信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題與對(duì)策

文/云南省大理州鶴慶縣檔案局 楊煥英

信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題與對(duì)策

文/云南省大理州鶴慶縣檔案局 楊煥英

在社會(huì)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒慕裉?，信息技術(shù)已經(jīng)不斷地滲透進(jìn)我們生活的各個(gè)領(lǐng)域中。而檔案是國(guó)家以及機(jī)關(guān)組織中是涉及經(jīng)濟(jì)、歷史、文化、教育等多個(gè)領(lǐng)域的檔案資料，是代表了這個(gè)時(shí)期的各項(xiàng)發(fā)展?fàn)顩r。是為以后的查詢工作提供依據(jù)的重要手段。信息化的檔案管理也是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，能夠更好地滿足社會(huì)對(duì)檔案資料的檢索需求。本文闡述了現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題，并針對(duì)這些問題提出了相關(guān)的解決對(duì)策。

信息時(shí)代；信息化；檔案管理；對(duì)策

隨著改革開放的不斷深入，經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高推動(dòng)了科技技術(shù)的進(jìn)步。信息技術(shù)的發(fā)展使得社會(huì)逐漸轉(zhuǎn)變成一個(gè)信息化的時(shí)代，而人們的需求也逐漸發(fā)生了相應(yīng)的變化。檔案管理的信息化提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，發(fā)揮了檔案資料對(duì)社會(huì)的作用。彌補(bǔ)了傳統(tǒng)模式下的檔案管理中存在的弊端。但是同時(shí)也迎來了不小的挑戰(zhàn)，伴隨而來的問題也急需我們?nèi)ソ鉀Q，只有在信息化時(shí)代下發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題并進(jìn)行分析解決，才能提高檔案管理的水平，發(fā)揮有效的價(jià)值作用。

一、信息時(shí)代下檔案管理工作的必要性

信息時(shí)代下對(duì)于檔案管理工作主要是從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)向電子化管理的變革。在傳統(tǒng)的檔案管理中，對(duì)于檔案的管理主要是通過紙質(zhì)的形式存在，這種檔案管理的形式存在一定的弊端。首先是紙質(zhì)化的檔案加大了管理的難度，容易在整理的過程中丟失或者造成檔案整理的混亂。其次是在檔案的保存方面。紙質(zhì)化的檔案在保存中需要注意一定的外部條件。比如潮濕、蟲蛀、火災(zāi)等，都有可能造成檔案的損壞。所以，在這種檔案的管理中，需要更加重視檔案的保管工作，必須要投入更多的精力進(jìn)行紙質(zhì)檔案的保管。最后是在查閱檔案方面，紙質(zhì)化的檔案在查閱中具有一定的難度，查找方面需要消耗很大一部分人力，檔案資料越多查閱的難度就越大。并且相對(duì)于信息化的檔案管理來說，通常紙質(zhì)化的檔案不能進(jìn)行備份，當(dāng)檔案資料發(fā)生損害時(shí)修復(fù)的可能性極小。

在信息時(shí)代下的檔案管理就可以很好地彌補(bǔ)傳統(tǒng)的檔案管理中存在的這些弊端。不僅檔案存放的數(shù)據(jù)庫容量很大，并且在進(jìn)行資料的查閱時(shí)具有一定的便捷性，提升了資料的查閱效率。使得檔案資料發(fā)揮了本身的作用。信息化的檔案管理通過計(jì)算機(jī)技術(shù)具有備份功能，當(dāng)檔案資料發(fā)生損壞時(shí)可以通過備份找回原資料。提升了檔案資料的安全性。由此可見，在現(xiàn)代化的發(fā)展中，信息化的檔案管理能夠更好地滿足社會(huì)發(fā)展的需要，提高查找的準(zhǔn)確性，信息時(shí)代下的檔案管理工作具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

二、信息時(shí)代下檔案管理中存在的問題

（一）信息軟件不適用。在現(xiàn)階段的信息化檔案管理中，盡管相應(yīng)的技術(shù)已經(jīng)在完善檔案管理軟件的研發(fā)，在檔案管理工作中已經(jīng)基本完成了紙質(zhì)化向電子化的管理模式轉(zhuǎn)變。但是，在具體的實(shí)際需要中，比如辦公的自動(dòng)化與政務(wù)系統(tǒng)難以實(shí)現(xiàn)一體化的發(fā)展。并且各個(gè)組織中對(duì)于信息化的水平建設(shè)具有差異化的表現(xiàn)，導(dǎo)致檔案管理軟件在信息化的發(fā)展下不能用于整體的檔案管理工作中，共享性差。

