關于醫(yī)院檔案庫房安全管理建設的幾點思考

文/鄭州市第七人民醫(yī)院 王雨

關于醫(yī)院檔案庫房安全管理建設的幾點思考

文/鄭州市第七人民醫(yī)院 王雨

檔案保護的管理基礎就是保障檔案庫房的安全，這也是檔案管理部門的根本任務。對檔案庫房的安全管理，應通過各個方面維護檔案安全。本文主要對醫(yī)院檔案庫房的安全管理建設進行思考分析，論述當前的醫(yī)院檔案管理工作的缺陷，進而對工作的基本原則進行論述，并對建設庫房安全的管理措施展開分析思考，通過完善庫房安全管理的制度建設，制定安全規(guī)范的應急預案，保證檔案庫房管理工作的安全性和規(guī)范性，最終促進檔案管理更加順利。

醫(yī)院；檔案庫房；安全管理

檔案安全是醫(yī)院檔案工作的重中之重，其中庫房安全也是建設檔案安全體系的重點內容之一。建立以人為本的檔案管理工作，加強安全體系建設、健全管理制度體制、構建專業(yè)的檔案管理人才隊伍，進而形成檔案庫房的安全建設管理體系。更有利于檔案工作的順利進行，同時使檔案的保密工作、維護工作更加有效。檔案庫房的安全管理工作，能為醫(yī)院檔案的可持續(xù)發(fā)展提供保障，這也是今后檔案管理部門的工作要務。

一、醫(yī)院檔案庫房安全管理的缺陷

（一）缺少相關的安全管理機制，以及缺乏領導的重視。檔案庫房缺乏應急預案和安全管理制度，且安全管理的制度并不完善，執(zhí)行力度也有待提升。再加上檔案管理人員對庫房安全的重視程度不夠，往往在面臨突發(fā)事件時無法采取正確處理措施，致使檔案安全管理工作的應變能力受到影響，進而使檔案損毀、丟失。

（二）檔案庫房的安全保護措施存在相當多的安全隱患。檔案的保密性低、人員流動雜亂、存有檔案的庫房通常使用熒光燈、白熾燈，不利于檔案的遮光保護，較強的紫外線照射還易引起檔案的褪色。且?guī)旆恐械木€路較為雜亂，缺少系統(tǒng)的線路管理，存在較大的安全隱患。

二、醫(yī)院檔案庫房安全管理建設的基本原則

（一）對檔案庫房的位置選擇。依照國家的相關規(guī)定要求，檔案庫房應獨立建設，雖說當前的多數醫(yī)院并不存在這種條件，但是可以在選址上有所調整。不能選擇任意一間辦公室作為庫房，而要充分考慮到檔案管理工作的嚴密性，將庫房選擇在辦公樓層之間，并考慮到樓板之間的承載力度。若是建筑中沒有相關的設計標準，則應依照檔案庫房的安全建設情況進行檔案保護，這也是進行檔案保管的工作基礎。

（二）設置庫房的合理安全布局。應當對庫房的檔案存放格局進行合理規(guī)劃，并貫徹兩分開原則：庫房與閱覽室分開、庫房與辦公室分開。在庫中的內部布局不應使用其余房間，避免庫房設置在公共區(qū)域的交通流線中，存放檔案的庫房應設置在較為獨立的區(qū)域內，并將有溫度濕度要求的房間進行分區(qū)或集中設置。

三、醫(yī)院檔案庫房安全管理建設的措施

（一）建立健全檔案庫房安全管理制度。首先，完善建立檔案庫房的安全管理工作制度，如檔案進出庫制度、定期監(jiān)察制度、庫房檔案保密制度、防火安全制度等，做到防潮防火、防光防蟲、防腐防塵、防盜防高溫等八防措施，進而保證檔案管理工作的規(guī)范性、嚴格性。并對規(guī)定制度嚴格執(zhí)行，有專門的工作人員進行檢查，建立最佳的檔案庫房管理工作機制。其次，對庫房的安全檢查工作進行專項管理，并由專人進行節(jié)假日審查。值班人員應在庫房前預留聯系電話。最后，將檔案管理的責任制度落實到個人，并做好庫房檔案的統(tǒng)計收藏記錄，對各類安全檢查登記進行定期整理。并保證庫房整潔，嚴禁在庫房中儲備雜物，減少鼠災、火災發(fā)生的可能性。若非庫房工作人員，不可進入庫中，避免資料丟失的現象，減少在庫房中進行與管理工作無關的工作，保證檔案管理的正常狀態(tài)。

（二）完善檔案庫房的安全應急預案。制定有效的庫房安全應急預案，是以技術管理作為主要的工作支撐，設立專業(yè)的檔案突發(fā)事件應急處理小組，進而明確管理工作的職責，并針對庫房中可能發(fā)生的安全威脅采取急救應對措施，進行受損檔案的轉移搶救，以及未受損檔案的管理保護，減少災害對檔案產生的威脅。此外，進行檔案的保護工作應與各部門進行配合聯動，成立聯動救援小組，進而在緊急情況發(fā)生時，由醫(yī)院的后勤管理部門、安保部門等發(fā)揮自身作用，進行水災、火災的救助保護工作，使應急處理工作的開展更加有效。

四、結語

對檔案庫房的安全防范工作，是在當前的管理工作現狀上進行分析，對安全風險、管理問題進行研究。進一步提出預期目標和解決方案，并在裝修改造檔案庫房時，使其滿足檔案室內部的布局要求，提升整體的檔案保存環(huán)境，使檔案的保存壽命得到延長。同時，應對庫房中的路線指南嚴格規(guī)范，對庫房中的安全標志以及相關設施的存放位置進行指引。將各個科室檔案、檔案庫柜分類整理，并在平時的取拿工作中科學管理，做好新入庫檔案的整理，更有利于后期的找尋工作，也使突發(fā)情況下的檔案轉移更加便利。

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