要形成該備份載體包唯一認(rèn)證信息。在包內(nèi)容沒(méi)有被修改的情況下不會(huì)隨包的傳輸、復(fù)制而變化，通過(guò)對(duì)備份工作各環(huán)節(jié)核實(shí)，確保備份數(shù)據(jù)原始性。備份數(shù)據(jù)加密由醫(yī)院決定。備份中心僅負(fù)責(zé)備份數(shù)據(jù)保存，無(wú)法讀取信息。所有備份載體包信息登記及打包輸出后，采用“上報(bào)登記”工具報(bào)到指定目錄，再用“打印”工具打印備份表。二是用刻錄軟件將備份上報(bào)數(shù)據(jù)及實(shí)體數(shù)據(jù)包刻錄到光盤。按備份載體包序號(hào)，將實(shí)體數(shù)據(jù)包刻錄到光盤上并編號(hào)。3.報(bào)送移交。首次備份申報(bào)需填寫檔案登記表，說(shuō)明醫(yī)院檔案及電子檔案管理情況，報(bào)市備份中心審核并交光盤。4.受理審核。市備份中心按醫(yī)院報(bào)送材料和備份數(shù)據(jù)，對(duì)材料和技術(shù)檢測(cè)實(shí)行審核。材料審核包括范圍及材料符合要求、完整有效。技術(shù)檢測(cè)包括備份載體符合要求、質(zhì)量完好、介質(zhì)沒(méi)有攜帶病毒，備份載體（包）摘要與登記信息一致等。5.反饋。市備份中心按審核結(jié)果，填寫“備份數(shù)據(jù)移交接收檢驗(yàn)表”后反饋。不符要求的重新移交報(bào)送。

（二）時(shí)間。按醫(yī)院數(shù)據(jù)安全確定，醫(yī)療數(shù)據(jù)半年備份一次，數(shù)字化成果年底備份。

三、存在問(wèn)題

（一）對(duì)登記備份功能認(rèn)識(shí)不到位。電子檔案存在動(dòng)態(tài)性和依賴性強(qiáng)，易修改、易丟失、易損毀以及難以永久完整保存等共性特點(diǎn)。因此電子檔案不被社會(huì)承認(rèn)，也不能作為法律依據(jù)，其安全保障跟不上要求，存在安全隱患。電子檔案丟失、損毀甚至被篡改偽造現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，其法律憑證存在疑惑。自然災(zāi)害、病毒、黑客及他人為因素造成的損壞，影響醫(yī)療業(yè)務(wù)開展。在信息化環(huán)境下電子檔案真實(shí)性、完整性和永久性保存面臨挑戰(zhàn)，如電子病歷檔案、健康檔案、出生證明，各類放射、B超、腔鏡、病理影像圖片報(bào)告等。以紙張為載體形成的病歷檔案被人們認(rèn)可，但隨著時(shí)間推移，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間、傳輸、攜帶、利用等存在困惑，雖然建立了電子病歷，但每年電子病歷檔案打印成紙質(zhì)檔案保存，存儲(chǔ)量不斷增加，給保存、查尋工作及存儲(chǔ)空間帶來(lái)了困惑。

（二）業(yè)務(wù)流程、技術(shù)路線不規(guī)范。檔案登記備份是全新的概念，接受需要過(guò)程，各單位即使開展此項(xiàng)工作，但未作為一個(gè)概念提出來(lái)，也沒(méi)有統(tǒng)一的模式和規(guī)范。因此存在“四個(gè)不規(guī)范”現(xiàn)象，即登記備份范圍、內(nèi)容、方法不規(guī)范；臺(tái)賬資料不規(guī)范；備份實(shí)施過(guò)程不規(guī)范，無(wú)備份計(jì)劃，隨意性大；技術(shù)路線不到位，未經(jīng)專家論證和實(shí)踐評(píng)估等情況。

（三）備份數(shù)據(jù)質(zhì)量及管理不到位。體現(xiàn)在“四個(gè)不到位”，即備份前處理工作不到位；備份數(shù)據(jù)質(zhì)量把關(guān)不到位，未預(yù)檢、質(zhì)檢并形成報(bào)告；備份數(shù)據(jù)管理工作不規(guī)范，未開展雙套保存、恢復(fù)測(cè)試；數(shù)字化加工管理不到位。綜合檔案室自身的條件保障不到位。

（四）缺乏統(tǒng)籌考慮觀念和超前意識(shí)。在信息化建設(shè)的總體規(guī)劃、頂層設(shè)計(jì)上，缺乏統(tǒng)籌考慮觀念和超前意識(shí)；檔案庫(kù)房、機(jī)房、信息化建設(shè)的設(shè)施設(shè)備等有待進(jìn)一步完善。

四、對(duì)策

（一）正確把握檔案登記備份的功能定位。把登記備份與數(shù)據(jù)災(zāi)備工作結(jié)合起來(lái)，注重發(fā)揮綜合檔案室登記管理職能，確保其功能及正確方向。把傳統(tǒng)檔案與電子文件安全監(jiān)管結(jié)合起來(lái)，注重安全監(jiān)管，強(qiáng)化電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及系統(tǒng)的災(zāi)備工作，尤其加強(qiáng)醫(yī)院重大活動(dòng)檔案、病歷檔案、出生證明、健康檔案及各類檢查報(bào)告等檔案的管理。把登記備份基礎(chǔ)性建設(shè)與發(fā)揮服務(wù)功能結(jié)合起來(lái)，注重發(fā)揮服務(wù)社會(huì)和服務(wù)民生作用，加強(qiáng)災(zāi)備能力和服務(wù)功能建設(shè)。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的平穩(wěn)過(guò)渡，加強(qiáng)紙質(zhì)病歷檔案管理，尤其做好防蟲、防霉、防火、防盜、防災(zāi)等五防工作。電子病歷檔案實(shí)施信息化管理，不再打印成紙質(zhì)檔案，減少存儲(chǔ)空間，便于存儲(chǔ)、查詢、傳輸、利用。

（二）不斷完善登記備份的業(yè)務(wù)技術(shù)路線。在登記管理環(huán)節(jié)中，加強(qiáng)對(duì)綜合檔案及病歷檔案災(zāi)備工作的規(guī)劃和指導(dǎo)，制定重要檔案災(zāi)備計(jì)劃，建立科學(xué)的分級(jí)災(zāi)備體系。在登記備份實(shí)施環(huán)節(jié)中，加強(qiáng)登記備份工作的前期把關(guān)和可行性論證；確定合理可行的備份策略；注重在實(shí)踐中完善備份技術(shù)路線；借助數(shù)字檔案室創(chuàng)建，夯實(shí)醫(yī)院登記備份技術(shù)路線基礎(chǔ)。

（三）強(qiáng)化公共服務(wù)能力，推進(jìn)智慧檔案建設(shè)。加快檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型，以實(shí)施大數(shù)據(jù)示范工程和服務(wù)政務(wù)網(wǎng)為契機(jī)，加快推進(jìn)智慧檔案建設(shè)。推進(jìn)登記備份管理的安全保障能力和規(guī)范化建設(shè)。在人、財(cái)、物、場(chǎng)地等方面給予支持。

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