大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院干部檔案管理變革的思考

文/佛山市第一人民醫(yī)院 呂慧萍

大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院干部檔案管理變革的思考

文/佛山市第一人民醫(yī)院 呂慧萍

本文闡述了目前醫(yī)院干部檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題，提出了大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院干部檔案管理變革的思路與注意的問題。

大數(shù)據(jù)；醫(yī)院；干部檔案；管理

大數(shù)據(jù)開啟了一次重大的時代轉(zhuǎn)型，它正在改變我們的生活及理解世界的方式，成為創(chuàng)新服務(wù)的源泉，而傳統(tǒng)的干部檔案管理模式及服務(wù)體系已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前時代的需要。醫(yī)院干部檔案管理將如何對大數(shù)據(jù)干部檔案進(jìn)行挖掘與分析以利用其深藏的巨大價值，又將以什么樣的形式對醫(yī)院檔案資源進(jìn)行開發(fā)與利用。這些都是檔案工作者所面臨的新課題與挑戰(zhàn)。

一、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院干部檔案管理的要求

（一）數(shù)量巨大。根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，檔案的收集包括：履歷材料、自傳材料、報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料、考察、考核、鑒定材料、考察材料、審計材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、職業(yè)(任職)資格材料、評(聘)專業(yè)技術(shù)職稱(職務(wù))材料、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料、政審材料、更改(認(rèn)定)姓名、民族、籍貫、國籍、入黨入團(tuán)時間、參加工作時間等材料、黨團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料、表彰獎勵材料、涉紀(jì)涉法材料、招錄、聘用材料、任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)安置、退(離)休材料、辭職、辭退、罷免材料、工資、待遇材料、出國(境)材料，黨代會、人代會、政協(xié)會議、人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會議、民主黨派代表會議形成的材料，健康檢查和處理工傷事故材料、治喪材料，干部人事檔案報送、審核工作材料，其他材料等材料，它全面、歷史、客觀、完整地反映醫(yī)務(wù)人員在德、能、勤、績等方面的綜合情況，再現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人才的面貌、特點及專長，是人才信息的綜合載體。但傳統(tǒng)的檔案收集、呈現(xiàn)還是以紙質(zhì)材料歸檔并裝訂成冊的模式，這種簡單的手工操作模式與現(xiàn)代信息量日新月異洶涌澎湃的大數(shù)據(jù)時代顯得格格不入，所以，數(shù)據(jù)化檔案是干部檔案管理的必由之路。

（二）類型繁多。紙質(zhì)的干部檔案只能收集靜態(tài)文字及圖片，而反映醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員個人專長及特質(zhì)的是科研學(xué)術(shù)水平的材料，歸檔材料的局限性使一些科研檔案、教學(xué)視頻、業(yè)績成果、專利產(chǎn)品、組會參會的材料無法歸檔。而數(shù)據(jù)化的干部檔案將實現(xiàn)動態(tài)圖片、音頻、視頻等形、聲、色俱全的多媒體信息，豐富地呈現(xiàn)醫(yī)務(wù)工作者的專業(yè)專長，全面地向信息使用者提供更為翔實的信息材料。

（三）高效利用。檔案的價值在于利用，紙質(zhì)檔案利用靠人手翻閱，而大數(shù)據(jù)下的干部檔案利用，打破紙質(zhì)檔案“有形”的觀念，實現(xiàn)“無形”的信息檢索利用，縮短檢索時間，打破紙質(zhì)檔案查閱的“固定化”限制，在何時何地管理者或個人都可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺、手機(jī)等電子設(shè)備不受時間、地域限制，快捷、方便地查閱本單位或個人所屬的電子檔案，實現(xiàn)干部檔案信息資源共享，快速、方便查閱資料，既減少了檔案人員工作量，又使干部檔案信息資源得到充分利用，為促進(jìn)人力資源的合理配置提供有效的途徑，為醫(yī)院在發(fā)展、培養(yǎng)、選拔使用人才上提供堅實可靠的材料。

二、醫(yī)院干部檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）管理人員不足。以我院為例，干部檔案室設(shè)在人力資源部，2名兼職檔案員，她們既要負(fù)責(zé)人力資源方面的工作，還要負(fù)責(zé)全院3000多名在職員工，600多名退休員工的檔案，本來工作量已經(jīng)很大，隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)量的不斷提高，每年約增加200名新員工，導(dǎo)致干部檔案人員的工作量日益繁重。而且由于是兼職，沒有受到規(guī)范的檔案專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，檔案管理都是“做中學(xué)”，嚴(yán)重影響了檔案管理工作水平的提高。

