電子文件檔案管理存在的問題及對(duì)策分析

文/河南省舞鋼市檔案局 楊向麗

電子文件檔案管理存在的問題及對(duì)策分析

文/河南省舞鋼市檔案局 楊向麗

電子政務(wù)系統(tǒng)中大量的政府公文通過Internet發(fā)布、高效流轉(zhuǎn)，不可避免地面臨非授權(quán)訪問、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒的威脅等，通過對(duì)電子文件檔案的概念、特點(diǎn)分析電子文件檔案管理中存在的一系列問題。

電子文件；檔案管理；問題；對(duì)策

隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，以磁、電、光等介質(zhì)為主要信息載體的文件應(yīng)運(yùn)而生。檔案已不再僅僅以單一的紙質(zhì)形式存在，而因特網(wǎng)的全球性、開放性、共享性、動(dòng)態(tài)性發(fā)展，使得任何人都可以自由地介入Internet。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件檔案管理正面臨非授權(quán)訪問、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒的威脅等諸多問題，因此，對(duì)電子文件檔案的科學(xué)管理已成為新時(shí)期面臨的急待解決的重要課題。

一、電子文件檔案概述

國(guó)際檔案界認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)對(duì)檔案的影響可以追溯到50多年前。1961年在倫敦舉行的第九次國(guó)際檔案圓桌會(huì)議上曾將數(shù)據(jù)自動(dòng)化處理列入會(huì)議的議程；1968年，馬德里國(guó)際檔案大會(huì)呼吁，檔案人員要準(zhǔn)備迎接計(jì)算機(jī)時(shí)代的到來；1971年，第十三次國(guó)際檔案圓桌會(huì)議上，秘書長(zhǎng)鮑弟埃強(qiáng)調(diào)，現(xiàn)在是確定檔案部門應(yīng)用計(jì)算機(jī)政策的時(shí)候。其專門術(shù)語(yǔ)的發(fā)展經(jīng)歷了機(jī)讀文件、機(jī)讀檔案、電子文件等幾個(gè)階段，最近幾年出現(xiàn)了“歸檔電子文件”“電子檔案”的提法。

《美國(guó)聯(lián)邦文件管理術(shù)語(yǔ)手冊(cè)》對(duì)電子文件的解釋是：“其存儲(chǔ)形式是只能由計(jì)算機(jī)處理的文件，也叫機(jī)讀文件和自動(dòng)化數(shù)字處理文件”。美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)中對(duì)電子文件的解釋是：“電子文件包括數(shù)字的、圖形的以及文本的信息，它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！?/p>

2002年，國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局發(fā)布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》將電子文檔定義為“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。”由此可見，電子文件(Electronic Records)是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

二、電子文件檔案的特性

電子文件檔案的特性與以往各種形態(tài)的文件、檔案相比，電子文件檔案具有以下主要特點(diǎn)：

（一）電子文件信息與載體的相分離性。電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，通過網(wǎng)絡(luò)在不同的計(jì)算機(jī)之間相互傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制，而內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化，信號(hào)形態(tài)也無任何變化。

（二）信息形態(tài)的數(shù)字化與非人工識(shí)讀性。電子文件是在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理的，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無論是傳輸還是運(yùn)算、存儲(chǔ)等處理，電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在。對(duì)于這種經(jīng)過復(fù)雜編碼的信息人工無法破譯它的含義，只有通過計(jì)算機(jī)特有的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，才能識(shí)讀它。

（三）對(duì)設(shè)備的依賴性。電子文件需要依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括計(jì)算機(jī)硬件、操作系統(tǒng)和軟件而具有生命力并發(fā)揮作用。從文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。離開了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，既無法識(shí)讀，更無法對(duì)電子文件施加任何影響，管理活動(dòng)便無從談起。

（四）信息的可變性、不安全性。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性以及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)使得對(duì)系統(tǒng)中信息的增刪、更改和重新編輯都變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出改動(dòng)過的痕跡。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的靜態(tài)文檔已大量被動(dòng)態(tài)文檔所取代，而動(dòng)態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷被更新或補(bǔ)充，以反映最新的情況。如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存，毫無痕跡。

三、電子文件檔案管理面臨的主要問題

在很多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作缺乏相關(guān)知識(shí)無法參與意見，使得檔案電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。要對(duì)電子文件檔案進(jìn)行科學(xué)管理，必須分析其面臨的一些主要問題。

（一）電子文件檔案的原始性、真實(shí)性容易被破壞。保證電子文件的原始性、真實(shí)性、完整性的技術(shù)難度較大。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性很容易被確認(rèn)，而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。計(jì)算機(jī)內(nèi)存貯的電子檔案無個(gè)人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊的區(qū)別，一旦被刪改、復(fù)制或纂改都很難被識(shí)別。

