技術(shù)型事業(yè)單位檔案管理工作的路徑探討

文/浙江省計量科學(xué)研究院 陳敏雪；浙江省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局 蔡春芳

技術(shù)型事業(yè)單位檔案管理工作的路徑探討

文/浙江省計量科學(xué)研究院 陳敏雪；浙江省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局 蔡春芳

作為依法設(shè)置并經(jīng)相關(guān)政府部門授權(quán)、為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供技術(shù)支撐的“政府實驗室”，技術(shù)型事業(yè)單位檔案管理工作非常重要。由于改革步伐的不斷深入，部分技術(shù)型事業(yè)單位檔案管理工作的一些本質(zhì)問題也隨之出現(xiàn)。為更好地推動和規(guī)范技術(shù)型事業(yè)單位檔案管理工作，采取科學(xué)合理且符合其本身特點的檔案管理模式、方法已成為目前重要的研究課題。筆者在對技術(shù)型事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀分析的基礎(chǔ)上，從標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)、人員等方面著手，探索提出相應(yīng)的解決方案。

技術(shù)機(jī)構(gòu)；檔案整理；科技檔案；利用；路徑

一、概述

古語有云：“以史為鑒可以知興替?！弊鳛橐婪ㄔO(shè)置并經(jīng)相關(guān)政府部門授權(quán)、為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供技術(shù)支撐的“政府實驗室”，技術(shù)型事業(yè)單位檔案管理工作非常重要，一方面可以真實地保存歷史資料供后人查閱，另一方面存留的技術(shù)類檔案資料還是開展新活動、新生產(chǎn)的參照物，可以在推行新舉措時提供借鑒，提升活動開展的效率和質(zhì)量。特別是目前技術(shù)型事業(yè)單位面臨著改革的大趨勢，檔案管理工作也要積極應(yīng)對經(jīng)濟(jì)發(fā)展中不斷涌現(xiàn)出的新問題，它涉及知識產(chǎn)權(quán)、核心技術(shù)、體系文件，歸檔范圍及保管期限也隨之發(fā)生改變。檔案管理工作只有盡快適應(yīng)社會的整體發(fā)展，才能體現(xiàn)自身價值。由此可見，檔案管理工作質(zhì)量直接關(guān)系到技術(shù)型事業(yè)單位后期的發(fā)展，因此上至機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)層、下至每一位員工都必須重視檔案管理工作，盡量避免不利因素的出現(xiàn)。

二、技術(shù)型事業(yè)單位檔案整理工作現(xiàn)狀分析

（一）檔案收集不夠完整。技術(shù)機(jī)構(gòu)事業(yè)單位的檔案資料往往根據(jù)職責(zé)劃分，分散在各部門，因此同類別的檔案規(guī)范整理要靠幾個部門之間的配合才能完成。由于檔案材料涉及范圍廣、蘊(yùn)含的內(nèi)容多，且各部門保管方式也不盡相同、收集的檔案也不完整，并隨職能變化，許多技術(shù)機(jī)構(gòu)存在合并、拆分、撤銷的情況，導(dǎo)致許多檔案材料丟失，增加收集難度，檔案工作任務(wù)非常繁重。

（二）檔案管理未受到充分重視。技術(shù)型事業(yè)單位普遍存在重技術(shù)輕管理的現(xiàn)象，檔案整理工作一直停留在表面上，往往只是應(yīng)付上級考核，而沒有真正意識到檔案管理對單位發(fā)展的重要性。因此，許多機(jī)構(gòu)僅僅處于“你上交我就接收、你不上交我就不管”的被動工作狀態(tài)，只是將收到的資料進(jìn)行簡單的整理，沒有做好系統(tǒng)的分類。且歸檔范圍也往往僅限于文書檔案，而未將業(yè)務(wù)檔案及科技檔案納入管理，導(dǎo)致各項檔案資料的管理呈現(xiàn)出不完善的情況，不符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案整理方法。這些都是技術(shù)型機(jī)構(gòu)檔案管理工作多年來一個共同存在的“頑疾”。

（三）缺少檔案管理專職人員。雖然技術(shù)型事業(yè)單位檔案類別繁多、數(shù)量龐大，但大多數(shù)機(jī)構(gòu)都沒有單獨設(shè)立檔案管理部門，檔案整理工作大部分由辦公室兼職人員完成，且這些兼職人員大多沒有檔案專業(yè)背景，也沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，工作憑的是自身經(jīng)驗與喜好，無法對檔案進(jìn)行規(guī)范化整理，導(dǎo)致檔案材料歸類方式五花八門、形形色色，不能達(dá)到檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，極不利于檔案整理工作的有效開展。

（四）檔案資源開發(fā)利用率較低。一個技術(shù)型的機(jī)構(gòu)，它的歷史檔案往往包含技術(shù)的變革，對單位乃至社會來講，都是極為寶貴的遺產(chǎn)財富，其價值不可估量。而在檔案歸納整理的實際工作中，往往只是關(guān)注到檔案的收集、存檔等環(huán)節(jié)，而很少對收集到的資源合理地進(jìn)行再利用和開發(fā)，使得許多材料永遠(yuǎn)“睡”在檔案室，致使檔案資料應(yīng)有的作用和意義并沒有得到發(fā)揮。