（二）檔案材料不齊。1.個人缺乏檔案意識。有些醫(yī)務(wù)人員對干部檔案缺乏基本認(rèn)識，對于哪些檔案材料需要歸檔并不清楚，有相當(dāng)一部分例如獲獎材料、進(jìn)修材料等都是自己保存。有些則認(rèn)為自己持有資格證、執(zhí)業(yè)證、學(xué)歷學(xué)位證就行了，檔案可有可無。還有些則在填寫個人信息時態(tài)度不認(rèn)真，導(dǎo)致個人失誤書寫，與最早記錄信息不一致。2.有關(guān)部門缺乏檔案意識。檔案材料形成部門對形成的材料未能及時進(jìn)行移交，導(dǎo)致檔案的積壓或丟失。

（三）管理模式滯后?，F(xiàn)階段的管理模式還是處在紙質(zhì)檔案的收集、整理、裁切、裝訂、保管等基礎(chǔ)性層面工作，重保管輕利用，信息化建設(shè)滯后，檔案系統(tǒng)只是局限于個人信息、檔案目錄、檔案索引目錄輸入電腦的狀態(tài)，對人事信息實行封閉管理，檔案查閱手續(xù)繁瑣、檔案材料歸檔不及時、內(nèi)容信息更新慢，都是導(dǎo)致干部檔案信息準(zhǔn)確性和利用效率低的主要原因。落后的管理模式不利于人才資源的開發(fā)與利用，也在一定程度上影響了檔案信息的監(jiān)督與公開。

（四）利用率不高。1.由于制度的原因，目前醫(yī)院干部人事檔案管理模式都實行封閉式管理，主要供院領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部門利用，一般不對外開放。由于干部本人不能查閱自己檔案，并且檔案材料不能為干部個人提供有效的利用，所以檔案在醫(yī)務(wù)人員心目中變得可有可無。2.由于歷史的原因和習(xí)慣的影響，檔案材料套話、官話多，而工作業(yè)績資料較少，大大降低了干部檔案開發(fā)使用的價值。

三、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院干部檔案變革的思路

（一）建立人才數(shù)據(jù)庫。國家宏觀調(diào)控，在大數(shù)據(jù)時代下，醫(yī)院自身建立的數(shù)據(jù)庫規(guī)模較小，無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的實際需求，這種狀況下，由國家、省、市建立大型人才數(shù)據(jù)庫，醫(yī)療衛(wèi)生部門都使用該數(shù)據(jù)庫，以醫(yī)院為單位按照大數(shù)據(jù)相關(guān)手段方法、技術(shù)進(jìn)行著錄與處理等工作，實現(xiàn)醫(yī)院干部檔案的信息資源整合，干部轉(zhuǎn)調(diào)或提拔時，連同紙質(zhì)檔案一同移交，實現(xiàn)資源共享，既節(jié)省建立數(shù)據(jù)庫給各單位帶來的經(jīng)濟(jì)壓力，又在保證信息資料完整的同時方便了人才的流通，而且節(jié)約了人力成本，減輕了檔案工作者的工作量，提高醫(yī)院干部檔案管理的效率。

充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)檔案平臺效能，檔案信息資源的利用不能僅局限于低價值、淺層次的閱讀，通過對干部檔案信息資源的科學(xué)管理、深層挖掘、開發(fā)利用，使其對醫(yī)院在選人用人、人才評估等各項工作上提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支撐和分析，以此創(chuàng)造豐厚的社會效益。

（二）轉(zhuǎn)變檔案管理模式。在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院干部檔案室必須積極革新，轉(zhuǎn)變工作思路，改變管理模式，與時代接軌，建立健全的檔案制度，規(guī)范和約束管理，使各個職能部門及個人將自身形成的檔案及各項信息資源按照規(guī)范定期報送檔案室。滿足大數(shù)據(jù)時代使用者對干部檔案的實際需求，及時更新及獲取最新數(shù)據(jù)信息，提高檔案管理工作的科學(xué)性、高效性。變被動服務(wù)為主動服務(wù)，提供多層次、多方面的信息，提高檔案的利用價值，將原來的“死檔”變成“活檔”，為干部檔案管理帶來新的活力。

