微信在檔案信息服務(wù)中的應(yīng)用研究

文/惠州市教育科學研究院 陳彥

微信在檔案信息服務(wù)中的應(yīng)用研究

文/惠州市教育科學研究院 陳彥

微信是最近影響最大、用戶最多的通信工具，它在檔案工作中對檔案信息服務(wù)意識、服務(wù)需求、服務(wù)方式都具有直接的影響。本文闡述了微信的概念，微信在檔案信息服務(wù)應(yīng)用中的基本方式、特點及效能，以及提升微信應(yīng)用檔案信息服務(wù)水平的對策，以期更好地將微信應(yīng)用于檔案信息服務(wù)，打造利用微信的安全平臺。

微信；檔案信息服務(wù)；對策

一、微信應(yīng)用于檔案信息服務(wù)的基本方式

騰訊公司在2010年10月研發(fā)啟動了微信通信工具，確定了這款新型通信工具的名稱為“微信”。這種手機聊天軟件具有多種客戶所期望具備的功能，包括文字、照片的即時發(fā)送、同時進行多人語音以及視頻等等，此外，還能夠提供公眾平臺、建立朋友圈等等。另外，微信還可以進行信息內(nèi)容的分享，如所見所聞、感想感悟以及生活狀態(tài)等，可以向好友分享，也可以向微信朋友圏內(nèi)的好友分享。

（一）利用微信向公眾提供便攜服務(wù)。以天津檔案館為例，天津檔案館微信平臺（訂閱號）于2014年12月4日正式開通。他們的主要做法：一是想辦法快速增加關(guān)注者，擴大平臺的影響力。二是做好內(nèi)容的采編，用豐富多彩的內(nèi)容吸引并留住讀者。三是發(fā)動領(lǐng)導同事以及身邊的親朋好友關(guān)注微信朋友圈并鼓勵他們積極轉(zhuǎn)發(fā)、閱讀，提供檔案業(yè)務(wù)辦事程序指南和天氣預報等服務(wù)?？傊瑱n案館開通微信平臺的目的就是為公眾提供便捷的服務(wù)，同時更好地宣傳自己。

（二）利用微信向公眾傳播檔案文化。以微信為途徑進行檔案文化傳播，主要建立在微信傳播信息形式多樣的基礎(chǔ)上，并彰顯其即時、精確的優(yōu)勢。主要體現(xiàn)兩方面：首先，以圖文并茂的形式為用戶傳播檔案知識、檔案技術(shù)常識以及檔案界新的學術(shù)成果等。其次，以文字、圖片、語言、視頻組合或混搭的形式展示檔案館藏，以圖片形式展示書信原件和老照片，以語音、視頻形式傳播聲像檔案，而接觸到這些真實文字，聲音或影像會更有效提高用戶對檔案的關(guān)注度及自身檔案意識。

二、微信應(yīng)用于檔案信息服務(wù)的特點及效能

（一）微信擁有多元化的應(yīng)用平臺。微信需要有智能手機和網(wǎng)絡(luò)做支撐，不能脫離智能手機而運行。微信的手機適用版本非常多，而且更新快，主要有 symbian、android、iphone以及blackberry 和windows phone。數(shù)據(jù)顯示，我國已有超過90%的用戶為智能網(wǎng)民。利用“微信網(wǎng)頁版”，用戶可通過二維碼掃描和安裝插件以電腦平臺應(yīng)用微信，同時智能手機還可以與電腦間進行互動，為信息的傳遞提供了新的途徑。很多人會誤以為微信與QQ是可以相互可替的，但事實上它們并不相同。通過微信，可以把手機通信關(guān)系相融合，形成的關(guān)系鏈更豐富、更可靠。當QQ離線時，微信卻可以接收QQ信息，因此智能移動端屬性比QQ更強，微信平臺更加簡潔、明晰。比如：CCTV4國寶檔案、歷史塵封檔案、集美檔案等等，都是利用微信平臺，申請注冊自己的公眾賬號，用戶只要點擊“關(guān)注”，相應(yīng)的檔案信息便可馬上得到。

