文/黑龍江省九〇四水文地質(zhì)工程地質(zhì)勘察院 張婉雙

做好人事檔案收集整理工作的重要性及建議

文/黑龍江省九〇四水文地質(zhì)工程地質(zhì)勘察院 張婉雙

本文簡(jiǎn)單分析了我國(guó)人事檔案收集整理工作的重要性，并提出幾點(diǎn)發(fā)展建議，包括領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視、及時(shí)開展人事檔案資料的收集整理、提高收集整理人員的專業(yè)素養(yǎng)等，為我國(guó)人事檔案工作的有效開展提供參考。

人事檔案；收集；整理；重要性；建議

人事檔案工作作為組成人事工作的重要部分，在人事管理系統(tǒng)中的地位非常重要，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位工作人員的重要憑證就是人事檔案，在招工、調(diào)動(dòng)、提干等過程中都將之作為一項(xiàng)重要的參考依據(jù)；在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，社會(huì)的信息化程度越來(lái)越高，在各種社會(huì)資源中，信息的作用越來(lái)越受到人們的重視，而人事檔案是記載個(gè)人信息的主要載體，其價(jià)值空間非常廣闊。經(jīng)過多年的發(fā)展，我國(guó)的人事檔案工作發(fā)展迅速，目前有一些突破性的進(jìn)展，但在我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型時(shí)期，人才流動(dòng)速度加快，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展處于新常態(tài)化的背景下，人事檔案管理的傳統(tǒng)模式已經(jīng)落后了，與當(dāng)前時(shí)代發(fā)展需求不相適應(yīng)，面臨著更為嚴(yán)峻的形式，更為繁重的任務(wù)，既有困難，又是其發(fā)展的良好機(jī)遇。因此，在新的歷史時(shí)期，如何抓住機(jī)遇，充分地發(fā)揮出人事檔案的價(jià)值，更好地服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)，成為人事檔案工作者亟須解決的重要問題，其中首先要做的就是做好人事檔案資料的收集與整理?，F(xiàn)結(jié)合筆者工作實(shí)踐，對(duì)人事檔案的收集整理工作進(jìn)行如下探討。

一、新時(shí)期人事檔案收集整理工作的重要性

當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展離不開人才的作用，因此在社會(huì)變革的關(guān)鍵時(shí)期，做好人才的管理尤為重要，其切入點(diǎn)就是做好人事檔案工作。人事檔案形成于人事管理活動(dòng)中，可客觀地將個(gè)人的大概情況如實(shí)反映出來(lái)，因此人事檔案的管理工作對(duì)于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下人才的流動(dòng)等具有重要的意義。在人事檔案管理中，其前提和起點(diǎn)條件是人事檔案資料的收集及整理，即相關(guān)的人事檔案管理部門定期或者不定期地通過一定的手段將人事檔案材料集中起來(lái)并經(jīng)過歸檔、整理的過程，不斷地將新的人事資料填充到人事檔案材料中。人事檔案工作有效開展的一個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)在于經(jīng)常收集、補(bǔ)充資料，不斷完善人事檔案，保證人事檔案資料客觀地反映出員工的整體情況，為用人單位提供很多有價(jià)值的人才信息，進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案工作的服務(wù)功能。

二、人事檔案收集整理工作的建議

（一）加強(qiáng)重視。收集、整理人事檔案資料涉及到的內(nèi)容、部門比較多，比較繁瑣，任務(wù)量大，而且難有明顯的效果。其原因主要在于人事檔案工作中，不少領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)不夠，理解上存在誤區(qū)，認(rèn)為其就是一種保管性的事務(wù)，不需要太多關(guān)注，只要保證不發(fā)生丟失、不發(fā)生泄漏等問題即可，認(rèn)為其工作的目的就是為了應(yīng)付外調(diào)、查檔等，在這種思想認(rèn)識(shí)下，其就會(huì)忽視人事檔案的收集、整理等，不能保證經(jīng)費(fèi)、人員、基礎(chǔ)配套設(shè)施等檔案工作有效開展的必要條件，自然就無(wú)法做好檔案的管理工作。此外，職工自身對(duì)人事檔案工作不夠重視，在檔案部門收集資料時(shí)，其填寫表格態(tài)度不認(rèn)真，能不寫就不寫，比較敷衍，而且有的人認(rèn)為學(xué)歷、職稱等材料非常重要，交給檔案部門管理不放心，認(rèn)為自己保管更安全、更方便，造成時(shí)間久了材料遺失。因此，要使人事檔案工作的重要作用充分發(fā)揮出來(lái)，首先要做的就是提高領(lǐng)導(dǎo)及員工個(gè)人對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。

（二）定期或不定期地開展人事資料的收集、整理。有的在開展人事檔案工作過程中，無(wú)法針對(duì)性地收集資料，多年來(lái)還是采取一成不變的陳舊方式，未引入先進(jìn)適用的新技術(shù)、新軟件，難以實(shí)現(xiàn)信息化，造成不少收集到的檔案資料內(nèi)容雷同、失真、過于陳舊，無(wú)法將個(gè)人最近的動(dòng)態(tài)反映出來(lái)，檔案的價(jià)值大打折扣，參考的價(jià)值不高，不能做出權(quán)威性的證明。而且有的在實(shí)際操作中只是簡(jiǎn)單地將個(gè)人的信息等情況輸入到自動(dòng)化系統(tǒng)中，其他的還是紙質(zhì)的材料，由于不注重檔案的收集、歸檔整理等，造成檔案不完整，出現(xiàn)遺漏等問題。針對(duì)這一問題，檔案管理部門要與相關(guān)部門建立起長(zhǎng)期的合作，定期、不定期地組織開展資料的收集、整理，盡快解決問題，盡量減少歷史遺留的問題，不斷更新人事檔案材料，確保檔案資料內(nèi)容充實(shí)、完整、真實(shí)。

（三）提高收集整理人員的專業(yè)素養(yǎng)。目前很多單位沒有專門的人員負(fù)責(zé)檔案的收集整理工作，而是由其他部門的工作人員兼職承擔(dān)保管檔案的工作，而且經(jīng)常發(fā)生變動(dòng)，造成人事檔案工作無(wú)法運(yùn)轉(zhuǎn)、資料長(zhǎng)期不更新等問題，在很大程度上影響人事檔案工作應(yīng)有效用的發(fā)揮。針對(duì)這些問題，人事檔案部門可通過舉辦各種類型的培訓(xùn)班，不斷提高檔案管理，尤其是前期檔案收集、整理人員的業(yè)務(wù)水平，使其具有敏感的專業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)工作效率。

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