淺議不動產(chǎn)登記檔案整合管理

文/南華大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 劉瑩

淺議不動產(chǎn)登記檔案整合管理

文/南華大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 劉瑩

隨著國務(wù)院常務(wù)委員會在2013年決定對不動產(chǎn)登記工作的具體工作職責(zé)進(jìn)行整合，建立起統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記制度開始，我國各級政府部門和相關(guān)工作人員在不動產(chǎn)登記工作中具體的工作職責(zé)就得到了充分的明確。而登記檔案作為能夠影響不動產(chǎn)登記整合工作水平和效率的關(guān)鍵因素，對該檔案的整合管理措施進(jìn)行研究對推動不動產(chǎn)登記制度的落實(shí)和發(fā)展具有重要作用。因此，本文以不動產(chǎn)登記為立足點(diǎn)，通過對檔案整合必要性的分析，就其具體的檔案整合管理措施進(jìn)行研究。

不動產(chǎn)；登記檔案；整合管理

現(xiàn)階段，我國對不動產(chǎn)登記職責(zé)進(jìn)行統(tǒng)一整合的工作已經(jīng)基本完成，統(tǒng)一不動產(chǎn)登記制度這一管理方案已經(jīng)逐漸開始在我國全面施行。這樣一來，不僅能夠有效整合不動產(chǎn)登記的工作職責(zé)，建立起權(quán)責(zé)統(tǒng)一的管理制度，還能夠提升不動產(chǎn)登記的管理效率，使不動產(chǎn)登記體系能夠得到有效的法律保障。而作為登記不動產(chǎn)信息過程中產(chǎn)生的重要檔案資料，對整合管理登記檔案的具體措施進(jìn)行研究，對于進(jìn)一步完善不動產(chǎn)登記管理職責(zé)和內(nèi)容具有極高的現(xiàn)實(shí)意義。

一、不動產(chǎn)登記檔案管理存在的問題

長時間以來，由于不動產(chǎn)登記義務(wù)分散在國土局、房管局、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、海洋等多個行政部門，導(dǎo)致不動產(chǎn)登記檔案管理出現(xiàn)諸多問題。例如：檔案歸檔存在差異性、檔案管理制度各異、檔案管理系統(tǒng)不同等，這足以說明檔案管理工作缺乏規(guī)范性及平衡性。從當(dāng)下情勢看，國土局和房管局對于不動產(chǎn)檔案管理相對嚴(yán)格，信息化管理水平逐步達(dá)到要求，然而林業(yè)、海洋、農(nóng)業(yè)等行政主管部門，針對不動產(chǎn)檔案管理仍然不夠完善，亟須加強(qiáng)規(guī)范化管理。這一系列因素對不動產(chǎn)檔案統(tǒng)一管理改革具有一定的影響，同時不利于不動產(chǎn)登記檔案的有機(jī)整合管理。目前，不動產(chǎn)登記檔案從以往的分散登記轉(zhuǎn)化至統(tǒng)一登記的管理方式，這一改革涉及面廣泛，影響細(xì)致而深遠(yuǎn)，使得多個不同層面要進(jìn)行革新。在不動產(chǎn)檔案整合管理過程中，實(shí)行統(tǒng)一登記管理制度，首先要明確已經(jīng)分散在不同行政主管單位中的不動產(chǎn)登記檔案，存放在哪個管理部門，這些部門如何對不動產(chǎn)登記檔案進(jìn)行管理？是否可以為統(tǒng)一登記管理制度的實(shí)施提供基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)保證？當(dāng)然，如今不動產(chǎn)登記檔案管理依然存在一些問題。一是機(jī)構(gòu)合并難度大。在以往的分散登記中，多個行政部門已經(jīng)針對不動產(chǎn)登記檔案管理環(huán)節(jié)投入了相應(yīng)的物力人力，來進(jìn)行規(guī)范化的管理，并且已經(jīng)小有規(guī)模。當(dāng)前政府尚未頒發(fā)硬性的章程，要求結(jié)合當(dāng)?shù)厍闆r進(jìn)行不動產(chǎn)登記檔案統(tǒng)一管理。所以說，諸多部門還是希望保留原本職能，使得機(jī)構(gòu)合并難度較大，在不動產(chǎn)登記檔案管理方面各抒己見。二是業(yè)務(wù)難以整合。由于不動產(chǎn)檔案分類復(fù)雜性，在進(jìn)行業(yè)務(wù)銜接上難以一蹴而就。三是檔案數(shù)量大，具有整合難度。分散在不同部門的不動產(chǎn)檔案信息海量化，不利于信息資源的統(tǒng)籌整合。

