淺談電力企業(yè)檔案管理如何與時俱進

文/山西西山熱電有限責任公司 楊海娥

淺談電力企業(yè)檔案管理如何與時俱進

文/山西西山熱電有限責任公司 楊海娥

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，城市基礎設施建設不斷完善，電網(wǎng)建設的覆蓋面積越來越大，電力是國家發(fā)展的推動力和基礎能源。因此，電力企業(yè)在我國可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略中發(fā)揮著非常重要的作用。本文對電力企業(yè)檔案管理如何與時俱進進行分析，以期為我國電力企業(yè)的發(fā)展提供幫助。

電力企業(yè)；檔案管理；與時俱進

電力企業(yè)檔案管理工作不僅僅是對電力企業(yè)歷史發(fā)展情況進行保存，而且需要通過檔案管理中的管理策略和重要內(nèi)容對電力企業(yè)技術(shù)和營銷手段進行提升，使電力企業(yè)可以實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。本文對電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀、重要性進行簡要論述，并提出電力企業(yè)檔案管理與時俱進的相關(guān)策略。

一、電力企業(yè)檔案管理工作存在的問題

現(xiàn)階段大部分電力企業(yè)對檔案管理工作還是存在一定問題，導致電力企業(yè)的發(fā)展受到一定阻礙。電力企業(yè)在檔案管理工作中主要存在以下問題：第一，隨著我國科學技術(shù)不斷發(fā)展，電力企業(yè)檔案管理工作也形成信息化管理，但是有些電力企業(yè)并沒有意識到信息化檔案管理的重要性。同時電力企業(yè)在對檔案進行整理過程中，沒有為檔案管理工作提供充足的資金，導致電力企業(yè)檔案管理工作不能得到提升。沒有充足的檔案管理資金，導致電力企業(yè)對檔案管理工作設施不健全，最終沒有發(fā)揮檔案管理工作重要的作用，使電力企業(yè)正常所需檔案查閱效率降低，也會提高檔案丟失的概率。第二，電力企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)良莠不齊，有些檔案管理人員甚至不具備專業(yè)的檔案管理工作經(jīng)驗，沒有一定的工作積極性，導致工作散漫、責任心較低，而這也會對檔案管理管理工作帶來一定的問題，導致電力企業(yè)檔案管理工作不能及時地整編。因為電力企業(yè)信息化檔案管理需要工作人員具備較強的計算機操作能力，所以電力企業(yè)應該積極培養(yǎng)檔案管理人員計算機操作能力，但是實際情況卻是電力企業(yè)檔案管理工作人員還是使用傳統(tǒng)的管理方式，并不具備計算機操作能力。

二、電力企業(yè)檔案管理的重要性

檔案管理工作是從2006年推廣并實施規(guī)范化管理，利用科學技術(shù)的發(fā)展，對檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化管理，使得實物檔案和電子信息檔案相互統(tǒng)一，從而有效提高電力企業(yè)的檔案管理工作的績效?，F(xiàn)階段電力企業(yè)中榮譽、聲像、財務、科技、文書等幾種檔案已實現(xiàn)全面規(guī)范化管理，同時我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，人們生活所用電需求較多，使電網(wǎng)建設覆蓋面積越來越大，促使電力企業(yè)檔案管理工作量逐漸增多，電力企業(yè)檔案庫覆蓋面積越來越大。因此，做好電力企業(yè)檔案管理工作可以保證電力企業(yè)重要信息的安全，有效防止電力企業(yè)出現(xiàn)較大的損失，同時電力企業(yè)檔案也是對企業(yè)員工成長和自身發(fā)展經(jīng)歷進行記錄，電力企業(yè)可以通過檔案中重要的信息對營銷手段和管理技能進行提升，從而使電力企業(yè)可以穩(wěn)定、快速地發(fā)展?？陀^而言，電力企業(yè)做好檔案管理工作可以為企業(yè)建立一個信息數(shù)據(jù)庫，將企業(yè)所有員工和企業(yè)歷史在數(shù)據(jù)庫中全面呈現(xiàn)，同時這也是電力企業(yè)最重要的數(shù)據(jù)庫。另外，只有電力企業(yè)做好檔案管理工作，才能在源頭上提高電力企業(yè)的工作效率，使企業(yè)文化可以得到更好地傳播，保證電力企業(yè)信息的安全性。電力企業(yè)的檔案，就像古代歷史，企業(yè)可以通過回望歷史，對企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營方式進行不斷分析、反思，從而使其可以推動電力企業(yè)不斷發(fā)展，使電力企業(yè)人員可以找到歸屬感。

