文/鄭州市第七人民醫(yī)院 王雨
關(guān)于醫(yī)院檔案庫房安全管理建設(shè)的幾點思考
文/鄭州市第七人民醫(yī)院 王雨
檔案保護的管理基礎(chǔ)就是保障檔案庫房的安全,這也是檔案管理部門的根本任務(wù)。對檔案庫房的安全管理,應(yīng)通過各個方面維護檔案安全。本文主要對醫(yī)院檔案庫房的安全管理建設(shè)進行思考分析,論述當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作的缺陷,進而對工作的基本原則進行論述,并對建設(shè)庫房安全的管理措施展開分析思考,通過完善庫房安全管理的制度建設(shè),制定安全規(guī)范的應(yīng)急預(yù)案,保證檔案庫房管理工作的安全性和規(guī)范性,最終促進檔案管理更加順利。
醫(yī)院;檔案庫房;安全管理
檔案安全是醫(yī)院檔案工作的重中之重,其中庫房安全也是建設(shè)檔案安全體系的重點內(nèi)容之一。建立以人為本的檔案管理工作,加強安全體系建設(shè)、健全管理制度體制、構(gòu)建專業(yè)的檔案管理人才隊伍,進而形成檔案庫房的安全建設(shè)管理體系。更有利于檔案工作的順利進行,同時使檔案的保密工作、維護工作更加有效。檔案庫房的安全管理工作,能為醫(yī)院檔案的可持續(xù)發(fā)展提供保障,這也是今后檔案管理部門的工作要務(wù)。
(一)缺少相關(guān)的安全管理機制,以及缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視。檔案庫房缺乏應(yīng)急預(yù)案和安全管理制度,且安全管理的制度并不完善,執(zhí)行力度也有待提升。再加上檔案管理人員對庫房安全的重視程度不夠,往往在面臨突發(fā)事件時無法采取正確處理措施,致使檔案安全管理工作的應(yīng)變能力受到影響,進而使檔案損毀、丟失。
(二)檔案庫房的安全保護措施存在相當(dāng)多的安全隱患。檔案的保密性低、人員流動雜亂、存有檔案的庫房通常使用熒光燈、白熾燈,不利于檔案的遮光保護,較強的紫外線照射還易引起檔案的褪色。且?guī)旆恐械木€路較為雜亂,缺少系統(tǒng)的線路管理,存在較大的安全隱患。
(一)對檔案庫房的位置選擇。依照國家的相關(guān)規(guī)定要求,檔案庫房應(yīng)獨立建設(shè),雖說當(dāng)前的多數(shù)醫(yī)院并不存在這種條件,但是可以在選址上有所調(diào)整。不能選擇任意一間辦公室作為庫房,而要充分考慮到檔案管理工作的嚴密性,將庫房選擇在辦公樓層之間,并考慮到樓板之間的承載力度。若是建筑中沒有相關(guān)的設(shè)計標(biāo)準(zhǔn),則應(yīng)依照檔案庫房的安全建設(shè)情況進行檔案保護,這也是進行檔案保管的工作基礎(chǔ)。
(二)設(shè)置庫房的合理安全布局。應(yīng)當(dāng)對庫房的檔案存放格局進行合理規(guī)劃,并貫徹兩分開原則:庫房與閱覽室分開、庫房與辦公室分開。在庫中的內(nèi)部布局不應(yīng)使用其余房間,避免庫房設(shè)置在公共區(qū)域的交通流線中,存放檔案的庫房應(yīng)設(shè)置在較為獨立的區(qū)域內(nèi),并將有溫度濕度要求的房間進行分區(qū)或集中設(shè)置。
(一)建立健全檔案庫房安全管理制度。首先,完善建立檔案庫房的安全管理工作制度,如檔案進出庫制度、定期監(jiān)察制度、庫房檔案保密制度、防火安全制度等,做到防潮防火、防光防蟲、防腐防塵、防盜防高溫等八防措施,進而保證檔案管理工作的規(guī)范性、嚴格性。并對規(guī)定制度嚴格執(zhí)行,有專門的工作人員進行檢查,建立最佳的檔案庫房管理工作機制。其次,對庫房的安全檢查工作進行專項管理,并由專人進行節(jié)假日審查。值班人員應(yīng)在庫房前預(yù)留聯(lián)系電話。最后,將檔案管理的責(zé)任制度落實到個人,并做好庫房檔案的統(tǒng)計收藏記錄,對各類安全檢查登記進行定期整理。并保證庫房整潔,嚴禁在庫房中儲備雜物,減少鼠災(zāi)、火災(zāi)發(fā)生的可能性。若非庫房工作人員,不可進入庫中,避免資料丟失的現(xiàn)象,減少在庫房中進行與管理工作無關(guān)的工作,保證檔案管理的正常狀態(tài)。
(二)完善檔案庫房的安全應(yīng)急預(yù)案。制定有效的庫房安全應(yīng)急預(yù)案,是以技術(shù)管理作為主要的工作支撐,設(shè)立專業(yè)的檔案突發(fā)事件應(yīng)急處理小組,進而明確管理工作的職責(zé),并針對庫房中可能發(fā)生的安全威脅采取急救應(yīng)對措施,進行受損檔案的轉(zhuǎn)移搶救,以及未受損檔案的管理保護,減少災(zāi)害對檔案產(chǎn)生的威脅。此外,進行檔案的保護工作應(yīng)與各部門進行配合聯(lián)動,成立聯(lián)動救援小組,進而在緊急情況發(fā)生時,由醫(yī)院的后勤管理部門、安保部門等發(fā)揮自身作用,進行水災(zāi)、火災(zāi)的救助保護工作,使應(yīng)急處理工作的開展更加有效。
對檔案庫房的安全防范工作,是在當(dāng)前的管理工作現(xiàn)狀上進行分析,對安全風(fēng)險、管理問題進行研究。進一步提出預(yù)期目標(biāo)和解決方案,并在裝修改造檔案庫房時,使其滿足檔案室內(nèi)部的布局要求,提升整體的檔案保存環(huán)境,使檔案的保存壽命得到延長。同時,應(yīng)對庫房中的路線指南嚴格規(guī)范,對庫房中的安全標(biāo)志以及相關(guān)設(shè)施的存放位置進行指引。將各個科室檔案、檔案庫柜分類整理,并在平時的取拿工作中科學(xué)管理,做好新入庫檔案的整理,更有利于后期的找尋工作,也使突發(fā)情況下的檔案轉(zhuǎn)移更加便利。
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