（五）參考政策文件較少。近幾年，我國越來越意識到檔案的重要性，關(guān)于檔案管理工作的法律法規(guī)也漸趨完善，如《檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《照片檔案管理規(guī)范》《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》等等，但技術(shù)型事業(yè)單位由于職能特征，幾乎涉及所有檔案的各個門類，特別是科技檔案中的設(shè)備、基建、科研材料交織在一起，可參考的政策文件相對較少，整理難度大。

三、改善事業(yè)單位檔案管理工作的路徑

（一）規(guī)范的歸檔范圍和合理的保管期限。歸檔范圍是歸檔制度最重要的內(nèi)容之一，正確劃定歸檔范圍是保證歸檔文件材料是否齊全、完整和系統(tǒng)的關(guān)鍵。歸檔范圍清晰地明確哪些文件應(yīng)該歸入檔案，哪些文件不必歸入檔案。各技術(shù)型事業(yè)單位不僅要根據(jù)國家（含地方）、行業(yè)的有關(guān)規(guī)定，還要結(jié)合自己的體系文件要求，確定歸檔范圍。同時，還要合理劃分各類檔案的保管期限。檔案保管期限一般分為永久和定期兩種，定期中再分為兩種時間，一般分為“30年”和“10年”。由于技術(shù)變革日新月異，因此除了對機(jī)構(gòu)、對社會發(fā)展有重大影響的檔案，將保管期限定為“永久”外，那些只有短期作用的檢驗檢測報告、原始記錄以及質(zhì)量技術(shù)記錄等，按體系文件要求只要多保存一個保管周期即可。

（二）建立科學(xué)合理安全的檔案室管理標(biāo)準(zhǔn)。為確保檔案管理信息化模式的順利開展，必須有針對性地建立完善科學(xué)的檔案管理制度，以重重關(guān)卡杜絕虛假信息的進(jìn)入，預(yù)防重要檔案材料遺失。并且，為了防止人為原因或其他因素導(dǎo)致的檔案丟失，還要建立備份制度，重要檔案要實現(xiàn)一式三套異地保存。同時，對相關(guān)人員建立一套考核體系，將其融入日常的應(yīng)用建設(shè)中，增加工作人員的責(zé)任感，使檔案管理工作人員時刻確保信息資源的準(zhǔn)確性與共享性，提升檔案室與檔案資料的利用率與價值，有效推進(jìn)檔案工作規(guī)范化進(jìn)程。

（三）借鑒現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案管理工作?，F(xiàn)代信息技術(shù)的檔案管理方式和手段更加先進(jìn)有效，以往檔案都是紙質(zhì)記錄存放的，而這經(jīng)常會因為機(jī)構(gòu)搬遷、人員調(diào)整等原因造成檔案丟失，且紙質(zhì)檔案異地查詢難度很大。隨時信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)的不斷革新，使得檔案資料存儲技術(shù)和載體也發(fā)生了根本性的變化，通過開發(fā)現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，以數(shù)字信息的形式提供檔案查找、檢索和存儲等管理工作，使得現(xiàn)代檔案管理變得更高效。因此各技術(shù)機(jī)構(gòu)要大力借鑒計算機(jī)信息處理技術(shù)，充分運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化、信息化和智能化的特征，確保檔案管理工作與時俱進(jìn)。

（四）提升檔案工作人員的專業(yè)水平。要想從根本上提升檔案管理水平，必須要設(shè)立綜合檔案室和專職檔案員，建立專、兼職檔案員隊伍，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，有條件的機(jī)構(gòu)可以引進(jìn)檔案專業(yè)人員。同時，對專、兼職人員進(jìn)行培訓(xùn)與考核外，也要讓其參加技術(shù)機(jī)構(gòu)政策文件的學(xué)習(xí)，讓其了解行業(yè)的發(fā)展與變化，更有針對地開展檔案管理。

（五）重視科技檔案的整理和利用。依據(jù)國家法規(guī)，結(jié)合技術(shù)型事業(yè)單位對檔案工作的需求，修訂科技檔案歸檔范圍，補(bǔ)充新的歸檔內(nèi)容。為了更好地利用檔案資源，對管理辦法、科技論文、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等按照不同內(nèi)容的專題進(jìn)行收集整理、編輯成冊。同時，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)與技術(shù)部門的溝通交流，了解其需求，提供可參考的檔案資料，讓檔案切實成為機(jī)構(gòu)培訓(xùn)、宣傳、發(fā)展的得力助手，使檔案工作成果得到更好的利用。

（六）重視技術(shù)類重大活動檔案的收集與管理。技術(shù)型事業(yè)單位，每年都會開展具有明顯行業(yè)特征的重大活動，如質(zhì)量月、520國際計量日、技術(shù)大比武等活動，但往往忽略對此類活動方案、圖片信息等材料收集與保存，導(dǎo)致活動沒有連貫性。因此，針對行業(yè)特色，收集重大活動的檔案材料，更有利于提升機(jī)構(gòu)社會的影響力。

四、結(jié)語

檔案管理工作對技術(shù)型事業(yè)單位的規(guī)范和發(fā)展有著相當(dāng)大的作用與意義。根據(jù)目前技術(shù)型事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，我們要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，利用高效率的信息技術(shù)和管理手段來完善檔案管理模式，提高相關(guān)工作人員的職業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，將檔案管理工作在技術(shù)型事業(yè)單位中的作用充分發(fā)揮出來，促進(jìn)單位內(nèi)部的改革和規(guī)范，使技術(shù)型事業(yè)單位能夠跟上時代進(jìn)步的步伐。

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