三、電力企業(yè)檔案管理與時俱進的措施

隨著我國社會的不斷發(fā)展，對電力企業(yè)檔案管理有了更高的要求，因此，電力企業(yè)應該緊跟時代發(fā)展，使電力企業(yè)檔案管理工作可以與時俱進，主要措施有以下幾點：首先，電力企業(yè)應該從檔案管理工作人員的思想上著手。提高電力企業(yè)管理工作人員對檔案的認識，提高電力企業(yè)高層管理人員對電力企業(yè)檔案管理工作的重視程度，從而可以為電力企業(yè)檔案管理工作提供充足的資金和精力。電力企業(yè)一方面要對檔案管理工作人員落實標準化管理政策、統(tǒng)一管理、將責任落實到個人，從而創(chuàng)建電力企業(yè)檔案管理工作的崗位責任制度。電力企業(yè)將檔案管理工作具體任務目標細化到各個部分中的職責工作范疇內(nèi)，并將細化的責任要求進行定期的驗收、考核，將實際考核及驗收的結(jié)果評定成各個部分責任績效考核的重要目標，從而降低電力企業(yè)檔案管理人員在日常工作中出現(xiàn)差錯的情況，最終使電力檔案管理工作責任制推廣并全面落實，將責任落實到部門中的每個人，使檔案管理工作可以實現(xiàn)各個部門工作協(xié)作的狀態(tài)。另一方面，電力企業(yè)應該向上級管理層領(lǐng)導提出檔案管理硬件設施投入的申請，對電力企業(yè)檔案管理工作進行升級，從而保證硬件設施充足，使電力管理工作可以規(guī)范到位。由此可見，電力企業(yè)管理人員應該為檔案管理工作提供充足的資金支持，從而將檔案管理工作所需防磁柜、恒溫、防火、打印機、電腦、密集架等設備進行統(tǒng)一購置。其次，電力企業(yè)對檔案實行規(guī)范化管理。第一，電力企業(yè)中檔案管理人員應該將檔案管理工作轉(zhuǎn)變成主動性、開拓性、參謀性等工作方式，使電力企業(yè)檔案管理工作人員具備較高的專業(yè)性。還可以借鑒其他電力企業(yè)單位檔案工作人員的經(jīng)驗，并定期對檔案工作人員的技能進行培訓。第二，電力企業(yè)應該對檔案管理制度進行完善。電力企業(yè)為了保證檔案原始數(shù)據(jù)，應該對檔案和文件進行全面收集，從而對檔案進行歸檔和分類，提升電力企業(yè)檔案和文件的保密性。電力企業(yè)在檔案管理各個部門之間移交的檔案、文件進行核對清點并填寫相關(guān)表格，使文件移交的手續(xù)做到嚴格管理。對于移交的資料和文件進行分類編號，如果出現(xiàn)檔案復制和借閱，應該填寫相關(guān)表格，并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導批準才可以對其他人員進行借閱及復制，借閱時應該保證檔案及文件的完整性，避免檔案及文件出現(xiàn)破損的情況。電力企業(yè)對檔案管理進行規(guī)范，提高檔案管理人員安全防范意識，使檔案管理人員可以做好相關(guān)保管工作，真正落實電力企業(yè)檔案庫房管理制度，保證檔案庫房的安全性、堅固性，對檔案庫房的門窗進行嚴格的檢查，并做好防塵、防潮、防盜的措施，并定期對檔案保管情況和檔案數(shù)量進行統(tǒng)計，做好記錄，對檔案庫資料進行消毒、除塵，對庫房衛(wèi)生進行定期清理，對檔案庫房的安全進行檢查，根據(jù)檔案設備具體的操作規(guī)范進行操作，實際對所需設備進行保養(yǎng)和維修，保證設備的完整性。對電力企業(yè)進行科學的檔案歸檔，并對企業(yè)檔案材料進行整理編寫，從而實現(xiàn)電力企業(yè)檔案應有的價值。

四、總結(jié)

綜上所述，傳統(tǒng)電力企業(yè)檔案管理方式已經(jīng)不能符合現(xiàn)代社會檔案管理的需求，因此，電力企業(yè)檔案管理工作人員應該緊跟時代發(fā)展，并結(jié)合電力企業(yè)實際情況和需求，不斷對其進行探索，最終找到最佳電力企業(yè)檔案管理的思路和方式，使電力企業(yè)檔案管理可以與時俱進。

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