（二）檔案管理信息化不規(guī)范。在我國(guó)，信息化發(fā)展下的檔案管理還尚未建立起一個(gè)統(tǒng)一的檔案信息化管理制度體系，使得檔案的信息化管理缺乏一定的規(guī)范性。加大了檔案管理信息化建設(shè)的難度。由于檔案管理的信息化缺乏一定的規(guī)范性，并且又缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)制度，導(dǎo)致檔案管理工作不能在規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)制度下保證服務(wù)的質(zhì)量，不能通過良好的共享機(jī)制為檔案資料的需求者更好地提供資料。也正是由于不規(guī)范的信息化檔案管理建設(shè)制約了信息時(shí)代下的檔案管理的發(fā)展，使得信息管理檔案名存實(shí)亡，不能落實(shí)，同時(shí)又浪費(fèi)了一部分社會(huì)資源。

（三）信息化建設(shè)缺乏安全性。在信息化的檔案管理工作中，檔案的資料保存在信息平臺(tái)中。但是現(xiàn)階段的檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)并不健全，而存在于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案資料極容易受到黑客或者是病毒的入侵，隨意更改或者是損壞檔案資料。嚴(yán)重的甚至造成整個(gè)檔案信息庫的癱瘓，使得檔案資料發(fā)生泄露，造成很多無法彌補(bǔ)的后果。在信息時(shí)代下的檔案管理由于其特殊的存儲(chǔ)形式極容易受到網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的破壞，對(duì)檔案資料的安全具有極大的威脅。

（四）管理人員職業(yè)素質(zhì)不高。在信息化的檔案管理工作中，管理人員是發(fā)揮管理作用的重要主體。在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理人員已經(jīng)具備了完善的管理知識(shí)，能夠勝任檔案的管理工作。但是在信息時(shí)代下使得檔案管理工作發(fā)生了管理模式的變化，管理人員必須要使用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理模式，才能更好地提升檔案管理的水平，提高檔案資料的服務(wù)質(zhì)量。但是在實(shí)際中，既具有專業(yè)的管理知識(shí)水平又具有一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才十分稀缺，導(dǎo)致管理水平有限。

三、信息時(shí)代下提高檔案管理水平的對(duì)策

（一）推行檔案管理的信息化建設(shè)。在現(xiàn)階段檔案管理的信息化軟件研發(fā)中，雖然已經(jīng)基本滿足了檔案的信息化管理需求，但是，并不能在共享的服務(wù)中更好地服務(wù)于需要的人。所以，必須要推行檔案管理的信息化建設(shè)，提升信息化的技術(shù)水平，更好地完善檔案管理的軟件服務(wù)功能，提升檢索共享的功能。

（二）統(tǒng)一規(guī)范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)制度。由于在我國(guó)現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)制度下并沒有對(duì)信息化的檔案管理工作設(shè)定明確的制度。導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)與發(fā)展都存在一定的阻礙因素。而信息化檔案資料的安全性也需要在規(guī)范化的檔案管理制度下才能得到根本的保障。所以，應(yīng)當(dāng)盡快建設(shè)統(tǒng)一的、規(guī)范的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)制度，讓信息化的管理更加規(guī)范化，才能更好地提升檔案管理的水平，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

（三）完善信息化檔案管理的安全體系建設(shè)。應(yīng)當(dāng)在檔案的信息化建設(shè)下完善安全體系的建設(shè)。通過檔案信息的存儲(chǔ)以及應(yīng)用兩個(gè)方面進(jìn)行安全體系建設(shè)的完善。基于信息時(shí)代下的檔案管理在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中面臨的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，我們應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)并重視檔案管理信息化中存在的安全問題，更好地通過完善的安全體系建設(shè)保障檔案資料的信息安全。

（四）通過培訓(xùn)提高檔案管理人員的管理水平。在信息時(shí)代下，檔案管理工作模式已經(jīng)發(fā)生了變革，而管理人員必須要使用這樣的轉(zhuǎn)變，為了滿足工作的需求，通過不斷地培訓(xùn)學(xué)習(xí)提升自身的管理能力，不僅要不斷豐富自身的檔案管理知識(shí)，也要提升計(jì)算機(jī)的操作能力，更好地勝任信息化時(shí)代檔案管理工作，保證檔案信息化管理在長(zhǎng)期的發(fā)展下提升管理水平。

四、結(jié)論

綜上所述，在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)化的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。檔案管理的信息化發(fā)展彌補(bǔ)了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化的檔案管理中存在的弊端，但是同時(shí)在信息化的發(fā)展中伴隨而來的問題也為檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。只有建設(shè)完善的信息化檔案管理平臺(tái)，提高管理人員的職業(yè)素質(zhì)，才能更好地提高檔案管理的水平，能夠?yàn)闄n案資料需求者提供資料信息，發(fā)揮檔案資料價(jià)值。

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