（三）檔案信息適度公開。建立人事檔案管理信息服務(wù)平臺，實現(xiàn)網(wǎng)路查詢和信息共享。根據(jù)檔案保密程度和有關(guān)制度實現(xiàn)干部檔案信息部分公開。干部本人通過密鑰申請、身份認(rèn)證等手段，實現(xiàn)人事檔案遠(yuǎn)程化查找和利用。把人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中除一些組織考察材料、群眾意見匯總等涉及保密的檔案仍要繼續(xù)保密外，其他一些非保密信息向個人開放，如履歷表、年度考核表等自己填寫的表格，以及學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、職業(yè)(任職)資格材料、評(聘)專業(yè)技術(shù)職稱(職務(wù))材料、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料等，對這些信息個人只有查閱權(quán)利而沒有修改權(quán)利。在一定范圍內(nèi)開放檔案，保證干部對檔案的知情權(quán)，便于檔案的利用，促進(jìn)檔案的完整、真實和透明。干部檔案信息部分向個人開放，不僅方便了醫(yī)務(wù)人員對檔案的利用，而且增強(qiáng)了公眾的檔案意識，對干部檔案管理工作也起到了監(jiān)督的作用，使干部檔案更好地為公眾服務(wù)。

（四）建立專業(yè)、高效人才隊伍。有好的措施，也應(yīng)該有好的專業(yè)人才，所以，大數(shù)據(jù)檔案管理要培養(yǎng)、引進(jìn)一批高層次檔案專業(yè)人才。重視人才引進(jìn)、人員培訓(xùn)，對檔案管理員實行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從檔案專業(yè)知識到大數(shù)據(jù)甄別、應(yīng)用、分析，培養(yǎng)出具有特色、專業(yè)、高效的醫(yī)院大數(shù)據(jù)檔案工作人才隊伍。

四、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院干部檔案管理需注意的問題

大數(shù)據(jù)時代將推動檔案工作由封閉走向開放，提升檔案工作與社會的互動與合作性，為檔案工作發(fā)展提供新的社會資源，提供新的動力。同時，檔案數(shù)字化、檔案開放鑒定、檔案信息安全維護(hù)等工作的重要性與緊迫性日漸突出。

（一）電子檔案并非萬能。大數(shù)據(jù)下的電子檔案打破了時間、地域、空間的限制，其便捷性、共享性、多樣性、經(jīng)濟(jì)環(huán)保性很大程度上滿足了使用者的需求，但它并不能完全替代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的原始性、不可復(fù)制性、耐久性、保密性的特點，是電子檔案無法取代的。而且電子檔案缺乏證據(jù)性，很容易通過相關(guān)技術(shù)改變原始信息。所以，在一定時期內(nèi)，電子檔案還將與紙質(zhì)檔案并存，正確處理好兩者并存的局面，實現(xiàn)檔案利用的最大化。

（二）數(shù)據(jù)的安全性。大數(shù)據(jù)為我們的提供了便利，同時也讓保護(hù)隱私的法律手段失去了應(yīng)有的效力，面對大數(shù)據(jù)，保護(hù)隱私的核心技術(shù)不再適用。那些別有居心或嘗到大數(shù)據(jù)益處的人，可能會把大數(shù)據(jù)運用到它不適用的領(lǐng)域，在設(shè)定一定權(quán)限的基礎(chǔ)上實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享的同時，更應(yīng)當(dāng)建立健全干部檔案的信息保密制度，做好防護(hù)和保護(hù)措施，從錄入信息到存儲、傳輸?shù)确矫娑家浞挚紤]保密性。

最終，大數(shù)據(jù)標(biāo)志著“信息社會”的來臨，我們收集的所有數(shù)字信息都可以用新的方式加以利用。這種新的思維模式將挑戰(zhàn)我們的社會機(jī)構(gòu)，更為檔案管理工作帶來了很大沖擊，推動著檔案管理模式的變革。在做好檔案全面收集、安全保管的同時，充分發(fā)揮檔案的利用效能。干部檔案管理工作的科學(xué)化、高效化、標(biāo)準(zhǔn)化，為實施醫(yī)院人才戰(zhàn)略提供完整、準(zhǔn)確、公正的第一手資料，充分發(fā)揮其社會效益。