工程設(shè)計(jì)單位檔案管理的信息化建設(shè)分析

文/四川省建筑設(shè)計(jì)研究院 楊蓉文

工程設(shè)計(jì)單位檔案管理的信息化建設(shè)分析

文/四川省建筑設(shè)計(jì)研究院 楊蓉文

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和城市化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)，工程建設(shè)項(xiàng)目的重要性逐漸凸顯出來(lái)，在項(xiàng)目數(shù)量不斷增加的情況下，檔案管理工作的難度也提高了，所以，針對(duì)工程設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作也要逐漸走向信息化的建設(shè)道路。本文對(duì)傳統(tǒng)檔案管理中存在的問(wèn)題、工程設(shè)計(jì)單位檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程及相關(guān)的建設(shè)意義進(jìn)行了分析，希望對(duì)以后的工作有所幫助。

工程設(shè)計(jì)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

目前，工程設(shè)計(jì)檔案已經(jīng)成為科技檔案的一個(gè)重要組成部分，其中檔案表現(xiàn)的形式是項(xiàng)目，在設(shè)計(jì)圖紙和文字影像資料上，具有很重要的參考、借鑒價(jià)值，所以需要通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)的方式，將這些寶貴的資料完整保存，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展使得工程設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作找到了未來(lái)發(fā)展的出路，下面進(jìn)行幾點(diǎn)具體的分析。

一、傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足

對(duì)于工程設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的檔案管理方法顯然已經(jīng)不能適用，傳統(tǒng)的檔案管理工作往往在實(shí)際的行動(dòng)中無(wú)法進(jìn)行有效的跟進(jìn)，存在這一問(wèn)題的主要原因就是領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的不重視，將工作中所有的重心都放在設(shè)計(jì)上，但是，對(duì)檔案管理的不到位就會(huì)嚴(yán)重的導(dǎo)致一些項(xiàng)目資料丟失。

在長(zhǎng)期的檔案管理中，由于紙質(zhì)的檔案資料需要占據(jù)實(shí)際的庫(kù)存面積，所以在很多工程設(shè)計(jì)單位的檔案室中，都存在庫(kù)存滿(mǎn)，一些新的檔案資料沒(méi)有庫(kù)存放，成了工作中的一個(gè)難點(diǎn)。還有就是在工程設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作質(zhì)量上，也存在一定的不足，管理人員工作繁瑣，加上龐大的工作量，所以工作很難得心應(yīng)手，只能做一些比較簡(jiǎn)單的入庫(kù)操作，不能仔細(xì)地做好檔案的歸類(lèi)，導(dǎo)致在設(shè)計(jì)人員查詢(xún)檔案資料的時(shí)候存在困難。

二、工程設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程

在上述的分析中，我們不難發(fā)現(xiàn)，工程設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作必須要進(jìn)入新的發(fā)展階段，也就是說(shuō)，信息化管理模式是未來(lái)發(fā)展的必經(jīng)之路，所以，相關(guān)的單位應(yīng)該充分重視工程設(shè)計(jì)單位檔案管理工作，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為各行各業(yè)未來(lái)進(jìn)步的一個(gè)重要的載體，工程設(shè)計(jì)的相關(guān)資料通過(guò)信息化的建設(shè)同樣能夠促進(jìn)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展。另外，在工程設(shè)計(jì)資料、圖紙不斷增多的情況下，即便想要采用紙質(zhì)的保存方式顯然也不現(xiàn)實(shí)，信息化的檔案管理能夠讓檔案的錄入和查詢(xún)更加方便，通過(guò)信息化的形式表現(xiàn)出來(lái)，有效地提高了工作的效率，從而能夠服務(wù)到整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)。

在明確了檔案管理信息化建設(shè)的重要性之后，我們要做的就是正視單位的實(shí)際檔案管理情況，對(duì)相關(guān)的工作部門(mén)制定嚴(yán)格的工作制度和條例，讓檔案管理信息化建設(shè)的每項(xiàng)工作都有所依據(jù)。在工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙中，信息化建設(shè)需要通過(guò)圖紙?jiān)诖蛴〉沫h(huán)節(jié)提供圖紙的信息，并且生成一個(gè)唯一的條形碼，再打印到圖紙上，這樣能夠方便工作，只需要掃描就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案歸檔，也能夠方便進(jìn)行實(shí)物和電子文件的同步儲(chǔ)存管理。

另外，還需要做一項(xiàng)十分繁重的工作，就是要將之前的紙質(zhì)檔案也進(jìn)行信息化檔案的轉(zhuǎn)化，這樣能夠在統(tǒng)一規(guī)范整理的情況下，減少檔案庫(kù)存的壓力，解決目前檔案庫(kù)房飽和的現(xiàn)狀，另外工程設(shè)計(jì)過(guò)程中的資料有很多種類(lèi)，例如：變更核定、圖審、勘察、合同等，所以，一定要對(duì)這些文件資料都進(jìn)行電子文件的歸檔，其中較為重要的文件也可通過(guò)紙質(zhì)的方式再次歸檔。信息化檔案的建設(shè)對(duì)技術(shù)有較高要求，對(duì)相關(guān)的工作人員也提出了更高的要求，需要不斷地熟練相關(guān)操作，提高自己的業(yè)務(wù)水平。

三、工程設(shè)計(jì)單位的檔案信息化建設(shè)意義

（一）對(duì)經(jīng)營(yíng)的意義。工程設(shè)計(jì)單位在檔案信息化管理中，經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的質(zhì)量能夠通過(guò)檔案管理直接地反映出來(lái)，所以對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)能夠推動(dòng)設(shè)計(jì)單位在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中獲得更大的優(yōu)勢(shì)，從而進(jìn)行更好的發(fā)展。

（二）對(duì)檔案管理人員的意義。對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)雖然對(duì)其自身的工作能力提出了新的要求，但是，信息化建設(shè)降低了工作的繁重程度，自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)去除了工作中的紙質(zhì)檔案編整過(guò)程，提高了工作的效率，是非常有利的進(jìn)步。

（三）對(duì)建設(shè)行業(yè)的意義。信息化建設(shè)對(duì)于整個(gè)工程設(shè)計(jì)行業(yè)來(lái)說(shuō)，有效地避免了檔案資料損壞的現(xiàn)象，在檔案的存儲(chǔ)時(shí)間上會(huì)長(zhǎng)期的延伸下去，對(duì)檔案資料來(lái)說(shuō)也是一個(gè)長(zhǎng)期的保障，互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)強(qiáng)大的資源儲(chǔ)備和共享的平臺(tái)，所以，我們進(jìn)行工程設(shè)計(jì)檔案管理的信息化建設(shè)能夠促進(jìn)其更好地進(jìn)行行業(yè)間的交流，甚至走向國(guó)際，同先進(jìn)的工程設(shè)計(jì)單位之間進(jìn)行交流借鑒，是非常有大的進(jìn)步。

四、結(jié)論

對(duì)于工程設(shè)計(jì)單位來(lái)說(shuō)，設(shè)計(jì)的文件是一個(gè)設(shè)計(jì)單位能力的有效展現(xiàn)，具有非常重要的價(jià)值，而工程檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工作，所以，必須進(jìn)行信息化建設(shè)，以此促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。

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