關(guān)于醫(yī)院檔案庫房安全管理建設(shè)的幾點思考

文/鄭州市第七人民醫(yī)院 王雨

關(guān)于醫(yī)院檔案庫房安全管理建設(shè)的幾點思考

文/鄭州市第七人民醫(yī)院 王雨

檔案保護(hù)的管理基礎(chǔ)就是保障檔案庫房的安全，這也是檔案管理部門的根本任務(wù)。對檔案庫房的安全管理，應(yīng)通過各個方面維護(hù)檔案安全。本文主要對醫(yī)院檔案庫房的安全管理建設(shè)進(jìn)行思考分析，論述當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作的缺陷，進(jìn)而對工作的基本原則進(jìn)行論述，并對建設(shè)庫房安全的管理措施展開分析思考，通過完善庫房安全管理的制度建設(shè)，制定安全規(guī)范的應(yīng)急預(yù)案，保證檔案庫房管理工作的安全性和規(guī)范性，最終促進(jìn)檔案管理更加順利。

醫(yī)院；檔案庫房；安全管理

檔案安全是醫(yī)院檔案工作的重中之重，其中庫房安全也是建設(shè)檔案安全體系的重點內(nèi)容之一。建立以人為本的檔案管理工作，加強(qiáng)安全體系建設(shè)、健全管理制度體制、構(gòu)建專業(yè)的檔案管理人才隊伍，進(jìn)而形成檔案庫房的安全建設(shè)管理體系。更有利于檔案工作的順利進(jìn)行，同時使檔案的保密工作、維護(hù)工作更加有效。檔案庫房的安全管理工作，能為醫(yī)院檔案的可持續(xù)發(fā)展提供保障，這也是今后檔案管理部門的工作要務(wù)。

一、醫(yī)院檔案庫房安全管理的缺陷

（一）缺少相關(guān)的安全管理機(jī)制，以及缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視。檔案庫房缺乏應(yīng)急預(yù)案和安全管理制度，且安全管理的制度并不完善，執(zhí)行力度也有待提升。再加上檔案管理人員對庫房安全的重視程度不夠，往往在面臨突發(fā)事件時無法采取正確處理措施，致使檔案安全管理工作的應(yīng)變能力受到影響，進(jìn)而使檔案損毀、丟失。

（二）檔案庫房的安全保護(hù)措施存在相當(dāng)多的安全隱患。檔案的保密性低、人員流動雜亂、存有檔案的庫房通常使用熒光燈、白熾燈，不利于檔案的遮光保護(hù)，較強(qiáng)的紫外線照射還易引起檔案的褪色。且?guī)旆恐械木€路較為雜亂，缺少系統(tǒng)的線路管理，存在較大的安全隱患。

二、醫(yī)院檔案庫房安全管理建設(shè)的基本原則

（一）對檔案庫房的位置選擇。依照國家的相關(guān)規(guī)定要求，檔案庫房應(yīng)獨立建設(shè)，雖說當(dāng)前的多數(shù)醫(yī)院并不存在這種條件，但是可以在選址上有所調(diào)整。不能選擇任意一間辦公室作為庫房，而要充分考慮到檔案管理工作的嚴(yán)密性，將庫房選擇在辦公樓層之間，并考慮到樓板之間的承載力度。若是建筑中沒有相關(guān)的設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)，則應(yīng)依照檔案庫房的安全建設(shè)情況進(jìn)行檔案保護(hù)，這也是進(jìn)行檔案保管的工作基礎(chǔ)。

（二）設(shè)置庫房的合理安全布局。應(yīng)當(dāng)對庫房的檔案存放格局進(jìn)行合理規(guī)劃，并貫徹兩分開原則：庫房與閱覽室分開、庫房與辦公室分開。在庫中的內(nèi)部布局不應(yīng)使用其余房間，避免庫房設(shè)置在公共區(qū)域的交通流線中，存放檔案的庫房應(yīng)設(shè)置在較為獨立的區(qū)域內(nèi)，并將有溫度濕度要求的房間進(jìn)行分區(qū)或集中設(shè)置。

三、醫(yī)院檔案庫房安全管理建設(shè)的措施

（一）建立健全檔案庫房安全管理制度。首先，完善建立檔案庫房的安全管理工作制度，如檔案進(jìn)出庫制度、定期監(jiān)察制度、庫房檔案保密制度、防火安全制度等，做到防潮防火、防光防蟲、防腐防塵、防盜防高溫等八防措施，進(jìn)而保證檔案管理工作的規(guī)范性、嚴(yán)格性。并對規(guī)定制度嚴(yán)格執(zhí)行，有專門的工作人員進(jìn)行檢查，建立最佳的檔案庫房管理工作機(jī)制。其次，對庫房的安全檢查工作進(jìn)行專項管理，并由專人進(jìn)行節(jié)假日審查。值班人員應(yīng)在庫房前預(yù)留聯(lián)系電話。最后，將檔案管理的責(zé)任制度落實到個人，并做好庫房檔案的統(tǒng)計收藏記錄，對各類安全檢查登記進(jìn)行定期整理。并保證庫房整潔，嚴(yán)禁在庫房中儲備雜物，減少鼠災(zāi)、火災(zāi)發(fā)生的可能性。若非庫房工作人員，不可進(jìn)入庫中，避免資料丟失的現(xiàn)象，減少在庫房中進(jìn)行與管理工作無關(guān)的工作，保證檔案管理的正常狀態(tài)。

（二）完善檔案庫房的安全應(yīng)急預(yù)案。制定有效的庫房安全應(yīng)急預(yù)案，是以技術(shù)管理作為主要的工作支撐，設(shè)立專業(yè)的檔案突發(fā)事件應(yīng)急處理小組，進(jìn)而明確管理工作的職責(zé)，并針對庫房中可能發(fā)生的安全威脅采取急救應(yīng)對措施，進(jìn)行受損檔案的轉(zhuǎn)移搶救，以及未受損檔案的管理保護(hù)，減少災(zāi)害對檔案產(chǎn)生的威脅。此外，進(jìn)行檔案的保護(hù)工作應(yīng)與各部門進(jìn)行配合聯(lián)動，成立聯(lián)動救援小組，進(jìn)而在緊急情況發(fā)生時，由醫(yī)院的后勤管理部門、安保部門等發(fā)揮自身作用，進(jìn)行水災(zāi)、火災(zāi)的救助保護(hù)工作，使應(yīng)急處理工作的開展更加有效。

四、結(jié)語

對檔案庫房的安全防范工作，是在當(dāng)前的管理工作現(xiàn)狀上進(jìn)行分析，對安全風(fēng)險、管理問題進(jìn)行研究。進(jìn)一步提出預(yù)期目標(biāo)和解決方案，并在裝修改造檔案庫房時，使其滿足檔案室內(nèi)部的布局要求，提升整體的檔案保存環(huán)境，使檔案的保存壽命得到延長。同時，應(yīng)對庫房中的路線指南嚴(yán)格規(guī)范，對庫房中的安全標(biāo)志以及相關(guān)設(shè)施的存放位置進(jìn)行指引。將各個科室檔案、檔案庫柜分類整理，并在平時的取拿工作中科學(xué)管理，做好新入庫檔案的整理，更有利于后期的找尋工作，也使突發(fā)情況下的檔案轉(zhuǎn)移更加便利。

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