二、不動產(chǎn)登記檔案整合管理的措施

（一）制定整合目標(biāo)，明確管理職責(zé)。依據(jù)不動產(chǎn)登記制度相關(guān)工作內(nèi)容，對于不動產(chǎn)登記檔案管理劃分為三個實(shí)施流程。一是理順關(guān)系。深入了解分散檔案的狀況，對檔案自己進(jìn)行處理，為不動產(chǎn)檔案整合管理做好準(zhǔn)備。二是管理現(xiàn)有的檔案。這就要求工作人員對已有的檔案進(jìn)行管理，將電子檔案規(guī)范化，并且構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而移交檔案，逐漸實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理的目標(biāo)。三是對不動產(chǎn)檔案進(jìn)行全面性及規(guī)范性管理。以信息化管理手段為主，結(jié)合傳統(tǒng)的管理方式，切實(shí)有效地服務(wù)于社會。另外，在落實(shí)管理職責(zé)方面。首先，要在整合階段，主要將分散在不同部門的檔案資源信息作為依托，有效利用局域網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)檔案資源的共享，進(jìn)而消除“信息孤島”，為統(tǒng)一登記管理轉(zhuǎn)化創(chuàng)信息管理平臺。其次，在進(jìn)行檔案整合管理階段，可以構(gòu)建“以國土局為主、以房管局為輔”的模式，將海業(yè)、農(nóng)業(yè)以及林業(yè)行政部門的不動產(chǎn)檔案逐漸移交到國土局。特別是農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)，在歸納到不動產(chǎn)登記檔案管理之后，應(yīng)依照相關(guān)規(guī)范來完善檔案，在歷經(jīng)過渡期之后，應(yīng)將檔案逐步移交到國土局，達(dá)到集中統(tǒng)一管理的效果。再次，對不動產(chǎn)檔案管理期實(shí)行全面性的管理。這就要求創(chuàng)建集中統(tǒng)一管理的不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，服務(wù)于未來不動產(chǎn)檔案統(tǒng)一登記管理。

（二）創(chuàng)建業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，完善風(fēng)險防范制度。在創(chuàng)建業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)環(huán)節(jié)，一定要堅持高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求的原則，嚴(yán)抓檔案整合的質(zhì)量關(guān)，制作統(tǒng)一登記的標(biāo)準(zhǔn)文件，形成統(tǒng)一規(guī)范的不動產(chǎn)檔案，有助于檔案信息化管理。再者，針對已有多類檔案資料，依照本來的格式進(jìn)行歸檔；對于新辦理的檔案，要以新標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，還可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，這時應(yīng)對電子檔案進(jìn)行規(guī)范性整合管理，并且將其歸納到管理數(shù)據(jù)庫；在健全風(fēng)險防范制度環(huán)境，應(yīng)當(dāng)以不動產(chǎn)登記信息平臺為出發(fā)點(diǎn)，從而構(gòu)建不動產(chǎn)登記檔案整合管理體系，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一歸檔、監(jiān)督、管理、查找以及服務(wù)的重要目標(biāo)，同時應(yīng)高度重視網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防范業(yè)務(wù)，運(yùn)用科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性的保密技術(shù)，為不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理打下堅實(shí)的技術(shù)支持。

（三）提高服務(wù)能力，做好協(xié)調(diào)工作。在不動產(chǎn)信息公開查詢方面，可以采取兩步走的策略。一是在不動產(chǎn)檔案整合管理初期，可以側(cè)重于窗口查詢服務(wù)，將網(wǎng)絡(luò)查詢作為輔助服務(wù)，針對不動產(chǎn)檔案登記信息進(jìn)行統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)，應(yīng)適當(dāng)暫緩實(shí)施。在不動產(chǎn)檔案整合過渡階段，可以在不同登記部門構(gòu)建內(nèi)網(wǎng)，憑借不同機(jī)構(gòu)的已有的信息化程度，致使內(nèi)網(wǎng)有關(guān)檔案信息資源得到共享。還有，面對不動產(chǎn)統(tǒng)一登記業(yè)務(wù)難度大，我們可以通過制定具體整合方案，來對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行理順，從而制定不動產(chǎn)檔案移交程序，并且制定規(guī)范的工作制度，對檔案交接工作進(jìn)行細(xì)化，使得不動產(chǎn)登記檔案整合管理工作順利移交。除此之外，還可以創(chuàng)建協(xié)調(diào)配合制度，充分調(diào)動不同部門工作的積極主動性，嚴(yán)格依照制定的不動產(chǎn)登記檔案業(yè)務(wù)銜接方式，來完成整合之后的檔案信息資料移交，使得分散在不同行政機(jī)構(gòu)的不動產(chǎn)檔案，能全部歸納到規(guī)范化的管理模式中，進(jìn)一步為構(gòu)建健全的不動產(chǎn)登記管理體制作出貢獻(xiàn)。

三、結(jié)束語

總而言之，在我國有關(guān)不動產(chǎn)登記相關(guān)政策體系的建設(shè)與落實(shí)，具體登記檔案資料的增加，使得對不動產(chǎn)的登記檔案資料進(jìn)行整合管理已經(jīng)變得十分必要。因此，要想有效改善我國不動產(chǎn)登記管理存在的問題，細(xì)致分析對登記檔案進(jìn)行整合管理在不動產(chǎn)登記工作中的有效作用，結(jié)合我國法律體制建設(shè)情況和社會發(fā)展現(xiàn)狀制定出有效的整合管理措施勢在必行。

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