（二）微信改善檔案信息服務(wù)模式。1.主動服務(wù)。檔案局（館）利用微信在檔案信息資源服務(wù)中處于主動地位，通過目標人群的確定和添加好友，主動地向用戶發(fā)送問候、公告、快訊等信息，拉近與公眾的距離，樹立親民形象。2.生動服務(wù)。檔案局（館）向用戶提供服務(wù)時，以往都是采用文字的單一形式，利用的微信傳播功能，通過視頻圖片、語音涂鴉等形式的單一或組合使用，為用戶提供更加生動的檔案信息，極大地提升檔案局（館）的服務(wù)質(zhì)量。3.即時服務(wù)。微信消息發(fā)送與接收時效性強，可以做到即發(fā)即送，即送即達。檔案局（館）通過微信可實現(xiàn)全天候的即時信息反饋，改善檔案信息反饋嚴重滯后、困難的現(xiàn)狀，與檔案局（館）建立密切的聯(lián)系。

三、提升微信在檔案信息服務(wù)中應(yīng)用水平的對策

（一）完善微信發(fā)布管理體制。在選擇檔案信息的發(fā)布形式時，一方面要考慮到自身情況，另一方面要兼顧用戶的實際需求。作為檔案機構(gòu)與外界交流溝通的信息平臺，信息檔案機構(gòu)需要安排長期固定的專業(yè)人員對所要發(fā)布的檔案信息做歸納、查篩，然后向管理部門及時反饋，管理部門對微信發(fā)布機制進行優(yōu)缺點的評判、改進，保證微信在良好的環(huán)境下運行。加強微信發(fā)布信息的監(jiān)管體制，對于不良或不真實的微信信息要進行及時的剔除清理。

（二）體現(xiàn)微信發(fā)布家鄉(xiāng)情懷。微信已經(jīng)成為一個很好的宣傳工具和平臺，微信發(fā)布體現(xiàn)家鄉(xiāng)記憶、文化、特色。解讀家鄉(xiāng)的歷史文化，城市記憶工程，城市的變遷配上視頻、圖片及簡潔的文字，讓讀者有懷舊的感受。以天津檔案館為例，他們推出《館藏珍品：傳說中的大龍郵票長啥樣？》《曾經(jīng)的那街、那巷、那里的家》為標題，通過制作微視頻，配以背景音樂和溫馨的照片，給讀者帶來視覺沖擊，吸引了大多數(shù)人的回憶和積極閱讀。除此之外體現(xiàn)家鄉(xiāng)的旅游文化，及時推送相關(guān)信息，天氣情況，旅游景點，家鄉(xiāng)特產(chǎn)，風味小吃等，宣傳旅游休閑文化。讓公眾號內(nèi)容既豐富又有實用價值，以便吸引更多的微信讀者。

（三）建立檔案微信服務(wù)體系。檔案微信服務(wù)要更好地方便民眾、服務(wù)社會，可與檔案利用多的單位合作，需要經(jīng)常查詢的檔案，可用微信推送。例如與某高校合作，可以查詢學籍檔案、畢業(yè)生檔案去向和碩、博士論文成果以及教學科研成果等。檔案微信服務(wù)還可以普及檔案知識，通過微信發(fā)送一些檔案方面的小知識、檔案專業(yè)用語及其意義等。還可以提供檔案查詢預約服務(wù)，檔案利用人提前將要查詢的內(nèi)容、時間提交，避免空跑的局面。其次可與其他省、市檔案館的微信平臺鏈接，讓民眾除了了解本地的檔案信息，還可閱讀到其他省、市及至全國各地的檔案信息。

[1]劉家真.電子文件管理理論與實踐[J].科學出版社,2003.

[2]孫洋洋.微信技術(shù)應(yīng)用于檔案信息服務(wù)初探[J].中國管理信息化,2013(9).