（二）電子文件檔案長(zhǎng)久保管因難，信息難以維持永久地存取。電子文件的產(chǎn)生、傳輸和利用等都會(huì)受到硬件、軟件與服務(wù)系統(tǒng)構(gòu)成的技術(shù)系統(tǒng)和數(shù)字環(huán)境的制約。電子文件存儲(chǔ)載體對(duì)環(huán)境要求較高且使用壽命較短。此外，這些存儲(chǔ)載體對(duì)自然災(zāi)害、病毒入侵、黑客攻擊、硬盤故障、電壓不穩(wěn)、誤操作等造成的危害抵御能力不強(qiáng)，極易丟失電子文件的數(shù)據(jù)信息。因此出現(xiàn)長(zhǎng)久保管困難。

（三）電子文件檔案信息安全問題日益突出。隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，因特網(wǎng)的全球性、開放性、共享性、動(dòng)態(tài)性發(fā)展，使得任何人都可以自由地介入Internet。電子政務(wù)系統(tǒng)中大量的政府公文通過Internet發(fā)布、高效流轉(zhuǎn)。電子文件檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳送時(shí)容易被竊聽、泄密、篡改和偽造。同時(shí)，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時(shí)又面臨病毒的入侵。以辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)作為生存基礎(chǔ)的電子文件處于這樣一種惡劣的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之中，可以想象一個(gè)疏忽就可能導(dǎo)致滅頂之災(zāi)。接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問難以計(jì)數(shù)，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對(duì)黑客高手往往防不勝防，使電子文件檔案信息的安全受到嚴(yán)重威脅。

四、電子文件檔案管理問題的對(duì)策

（一）建立統(tǒng)一的電子文件檔案歸檔基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。在電子文件大量產(chǎn)生的今天，作為檔案部門進(jìn)行電子文件接收歸檔的首要任務(wù)是對(duì)所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性鑒定，而“保護(hù)體系”的實(shí)現(xiàn)正是為解決該問題而提出的一個(gè)重要途徑與方法，制定科學(xué)、合理及符合我國(guó)實(shí)際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，是全面實(shí)施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎(chǔ)。

（二）檔案管理工作提前介入電子文件檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。

對(duì)于電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)而言，它和所有檔案輔助管理軟件有著根本的區(qū)別，它承擔(dān)了電子文件與電子檔案從接收、鑒定、保管、利用等全部工作，不僅要具有電子檔案的管理功能，而且還具有相當(dāng)于實(shí)體檔案庫(kù)房的保管存儲(chǔ)功能。把原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中的許多后控制手段提到了最前端，盡可能把文件各個(gè)階段的管理要求放在設(shè)計(jì)階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。

1.對(duì)電子文件檔案實(shí)施備份制度。對(duì)電子文件檔案的備份，是指使用存儲(chǔ)媒介保存兩份以上的電子檔案。由于電子檔案存在有不安全、不穩(wěn)定的因素，比如電子檔案被誤刪除，電子檔案被計(jì)算機(jī)病毒感染，文檔被破壞等等，那么電子檔案的備份尤為必要。

2.保證用作處理和存儲(chǔ)電子文檔的計(jì)算機(jī)專用。用作處理和存儲(chǔ)電子文檔的計(jì)算機(jī)必須做到專人專用，這對(duì)電子檔案的安全也有非常重要的作用：如果計(jì)算機(jī)用于上網(wǎng)等其它用途后，一方面不可避免要使用其它媒介信息，可能帶入計(jì)算機(jī)病毒，感染電子文檔；另一方面計(jì)算機(jī)的廢文件就會(huì)增多，會(huì)誤刪有用的電子文檔。

3.對(duì)重要的電子文件檔案實(shí)行分布式雙機(jī)備份。為保證需要處理和存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)隨時(shí)能正常工作，可以采用分布式雙機(jī)備份，當(dāng)工作計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題后，另一臺(tái)備份機(jī)立即開始工作，使處理和存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)不會(huì)發(fā)生崩潰，電子檔案不會(huì)發(fā)生丟失，保證電子檔案的安全。

（三）對(duì)電子文件法律效力問題的解決。加強(qiáng)立法，確保電子文件的法律效力，使電子文件具有充分的證明力，在已有相關(guān)立法的基礎(chǔ)上，如《檔案法》中，進(jìn)一步明確電子文件的法律地位，并制定與《檔案法》相配套的切實(shí)可行的電子文件管理法規(guī)及實(shí)施細(xì)則，保證電子文件的關(guān)聯(lián)性、真實(shí)性、憑證性作用，從而保證電子文件的法律效力。電子文件是社會(huì)進(jìn)步的產(chǎn)物，確保電子文件檔案的安全是新時(shí)期檔案工作遇到的新課題。只有不斷地研究、探索，才能發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的不足，及時(shí)改進(jìn)技術(shù)措施，增加電子文件的安全性，才能使檔案資源得到安全、可靠的保護(hù)。

電子檔案是社會(huì)進(jìn)步的產(chǎn)物，確保電子文件檔案的安全是新時(shí)期檔案工作遇到的新課題。不斷地研究、探索這方面的工作，不但能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的不足，改進(jìn)電子技術(shù)措施，增加電子文件的安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護(hù)，更能加強(qiáng)檔案信息交流，準(zhǔn)確、快遞地向社會(huì)提供有利的信息資源，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。

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